Quản lý thời gian dự án

Click to edit Master title style Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level 07-Oct Bùi Minh Phụng ‹#› QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN Bùi Minh Phụng MỤC ĐÍCH Hiểu được tầm quan trọng của QL thời gian Hiểu được quy trình của QL thời gian Nắm được một số phương pháp dùng để QL thời gian như: PERT, CPM Giới thiệu phần mềm hỗ trợ quản lý thời gian 2 Bùi Minh Phụng TẦM QUAN TRỌNG CỦA QL TG Kết thúc DA đúng hạn là một trong những thách thức lớn nhất của người QL DA Thời gian quá hạn TB là 222% theo báo cáo của CHAOS năm 1995; được cải tiến lên 163% vào năm 2001 Các vấn đề lịch biểu là lý do chính dẫn đến xung đột trong DA, đặc biệt là trong nửa sau của DA. 3 Bùi Minh Phụng MỤC ĐÍCH CỦA QL TG Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định. Mục đích của quản lý thời gian là làm sao để dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định về chất lượng Quản lý thời gian là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho công việc dự án. 4 Bùi Minh Phụng CÁC QUY TRÌNH QL THỜI GIAN QL thời gian DA gồm những quy trình đảm bảo hoàn tất DA đúng hạn. Những quy trình này gồm: Xác định các công việc (activities, tasks) Sắp thứ tự các công việc Ước lượng thời gian cho mỗi công việc Phát triển lịch biểu Điều khiển lịch biểu 5 Bùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC-1 6 Bùi Minh Phụng Công việc theo nỗ lực hay thời gian cố định Xác định các mốc quan trọng Các dự án theo lịch trình so với các dự án theo nguồn lực Thành lập nguyên tắc ước lượng thời gian XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC-2 Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn: Nỗi lực: là thước đo năng lượng hay lao động dùng để hoàn tất một nhiệm vụ cụ thể hay gói công việc. Các chỉ số dùng để thể hiện điều này được tính bằng thời gian trên dạng đơn vị. Ví dụ như ba giờ kỹ thuật hay năm ngày nghiên cứu. Theo năng lực: là thuật ngữ dùng để mô tả nhiệm vụ có thể hoàn tất nhanh hơn thông qua việc áp dụng các nguồn lực lao động hay năng lượng phụ. 7 Bùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC-3 Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn: Thời đoạn: là thước đo xem một gói công việc hay nhiệm vụ cụ thể sẽ mất bao lâu để hoàn tất. Các chỉ số dùng để thể hiện điều này được tính bằng các đơn vị thời gian. Ví dụ như trong xây dựng nhà dân dụng, sau mỗi lần đổ trần, người ta thường để 1 tuần để trần ổn định trước khi tiếp tục xây các tầng tiếp theo. Ví dụ như ba giờ kỹ thuật hay năm ngày nghiên cứu. Khoảng thời gian cố định: là một thuật ngữ dùng để mô tả nhiệm vụ hay gói công việc cần đến một lượng thời gian để hoàn tất. Việc áp dụng các nguồn lực phụ sẽ không làm thay đổi thời gian yêu cầu. 8 Bùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC-4 Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn: Ví dụ: Một việc sẽ mất bao lâu để hoàn tất có thể hay không thể phụ thuộc vào vào việc nỗ lực được áp dụng bao nhiêu. Hãy nói rằng bạn muốn tạo ra một chai rượu. Nhiều người tham gia sẽ làm cho việc hái nho trong vườn trở nên nhanh hơn nhưng khi rượu đã được đặt vào trong thùng thì không có lượng nỗ lực nào có thể làm cho rượu lên men nhanh hơn. Công việc hái nho là theo năng lực, trong khi đó ủ và lên men rượu là trường hợp khoảng thời gian cố định. 9 Bùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH CÁC MỐC QUAN TRỌNG Mốc quan trọng là các trường hợp điểm kiểm soát trong dự án, thường là việc hoàn tất phần có thể chuyển giao chính tạo ra yêu cầu báo cáo hoặc yêu cầu sự ủng hộ của khách hàng hay nhà tài trợ trước khi tiếp tục dự án Mốc quan trọng có thời đoạn bằng 0 Các mốc quan trọng đóng vai trò như những mốc đánh dấu và được xác định bởi giám đốc dự án và/hoặc khách hàng 10 Bùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH CÁC MỐC QUAN TRỌNG Ví dụ: Một công ty tư vấn xây dựng ước lượng thời gian cho dự án khách hàng và có các mốc quan trọng tại thời điểm bất đầu và kết thúc dự án và ở mỗi giai đoạn của hợp đồng có các phần có thể chuyển giao do sự đồng thuận của khách hàng đã được yêu cầu trước khi họ có thể tiếp tục từng phần một và bằng sự đồng thuận, họ cũng có thể triển khai quy trình quảng cáo 11 Bùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH CÁC MỐC QUAN TRỌNG Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Hoàn tất công việc A  Hoàn tất công việc B  Hoàn tất công việc C  Hoàn tất công việc D  Hoàn tất công việc E  12 Bùi Minh Phụng DA THEO LỊCH TRÌNH – NGUỒN LỰC Định nghĩa: Dự án hướng theo lịch trình khi thời hạn chuyển giao cuối cùng là ràng buộc quan trọng hơn cả mà nhà tài trợ hay khách hàng mong muốn. Nó chi phối mọi quyết định trong dự án. Các dự án theo lịch trình sẽ dùng hết bất cứ nguồn lực nào cần để đảm bảo chuyển giao trong thời hạn đã được xác lập. 13 Bùi Minh Phụng DA THEO LỊCH TRÌNH – NGUỒN LỰC Định nghĩa: Dự án hướng theo nguồn lực khi giá trị các nguồn lực, cụ thể là các nguồn lực kỹ năng và chi phí ràng buộc quan trọng hơn cả mà nhà tài trợ hay khách hàng mong muốn. Nó chi phối mọi quyết định trong dự án. Các dự án theo nguồn lực phải mở rộng thời gian hoặc từ bỏ chất lượng để giữ lại các ràng buộc về nguồn lực. 14 Bùi Minh Phụng DA THEO LỊCH TRÌNH – NGUỒN LỰC Ví dụ: Có lẽ ví dụ tốt nhất về các dự án theo lịch trình trong công nghệ thông tin là các dự án có tính chất như các chương trình Y2K vừa qua. Mỗi giám đốc dự án có một thời hạn cuối cùng không thể thương lượng được, chính xác là 12giờ trưa ngày 31 tháng 12 năm 1999. Các công ty bắt buộc phải dùng hết các nguồn lực khổng lồ để nâng cấp hoặc thay thế các hệ thống không thể thực hiện các mệnh lệnh đúng giờ. 15 Bùi Minh Phụng CÁC NGUYÊN TẮC ƯỚC LƯỢNG TG Đánh giá các tài liệu yêu cầu với con mắt người phê bình những lỗi sai hay những điều bỏ sót Các yêu cầu nghiệp vụ có rõ ràng và cụ thể hay không? Các yêu cầu chức năng có hỗ trợ các yêu cầu nghiệp vụ không? Quan trọng nhất là các yêu cầu kỹ thuật có được phác thảo rõ rằng và đầy đủ hay không? 16 Bùi Minh Phụng CÁC NGUYÊN TẮC ƯỚC LƯỢNG TG Đảm bảo rằng ước lượng chính quy của bạn gồm các thành phần chính sau (tham khảo thêm phân loại ước lượng ở chương 5): Danh sách các giả định dùng trong việc xây dựng ước lượng. Phạm vi biến động cho ước lượng được đưa ra. Khoảng thời gian ước lượng có hiệu lực. 17 Bùi Minh Phụng CÁC NGUYÊN TẮC ƯỚC LƯỢNG TG Đảm bảo rằng bạn hiểu đầy đủ mục đích dự định của ước lượng và đang sử dụng kỹ thuật ước lượng đúng: Ước lượng được dùng để đánh giá tiềm lực dự án hay để quản lý dự án hay khác? Không sử dụng ước lượng trên xuống nếu dự án chưa từng được thực hiện trước đây. Xác lập các mức độ ưu tiên từ các mục tiêu được xác định quan trọng, có ý nghĩa nhất cho dự án hoặc được xác nhận bởi các yêu cầu nhà tài trợ hay khách hàng. 18 Bùi Minh Phụng CÁC NGUYÊN TẮC ƯỚC LƯỢNG TG Đảm bảo rằng nhà tài trợ và các đối tượng liên quan dự án hiểu một cách rõ ràng hoặc bản chất của các dự án nguồn lực và các dự án theo lịch trình. Thường có một mối quan hệ cả hai/và giữa lịch trình và nguồn lực: Hỏi họ xem liệu thời hạn giao là chắc chắn và phải được hoàn tất với chi phí nào đó hay không? Hỏi họ xem liệu thời hạn có thể lùi lại được nếu nguồn lực trở thành một vấn đề hay không? 19 Bùi Minh Phụng CÁC NGUYÊN TẮC ƯỚC LƯỢNG TG Đảm bảo rằng thời đoạn ước tính của các dự án theo nguồn lực được chuyên gia về nội dung chuyên ngành xét duyệt cẩn thận. Chuyên gia về nội dung chuyên ngành hiểu các yêu cầu về nguồn lực và các kỹ thuật liên quan đến việc thực hiện công việc thực sự: Bạn có biết nhiệm vụ nào theo công việc không? Bạn có biết kỹ năng nào cần để thực hiện công việc không? 20 Bùi Minh Phụng CÁC NGUYÊN TẮC ƯỚC LƯỢNG TG Quan sát các trường hợp khoảng thời gian cố định và phụ thuộc cơ sở vật chất: Tìm kiếm các trường hợp khoảng thời gian cố định bất kỳ trong luồng dự án, đặc biệt chú ý tới sự phụ thuộc ngược dòng và xuôi dòng. Tìm kiếm bất kỳ trường hợp hay nhiệm vụ nào đòi hỏi những cơ sở vật chất đặc biệt. Đặc biệt chú ý tới sự phụ thuộc ngược dòng và xuôi dòng. 21 Bùi Minh Phụng ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN 22 Bùi Minh Phụng Các kỹ thuật ước lượng thời gian. Một số hướng dẫn trợ giúp ước lượng thời gian cho dự án CNTT Một số phương pháp ước lượng khác KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG Ước lượng phi khoa học : Dựa trên kinh nghiệm chủ quan, cảm tính. Thực hiện: nhanh và dễ dàng Kết quả: thiếu tin cậy Chỉ nên dùng khi: Đội ngũ chuyên môn rất có kinh nghiệm, có kỹ năng cao, đội hình cố định Dự án đã quy định, bắt buộc phải theo 23 Bùi Minh Phụng KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG Ước lượng PERT : thích hợp với DA lớn. Đòi hỏi tính sáng tạo Coi trọng chất lượng kết quả công việc hơn thời gian hoàn thành Công thức PERT: Cần làm 3 ước lượng thời gian cho mỗi công việc Kết hợp lại để cho con số cuối cùng 24 Bùi Minh Phụng KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG 3 con số kết hợp: Ước lượng khả dĩ nhất (ML-Most Likely): Thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện “bình thường” hay “hợp lý”. Ước lượng lạc quan nhất (MO-Most Optimistic): Thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện “tốt nhất” hay “lý tưởng” (không có trở ngại nào) Ước lượng bi quan nhất (MP-Most Pessimistic): Thời gian cần để hoàn thành công việc một cách “tồi nhất” (đầy trở ngại) 25 Bùi Minh Phụng KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG Kết quả: Ước lượng cuối cùng tính theo công thức: (MO + 4(ML) + MP)/6 26 Bùi Minh Phụng KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG Dữ liệu tham khảo: Thời gian thực hiện công việc phụ thuộc vào trình độ, kỹ năng của người thực hiện, vào dự án và môi trường triển khai dự án Hệ số điều chỉnh công việc 27 Bùi Minh Phụng KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG Dữ liệu tham khảo: Phụ thuộc vào năm kinh nghiệm Hệ số điều chỉnh công việc 28 Bùi Minh Phụng KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG Ví dụ: Ước lượng thời gian cho các công việc liên quan đến lắp mạng nội bộ cho cơ quan EST: estimation - ước lượng thời gian để làm dự án Đơn vị tính: Ngày 29 Bùi Minh Phụng KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG 30 Bùi Minh Phụng Tên công việc MO ML MP EST Vẽ sơ đồ và khoan tường 2 3 5 3 Lắp các ống gen 1 2 4 2 Đi dây 1 2 4 2 Lắp các hộp nối 0.5 1 2 1 Lắp các máy tính máy chủ 2 3 3 3 Kết nối các máy tínhmáy chủ vào hệ thống dây mạng   1   2   4 2 Thử xem mạng đã thông chưa 0.5 1 10 2 Tổng thời gian 8 14 32 16 KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG 31 Bùi Minh Phụng Tên công việc EST % EST cuối cùng Vẽ sơ đồ và khoan tường 3.2 10% Lắp các ống gen 2.2 10% Đi dây 2.2 10% Lắp các hộp nối 1 10% Lắp các máy tính máy chủ 2.8 10% Kết nối các máy tính máy chủ vào hệ thống dây mạng   2.2   10% Thử xem mạng đã thông chưa 2.4 10% Tổng thời gian 16 10% KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG Ưu điểm của PERT Buộc phải tính đến rất nhiều yếu tố nếu muốn xác định được MO, MP. Buộc người quản lý dự án phải trao đổi với nhiều người để đạt được sự đồng thuận. Giá trị nhận được là giá trị cân bằng giữa 2 thái cực => có ý nghĩa và đáng tin cậy làm cho việc lập kế hoạch trở nên chi tiết hơn. Nếu gặp một ước lượng là quá lớn (vượt quá 2 tuần hoặc 80 giờ) => phải phân rã công việc 32 Bùi Minh Phụng KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG Nhược điểm của PERT Mất thời gian (của một người và của cả tập thể), khi dự án có quá nhiều công việc (tuy nhiên: Thà mất thời gian ban đầu còn hơn mất thời gian sau này). Có thể xảy ra: Tranh luận hàng giờ về giá trị bi quan nhất cho công việc => có nguy cơ làm cho mọi người chán nản. (Tuy nhiên: Cần phải xem lại những người tỏ ra chán nản: Trình độ chuyên môn, tinh thần vượt khó,…). Có thể dẫn đến những tính toán vụn vặt => làm cho người quản lý dự án chỉ “thấy cây mà không thấy rừng”. (Tuy nhiên: Có thể dùng công cụ bảng tính để trợ giúp) 33 Bùi Minh Phụng MỘT SỐ CÔNG CỤ HỖ TRỢ Bùi Minh Phụng 34 Phương pháp sắp thứ tự công việc PDM (Precedence Diagramming Method) Phương pháp đường tới hạn CPM(Critical Path Method) SẮP THỨ TỰ CÔNG VIỆC - 5 Công cụ hỗ trợ Dùng phương pháp PDM (Precedence Diagramming Method) để xác định các quan hệ phụ thuộc. 35 Bùi Minh Phụng PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG TỚI HẠN (CPM) Bùi Minh Phụng 36 CPM (Critical Path Method) là một kỹ thuật mạng dùng một ước tính thời gian chính xác để tính toán thời lượng, thời gian dự trữ công việc hay thời gian trì hoãn, và đường tới hạn. PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG TỚI HẠN (CPM) Bùi Minh Phụng 37 PP này có 4 đặc điểm: Tất cả các gói công việc phải được đặt vào một sơ đồ mạng Các gói công việc trên sơ đồ mạng phải được sắp xếp tuần tự sao cho thể hiện được tất cả các phụ thuộc và đường đi đến kết thúc CPM mang tính tiền định ở chỗ nó chỉ dùng một ước tính thời gian chính xác chứ không dùng 3 ước tính để tính toán thời lượng, và do đó có khả năng theo dõi phần trăm hoàn thành với một mức độ chính xác hợp lý Cuối cùng, cần phải tính toán thời gian dự trữ (float) hay thời gian trì hoãn (slack) cho mỗi gói công việc và tính toán đường tới hạn Bùi Minh Phụng 38 Bùi Minh Phụng 39 SẮP THỨ TỰ CÔNG VIỆC-3 Discretionary dependencies (phụ thuộc tùy ý): là mối quan hệ phụ thuộc được xác định bởi nhóm quản lý dự án. Mối quan hệ này được xác định dựa trên cơ sở hiểu biết thực tiễn về các lĩnh vực kinh tế - xã hội - kỹ thuật liên quan đến dự án và trên cơ sở đánh giá đúng những yếu tố rủi ro và có giải pháp điều chỉnh mối quan hệ cho phù hợp. Thông thường các phát sinh này dựa trên: “Best practices” trong lĩnh vực ứng dụng cụ thể nào đó. Các vấn đề bất thường của dự án trong 1 thứ tự hoạt động động cụ thể nào đó dù các hoạt động khác vẫn tốt. 40 Bùi Minh Phụng SẮP THỨ TỰ CÔNG VIỆC-4 External dependencies: là mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc dự án với các công việc không thuộc dự án, là sự phụ thuộc của các công việc dự án với các yếu tố bên ngoài. Ví dụ: Các công việc test trong dự án phần mềm phụ thuộc vào phần cứng mà phần mềm sẽ cài lên. 41 Bùi Minh Phụng ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN - 1 42 Bùi Minh Phụng ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN - 2 Đầu vào của hoạt động ước lượng thời gian: Activity list: danh sách các công việc Constraints: các ràng buộc Resource Requirement: yêu cầu nhân lực Resource Capabilities: khả năng nhân lực có cho DA Historical Information: thông tin từ các DA cũ tương tự DA đang triển khai 43 Bùi Minh Phụng ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN - 3 Công cụ hỗ trợ Expert Judment: thuê các chuyên gia để ước lượng Analogous estimating: còn gọi là phương pháp ước lượng từ trên xuống (top-down estimating) Simulation: giả lập nhiều tình huống trong các khoảng thời gian khác nhau để tính toán 44 Bùi Minh Phụng PHÁT TRIỂN LỊCH BIỂU - 1 45 Bùi Minh Phụng PHÁT TRIỂN LỊCH BIỂU - 2 Dữ liệu đầu vào Project network diagram: là mô hình hiển thị các công việc và mối quan hệ giữa các công việc. Ví dụ về network diagram (hình slide 13 cũng là network diagram) 46 Bùi Minh Phụng PHÁT TRIỂN LỊCH BIỂU - 3 Dữ liệu đầu vào Resource pool description: mô tả nhân lực sẽ có thể đưa vào dự án những giai đoạn khác nhau. Calendars: xác định những giai đoạn mà công việc và nhân lực sẽ phải thực hiện và hoàn thành 47 Bùi Minh Phụng PHÁT TRIỂN LỊCH BIỂU - 4 Công cụ và kỹ thuật hỗ trợ CPM (Critical Path Method): kỹ thuật sử dụng sơ đồ mạng để ước tính tổng thời gian thực hiện dự án PERT (Program Evaluation and Review Method): kỹ thuật sử dụng sơ đồ mạng để ước tính thời gian khi có sự không chắc chắn về ước tính thời gian của mỗi công việc Công thức tính cho PERT Te = (O + 4M + P)/6 Trong đó: O: lạc quan; P: bi quan; M: bình thường 48 Bùi Minh Phụng ĐIỀU KHIỂN LỊCH BIỂU - 1 49 Bùi Minh Phụng ĐIỀU KHIỂN LỊCH BIỂU - 2 Dữ liệu đầu vào: Project Schedule: thời gian thực hiện dự án gồm thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc Performance Report: báo cáo về tình hình thực hiện dự án gồm tiến độ của mỗi công việc và đánh giá Change Requests: những yêu cầu thay đổi sẽ xảy ra dưới nhiều hình thức từ nói miệng đến văn bản. Thay đổi yêu cầu có thể khiến lịch biểu cho dự án phình to ra. Schedule Management Plan: là kế hoạch xác định sẽ quản lý những thay đổi như thế nào trong dự án. 50 Bùi Minh Phụng SƠ ĐỒ MẠNG AOA (Activity On Arrow) Còn gọi là phương pháp sơ đồ cung, sử dụng đồ thị có hướng để biểu diễn dãy các công việc, trong đó mỗi công việc được biểu diễn bởi 1 cung, còn nút (đỉnh) chỉ sự kiện 51 Bùi Minh Phụng SƠ ĐỒ MẠNG AON (Activity On Node) Cũng giống như với AOA, AON sử dụng đồ thị có hướng để biểu diễn dãy các công việc, trong đó mỗi công việc được biểu diễn bởi 1 nút, còn dây cung chỉ mối quan hệ giữa các công việc 52 Bùi Minh Phụng