Quản trị dự án công nghệ thông tin - Đàm Lê Anh

QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Người trình bày: Đàm Lê Anh Kế hoạch làm việc • Tổng quan • Kỹ năng trao đổi • Tư duy chiến lược dự án • Lập kế hoạch dự án • Theo dõi và kiểm soát dự án • Khoán ngoài • Quản lý thay đổi và kết thúc dự án • Kỹ năng quản lý chung • Quản lý dự án Việt nam Chào các bạn! Xin hãy tự giới thiệu: • Tên • Bộ phận công tác • Sở thích • Kinh nghiệm về công việc Tổng quan về quản lý dự án • Quản lý và Tổ chức • Quản lý dự án và Lãnh đạo • Quản lý công việc cụ thể con người • Kỹ năng trao đổi – Kĩ năng nghe – Kĩ năng hiểu – Kĩ năng viết – Kĩ năng trình bày – Kĩ năng làm việc tập thể: động não tập thể Quản lý • Chủ thể quản lý • Đối tượng quản lý • Mục tiêu • Môi trường • Chủ thể quản lý tác động lên Đối tượng quản lý nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường. Quản lý dự án • Dự án là một nỗ lực của một tổ chức nhằm tạo nên các sản phẩm mới hoặc các dịch vụ mới • Các yếu tố chính của dự án • Công việc • Cá nhân, nguồn lực • Thời gian thực hiện • Chi phí Quản lý dự án • Là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án. • Quản lí dự án hiện đang trở thành cách quản lí chính thay thế cho cách quản lí hành chính mệnh lệnh, quan liêu. Các công việc quản lý dự án o Mô tả các mục tiêu của dự án o Các yêu cầu về tài chính, thời gian, hiệu quả công việc o Các nguồn tài nguyên o Các yếu tố rủi ro o Kê hoạch cuối cùng của dự án o Quản trị các giai đoạn của dự án/Vòng đời của một dự án Một cách nhìn khác • Quản lí về kĩ thuật : – công việc, – ngân sách – tiến độ – chất lượng thuật: • Quản lí về con người, kỹ năng mềm: – con người – các tổ chức tham gia thực hiện dự án • Vấn đề con người thường là vấn đề ảnh hưởng tới sự thành bại của các dự án. • Bên cạnh các kĩ năng kĩ thuật, cần phát triển các kĩ năng con người trên cơ sở các chuẩn kĩ năng: suy nghĩ, trao đổi, giao tiếp, trình bày Dự án – Các khái niệm • 1. Định nghĩa dự án • 2. Đặc trưng của dự án • 3. Dự án công nghệ thông tin • 4. Quản lí dự án là gì? • 5. Người quản lí dự án • 6. Các qui trình quản lí dự án • 7. Các bên tham gia dự án Định nghĩa dự án • Một dự án là nỗ lực nhằm tạo nên các sản phẩm mới hoặc các dịch vụ mới duy nhất • Mục đích (kết quả dự án) • Sản phẩm • Dịch vụ • “Tạm thời”: Dự án có điểm đầu và điểm kết thúc • “Duy nhất”- Có tính đặc trưng riêng biệt • Dự án thường có nhiều bên tham gia • Dự án luôn không có tính chắc chắn Đặc điểm của Dự án • Các hành động để đạt tới một mục tiêu xác định. • Có điểm bắt đầu và điểm kết thúc. • Có ràng buộc về chi phí, thời gian và nguồn lực. • Có nhiều rủi ro và quản trị rủi ro • Trong quá trình thực hiên có thay đổi và vấn đề xuất hiện. • Được thực hiện bởi một tổ chức đặc biệt thành lập tạm thời (Tổ dự án) • Nội dung công việc thay đổi trong các pha (khoảng thời gian) tiếp diễn. • Nhiều người và tổ chức với nhu cầu và mối quan tâm khác nhau cùng tham gia. • Hoạt động hợp tác bên trong một tổ • Các nguồn lực thay đổi tuỳ theo từng tác vụ Dự án công nghệ thông tin • Là một dự án được thực hiện trong lĩnh vực công nghệ thông tin. • Tuân thủ các nguyên tắc của quản lí dự án nói chung. • Tuân thủ các nguyên tắc của công nghệ thông tin: Sản phẩm Công nghệ thông tin Quản lý dự án • Ứng dụng kiến thức kỹ năng, công cụ kỹ thuật để nhằm thỏa mãn các yêu cầu của dự án • Yếu tố con người :Chính là Bạn – Người quản trị dự án Mục tiêu: Quản lý dự án • Hoàn thành các công việc của dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật, trong phạm vi ngân sách, đúng tiến độ ( Kỹ thuật-Tài chính- Thời gian) • Quản lý dự án (QLDA) là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án. • Quản lí dự án hiện đang trở thành cách quản lí chính thay thế cho cách quản lí hành chính mệnh lệnh, quan liêu. Quản lý dự án • Quản lí dự án bao gồm 2 cấu phần chính: – Quản lí về kĩ thuật : bao gồm công việc, ngân sách, tiến độ, chất lượng kỹ thuật: – Quản lí về con người : bao gồm con người và các tổ chức tham gia thực hiện dự án và sự trao đổi người: • Vấn đề con người thường là vấn đề ảnh hưởng tới sự thành bại của các dự án. • Bên cạnh các kĩ năng kĩ thuật, cần phát triển các kĩ năng con người trên cơ sở các chuẩn kĩ năng: suy nghĩ, trao đổi, giao tiếp, trình bày… Các kiến thức chính cần có • Kiến thức về quản lý dự án chung được chấp nhận • Khả năng thực hành ứng dụng thực tế • Khả năng về quản lý chung Kỹ năng với các dự án phần mềm Xây dựng phần mềm Thiết kế chi tiết Quản lý yêu cầu sản phẩm Quản lý quy trình Xây dựng sản phẩm Tích hợp và kiểm thử Lập kế hoạch Tổ chức họp Các công tác hành chính Đặc tả Tài liêu NSD Tài liêu huấn luyện Phân tích thiết kế Tài liêu phân tích Tài liêu Thiết kế Phần mềm Tài liêu chương trình Tài liêu kiểm thử Phần mềm Tài liêu chấp nhận Tài liêu Kiểm thử Các bước chung của dự án • Đưa ra ý tưởng • Hoạch định chiến lược • Lập kế hoạch • Tổ chức • Thực hiện • Vận hành Đưa ra ý tưởng • Bản đồ tư duy Mind Maps Phân tích chiến lược Top-down • Đánh giá Lập kế hoạch • Thực hiện Điều phối hiện • Tổ dự án • Kế hoạch hành động dự án • Phát triển cách tiếp cận chiến lược • Chuẩn bị kế hoạch ý đồ Bottom-up • Kết thúc • Thực hiện > Chuyển giao • Cấu trúc > Tổ chức • Lập kế hoạch > Kế hoạch dự án • Khởi đầu > Vạch ranh giới dự án • Quan niệm > Đề án Vòng đời của một dự án Ý tưởng – Quan điểm ban đầu Mô tả - Xác định cụ thể về dự án Lập kế hoạch dự án Khởi động dự ánz Triển khai dự án và kết thúc Một ví dụ SE-CMM Lập Đề án Đề xuất dự án-Quan niệm • Hiểu rõ hơn nhu cầu thực sự • Nghiên cứu công nghệ, thực tế • Khảo sát các vấn đề tài chính -Nguồn ngân sách • Ước lượng ngân sách và nguồn lực cần ở mức cao • Nhận diện rủi ro và các phương án quản trị rủi ro • Thuyết phục về các quan niệm, nhận được sự chấp thuận • Xác định các bước tiếp theo Đề xuất - Mục đích • Các câu hỏi chính cần được trả lời: – Cái gì cần được làm? – Tại sao nó cần? – Làm như thế nào? • Tình trạng chung: Không rõ ràng, mập mờ – Cần có phương pháp cân nhắc ra quyết đinh (Ví dụ: SWOT) – Xác định các mối liên hệ ràng buộc, các ranh giới, các giả định (lơi, hại, nguy hiểm) Đề xuất (tiếp) • Mỗi dự án một khác phải được xác định cho từng trường hợp • Tài liệu đề án bản “kế hoạch cho việc lập kế hoạch” • Phân biệt đề án và dự án : – Đề án là bản đề nghị các việc cần cấp trên chấp thuận. – Dự án là toàn bộ mọi việc được triển khai sau khi đề án đã được chấp thuận. Tài liệu đề án Đề án : Tóm tắt chính xác thông tin để xác định liệu dự án nên được khởi động hay để chậm lại. • Bước 1: Thông tin chung: Tên dự án Điểm quan trọng • Bước 2: Mục tiêu và mục đích • Bước 3: Liên kết với chính sách chiến lược nghiệp vụ và/hoặc chính sách chiến lược của nhà nướ, tổ chức chính phủ… • Bước 4: Liên kết / soạn thảo phù hợp Kế họach chiến lược CNTT • Bước 5: Các phương án nghiệp vụ và hệ thống tùy chọn • Bước 6: Phân tích chi phí và lợi ích lợi tổng thể • Bước 7: Các nhân tố rủi ro và thành công • Bước 8: Khuyến cáo về các bước tiếp theo Phân tích Chi phí - Lợi ích (BCA or CBA) • Mô tả trường hợp nghiệp vụ • Các Đề án hay các phương án đang xem xét • Đại cương về chi phí ước lượng và ích lợi trông đợi • Bao giờ cũng khó định lượng ích lợi và ước lượng chi phí • Các giả định tài liệu nằm dưới các tính toán • Với từng tuỳ chọn tính cả chi phí khởi động và chi phí vận hành • Các rủi ro liên quan với bất kì chi phí hay ích lợi nào • Cơ hôi của những sáng kiến mới này phải được nhận diện. Thường chu kì từ 3 tới 5 năm được dùng cho các dự án CNTT • Khuyến cáo tóm tắt về tiến trình hành động Mô tả quan niệm ( Mấu chốt) • Kết quả của pha quan niệm là bản đề án • Các Bước xây dựng đề án • Làm tài liệu về các dự án giả định • Trường hợp nghiệp vụ: ngân sách, chi phí, ích lợi, rủi ro • Thẩm định dự án và khuyến cáo Các tình huống tiếp theo • Đê án sẽ được chấp thuận hoặc bị bác bỏ • Ban điều hành dự án có thể cần được lập ra • Ngân sách được chấp thuận cho pha khởi đầu dự án • Người quản lí dự án được bổ nhiệm • Tổ dự án được chọn ra • Các công cụ tiện ích hay Phòng tác nghiệp được dành riêng • Bắt đầu tài liệu nghiên cứu khả thi nếu dự án lớn hay chuẩn bị tài liệu xác định dự án nếu dự án là vừa hay nhỏ Câu hỏi và trả lời • Các khái niêm • Xây dụng đề án Vận động • Vận động cho dự án là hoạt động trình bày, diễn giải, phân tích về dự án cho những người có thẩm quyền quyết định hiểu và ra quyết định. • Hiêu với nghĩa tích cực là hiểu thực chất vấn đề hoặc là có nghĩa tiêu cực là hiểu các quyền lợi được dàn xếp. • Vận động mang nghĩa tích cực ở chỗ cung cấp hiểu biết và thông tin toàn cảnh cho người có quyền quyết định ra quyết định đúng đắn (việc nâng cao quan trí). • Vận động mang nghĩa tiêu cực thường mang ý nghĩa “mặc cả”, “lại quả”, “đi đêm” • Nên thực hiện các chiến dịch vận động cho dự án Quản lí dự án là gì? • “QLDA là công cụ quản lí có hiệu quả cao áp dụng tri thức, kĩ năng, công cụ và kĩ thuật vào các hoạt ộng dự án để đáp ứng hay vượt quá nhu cầu và mong ợi của khách hàng với dự án.” PMBOK Project Management Body of Knowledge” Tổng thế tri thức Quản lí dự án động đợi - – • Tri thức và thực hành được chấp nhận chung trong quản lí dự án • Do Viện Quản lí dự án định nghĩa • “PM” = “Project Management Quản lí dự án”, không phải là “Phần Mềm” - Các câu hỏi thường gặp về Quản lý dự án • Quản lí dự án có phải là quản lí không? • Quản lí dự án khác gì với quản lí? • Ai làm quản lí dự án? • Quản lí dự án là làm những việc gì? – Xác định mục đích, mục tiêu (làm gì) – Xác định cách thức thực hiện (làm thế nào) – Xây dựng hệ thống tài liệu dự án – Tổ chức đội ngũ thực hiện (hoặc quản lí khoán ngoài) – Thực hiện và theo dõi, kiểm soát – Kiểm soát thay đổi, kiểm soát chất lượng – Kết thúc dự án Nhân vật chính - người Quản lý dự án Vai trò của người quản lí dự án • Người chịu trách nhiệm cuối cùng về cho dự án • Điểm tiếp xúc duy nhất với bên ngoài dự án • Giải quyết các vấn đề trong dự án • Tích luỹ tài sản tri thức và huấn luyện thành viên Nhiệm vụ của người quản lí dự án • Xây dựng kế hoạch dự án • Theo dõi và kiểm soát thực hiện dự án • Quản lí thay đổi • Kết thúc dự án • Đánh giá việc hoàn thành dự án ánh Quản lý dự án và Quản lý kỹ thuật Quy trình Quản lý dự án Qui trình: “Một chuỗi các hành động đưa tới kết quả mong muốn” • Qui trình khởi đầu, xác định dự án – Có được quyền thực hiện dự án hay pha • Qui trình lập kế hoạch – Xác định và làm mịn mục đích – Chọn lựa phương án tốt nhất trong qui trình hành động • Qui trình thực hiện (tổ chức) – Phối hợp con người và các nguồn lực khác để thực hiện kế hoạch • Qui trình kiểm soát – Điều phối và đo qui trình đều đặn – Tiến hành hành động khắc phục khi cần • Qui trình kết thúc – Đưa dự án hay pha tới kết thúc đúng trình tự Các nhóm quy trình Các khoảng thời gian thường gặp cho các nhóm quy trình Quy trình khởi đầu Quy trình lập kế hoạch Quy trình thực hiên Quy trình kiểm soát Quy trình kết thúc Các bên tham gia vào dự án • Người quản lí dự án • Người tài trợ dự án • Tổ dự án • Khách hàng • Quản lí cấp cao Các yếu tố quyết định quy trình Quản lý dự án 1. Các hoạt động của qui trình quản lí dự án 2. Các nhiệm vụ trong các hoạt động quản lí dự án 3. Hiểu biết thực hành và kiến thức chung của người quản lí dự án Các hoạt động chính của qui trình QLDA 1. Khởi động dự án (Do người lập kế hoạch tổ chức) 2. Xây dựng kế hoạch dự án 3. Theo dõi dự án và kiểm soát thực hiện 4. Quản lí thay đổi 5. Kết thúc dự án 6. Đánh giá việc hoàn thành dự án Các nhiệm vụ trong các hoạt động quản lí dự án • Xây dựng kế hoạch dự án • Theo dõi dự án và kiểm soát thực hiện • Quản lí thay đổi • Kết thúc dự án • Đánh giá sau khi hoàn thành dự án Khởi động dự án • Tạo ra bản đề án về kế hoạch phát triển hệ thống • Làm bản đề nghị và bản giải thích về kế hoạch phát triển hệ thống • Có được sự chấp thuận để khởi động dự án Các nhiệm vụ trong hoạt động xây dựng kế hoạch dự án • Lập kế hoạch về phạm vi • Lập nguyên tắc phát triển hệ thống • Xác định phạm vi • Lập kế hoạch, lịch biểu • Lập kế hoạch nguồn lực • Lập kế hoạch tổ chức và nhân viên • Lập kế hoạch mua sắm • Lập kế hoạch chi phí • Lập kế hoạch đảm bảo chất lượng • Lập kế hoạch quản lí rủi ro • Hợp nhất kế hoạch dự án Các nhiệm vụ theo dõi và kiểm soát thực hiện dự án 1. Kiểm soát thực hiệndự án 2. Điều phối và theo dõi iều dự án 3. Quản lí vấn đề 4. Đánh giá việc hoàn 5. Đánh thành qui trình 6. Báo cáo hiện trạngdự án 7. Kiểm soát tiến độ 8. Quản lí nguồn lực 9. Quản lí tổ chức vànhân viên 10. Quản lí mua sắm 11. Quản lí chi phí 12. Quản lí chất lượng 13. Quản lí rủi ro Quản lý thay đổi 1. Hiểu các yêu cầu thay đổi 2. Phân tích và đánh giá về nội dung yêu cầu 3. Chấp thuận thay đổi 4. Thực hiện thay đổi Quản lý kết thúc dự án 1. Hiểu trạng thái kết thúc dự án 2. Chuẩn bị báo cáo hoàn thành dự án 3. Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng 4. Làm báo cáo hoàn thành dự án và kết thúc Quản lý hoàn thành dự án 1. Đánh giá sau khi kết thúc dự án 2. Thu thập, phân loại và phân tích thông tin hiệu năng, và tạo ra cơ sở dữ liệu Các kiến thức cơ sở của người Quản lý dự án Kiến thức về quản lý luồng công việc dự án 1. Xây dựng kế hoạch dự án 2. Theo dõi dự án và kiểm soát thực hiện 3. Quản lí thay đổi 4. Kết thúc dự án 5. Đánh giá hoàn thành dự án Kiến thức cơ sở người quản lý dự án Kiến thức về kiểm soát tiến độ 1. Quản lí nguồn lực 2. Quản lí tổ chức và nhân viên 3. Quản lí mua sắm 4. Quản lí chi phí 5. Quản lí chất lượng 6. Quản lí rủi ro Liên quan tới việc kiểm soát thực hiện dự án • Kĩ năng quản lí chung Ảnh hưởng tới năng suất và chất lượng dự án • Tri thức về quản lí dự án CNTT Kiến thức cơ sở người quản lý dự án