Quản lý phạm vi dự án - Bùi Minh Phụng

Click to edit Master title style Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level 22-Sep-13 Bùi Minh Phụng ‹#› QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN Bùi Minh Phụng MỤC ĐÍCH Hiểu được tầm quan trọng của QL phạm vi Hiểu được quy trình của QL phạm vi Mô tả sự hỗ trợ của phần mềm trong QL phạm vi 2 Bùi Minh Phụng QL PHẠM VI LÀ GÌ? Phạm vi (scope) Là một danh sách những gì DA phải làm (cũng có thể là không làm). DA phải có phạm vi được viết rõ ràng, nếu không DA sẽ không bao giờ kết thúc 3 Bùi Minh Phụng QL PHẠM VI LÀ GÌ? Các kết quả chuyển giao (deliverables) Là kết quả của DA mà sẽ được chuyển giao cho khách hàng như: phần cứng, phần mềm, bảo hành, tài liệu, đào tạo và phương thức chuyển giao Nhóm DA và các bên liên quan phải cùng thống nhất những gì sẽ được tạo ra như là kết quả của DA và chúng được tao ra như thế nào 4 Bùi Minh Phụng QL PHẠM VI LÀ GÌ? Quản lý phạm vi dự án (project scope management) Bao gồm các qui trình liên quan đến việc xác định và kiểm soát những gì thuộc hoặc không thuộc dự án Nó bảo đảm đội dự án và những người liên quan cùng hiểu biết về sản phẩm mà dự án tạo ra và quy trình mà đội dự án sẽ sử dụng để tạo ra sản phẩm. 5 Bùi Minh Phụng CÁC QUY TRÌNH QL PHẠM VI DA Khởi động (initiating): bắt đầu một DA hay chuyển tiếp sang giai đoạn kế Lập kế hoạch phạm vi (Planning): phát triển các tài liệu nhằm cung cấp nền tảng cho các quyết định về DA Xác định phạm vi (Definition): chia nhỏ các sản phẩm trung gian của DA thành các thành phần nhỏ hơn Kiểm tra phạm vi (Verification): hợp thức hóa việc chấp nhận phạm vi của DA Điều khiển thay đổi phạm vi (Controling): điều khiển những thay đổi của phạm vi DA 6 Bùi Minh Phụng . 7 Bùi Minh Phụng CÁC QUY TRÌNH QL PHẠM VI DA . 8 Bùi Minh Phụng CÁC QUY TRÌNH QL PHẠM VI DA KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN Kế hoạch chiến lược Bước đầu trong khởi động DA là nhìn vào bức tranh tổng thể hay là kế hoạch chiến lược của công ty Kế hoạch chiến lược đòi hỏi xác định các mục tiêu, nghiệp vụ lâu dài Các DA cần hỗ trợ các mục tiêu chiến lược và tài chính 9 Bùi Minh Phụng CHỌN DỰ ÁN Xác định các DA tiềm năng Sau đó chọn DA và phân bổ tài nguyên Các phương án chọn DA Tập trung vào nhu cầu chung Phân loại DA Phân tích tài chính Dùng WSM (mô hình triển vọng trọng số) Thực hiện BC (bảng điểm cân đối) 10 Bùi Minh Phụng PHƯƠNG PHÁP CHỌN DỰ ÁN Tập trung vào nhu cầu chung Phân tích SWOT (mạnh, yếu, cơ hội, nguy cơ) Phân loại DA Phân tích tài chính Dùng WSM (mô hình triển vọng (tính điểm) trọng số - Weighted Scoring Model) Thực hiện BC (bảng điểm cân đối – Balanced score card) ( 11 Bùi Minh Phụng TẬP TRUNG VÀO NHU CẦU Dựa vào 3 tiêu chuẩn sau: Nhu cầu (need) Tài chính (fund) Sự sẵn lòng (will) 12 Bùi Minh Phụng PHÂN TÍCH SWOT 13 Bùi Minh Phụng PHÂN LOẠI DỰ ÁN Có thể phân loại dựa theo: Khó khăn Thuận lợi Những hướng dẫn Có thể phân loại dựa theo: thời gian thực hiện và khi nào có cần dùng Có thể phân loại dựa theo độ ưu tiên của dự án 14 Bùi Minh Phụng PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH Phân tích NPV (Net present value): giá trị hiện tại ROI (Return On Investment) = (total discounted benefits – total discounted cost) / discounted costs: kết quả thu được nhờ đầu tư Thời gian hoàn vốn (Payback period) 15 Bùi Minh Phụng MỘT SỐ THUẬT NGỮ Discount rate: tỉ lệ chiết khấu Cast flow: dòng tiền mặt, tính bằng hiệu thu nhập và chi tiêu Capital: tiền vốn Cost of capital: chi phí của vốn 16 Bùi Minh Phụng TUYÊN BỐ DỰ ÁN Sau khi quyết định chọn dự án, ta phải đưa ra tuyên bố dự án. Tuyên bố dự án công nhận dự án và cũng cấp những chỉ thị về việc quản lý dự án những muc tiêu của dự án Những stakeholders sẽ ký vào tuyên bố để xác nhận việc đồng ý với sự cần thiết và mục đích của dự án. 17 Bùi Minh Phụng TUYÊN BỐ DỰ ÁN Ví dụ 18 Bùi Minh Phụng TÔN CHỈ DỰ ÁN (Project Charter) Là tài liệu mang tính chất pháp lý cao dùng để khẳng định sự phê chuẩn chính thức cho người trưởng dự án được quyền sử dụng nguồn lực đã cấp để làm thõa mãn các yêu cầu đối với dự án. Nơi ban hành tài liệu là một tổ chức (một công ty, hay cơ quan của chính phủ) thành lập dự án, là nơi cung cấp các nguồn lực cần thiết cho dự án để giải quyết một hoặc một số yêu cầu như: Yêu cầu của thị trường về một sản phẩm đặc thù Yêu cầu cải tiến bộ máy của tổ chức hoặc chính phủ Yêu cầu sử dụng ưu thế từ công nghệ mới Nhu cầu từ xã hội 19 Bùi Minh Phụng TÔN CHỈ DỰ ÁN (Project Charter) Nội dung của tôn chỉ dự án: trình bày rõ ràng các nội dung sau: Các yếu điểm của tổ chức, hậu quả và cơ hội để cải tiến: nội dung này là phần phân tích tổng quát để đưa đến mục tiêu của dự án Mục tiêu của dự án: mục tiêu của dự án là để giải quyết tất cả hoặc một phần khuyết điểm (hoặc cơ hội cải tiến) cho tổ chức; mục tiêu của dự án phải liên kết với mục tiêu của tổ chức thông qua chiến lược phát triển của tổ chức. Các yêu cầu đối với dự án: thể hiện các đòi hỏi đối với dự án phát sinh từ mục tiêu của dự án mà dự án phải đáp ứng đầy đủ thì mới được cho là đạt được mục tiêu. 20 Bùi Minh Phụng TÔN CHỈ DỰ ÁN (Project Charter) Nội dung của tôn chỉ dự án: trình bày rõ ràng các nội dung sau: Sơ lược về phương pháp thực hiện dự án để đạt được mục tiêu của dự án: bao gồm cách giải quyết các yêu cầu và trình tự các bước thực hiện (tổng quát) Các giả định (assumptions) và phụ thuộc (dependencies) từ phương pháp đã nêu ở trên: Giả định là giả thiết về những tình huống sẽ xảy ra trong tương lai (thực tế có thể khác với giả định), dùng làm tiền đề lập kế hoạch cho dự án. Phụ thuộc: là những gì mà dự án cần nhưng lại không đủ khả năng tự giải quyết, phía tổ chức cần trợ giúp cho dự án, như chuẩn bị nhận chuyển giao từ dự án. 21 Bùi Minh Phụng TÔN CHỈ DỰ ÁN (Project Charter) Nội dung của tôn chỉ dự án: trình bày rõ ràng các nội dung sau: Các chuyển giao (deliverables) và các mốc đánh giá (milestones). Chuyển giao là những sp, dv tạo ra từ DA để chuyển cho tổ chức sử dụng. Mốc đánh giá là một nội dung đánh giá kq của DA ở một thời điểm xác định trước, để quyết định DA có được thực hiện tiếp hay không, và tiếp tục làm gì. Lợi ích của dự án, và kinh phí cần thiết để thực hiện dự án. Nơi cấp phát nguồn lực cho dự án (Kinh phí, nhân lực, phương tiện,…) Người QLDA, các vai trò và trách nhiệm của Stakeholders đối với DA. 22 Bùi Minh Phụng TÔN CHỈ DA 23 Bùi Minh Phụng VÍ DỤ TÔN CHỈ DỰ ÁN 24 Bùi Minh Phụng VÍ DỤ TÔN CHỈ DỰ ÁN 25 Bùi Minh Phụng LẬP KẾ HOẠCH PHẠM VI Là quá trình xây dựng tài liệu nhằm cung cấp nền tảng về phạm vi của DA. Tuyên bố về phạm vi dự án (scope statement) gồm: Kiểm chứng về DA Mô tả ngắn về sản phẩm của DA Tổng kết về tất cả các sản phẩm của DA Tuyên bố về những yếu tố xác định thành công của DA 26 Bùi Minh Phụng LẬP KẾ HOẠCH PHẠM VI 27 Tên dự án- (Project Title): Ngày – (Date): Người viết: (Prepared by): Lý Giải về dự án (Project Justification):         . Các tính chất và yêu cầu của sản phẩm: (Product Characteristics and Requirements): 1. 2. 3. 4. Bùi Minh Phụng LẬP KẾ HOẠCH PHẠM VI 28   Tổng kết về các sản phẩm chuyển giao của dự án.   (Summary of Project Deliverables) Các kết quả liên quan đến quản lý dự án (Project management-related) deliverables): business case, charter, team contract, scope statement, WBS, schedule, cost baseline, status reports, final project presentation, final project report, lessons-learned report, and any other documents required to manage the project. Sản phẩm liên quan (Product-related deliverables): research reports, design documents, software code, hardware, etc. 1. 2. 3. Các yêu cầu để đánh giá sự thành công của dự án: (Project Success Criteria): Bùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH PHẠM VI DA Sau khi hoàn tất kế hoạch phạm vi, bước tiếp theo là xác định chi tiết công việc bằng cách chia thành các công việc nhỏ hơn có thể quản lý được. Xác định đúng phạm vi Giúp cải tiến chính xác về thời gian, chi phí, tài nguyên. Xác định nền tảng để đo hiệu xuất vận hành và điều khiển DA Giúp truyền đạt rõ ràng trách nhiệm của mỗi công việc 29 Bùi Minh Phụng WBS (Work Breakdown Structure) Một WBS là cây phân cấp của các nhóm công việc chính mà được bao gồm trong dự án, nó xác định toàn bộ phạm vi của dự án. Là tài liệu cơ bản trong quản lý dự án, là nền tảng cho việc lập kế hoạch và quản lý lịch biểu, chi phí và biến đổi dự án. 30 Bùi Minh Phụng WBS Ví dụ: 31 Bùi Minh Phụng WBS Ví dụ: 32 Bùi Minh Phụng WBS Ví dụ: 33 Bùi Minh Phụng CÁC NGUYÊN LÝ CB TẠO WBS Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện 1 nơi trong WBS Nội dung công việc trong một mục WBS bằng tổng các công việc dưới nó Một mục WBS là nhiệm vụ của chỉ 1 người, ngay cả khi có nhiều người thực hiện công việc này WBS phải nhất quán với cách thực hiện công việc 34 Bùi Minh Phụng CÁC NGUYÊN LÝ CB TẠO WBS Các thành viên trong nhóm phải tham gia vào phát triển WBS để đảm bảo tính nhất quán Mỗi mục WBS phải có tài liệu đi kèm để đảm bảo hêểu được chính xác phạm vi công việc WBS là công cụ linh hoạt để đáp ứng những thay đổi không tránh được 35 Bùi Minh Phụng KIỂM TRA PHẠM VI Rất khó để tạo được một tuyên bố phạm vi tốt và một WBS tốt cho dự án Kiểm tra phạm vi dự án và giảm thiểu thay đổi dự án là việc khó hơn Nhiều DA CNTT phải chịu tình cảnh phạm vi phình ra 36 Bùi Minh Phụng