Quản trị dự án - Bài 3: Lập kế hoạch Dự án

Đại học Khoa học HuếKhoa Môi Trường QUẢN TRỊ DỰ ÁN (Bài 3: Lập kế hoạch Dự án) Giảng viên: Ths. Hoàng Thanh Hùng NỘI DUNG Khái niệm, định nghĩa về lập kế hoạch Phân loại kế hoạch Các công cụ lập kế hoạch Các khái niệm, thuật ngữ dùng trong giám sát và đánh giá Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic (Logframe) Lập kế hoạch ngân sách Dự án 1. Khái niệm lập kế hoạch -Lập KH là chức năng cơ bản của QL Dự án -Lập KH là một hoạt động quan trọng của quản lý dự án -Lập KH là chiếc cầu nối từ vị trí hiện nay của ta đến vị trí ta muốn tới -Lập KH lá quá trình cụ thể hóa hành động để đạt được ý định, mục tiêu đã đề ra Định nghĩa Lập KH là quá trình quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm Lập KH là tiến trình đề ra những mục tiêu và hoạt động cụ thể để đạt được những mục tiêu đó thông qua sự phân công, sắp xếp và phân bổ các nguồn lực một cách hiệu quả trong phạm vi ngân sách và thời gian nhất định Các bước lập kế hoạch Xác định mục tiêu dự án cần đạt được Đề ra các hoạt động dự án để đạt được các mục tiêu đề ra Xác định nguồn lực và thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu Vạch ra các bước thực hiện các hoạt động và xác định nguồn lực, thời gian, địa điểm, đối tượng thụ hưởng/ảnh hưởng, đối tác, người chịu trách nhiệm Một số lưu ý trong quá trình lập kế hoạch -Dự toán nguồn lực và thời gian không chính xác (thừa hoặc thiếu) sẽ gặp khó khăn trong quá trình thực hiện và quản lý dự án -Cần huy động sự tham gia của tất cả những người liên quan vào quá trình lập kế hoạch -Cần có sự phối hợp với các bộ phận/hệ thống quản lý dự án như hành chính, nhân sự, tài chính và kỹ thuật. -Kế hoạch được lập chi tiết sẽ giúp quá trình quản lý dự án dễ dàng hơn. Mục đích của Lập kế hoạch Tập trung sự chú ý vào mục tiêu Ứng phó với sự bất định và thay đổi Tạo khả năng tác nghiệp chuyên nghiệp và hiệu quả kinh tế Giúp kịp thời phát hiện, giải quyết vấn đề và quản lý, ứng phó hiệu quả với các rủi ro có thể xảy ra Tạo thuận lợi dễ dàng cho công tác kiểm tra, giám sát và đánh giá Tăng cường hiệu quả thông tin trao đổi giữa các bên liên quan 2. Phân loại kế hoạch Phân theo thời gian -Kế hoạch toàn thời gian dự án (hai năm, ba năm, bốn năm..vv) -Kế hoạch hàng năm (annual plan) -Kế hoạch quý, tháng, tuần (quarterly, monthly, weekly plan) Phân theo cấp độ chuyên môn -Kế hoạch chiến lược (strategic plan) -Kế hoạch hành động (action plan ) -Kế hoạch tác nghiệp (operational plan) Phân theo nội dung - Kế hoạch thời gian thực hiện (timelines/work plan) - Kế hoạch tài chính (financial plan) - Kế hoạch giám sát và đánh giá (monitoring & evaluation plan) hay M&E plan - Kế hoạch tuyển dụng, quản lý và phát triển nhân sự (plan for recruitment, management and development of human resources) 3. Các công cụ lập kế hoạch (planning tools) Work Breakdown Structure P.E.R.T Network Gantt Chart 1. Work Breakdown Structure (Cơ cấu phân chia công việc) 2. Mạng lưới P.E.R.T P.E.R.T Network Nhiệm vụ Hoạt động chính/ Hoạt động 1 Hoạt động 2 Hoạt động 3 Hoạt động nhỏ 1.1 Hoạt động nhỏ Hoạt động nhỏ Hoạt động nhỏ HĐ nhỏ Hoạt động nhỏ 3. Biểu đồ Gantt (Henry Laurence Gantt, 1917) 4. Khái niệm, thuật ngữ sử dụng Mục đích (Purpose): Là ước muốn, là động cơ lâu dài, là hy vọng muốn đạt tới. Đối với tổ chức, mục đích quyết định lý do ra đời và tồn tại của nó Mục đích có thể chỉ là ở dạng định tính chưa đo đếm, định lượng được. Tuy mới ở dạng định tính nhưng mục đích cũng phải được nêu lên một cách rõ ràng để làm kim chỉ nam cho các hoạt động quản lý Các loại mục tiêu trong dự án Mục tiêu tổng quát (Goal) Mục tiêu chiến lược (Strategic objective) Mục tiêu trung gian (Intermediate objective) Mục tiêu cụ thể (Specific objective) Mục tiêu tổng quát (Goal) Mục tiêu tổng quát nêu lên các kết quả mong muốn cao nhất đối với vấn đề mà chương trình/dự án nỗ lực ngăn chặn, xoá bỏ hoặc cải thiện. Mục tiêu tổng quát không phải đo lường hay đạt được sau khi thực hiện chương trình dự án. Mục tiêu tổng quát chỉ đưa ra định hướng cho chương trình/dự án mà thôi. Nói chung mục tiêu tổng thể thể hiện mục đích mà dự án mong muốn thực hiện. Mục tiêu (Objective) Mục tiêu thường là những chỉ tiêu đo đếm được: thu nhập quốc dân theo đầu người, doanh số.. Thường là những mốc cụ thể, linh động phát triển từng bước để đạt được mục đích cơ bản, lâu dài. Mục tiêu (Objective) Mục tiêu (Objective): Tác động hoặc thay đổi mà dự án định đạt được một cách cụ thể. Có hai loại mục tiêu cụ thể: Mục tiêu kết quả và mục tiêu tiến độ 1. Mục tiêu kết quả (Outcome objective): Mục tiêu kết quả nêu rõ tác động cụ thể mà chương/dự án mong muốn có thông qua các hoạt động can thiệp Mục tiêu kết quả có 2 cấp độ: -Mục tiêu chiến lược (strategic objective) hay còn gọi là mục tiêu kết quả cuối cùng (Final outcome objective) -Mục tiêu kết quả trung gian (intermediate outcome objective) 2. Mục tiêu tiến độ (Process objective): Mục tiêu tiến độ nêu rõ phương tiện/biện pháp/cách thức cần thiết để đạt được kết quả mong muốn của chương trình/dự án. Phân loại mục tiêu 1.Theo nội dung -Mục tiêu kinh tế -Mục tiêu xã hội -Mục tiêu chính trị -Mục tiêu tư tưởng -Mục tiêu khoa học kỹ thuật 2. Theo cấp quản lý -Mục tiêu quốc gia, địa phương -Mục tiêu quản lý cấp cao, cấp giữa, cấp cơ sở 3. Theo thời gian -Dài hạn -Trung hạn -Ngắn hạn Các nguyên tắc cơ bản xác định mục tiêu Có mục tiêu rõ ràng Có khung thời gian Xác định đối tượng đích của sự thay đổi/cải thiện Có kết quả/sản phẩm sẽ đạt được Nguyên tắc xác định mục tiêu SMART Specific- Cụ thể, rõ ràng Measurable-Đo lường được Attainable-Có thể đạt được Reliable-Xác thực, đáng tin cậy (cho cùng kết quả qua nhiều lần đo lường và nhiều người đo lượng) Timely (Time bound) Khung thời gian phù hợp Một số thuật ngữ trong GSĐG Dự án Kết quả mong đợi (Expected results) Chỉ số (Index): một thước đo để đánh giá việc thực hiện mục tiêu Chỉ báo (indication): phạm vi/lĩnh vực của chỉ số/chi tiêu Chỉ tiêu (indicator): là định lượng cụ thể của một chỉ số, là tiêu chuẩn cần phấn đấu để đạt được Đầu vào (Inputs): các nguồn lực để thực hiện hoạt động Hoạt động (Activities): hành động để đạt được mục tiêu Đầu ra (Outputs): kết quả, sản phẩm của dự án Kết quả (Outcomes): những thay đổi tích cực nhờ vào các can thiệp của dự án. Cần phải có một thời gian nhất định để đo lường. Thường có thể đo lường vào cuối dự án Tác động (Impacts): những thay đổi tích cực có tính lâu dài do dự án mang lại Giả định (Assumptions): tình huống có thể xảy ra ảnh hưởng đến kết quả dự án Điều kiện tiên quyết (Prerequisite/Preconditions): Chỉ tiêu (Indicator) Những chỉ tiêu có thể xác minh một cách khách quan là các tiêu chuẩn cần phải phấn đấu đạt tới nhằm đạt được mục tiêu Các chỉ tiêu này cho ta thấy mục tiêu tổng thể, mục tiêu cụ thể và các kết quả, đầu ra của dự án có đạt được không về các phương diện Đối tượng đích: Đối tượng nào? Cái gì? Số lượng: Bao nhiêu? Chất lượng: Như thế nào? Thời gian: Đến bao giờ? Chừng nào? Địa điểm/vùng: Ở đâu? Các chỉ tiêu cần tập trung vào các quan điểm trọng tâm của mục tiêu cần đạt tới Chúng cung cấp cơ sở cho việc theo dõi, giám sát quản lý và đánh giá dự án. Ví dụ Mục tiêu: Tăng thu nhập lương thực Bước 1: Tìm ta chỉ số/chỉ tiêu VD: Mức thu nhập lương thực Bước 2: Xác định số lượng: Từ 200kg/người/năm hiện nay tăng lên 300kg Bước 3: Xác định chất lượng Mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng Bước 4: Xác định cơ cấu thời gian Đến cuối năm 2008 Bước 5: Chọn vị trí Trong toàn vùng dự án Kết hợp: Đến cuối năm 2008, trong toàn vùng dự án, thu nhập lương thực bình quân đầu người/năm từ 200kg hiện nay sẽ tăng lên 300kg mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng của cư dân địa phương. Ví dụ Mục tiêu: Tăng thu nhập lương thực Bước 1: Tìm ta chỉ số/chỉ tiêu VD: Mức thu nhập lương thực Bước 2: Xác định số lượng: Từ 200kg/người/năm hiện nay tăng lên 300kg Bước 3: Xác định chất lượng Mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng Bước 4: Xác định cơ cấu thời gian Đến cuối năm 2008 Bước 5: Chọn vị trí Trong toàn vùng dự án Kết hợp: Đến cuối năm 2008, trong toàn vùng dự án, thu nhập lương thực bình quân đầu người/năm từ 200kg hiện nay sẽ tăng lên 300kg mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng của cư dân địa phương. CƠ SỞ DỮ LIỆU, CĂN CỨ ĐỂ XÁC MINH CÁC CHỈ SỐ/CHỈ TIÊU Căn cứ vào đâu (nguồn dữ liệu) nào? Nơi nào? Bằng cách nào để chúng ta có thể có được bằng chứng để xác minh các chỉ tiêu/chỉ báo Nếu không thể tìm được căn cứ, dữ liệu, phương pháp xác minh một cách khách quan các chỉ số, chỉ báo đã nêu ra thì cần xem lại và có thể thay đổi chỉ số/chỉ báo khác. GIẢ ĐỊNH/RỦI RO Các giả định là những điều kiện bắt buộc phải có nếu dự án muốn thành công, nhưng không nằm trong phạm vi kiểm soát trực tiếp của dự án. 5. Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic (Logframe) Các khái niệm Lập kế hoạch dự án theo Khung Logic (LogFrame) là bước cơ bản đầu tiên cho tiến trình thực hiện, giám sát và đánh giá dự án sau này. Khung Logic là bảng tóm tắt tất cả yếu tố cần thiết được thiết kế cho dự án được trình bày theo một trình tự logic nhằm phục vụ cho công tác thực hiện, giám sát và đánh giá dự án. Khung Logic là công cụ mô tả toàn bộ dự án Khung Logic là phương pháp so sánh mục tiêu tổng thể/chiến lược với mục tiêu thực hiện Khung Logic giúp xác định các mục tiêu có thể đạt được Khung Logic giúp xác định các giả thiết quan trọng 5. Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic (Logframe) Khung Logic giúp trả lời các câu hỏi sau 1. Tại sao tiến hành một dự án 2. Điều gì mà dự án muốn đạt được 3. Làm thế nào để dự án đạt được kết quả đó 4. Những cái nào là những nhân tố bên ngoài quyết định sự thành công của DA 5. Làm thế nào để chúng ta có thể đánh giá được sự thành công của dự án 6. Ở đâu chúng ta sẽ tìm được những dữ liệu cần thiết để đánh giá thành công của dự án 7. Cái gì Sẽ phải cần thiết cho dự án (nguồn lực của dự án) Khung Logic Dự án Cấu trúc Khung Logic Dự án LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH DỰ ÁN 5’ BREAK START 1…2…3