Quản trị dự án - Bài 1: Khoa học Quản trị

Đại học Khoa học HuếKhoa Môi Trường QUẢN TRỊ DỰ ÁN Giảng viên: Ths. Hoàng Thanh Hùng MỤC TIÊU Hiểu biết các lý thuyết quản trị áp dụng trong quản lý dự án; Hiểu biết các khái niệm dự án, phân loại dự án, quản lý dự án và các quy định pháp lý đối với nguồn viện trợ nước ngoài; Nắm bắt kỹ thuật & thực hành các kỹ năng quản lý một dự án phát triển hiệu quả; và Hiểu biết các chức năng cơ bản quản lý dự án và các chu trình quản lý dự án phát triển; NỘI DUNG Các học thuyết quản lý ứng dụng Giới thiệu về dự án, quản lý dự án Lập kế hoạch dự án Giám sát và đánh giá dự án Vai trò, kỹ năng và phẩm chất của người quản lý dự án Các hệ thống quản lý dự án, thủ tục báo cáo và kết thúc dự án Bài 1: Khoa học Quản trị Lịch sử phát triển của KH Quản trị 1911, Frederick W. Taylor, Mỹ-Những nguyên tắc quản trị khoa học (The principles of scientific management) 1916, Henri Fayol,Pháp, Quản trị Tổng quát và Quản trị Công nghiệp (Admistration Industrielle et Generale), sáng lập khoa học quản trị hiện đại 1920, Max Weber, Đức, Lý thuyết về hệ thống hành chính, là cơ sở cho quản trị hiệu quả 1918-1923, V.I Lenine, Nguyên tắc quản trị xã hội chủ nghĩa Khái niệm Là một nghệ thuật Là một khoa học ứng dụng Bao gồm các học thuyết và nguyên tắc quản lý Định nghĩa Quản trị là lãnh đạo hệ thống trên cơ sở hoạch định, tổ chức, nhân sự, điều khiển và kiểm tra công việc nhằm đạt các mục tiêu đã vạch ra. QT là những HĐ có tính tổ chức QT là một nghệ thuật khai thác tiềm năng QT là những hoạt động phối hợp các lĩnh vực, các khía cạnh liên quan QT là sự tác động có mục đích giữa chủ thể và đối tượng quản trị Quản trị gồm có 5 chức năng chính : Hoạch định, tổ chức, nhân sự, lanhc đạo và kiểm tra (Harold Koontz & O’Donnell) Mục tiêu Quản trị Quản trị nhằm để đạt được kết quả tốt nhất, hiệu quả tối đa về chất cũng như lượng cho một công việc cụ thể nào đó, với chi phí tổi thiểu. Quản trị có thể giúp đạt được điều đó nhờ có mục tiêu rõ ràng, chiến lược, kế hoạch khả thi, tổ chức phối hợp thực hiện hợp lý trong qua trình sử dụng các nguồn lực Tầm quan trọng của Quản trị Đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế của một quốc gia Giúp cho phát triển, sản xuất, dịch vụ, kinh doanh hiệu quả Ví dụ: Nhật bản -1950-Tổng giá trị 20 tỷ USD (60% của Đức, 50% của Pháp, 1/17 của Mỹ -1966- Vượt nước Pháp; 1968 vượt Đức, -Đứng thứ hai, sau Mỹ Định nghĩa Quản trị Quản trị là một tiến trình làm việc với con người và thông qua con người để hoàn thành mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn luôn thay đổi. Trọng tâm của tiến trình QT là sử dụng hiệu quả những nguồn lực có hạn. -Làm việc với và thông qua người khác -Hoàn thành những mục tiêu của tổ chức -Khai thác tối đa các nguồn lực có hạn -Luôn xem xét đến kết quả và hiệu quả -Biết đối phó và thích nghi với môi trường luôn thay đổi và biến động Những thành phần chính của tiến trình Quản trị Môi trường thay đổi Hoàn thành mục tiêu của tổ chức Khai thác tối đa nguồn lực có hạn Làm việc Với/thông qua người khác Xem xét kết quả và hiệu quả Hệ thống quản trị Chủ thể quản trị (Đối tượng quản trị) Thông tin chỉ huy Thông tin Phản hồi Sự phát triển của lý thuyết Quản trị Chính thức trở thành ngành khoa học vào đầu thế kỷ 20 nhờ những công trình nghiên cứu của Frederick Taylor và Henri Fayol Lý thuyết Quản trị được phân thành 3 nhóm: Lý thuyết cổ điển về quản trị Lý thuyết tâm lý xã hội trong quản trị Lý thuyết định lượng về quản trị Lý thuyết cổ điển Trường phái quản trị một cách khoa học của Frederick Taylor và các cộng sự ở Mỹ Trường phái quản trị tổng quát của Henri Fayol và Max Weber ở Châu Âu Thuyết Quản trị một cách khoa học (Theory of Scientific Management) “Những nguyên tắc quản trị một cách khoa học” do Frederick Taylor xuất bản 1911 tại Mỹ -Taylor nghiên cứu cách tổ chức sản xuất và lao động sao cho tốt và đạt năng suất lao động cao hơn. Phát hiện 2 nguyên nhân làm cho năng suất lao động của công nhân thấp và công việc quản lý kém hiệu quả Công nhân không biết phương pháp làm việc Công nhân làm việc thiếu hăng hái nhiệt tình Thuyết Quản trị một cách khoa học (Theory of Scientific Management) -Khi giao công việc cho công nhân, các nhà quản lý đã không quan tâm đến khả năng của họ và yêu cầu của công việc -Các nhà quản trị đã không biết quản trị một cách khoa học và do vậy mâu thuẫn và xung đột thường xảy ra giữa những nhà quản trị và công nhân viên Bốn nguyên tắc quản trị khoa học (Frederick Taylor) Các nhà quản trị nên dành thời gian và công sức để lập kế hoạch, tổ chức công việc và kiểm tra hoạt động của công nhân viên thay vì tự mình cũng tham gia công việc cụ thể như công nhân viên; Các nhà quản trị nên suy nghĩ để tìm ra những cách thức hoạt động ít tốn kém thì giờ, ít hao sức lao động nhất để dạy cho công nhân thay vì để cho công nhân tự ý chọn phương pháp làm việc riêng của họ; Sự phân chia công việc và trách nhiệm giữa nhà quản trị và người công nhân để mỗi bên làm tốt nhất công việc của mình, thay vì phần lớn trách nhiệm đổ lên đầu công nhân như trước đây; Các nhà quản trị nên sử dụng các biện pháp kinh tế để kích thích công nhân hăng hái làm việc Lý thuyết quản trị tổng hợp (General Administrative Theory) (Henri Fayol-Max Weber). Fayol cho rằng năng suất và hiệu quả làm việc của con người làm việc chung trong tập thể tùy thuộc vào sự sắp xếp, tổ chức của nhà quản trị. Việc sắp xếp, tổ chức đó, Fayol gọi là Quản trị tổng quát. 14 Nguyên tắc quản trị tổng quát 1. Phân chia công việc 2. Thẩm quyền và trách nhiệm 3. Kỷ luật 4. Thống nhất chỉ huy 5. Thống nhất điều khiển 6. Cá nhân lệ thuộc lợi ích chung 7. Thù lao 14 Nguyên tắc quản trị tổng quát 8.Tập trung và phân quyền 9.Cấp bậc,tuyến lãnh đạo 10.Trật tự hay sắp xếp người và vật vào đúng chỗ cần thiết 11. Công bằng 12.Sự ổn định nhiệm vụ 13.Phát huy sáng kiến 14.Tinh thần đoàn kết 4 nguyên tắc trong lý thuyết về hệ thống hành chính (Max Weber) Mọi hoạt động của tổ chức đều căn cứ vào văn bản qui định trước Chỉ có những người có chức vụ được giao mới có quyền quyết định Chỉ có những người có năng lực mới được giao chức vụ Mọi quyết định trong tổ chức phải mang tính khách quan Lý thuyết Hành vi trong quản trị (Behavioral theory)- Elton Mayo, ĐH Havard (1920-1930) Lý thuyết Hành vi cho rằng yếu tố tinh thần, yếu tố tâm lý xã hội có ảnh hưởng đến năng suất lao động của nhân viên. Tâm lý và hành vi có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Khi con người làm việc chung trong tập thể thì tập thể đóng vai trò to lớn trong việc tạo ra tác phong của cá nhân. Mọi nhân viên đều có nhiều nhu cầu tâm lý cần được thỏa mãn Nhân viên sẽ làm việc tốt hơn trong mối quan hệ thân thiện. Người quản trị phải chọn lựa cách thức lãnh đạo thích hợp &̀ sử dụng quyền hành Lý thuyết định lượng trong quản trị (Quantitative Management Theory) Lý thuyết Hệ thống (System Theory) -dựa trên nhận thức rằng “quản trị là đưa ra quyết định” (Management is Decision Making). Để có thể quản trị hiệu quả, quyết định đưa ra phải đúng nên người quản trị cần phải có quan điểm hệ thống khi xem xét sự việc, thu thập và xử lý thông tin. -Theo lý thuyết định lượng, hệ thống là một tập hợp phức tạp các yếu tố: - Tạo thành một tổng thể - Có mối quan hệ tương tác - Tác động lẫn nhau để đạt được mục tiêu Lý thuyết Định lượng (Quantitative Management Theory) Nhấn mạnh đến phương pháp luận khoa học trong việc giải quyết các vấn đề quản trị Áp dụng cách tiếp cận hệ thống để giải quyết các vấn đề Sử dụng các mô hình toán học Định lượng hóa các yếu tố có liên quan bằng toán học và thống kê Sử dụng máy tính điện tử làm công cụ Đi tìm các quyết định quản trị tối ưu Các lý thuyết quản trị Nhân sự(Human resources model) -Mc Gregor (1960) phân biệt hai nhóm người quản lý tuân theo Thuyết X và Thuyết Y. Không có thuyêt nào đúng hoặc sai nhưng mỗi thuyết đều đưa ra một giả thuyết cho mô hình tổ chức quản lý. -Người quản lý theo Thuyêt X cho rằng con người không thích làm việc, thiếu quan tâm đến các hoạt động của tổ chức và muốn trốn tránh trách nhiệm. Do vậy, người quản lý phải kiểm tra giám sát chặt chẽ, sử dụng các biện pháp thưởng phạt, khuyến khích để bắt buộc nhân viên làm việc. Người quản lý theo Thuyết Y cho rằng con người thích làm việc, có trách nhiệm công việc, có khả năng sảng tạo, và có khả năng làm việc với một ít hướng dẫn. Do vậy, công việc có thể được tổ chức làm sao cho nhân sự ở tât cả các cấp có cơ hội sáng tạo, làm việc có trách nhiệm và tự chủ. 5’ BREAK START 1…2…3