Qui trình thu thập dữ liệu thông qua phiếu hỏi

QUI TRÌNH THU THẬP DỮ LIỆU th«ng qua phiÕu háiKhái niệm qui trỡnh thu thập dữ liệu Qui trình thu thập dữ liệu là các bước kế hoạch cần thực hiện nhằm thu thập dữ liệu theo nội dung, hình thức và thời gian biểu xác định.Các bước trong qui trình thu thập dữ liệu1. Xác định chuẩn dữ liệu 2. Xác định nguồn dữ liệu 3. Xác định phương pháp thu thập 4. Thiết kế công cụ5. Thử nghiệm công cụ6. Huy động và tập huấn nhân lực thu thập dữ liệu 7. Thu thËp d÷ liÖu (Gửi phiếu phỏng vấn, Nhận phiếu, Kiểm tra)8. Làm sạch 9. Nhập dữ liệuCác bước trong qui trình thu thập dữ liệu 1. Xác định chuẩn dữ liệu: Xác định các dữ liệu cần thu thập căn cứ trên yêu cầu sử dụng thông tin/ các chỉ số cho trước. Dữ liệu cần được thể hiện theo chuẩn và thể hiện qua:Tên dữ liệu Các giá trị định lượng hay mô tả được của dữ liệu2. Xác định nguồn thu thập dữ liệu:Xác định từ đâu có thể thu thập các dữ liệu dự kiến.Nguồn dữ liệu có thể là:- Dữ liệu từ thống kê đã công bố.- Dữ liệu có được do điều tra (như điều tra dân số, lao động, việc làm)- Dữ liệu qua hệ thống báo cáo định kỳ.3. Xác định phương pháp thu thập- Phương pháp phổ biến được dùng nhiều trong thực hành trên thế giới và ở Việt Nam là phương pháp điều tra mẫu thực tế thông qua phiếu hỏi- Tuỳ theo số lượng của đối tượng điều tra mà người ta chọn độ lớn của mẫu (mẫu chiếm bao nhiêu % của đối tượng điều tra).4. Thiết kế công cụCông cụ phổ biến thu thập dữ liệu là:- Các mẫu biểu chuẩn (Form)- Các phiếu hỏi (Questinonnaire) gián tiếp và trực tiếp (dùng cho phỏng vấn).- Các phiếu hỏi thông qua thư bưu điện. Trong những năm gần đây với việc sử dụng rộng rãi máy tính trong thu thập và xử lý thông tin người ta có luôn lưu ý sao cho các mẫu biểu trên máy tính có khuôn dạng tương tự như khuôn dạng giấy. 5. Thử nghiệm công cụ Thử nghiệm tính khả thi của công cụ trên đối tượng người điều tra và người được điều tra.- Đọc, hiểu, hướng dẫn, trả lời và nhập dữ liệu.- Không đa nghĩa, dễ dàng chuyển tải và lưu trữ. 6. Huy động và tập huấn nhân lực thu thập dữ liệuCơ cấu tổ chức thu thập dữ liệu bao gồm:- Ban điều hành.- Các nhóm điều tra- Nhóm giám sát- Nhóm “làm sạch” dữ liệuDo vậy, cơ cấu nhân lực gồm:- Trưởng ban điều hành + thành viên Ban điều hành.- Các nhóm trưởng điều hành.- Đội ngũ điều tra viên- Đội ngũ giám sát viên- Đội ngũ nhập/ “làm sạch” dữ liệuNội dung tập huấn:- Mục tiêu, nhiệm vụ điều tra.- Kế hoạch điều tra- Cơ cấu tổ chức – giám sát- Qui trình thu thập- Công cụ và cách sử dụng- Các qui định, hướng dẫn, báo cáo 7. Thu thập dữ liệuLà hoạt động chủ đạo và tốn nhiều thời gian công sức nhất.Hoạt động gồm:- Gửi phiếu- Phỏng vấn- Thu nhận phiếu- Liên hệ làm rõ (nếu cần).- Kiểm tra giám sát độ chính xác và bao quát dữ liệu thông qua điều tra lại mẫu (phúc tra) và kiểm tra chéo. 8. Làm sạch vµ nhập dữ liệuBước này nhằm làm tăng độ chuẩn xác của dữ liệu thu thập và thường được tiến hành nhờ:- Loại bỏ những phiếu sai qui cách.- Làm rõ nghĩa và bổ sung những phiếu có thể hoàn thiện hoặc phục hồi.Có thể nhập dữ liệu:- Thẳng vào các phần mềm chuyên dụng cho điều tra xã hội/ thống kê như SPSS hay các phần mềm có chức năng tương tự.- Hoặc thông qua một phần mềm nhập dữ liệu chuyên dụng trung gian nhằm hạn chế tối đa sự sai lệch.- Có thể tiến hành nhập cùng một dữ liệu tới hai hoặc nhiều lần (do những người nhập tin được hoán đổi thực hiện) để hạn chế sai sót do người nhập. Thiết kế công cụ thu thập dữ liệuPhân biệt các loại công cụ không phải là phiếu hỏi.Sự đa dạng của dữ liệu dẫn tới sự phong phú của các hình loại công cụ để thu thập chúng. Các công cụ phụ thuộc vào “chất liệu” làm nên dữ liệu và phương thức lưu giữ, chuyển tải chúng.Các công cụ có thể được phát triển trên cơ sở âm thanh (máy ghi âm) hình (máy quay video), văn bản (phiếu hỏi) hoặc kết hợp các cơ sở trên (công cụ trên web) Tuy nhiên, trong các công cụ sử dụng, phiếu hỏi vẫn là một công cụ phổ biến do tính tiện dụng và đại trà.Phiếu hỏi (Questionnaire) là gì?Phiếu hỏi là công cụ, thường được chuẩn bị dưới dạng văn bản, nhờ nó ta có thể thu thập các dữ liệu từ các đối tượng cung cấp thông tin là cá nhân hay đại diện cho tổ chức.Có các loại phiếu hỏi nào?Theo “chất liệu” tạo nên phiếu hỏi người ta có:- Phiếu hỏi truyền thống (được thể hiện trên giấy).- Phiếu hỏi điện tử (gửi qua đĩa mềm, mạng máy tính hay Internet).Theo “phương thức hỏi” ta có:- Phiếu hỏi/ phỏng vấn trực tiếp.- Phiếu hỏi qua thư.- Phiếu hỏi qua Internet. Trong các loại trên, tại Việt Nam, phiếu hỏi trên giấy với phương thức hỏi – phỏng vấn trực tiếp vẫn là phổ biến nhất và nó cũng là cơ sở cho các loại phiếu hỏi khác.* Các yêu cầu về phiếu hỏi:- Dễ đọc- Hiểu được- Trả lời được- Không gây nhầm lẫn và thuận lợi khi nhập dữ liệuCác bước thiết kế phiếu hỏi 1. Nghiên cứu yêu cầu thông tin/các chỉ sốBạn đã rõ ràng các yêu cầu thông tin chưa? Có cần thảo luận thêm với những người ra yêu cầu?Các chỉ số đã rõ ràng chưa? Liệu bạn có thể đo đạc chúng được không? 2. Xác định các dữ liệu tạo nên chỉ sốCác dữ liệu sẽ thu thập đã đủ để tạo ra các chỉ số? Liệu dữ liệu này có thể thay thế các dữ liệu đã thu thập?Dữ liệu này còn có thể dùng cho chỉ số nào khác nữa? (hãy suy nghĩ về tính đa mục tiêu của dữ liệu trong phiếu hỏi) 3. Biên soạn câu hỏi để thu thập dữ liệuBạn đã tự đặt mình vào vị trí người trả lời phiếu hỏi khi thiết kế chúng chưa?Câu hỏi đặt ra đã trong sáng chưa?Câu hỏi thì dễ còn câu trả lời thì sao?Lựa chọn câu hỏi đóng/câu hỏi mở ? 4. Thiết kế các vị trí trả lờiViệc trả lời đã thật thuận tiện chưa?Bạn đã thử dùng các hình thức: “chọn đáp án – multi-choice”, thang đánh giá có sẵn...? 5. Xắp đặt câu hỏi và các vị trí trả lờiBạn có tuân thủ nguyên tắc ‘trái – phải; trên – dưới’Liệu người trả lời có bị nhầm vị trí trả lờiCác hàng, cột của phiếu có thẳng hàng? 6. Xắp xếp tổng thể – biên soạn tên và yêu cầu thực hiện phiếu hỏiPhiếu hỏi trông đã thực sự hài hòa chưa?Bạn đã hỏi đồng nghiệp cho nhận xét về hình thức của phiếu?Bạn đã giành thời gian để đặt tên phiếu và yêu cầu thực hiện phiếu? Một số lưu ý khi thiết kế phiếu hỏi- Hãy đừng quên từ “cảm ơn” trong phiếu hỏi để thể hiện sự kính trọng của bạn đối với thời gian và công sức của người trả lời.- Những câu như “Việc bạn trả lời Phiếu hỏi này sẽ góp phần giảm đói nghèo và bệnh tật của đồng bào” sẽ khích lệ việc trả lời.- Hãy tạo ra các điểm nhấn thị giác (Màu sắc, in đậm, gạch chân, viết ngiêng, hình ảnh) để gây sự chú ý. Tuy nhiên, chớ nên lạm dụng chúng.- Nên tránh dùng từ “Phiếu điều tra” để đặt tên Phiếu hỏi.- Nếu cần có gợi ý thì gợi ý phải được đặt ngay sau câu hỏi (không đặt ở cuối trang).- Hãy ghi nhớ “một trang tốt hơn hai trang”, “Hai trang tốt hơn ba trang” (Giảm tối đa số trang của phiếu trong khả năng có thể).Một số lưu ý khi viết câu hỏiViết câu hỏi càng rõ ràng càng tốt, sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tránh cấu trúc câu phức tạpViết các câu hỏi theo kiểu đóng càng nhiều càng tốtĐịnh nghĩa bất kỳ thuật ngữ nào bạn cho là mơ hồ, khó hiểu đối với người trả lờiTránh các câu hỏi dẫn đến hoặc chứa đựng các định kiếnCâu hỏi cụ thể càng tốt, ví dụ thay vì hỏi ‘ban có học thường xuyên không?’ thì nên hỏi ‘bạn cam kết học bao nhiêu giờ một ngày?’Trong trường hợp câu hỏi không nhất thiết phải trả lời hãy đưa phương án ‘tôi không biết’ cho người trả lờiNếu sử dụng câu hỏi có phương án trả lời đúng/sai hãy kiểm tra chỉ có thể trả lời đúng/sai hay có phương án ngoại lệKhi thiết kế câu hỏi nên tránh dùng các từ như ‘luôn luôn’, ‘không bao giờ’ vì sẽ không khuyến khích người trả lời chọn từ các phương án cho sẵn.Các kiểu loại câu hỏiCâu hỏi đóng: Một danh sách các trả lời được cung cấp trước.Lợi ích: Người trả lời có thể trả lời chính xác hơn theo các lựa chọn cho sẵnNgười nghiên cứu có thể giải thích các câu trả lời chính xác hơn theo các lựa chọn cho trướcCác câu trả lời mang tính phân tích hơn Cần dữ liệu gốc2. Câu hỏi mở: Không có câu trả lời được cung cấp trướcLợi ích:Có thể có các trả lời không dự kiến trướcCó thể miêu tả sát hơn các quan điểm thực tế của người trả lờiNgười trả lời muốn trả lời một số câu hỏi theo từ ngữ của họThích hợp khi danh sách các trả lời có thể thu được rất dàiBài tập thực hànhAnh/chị hãy thiết kế công cụ để đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong các trường phổ thông hiện nay.