Quản trị dự án (project management)

1QUẢN TRỊ DỰ ÁN (Project Management) Th.s Phan Thị Thu Hương 2ĐỊNH HƯỚNG CỦA MÔN HỌC : MỘT VÀI CÂU HỎI LIÊN QUAN  Thế nào là dự án ? Và thế nào thì không phải là dự án?  Tại sao biết quản trị dự án lại quan trọng?  Bạn có thể kỳ vọng học được gì trong suốt khoá học?  Bạn kỳ vọng học như thế nào? 3MỤC TIÊU MÔN HỌC  Hiểu những khái niệm cơ bản, những khuôn khổ và các chức năng của QTDA  Hiểu và biết cách sử dụng một vài công cụ kỹ thuật trong QTDA  Hiểu tiến trình và những vấn đề liên quan đến việc quản lý dự án.  Liên hệ những khuôn khổ phân tích đã học với những vấn đề và những tình huống được cung cấp trong các bài tập.  Đánh giá những ứng dụng tiềm tàng các khái niệm và các kỹ thuật QTDA trong các dự án thực tế gắn liền với công việc của bạn. 4Bài 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN  Các khái niệm cơ bản : dự án, chu kỳ sống của dự án, và quản trị dự án  Các đặc điểm của dự án  Các chức năng và các giai đoạn QTDA  Những yếu tố thành công chủ yếu của dự án  Thất bại và các vấn đề của dự án  Nhà quản lý dự án 5CÂU HỎI THẢO LUẬN :  Thế nào là dự án ?  Điều gì tạo ra sự khác biệt giữa công việc dự án và công việc thường ngày của tổ chức? 6THẾ NÀO LÀ DỰ ÁN ? Dự án là “một nổ lực tạm thời đã cam kết để hoàn thành một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất” (PMBOK, 2000)  Có một mục tiêu được thiết lập (duy nhất)  Có một thời điểm bắt đầu và kết thúc được xác định  Các nguồn lực yêu cầu thường từ các lĩnh vực khác nhau, bị hạn chế.  Nên có một khách hàng/nhà bảo trợ chính  Bao hàm sự không chắc chắn 7CÁC LOẠI DỰ ÁN 1. Dự án hợp đồng (Contractual project) 2. Dự án nghiên cứu và phát triển (R&D project) 3. Dự án hệ thống thông tin (Information System project) 4. Dự án xây dựng (Construction Project) 5. Dự án đào tạo và quản lý (Management and Trainning Project) 6. Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project) 7. Dự án viện trợ phát triển/Phúc lợi công cộng (Public/Welfare/Development Project) 8CHU KỲ SỐNG CỦA DỰ ÁN 1.Huấn luyện khách hàng 2.Chuyển giao tài liệu 3.Giải phóng nguồn lực 4.Đánh giá lại nhân sự 5.Các bài học 1.Báo cáo thực trạng 2.Các thay đổi 3.Chất lượng 4.Dự báo 1.Hoạt động 2.Nhiệm vụ 3.Nguồn lực 4.Thời gian 5.Trách nhiệm 1.Mục đích 2.Mục tiêu 3.Phạm vi 4.Ràng buộc Mức độ nổ lực Kết thúcThực hiệnHoạch địnhĐịnh nghiã What How Doing it Transferring & completing 9CHU KỲ SỐNG CỦA DỰ ÁN % hoàn thành dự án 100% Nghiệm thu Định nghiã 0 Chuyển giao Hợp đồng "Ra'' quyết định Kết thúcThực hiệnHoạch định 10 ĐỊNH NGHĨA QUẢN TRỊ DỰ ÁN ° Quản trị dự án là tiến trình quản lý và định hướng những nổ lực và những nguồn lực để đạt được những mục tiêu dự án trong sự ràng buộc về thời gian, chi phí, sự hạn chế về đội ngũ và sự thoả mãn của các thành viên có liên quan ° “Quản trị dự án là việc ứng dụng kiến thức, các kỹ năng, các công cụ và kỹ thuật quản trị để các hoạt động dự án đáp ứng những yêu cầu cuả dự án”. (PMI*, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000) *The Project Management Institute (PMI) is an international professional society. Their web site is www.pmi.org. 11 BỘ BA RÀNG BUỘC CỦA QUẢN TRỊ DỰ ÁN Quản trị dự án thành công là đáp ứng ba mục tiêu này và thoả mãn kỳ vọng của khách hàng 12 Bộ ba ràng buộc  Mỗi dự án được ràng buộc theo nhiều cách khác nhau bởi chính nó:  Phạm vi : Cái gì mà dự án cố gắng hoàn thành  Thời gian: Bao lâu thì dự án sẽ thực hiện xong  Chi phí : Chi phí là bao nhiêu  Nhiệm vụ của nhà quản lý dự án là cân đối ba mục tiêu thường hay cạnh tranh nhau này 13 PMI PMBOK Project management Body of Knowledge 14 THÀNH VIÊN CÓ LIÊN QUAN Những người hoặc những nhóm người mà - Có những mối quan tâm (trực tiếp hoặc gián tiếp) đến sự thành công hay thất bại của dự án - Có thể có ảnh hưởng đến sự thành công hoặc thất bại đối với việc thực hiện dự án Họ là ai ? - Chủ sở hữu dự án/ Nhà tài trợ - Đội dự án - Đội ngũ hổ trợ dự án - Khách hàng - Những người sử dụng cuối cùng - Các nhà thầu/Nhà thầu phụ/Nhà cung cấp - Chính phủ và những người có quyền lực ở địa phương,… 15 9 LĨNH VỰC KIẾN THỨC QUẢN TRỊ DỰ ÁN Các lĩnh vực kiến thức mô tả những năng lực then chốt mà các nhà quản lý dự án phải phát triển  4 lĩnh vực kiến thức nòng cốt hướng đến các mục tiêu dự án riêng biệt (Phạm vi, thời gian, chi phí và chất lượng)  4 lĩnh vực kiến thức tạo sự thuận lợi là những phương tiện mà thông qua đó các mục tiêu dự án có thể đạt được (quản lý nguồn nhân lực, quản lý truyền thông, quản lý rủi ro và quản lý mua sắm)  1 lĩnh vực kiến thức (quản lý hợp nhất dự án) tác động và bị tác động bởi tất cả các lĩnh vực kiến thức khác 16 CÁC CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT QUẢN TRỊ DỰ ÁN  Các công cụ và kỹ thuật quản trị dự án trợ giúp nhà quản lý dự án và đội của họ trong những khía cạnh khác nhau của quản trị dự án  Một vài công cụ và kỹ thuật cụ thể:  Định nghĩa dự án và cấu trúc phân việc-WBS (phạm vi)  Sơ đồ Gantt, sơ đồ mạng, phân tích lộ trình tới hạn (Thời gian)  Ước lượng chi phí và quản lý giá trị kiếm được (chi phí) 17 QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÓ MỐI LIÊN HỆ NHƯ THẾ NÀO VỚI NHỮNG MÔN HỌC KHÁC Các nhà quản lý dự án cũng phải có kiến thức và kinh nghiệm trong  Quản trị tổng quát  Lĩnh vực ứng dụng của dự án 18 CÁC CHỨC NĂNG QTDA ĐỊNH NGHĨA (Define) - Phạm vi, các mục tiêu, các ràng buộc, các rủi ro - Các điểm mốc, các chi tiết kỹ thuật và hợp đồng HOẠCH ĐỊNH (plan) - Các hoạt động : kết quả, lịch trình, nguồn lực, thành quả kỳ vọng - Nhân sự : Ai, tổ chức, sự phân công trách nhiệm và quyền lực - Kế hoạch quản trị rủi ro và cơ chế kiểm soát KIỂM SOÁT (Control) - Đo lường sự tiến bộ - Truyền thông (communication) - Các hoạt động điều chỉnh Kiểm soát = Giám sát + So sánh + Điều chỉnh KẾT THÚC (close) - Kết thúc tất cả những hợp đồng và quyết toán - Báo cáo chuyển giao cuối cùng 19 KHỞI SỰ DỰ ÁN Phần lớn các dự án được phát triển qua các giai đoạn tương tự sau : ° Nhận dạng và đánh giá nhu cầu (hoặc cơ hội) đối với dự án ° Hình thành và thoả thuận các mục đích, mục tiêu, các cam kết và các chiến lược của dự án ° Xác định phạm vi dự án và chuẩn bị kế hoạch quản lý mục tiêu ° Tìm kiếm sự chấp nhận và sự ủng hộ của các thành viên có liên quan ° Ban hành các giới hạn, các giả định và tiêu chuẩn hoàn thành dự án ° Chuẩn bị thiết kế dự án (tài liệu dự án) và phê chuẩn 20 HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN ° Mô tả phạm vi và các hoạt động, kết quả và các đặc điểm ° Ước lượng thời gian, chi phí và những nguồn lực khác ° Lập tiến độ các hoạt động dự án ° Nhận dạng các hoạt động tới hạn ° Xác định nhu cầu nhân sự và tuyển dụng nhân viên cho dự án ° Tổ chức đội dự án và phân công công việc/trách nhiệm/quyền hạn ° Hoạch định việc kiểm soát và giám sát dự án ° Viết văn kiện dự án (và đạt được sự chấp thuận) ° Đàm phán và ký kết hợp đồng 21 KIỂM SOÁT DỰ ÁN ° Thiết lập các công cụ kiểm soát và giám sát ° Đo lường tiến trình và kết quả thực hiện ° Thông tin cho các thành viên có liên quan ° Hiệu chỉnh các vấn đề và giải quyết các mâu thuẩn 22 KẾT THÚC DỰ ÁN ° Đạt được sự chấp nhận của khách hàng và các thành viên có liên quan ° Cung cấp tài liệu về kết quả thực hiện dự án, các chi tiêu và các kết quả ° Sắp xếp nguyên vật liệu và thiết bị còn lại, và giải tán đội dự án ° Đánh giá sự ủng hộ cần thiết tiếp theo ° Chuẩn bị báo cáo cuối cùng 23 CÁC LỢI THẾ CỦA VIỆC SỬ DỤNG QTDA CHÍNH THỨC  Kiểm soát tài chính, vật lực và nguồn nhân lực tốt hơn  Các mối quan hệ với khách hàng được cải thiện  Thời gian phát triển ngắn hơn  Các chi phí thấp hơn  Chất lượng cao hơn và độ tin cậy được gia tăng  Lợi nhuận biên tế cao hơn  Năng suất được cải thiện  Điều phối nội bộ tốt hơn  Tinh thần làm việc của nhân lực cao hơn 24 Câu hỏi thảo luận Điều gì (hoặc điều kiện gì) là quan trọng nhất mà bạn cần để dự án của bạn thành công? 25 CÁC NHÓM YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN Năng lực Môi trường có thể có Sự mong muốn Thuộc cá nhân:Kiến thức, các kỹ năng, kinh nghiệm,… Thuộc tổ chức: Quản lý, tổ chức, công nghệ, truyền thông -Sự ủng hộ của quản lý cấp cao - Sự ủng hộ của các thành viên quan trọng -Điều kiện bên ngoài tổng quát,.. - Hiểu biết, thoả thuận và cam kết đối với các mục đích - Lợi ích tương xứng - Thái độ,... 26 NHỮNG TRỞ LỰC TRONG QUẢN TRỊ DỰ ÁN ° Mục tiêu và nhiệm vụ của dự án không rõ ràng ° Độ phức tạp của dự án ° Yêu cầu đặc biệt của khách hàng ° Cấu trúc lại tổ chức ° Rủi ro trong dự án - Thay đổi công nghệ - Kế hoạch và giá cả cố định 27 CÁC LÝ DO PHỔ BIẾN ĐỐI VỚI SỰ THẤT BẠI CỦA DỰ ÁN ° Chỉ có đội dự án quan tâm đến kết quả cuối cùng ° Không có ai chỉ huy ° Kế hoạch dự án thiếu cấu trúc và chi tiết ° Nguồn lực được phân bổ không thích hợp ° Kiểm soát và Giám sát không hiệu quả và không đầy đủ ° Truyền thông không hiệu quả và không đầy đủ ° Những sai lầm của dự án bắt nguồn từ mục đích ban đầu của nó 28 NHỮNG QUY LUẬT CỦA QTDA(1) 1. Không có một dự án quan trọng nào được làm đúng thời gian, trong mức ngân sách và với cùng một đội ngũ mà đã bắt đầu nó, Dự án của bạn cũng không phải là cái đầu tiên 2. Dự án tiến triển một cách nhanh chóng cho đến khi nó hoàn thành được 90%, sau đó nó sẽ duy trì ở mức hoàn thành 90% mãi mãi 3. Một lợi thế của những mục tiêu dự án không rõ ràng là nó để cho bạn tránh được sự lúng túng trong việc ước lượng các chi phí tương ứng 4. Khi mọi thứ đang tốt, thì một vài thứ sẽ sai. Khi mọi thứ không thể nào xấu, thì nó sẽ .... Khi mọi thứ xuất hiện dường như tốt hơn, bạn đã có cường điệu vài điều 29 NHỮNG QUY LUẬT CỦA QTDA(2) 5. Nếu nội dung dự án được phép thay đổi một cách tự do, thì tỷ lệ thay đổi sẽ cao hơn tỷ lệ tiến bộ của dự án 6. Không có một hệ thống nào là hoàn toàn không có lỗi. Sự cố gắng khắc phục lỗi của hệ thống sẽ không tránh khỏi việc dẫn đến một lỗi mới mà nó rất khó tìm thấy. 7. Một dự án được hoạch định một cách cẩu thả sẽ làm thời gian dài hơn gấp ba lần thời gian kỳ vọng; Một dự án được hoạch định một cách cẩn thận sẽ chỉ kéo dài gấp hai lần 8. Đội dự án ghét cay ghét đắng việc báo cáo tiến trình bởi vì nó biểu lộ một cách rõ ràng sự chậm trễ tiến trình của họ 30 Bạn có thể áp dụng quản trị dự án vào nhiều lĩnh vực  Quản trị dự án ứng dụng vào công việc chẳng khác gì các dự án cá nhân  Quản trị dự án ứng dụng vào nhiều ngành kiến thức khác nhau (IT, Xây dựng, Tài chính, Thể thao, Hoạch định sự kiện, v.v.)  Các kỹ năng quản trị dự án có thểgiúp ích trong cuộc sống hàng ngày 31 TẠI SAO HỌC QUẢN TRỊ DỰ ÁN ?  Dự án ở mọi nơi, vì vậy bạn sẽ có một cơ hội tốt tham gia các dự án với vai trò thiết kế, thẩm định, thực hiện, quản lý và giám sát dự án một ngày nào đó  Dự án càng ngày càng được xem như một khối làm sẵn trong việc thiết kế và thực hiện các chiến lược cuả tổ chức, tạo ra những sản phẩm mới, những dịch vụ và các thay đổi tổ chức.  Sự thách thức của QTDA là tạo ra một trường học lý tưởng cho việc huấn luyện và đào tạo những nhà lãnh đạo tương lai  QTDA cung cấp cầu nối tốt cho những kỹ sư, những nhà chuyên môn mà họ” tốt nghiệp” để làm nhà quản lý trong các tổ chức 32 NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN  Cá nhân chung cuộc chịu trách nhiệm về sự thành công hay thất bại của dự án  Nhà quản lý dự án đặc cách. Một cá nhân được giao đảm nhận vai trò của nhà quản trị dự án theo cơ hội và nhu cầu của tổ chức, thay vì theo thiết kế hoặc qua sự lựa chọn theo con đường nghề nghiệp 33 VÍ TRÍ CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN TRONG BỐI CẢNH CHUNG CỦA DỰ ÁN Đội dự án (Project Team) Can dự viên bên ngoài (External Stakeholders) Tổ chức mẹ (Parent Organization) - Quản lý cấp cao - Các giám đốc chức năng - Khách hàng-đối tác-người sử dụng cuối cùng -Chủ nợ-nhà tài trợ -Chính quyền,và công chúng địa phương -Nhà thầu/Thầu phụ/nhà cung cấp -Các cố vấn, tư vấn -phương tiện truyền thông 34 CÁC TRÁCH NHIỆM VỚI TƯ CÁCH LÀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN  Dự án  Tổ chức mẹ  Đội dự án  Chính họ 35 NHIỆM VỤ CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN  Sắp xếp các nguồn lực để hoàn thành dự án đúng thời gian, trong mức ngân sách và với những chi tiết cụ thể  Liên hệ trực tiếp với khách hàng và phải quản lý cân đối giữa kỳ vọng của khách hàng và khả năng thực hiện  Cung cấp sự hướng dẫn, sự phối hợp và sự hợp nhất đối với đội dự án  Bảo đảm sự đánh đổi thích hợp giữa thời gian, chi phí và các yêu cầu về thành quả của dự án 36 CÁC VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN • Đạo diễn • Nhà đàm phán • Huấn luyện viên • Điều phối viên,… 37 CÁC THÁCH THỨC MÀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÓ THỂ SẼ ĐỐI MẶT  Bẫy trách nhiệm đối với quyền hạn  Aùp đặt các đích không hiện thực  Nhấn mạnh thường xuyên vào chức năng  Bẫy trách nhiệm kép 38 CÁC KỸ NĂNG ĐỀ NGHỊ ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN  Nhà quản lý dự án cần có các kỹ năng khác nhau  Họ nên thích nghi với sự thay đổi  Hiểu biết các tổ chức và những người trong tổ chức mà họ làm việc, và  Có thể lãnh đạo đội hoàn thành các mục tiêu dự án  Nhà quản lý dự án cần cả các kỹ năng “cứng” và “mềm”:  Kỹ năng cứng bao gồm kiến thức về sản phẩm và và biết làm thế nào để sử dụng các công cụ và kỹ thuật quản trị dự án khác nhau  Kỹ năng mềm bao gồm khả năng làm việc với những loại người khác nhau (Các kỹ năng con người) 39 CÁC KỸ NĂNG ĐỀ NGHỊ ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN  Kỹ năng giao tiếp: Lắng nghe, thuyết phục  Các kỹ năng tổ chức: Hoạch định, đặt mục tiêu, phân tích  Các kỹ năng xây dựng đội: Sự thấu cảm, động viên, tinh thần đồng đội  Các kỹ năng lãnh đạo: đưa ra các ví dụ, mạnh mẽ, có tầm nhìn (bức tranh tổng thể), biết uỷ quyền, quả quyết  Các kỹ năng đối phó: linh hoạt, sáng tạo, nhẫn nại, kiên trì  Các kỹ năng kỹ thuật: kinh nghiệm, kiến thức về dự án 40 CHỌN LỰA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Biết tổng quát > chuyên sâu (Generalist > Specialist) Đầu óc tổng hợp > đầu óc phân tích (Synthesizer > Analyst) Người làm cho mọi việc dễ dàng > Giám sát ( sẵn sàng hợp tác) (Facilatator > Supervisor) 41 NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CÁ NHÂN MONG MUỐN CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN  Suy nghĩ như một chuyên viên bách khoa  Chịu đựng cao đối với sự mơ hồ và tính không chắc chắn  Tính trung thực và tính chính trực  Có sức thuyết phục  Kiên quyết; quyết đoán  Tự nhận thức/biết suy nghĩ  Cởi mở và dễ gần  Sắc sảo về chính trị  Có kinh nghiệm vững chắc về kỹ thuật