Quản lý nhà nước - Chương VI: Tổ chức lao động của lao động quản lý trong cơ quan hành chính nhà nước

hongtcns@yahoo.com 1 Chương VI Tổ chức lao động của lao động quản lý trong cơ quan hành chính nhà nước hongtcns@yahoo.com 2 Chương VI. Tổ chức lao động của lao động quản lý trong cơ quan HCNN I. Khái niệm, nội dung và đặc điểm của lao động quản lý trong các cơ quan hành chính ảnh hưởng đến tổ chức lao động II. Những nội dung chủ yếu của tổ chức lao động quản lý trong cơ quan hành chính nhà nước III. Phân tích hiện trạng của tổ chức lao động quản lý trong cơ quan hành chính nhà nước IV. Ảnh hưởng của lao động quản lý tới công tác tổ chức lao động trong cơ quan hành chính hongtcns@yahoo.com I. Khái niệm, nội dung và đặc điểm của lao động quản lý trong các cơ quan hành chính ảnh hưởng đến tổ chức lao động 1. Khái niệm 2. Phân loại lao động quản lý 3. Nội dung của lao động quản lý và những đặc điểm của nó có ảnh hưởng đến công tác tổ chức lao động 4. Phân loại thời gian làm việc của lao động quản lý 3 hongtcns@yahoo.com Khái niệm • Lao động quản lý được hiểu là tất cả những người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý và tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý. • Lao động quản lý (quản trị gia) là lao động thực hiên các hoạt động điều khiển, chỉ huy với việc sử dụng các tài nguyên có hiệu quả và hiệu lực để theo đuổi một hay nhiều mục tiêu (đã đề ra). 4 hongtcns@yahoo.com • Lao động quản lý là những người có quyền và có trách nhiệm điều khiển công việc của người khác, họ được bố trí vào các vị trí công việc có tầm quan trọng khác nhau trong các tổ chức 5 hongtcns@yahoo.com • Nhờ có hoạt động lao động của lao động quản lý mà các chức năng quản lý được thực hiện, làm cho quản lý thành một quá trình. • Các lao động quản lý thông qua các hoạt động của mình (nói, lắng nghe, đọc, viết, gặp gỡ, quan sát, suy nghĩ và tham gia hành động) để thực hiện các chức năng của quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát). 6 hongtcns@yahoo.com Phân loại lao động quản lý • Phân loại theo cấp quản lý trong nội bộ một cơ quan HCNN: – Quản lý cấp cao: Bộ trưởng, thứ trưởng ở TW; Chủ tịch, phó chủ tịch ở địa phương. – Quản lý cấp trung: Vụ trưởng, phó vụ trưởng; giám đốc, phó giám đốc các sở ngành. – Quản lý cấp thấp: trưởng phó các phòng chuyên môn. 7 hongtcns@yahoo.com Phân loại lao động quản lý • Phân loại lao động quản lý theo hệ thống cơ cấu của nền hành chính – Lao động quản lý ở các cơ quan hành chính TW – Lao động quản lý của chính quyền địa phương các cấp • Phân loại theo chức năng và đặc trưng của vị trí quản lý, lãnh đạo – Nhà quản lý cấp cao – Nhà quản lý điều hành 8 hongtcns@yahoo.com Nội dung lao động của lao động quản lý trong các cơ quan HCNN • Nội dung cụ thể của lao động quản lý được hình thành bởi vai trò và chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của các cơ quan HCNN trong hệ thống thứ bậc hành chính. Tổng quát chung thì bao gồm các nội dung sau: – Chỉ đạo: cung cấp các chỉ dẫn và giám thị việc hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên ở mức độ cao nhất. 9 hongtcns@yahoo.com – Gợi ý: hướng dẫn, giải thích các quyết định, vạch ra hướng tác nghiệp và giám sát nhân viên thực hiện. – Hỗ trợ - động viên: tạo điều kiện thuận lợi về mọi mặt cho các cố gắng của nhân viên nhằm hoàn thành nhiệm vụ và chia sẻ trách nhiệm với họ trong việc lựa chọn quyết định. – Đôn đốc: thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc – Làm gương trong mọi sự thay đổi – ủy quyền: trao trách nhiệm, quyền quyết định và giải quyết các vấn đề cho nhân viên. 10 hongtcns@yahoo.com Đặc điểm của lao động quản lý thể hiện trên các nội dung sau: • Tầm nhìn: bất cứ một nhà lãnh đạo, quản lý nào cũng phải có cảm giác tốt về mục tiêu và có khả năng đưa ra mục tiêu đó. • Chủ trương: chủ trương là cái liên kết mọi người với nhà lãnh đạo, quản lý; là cái mà trong một nhà lãnh đạo, quản lý hiệu quả thì luôn đi cùng với tầm nhìn. • Sự tin cậy: mọi người sẽ không đi theo nhà lãnh đạo, quản lý trừ khi anh ta cho họ thấy sự nhất quán và kiên định. 11 hongtcns@yahoo.com • Sự bình dị: những nhà lãnh đạo, quản lý thành công nhất là những người xem bản thân như là người hỗ trợ cho nhân viên của mình chứ không phải là buộc nhân viên làm việc cho mình. • Bình tĩnh: lãnh đạo, quản lý tốt không làm rối tung vấn đề khi có những rắc rối xảy ra. • Rõ ràng: những nhà lãnh đạo, quản lý thực sự biết cách làm sáng tỏ vấn đề. Họ không làm cho vấn đề trở lên phức tạp. • Tự chủ: những nhà lãnh đạo, quản lý thành công nhất biết họ là ai và sẽ không cố gắng “uốn” mình để trở thành những người không phải là họ. 12 hongtcns@yahoo.com II. Những nội dung chủ yếu của tổ chức lao động quản lý trong cơ quan HCNN 1. Phân công và hợp tác lao động 2. Tổ chức nơi làm việc 3. Điều kiện làm việc của lao động quản lý 13 hongtcns@yahoo.com Phân công và hợp tác lao động • Lao động của người lãnh đạo, quản lý là lao động trí óc. Sản phẩm của loại lao động này là các quyết định hành chính. Để phân công và hợp tác lao động cho loại lao động này cần căn cứ dựa trên các biện pháp: – Kế hoạch hóa và phân phối thời gian làm việc hợp lý. – Lập biểu đồ theo dõi công việc – Tổ chức khoa học hệ thống văn bản và thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý – Tổ chức hợp lý việc giao tiếp của lãnh đạo, quản lý 14 hongtcns@yahoo.com • Việc phân công và hợp tác lao động của lao động quản lý, lãnh đạo dựa trên 3 năng lực kỹ năng cá nhân cơ bản: – Đủ năng lực kỹ thuật để hoàn thành phần cơ học của công việc riêng biệt mà cá nhân nhà quản lý chịu trách nhiệm; – Đủ kỹ năng quản lý con người trong công tác với người khác để làm một thành viên tích cực của nhóm và có khả năng phát triển những cố gắng hợp tác trong đội hình mà anh ta lãnh đạo. – Đủ kỹ năng nhận thức để nhận biết những mối liên quan lẫn nhau giữa những yếu tố khác nhau tham gia vào tình huống của của nhà quản lý, kỹ năng sẽ đưa anh ta tới những hành động chắc chắn, đem lại tối đa hiệu quả cho toàn bộ tổ chức. 15 hongtcns@yahoo.com Tổ chức nơi làm việc • Mục tiêu của các biện pháp tổ chức hợp lý nơi làm việc là tạo ra các điều kiện phù hợp với công tác lãnh đạo hàng ngày và tính chất các mối quan hệ giao tiếp, tạo điều kiện để các cán bộ lãnh đạo không mất thời gian vào những công việc không cần thiết nhằm tập trung vào nhiệm vụ chính của mình, tạo điều kiện kiểm tra và bao quát các nhân viên dưới quyền. 16 hongtcns@yahoo.com • Tổ chức nơi làm việc của lao động mang tính quản lý phải dựa trên cơ sở các nguyên tắc sau đây: – Trang bị đầy đủ tại nơi làm việc các phương tiện vật chât - kỹ thuật cần thiết cho công việc, đặc biệt là các phương tiện để chứa đựng và phân loại tài liệu như các loại cặp đựng tài liệu, các tủ, giá đựng – Các tủ, giá, bàn đặc biệt là các bàn viết và bàn máy tính, bàn họp nhỏ phải có cơ cấu chức năng phù hợp tính chất của lao động quản lý, lãnh đạo. 17 hongtcns@yahoo.com – Nơi làm việc cần được bố trí ở vị trí tối ưu trong phòng làm việc và nhà làm việc, phù hợp với các quan hệ trao đổi thông tin (các quan hệ giao tiếp) và phù hợp với cơ cấu quản lý cơ quan, tổ chức. – Các nơi làm việc cần phải được bố trí sao cho các lao động quản lý, lãnh đạo dễ bao quát và tiếp cận nhất. – Việc tổ chức các yếu tố điều kiện lao động trực tiếp tại nơi làm việc như chiếu sáng, tiếng ồn và màu sắc, khí hậu cũng như việc đáp ứng các nhu cầu phục vụ như phục vụ năng lượng, sửa chữa, vệ sinh sinh hoạt và phục vụ thông tin được hợp lý, trang trọng nhất. 18 hongtcns@yahoo.com • Trang bị nơi làm việc cho lao động quản lý, lãnh đạo gồm: – Máy tính nối mạng thông tin nội bộ, internet – Các thông tin bằng văn bản – Máy móc thiết bị chuyên ngành – Điện thoại, máy fax, máy photocopy... – Giá, tủ đựng các tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ – Bàn ghế để làm việc. – .... 19 hongtcns@yahoo.com 3. Điều kiện làm việc của lao động quản lý • Ánh sáng, màu sắc, tiếng ồn • Thông tin và phục vụ cho công việc 20 hongtcns@yahoo.com III. Phân tích hiện trạng của tổ chức lao động quản lý trong cơ quan HCNN 1. Phân tích nội dung và cấu trúc hao phí thời gian làm việc của lao động quản lý; 2. Xác định hiện trạng các dòng thông tin và nội dung thông tin quản lý; 21 hongtcns@yahoo.com Phân tích nội dung và cấu trúc hao phí thời gian làm việc của lao động quản lý – Xuất phát từ các quy định về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của toàn bộ cơ quan và của từng vị trí lãnh đạo, quản lý để xác định nội dung công việc mà các vị trí này phải đảm nhiệm nhằm định vị được các công việc mà mỗi người trong số họ phải làm. Thông thường, các hoạt động lao động được xác định như sau: 22 hongtcns@yahoo.com – Căn cứ vào tính chất: • Các công việc lãnh đạo (ra quyết định, định hướng, hướng dẫn, kiểm tra công việc) • Các công việc chuyên môn • Các công việc bồi dưỡng, nâng cao trình độ • Các hoạt động xã hội • Các công việc quản lý đơn thuần – Căn cứ vào loại hoạt động: • Các công việc thu thập, xử lý thông tin. • Các công việc soạn thảo • Các hoạt động giao tiếp • Các hoạt động kiểm tra 23 hongtcns@yahoo.com – Các cộng việc thuộc nhiệm vụ lao động (ghi trong văn bản quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn) – Các công việc không thuộc nhiệm vụ (ngoài chức năng). • Việc phân tích các nội dung công việc này nhằm định lượng được mức độ tập trung thời gian lao động hoặc tương quan về tỷ lệ hàm lượng công việc giữa các loại công việc cụ thể với nhau tại mỗi vị trí công việc. • Xác định hệ số bận việc tại các vị trí lãnh đạo, quản lý. 24 hongtcns@yahoo.com • Việc phân tích nội dung lao động làm căn cứ để xác định mức độ hao phí thời gian làm việc tương ứng với các vị trí lao động quản lý. • Tính cân đối với thành phần các dạng hoạt động lao động khác nhau và tính hợp lý của nội dung công việc lao động mang tính quản lý. • Tính hợp lý của phương pháp làm việc. • Những thiếu sót về tổ chức lao động. 25 hongtcns@yahoo.com • Tình hình sử dụng thời gian làm việc và tình trạng làm việc quá tải (làm thêm giờ quá mức quy định cho phép). • Đánh giá quỹ thời gian còn có thể sử dụng của cá nhân. • Kế hoạch lao động và kế hoạch công việc. • Loại và số lượng các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian làm việc. 26 hongtcns@yahoo.com Xác định hiện trạng các dòng thông tin và nội dung thông tin quản lý • Hoạt động lao động của lao động mang tính quản lý là các hoạt động thu thập, truyền tin và xử lý thông tin => Cơ quan, tổ chức là một hệ thống thông tin phức tạp với nhiều đầu vào và đầu ra, với các liên hệ trực tiếp và các liên hệ ngược. • Các thông tin được xử lý trong quá trình lãnh đạo và quản lý đều được đặc trưng bởi mặt chất, mặt lượng và dòng thông tin: – Mặt chất của thông tin được xác định bởi mức độ phức tạp của các chức năng quản lý. – Mặt lượng của thông tin được xác định bởi lượng lao động hao phí để xử lý và xác định nội dung của chúng. 27 hongtcns@yahoo.com • Việc tổ chức thông tin phải đáp ứng các yêu cầu: – Thông tin phải được chuyển tải với tốc độ sao cho chúng được sử dụng một cách có hiệu quả suất cao. – Chi phí thời gian để thu thập, truyền đi và xử lý các thông tin là nhỏ nhất. – Đường truyền tin ngắn nhất và trực tiếp nhất. – Khả năng chứa đựng thông tin của mỗi một đơn vị phương tiện mang tin là lớn nhất. – Thông tin phải trung thành với sự thật. – Đảm bảo khả năng không bị hiểu nhầm của thông tin cao nhất. 28 hongtcns@yahoo.com IV. Ảnh hưởng của lao động quản lý tới công tác tổ chức lao động trong cơ quan HCNN 29 hongtcns@yahoo.com 30