Qui trình hoạt động quan hệ công chúng

qui trình hoạt động quan hệ công chúng? truyền thông Lý thuyết Truyền thông N guồn tin N guồn tin M ã hóa M ã hóa Thông điệp Thông điệp G iảim ã G iảim ã N hận tin N hận tin S E Phản hồi Mạch Truyền thông M D R Phản hồi Nguồn tin • Nguồn tin xuất phát từ nhân vật trung tâm hoặc tổ chức truyền tin • Không thể đảm bảo rằng thông tin đó được người thu nhận hiểu một cách tương ứng • Có thể dùng cử chỉ, âm vực và âm lượng để tạo nhấn mạnh đặc biệt Mã hóa • Những gì nguồn tin muốn liên hệ đến phải được chuyển tải từ ý tưởng bên trong thành một nội dung giao tiếp- • Từ/Ngữ nghĩa: 9 Một từ được hiểu khác nhau bởi những người khác nhau 9 Từ ngữ liên tục thay đổi về nghĩa và cách sử dụng 9 Từ ngữ được dùng trong giai đoạn mã hóa sẽ tác động nhiều đến thông điệp đầu ra khi dùng để giao tiếp với người nhận tin. Thông điệp • Đa dạng các phương tiện truyền thông: phát biểu cá nhân, báo, tạp chí, thông cáo báo chí, họp báo, bản tin phát thanh-truyền hình, hội thảo gặp mặt • 3 cách diễn giải thông dụng hơn, đó là: 9 Nội dung chính là thông điệp 9 Phương tiện chính là thông điệp 9 Con người (chủ thể, đối tượng) chính là thông điệp Giải mã • Sau khi được truyền tải, một thôngđiệp cần thiết phải được giải mã bởi người nhận tin trước khi họ có hành động hay phản ứng • Người nhận tin giải mã thông điệp như thế nào phụ thuộc nhiều vào nhận thức của người đó • Thiên lệch trong nhận thức của cá nhân xuất phát từ nhiều yếu tố: các khuôn mẫu áp dụng, các biểu tượng sử dụng, ngữ nghĩa, áp lực trong cùng nhóm, kênh truyền thông được sử dụng Người nhận tin • Truyền thông không diễn ra nếu một thông điệp không được truyền tải đến đối tượng mục tiêu hoặc không đạt được tác động mong đợi • Ngay cả khi thông điệp được người nhận tin hiểu một cách rõ ràng thì cũng chưa thể đảm bảo rằng phản ứng và hành động của họ sẽ theo mong đợi. Thực tế, một thông điệp có thể tạo ra những tác động như sau: 9 Làm thay đổi thái độ - quan điểm 9 Tạo ra thái độ - quan điểm 9 Tạo ra nghi ngờ 9 Cũng có thể chẳng tạo ra điều gì Phản hồi • Phản hồi là thành phần đặc biệt quan trọng trong chuỗi truyền thông • Người truyền thông phải nhận được phản hồi của người nhận tin để biết xem những thông điệp nào đã được truyền tải và thông điệp nào chưa được tiếp nhận, giúp họ tạo cấu trúc hợp lý nhất cho các thông điệp tương lai. Các dạng truyền thông • Quan hệ với nhân viên • Quan hệ với báo chí • Quan hệ với các nhà đầu tư, cổ đông • Quan hệ với cộng đồng • Quan hệ với khách hàng • Quan hệ với chính quyền, cơ quan điều phối và quản lý hoạt động Quan hệ với nhân viên • Họp, gặp mặt tay đôi • Thư tín tạp chí, bảng thông tin nội bộ • Tài liệu và phản hồi trong đào tạo • Các bài phát biểu • Mạng nội bộ • Các sự kiện nội bộ đặc biệt (thi đấu thể thao, đi nghỉ, lễ hội cuối năm Quan hệ với giới truyền thông • Phát hành thông cáo báo chí, tài liệu báo chí (media kits), thư từ ngẫu nhiên, tuyên bố dịch vụ • Phỏng vấn, phát biểu, câu chuyện thương mại • Tiếp xúc cá nhân, xây dựng quan hệ, các chuyến đi làm quen • Họp báo, gặp gỡ báo chí… Quan hệ với cổ đông, nhà đầu tư • Báo cáo thường niên, tạp chí thư từ, họp hàng năm • Mạng nội bộ, trang web Quan hệ cộng đồng • Quyên góp và tài trợ, hoạt động tình nguyện, diễn văn trước công chúng, các chuyến thăm mở rộng • Họp mặt trực tiếp Quan hệ với chính quyền • Gặp mặt chính thức và không chính thức, tham gia các chương trình hỗ trợ, giải thích và vận động hành lang Quan hệ với khách hàng • Sự kiện đặc biệt, phát hành thông tin định kỳ, xây dựng cơ chế phản hồi, trả lời các cuộc gọi, xây dựng và quản lý đường dây nóng