Quy tình lựa chọn nhà thầu phụ

1.                   Mục đích: Thống nhất quy định cách thức thực hiện triển khai công tác lựa chọn nhà thầu phụ (thi công xây lắp) phục vụ cho quá  trình thi công dự án, công trình của Công ty Mẹ. 2.                   Phạm vi áp dụng:             Đối với các nhà thầu phụ tham gia thi công dự án, công trình do Công ty Mẹ là chủ đầu tư hoặc là nhà thầu chính. 3.         Tài liệu liên quan: -                      Luật Xây dựng ngày 26/11/2003, các văn bản pháp quy Nhà nước liên quan. -                      Quy trình liên quan: Quy trình kiểm soát tài liệu - QT.02 A; quy trình kiểm soát hồ sơ - QT.03 A; quy trình thi công chung - QT.02B. 4.         Định nghĩa: -           Lựa chọn nhà thầu phụ (thi công xây lắp) là quá trình tìm kiếm, xem xét, đánh giá nhằm xác định được các đơn vị, tổ chức, cá nhân (nếu có) có đủ năng lực, đáp ứng các yêu cầu của Công ty Mẹ về chất lượng, tiến độ, giá thành xây dựng dự án, công trình...để tham gia thi công công trình, hạng mục công trình do Công ty Mẹ là chủ đầu tư, nhà thầu. -                      Hình thức lựa chọn nhà thầu phụ: Là hình thức lựa chọn nhà thầu bằng cách chỉ định hoặc xét chọn trực tiếp nhà thầu phụ. 5.            Nội dung: 5.1.             Quy định chung: 5.1.1.        Quy định trách nhiệm: -           Tổng Giám đốc hoặc người được uỷ quyền:  +  Chỉ đạo, kiểm tra hoạt động lựa chọn nhà thầu.        +  Xem xét và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu phụ. -                      Đơn vị, cá nhân được giao trách nhiệm lựa chọn nhà thầu phải:        +  Tổ chức, triển khai hoạt động này theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn được giao;        +  Đảm bảo việc lựa chọn nhà thầu phụ được thực hiện khách quan, chính xác;        +  Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về kết quả lựa chọn nhà thầu phụ. -                      Các đơn vị chức năng trong Công ty Mẹ: Có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị (được giao trách nhiệm lựa chọn nhà thầu) trong quá trình triển khai hoạt động lựa chọn nhà thầu. 5.1.2.        Quy định về lựa chọn nhà thầu phụ: Hình thức lựa chọn nhà thầu tuân thủ theo các quy định trong các văn bản pháp quy hiện hành của Nhà nước về đấu thầu công trình và tuỳ thuộc vào đặc điểm, tính chất, quy mô gói thầu, hạng mục, công việc thi công. -         Chỉ định trực tiếp nhà thầu phụ được thực hiện khi:        +  Gói thầu, hạng mục, công việc thi công trong diện được chỉ định thầu;        +  Đơn vị thực hiện là các xí nghiệp trực thuộc Công ty Mẹ;        +  Chỉ có duy nhất một Nhà thầu phụ có đủ năng lực thực hiện gói thầu hạng mục, công việc đó. -          Xét chọn trực tiếp nhà thầu phụ được thực hiện khi:        +  Gói thầu, hạng mục, công việc thi công trong diện được chỉ định thầu;        +  Có từ hai nhà thầu phụ có năng lực thực hiện gói thầu đó trở lên. 5.1.3.        Kiểm soát nhà thầu phụ: Đơn vị, cá nhân được giao trách nhiệm lựa chọn nhà thầu phụ phải:        +  Lập danh sách nhà thầu xây lắp có mối quan hệ hoặc liên quan đến thi công xây lắp công trình. Danh sách nhà thầu xây lắp lập theo biểu mẫu BM.03B.01.        +  Thường xuyên thu thập, cập nhật thông tin về nhà thầu cũ và nhà thầu mới vào danh sách cũng như loại bỏ các nhà thầu không đáp ứng yêu cầu của Tổng Công ty. Lập phiếu thu thập thông tin về nhà thầu theo biểu mẫu BM.03B.02.        +  Việc theo dõi, kiểm tra, đánh giá các nhà thầu trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng như đánh giá lại nhà thầu sau khi kết thúc hợp đồng được thực hiện theo quy trình thi công chung - QT.02B. 5.1.4.   Các vấn đề liên quan: -         Trong một dự án (công trình), việc lựa chọn nhà thầu có thể bao gồm các hình thức lựa chọn khác nhau. -          Đối với từng dự án, công trình cụ thể, số lượng, nội dung, trình tự các bước thực hiện được xác định theo đề xuất của đơn vị, phòng, ban chức năng và được Giám đốc hoặc người được uỷ quyền phê duyệt. -                      Trong một số trường hợp, việc lựa chọn nhà thầu (một phần hoặc toàn bộ) sẽ do tổ chức, chuyên gia tư vấn được Tổng Công ty thuê thực hiện. Việc lựa chọn tổ chức, chuyên gia tư vấn đấu thầu được thực hiện theo QT.10A. 5.2.       Sơ đồ quá trình lựa chọn nhà thầu phụ: 5.3.      Mô tả: 5.3.1.   Bắt đầu:.     Đơn vị, cá nhân được giao trách nhiệm lựa chọn nhà thầu phụ căn cứ kế hoạch lựa chọn đơn vị tham gia thi công (đã được phê duyệt) tiến hành:        + Xem xét sơ bộ các tài liệu, hồ sơ công trình liên quan đến việc lựa chọn nhà thầuphụ.        + Phụ trách đơn vị phân công trách nhiệm thực hiện cho các bộ phân, cá nhân liên quan theo biểu mẫu BM.02A.03. 5.3.2.  Lập kế hoạch xét chọn nhà thầu:            Phụ trách đơn vị, cá nhân đuợc giao trách nhiệm triển khai hoạt động: -        Xem xét kỹ tài liệu, hồ sơ liên quan đến việc tổ chức triển khai thi công công trình:        +  Tài liệu, hồ sơ thiết kế, dự toán công trình đặc biệt các phần giao cho nhà thầu phụ thực hiện        +  Các văn bản pháp quy của Nhà nước, tiêu chuẩn, quy phạm áp dụng.        +  Các quy trình, quy định, hướng dẫn... do Công ty Mẹ ban hành. -          Lập kế hoạch triển khai công tác chọn nhà thầu phụ theo BM.03B.03 trong đó bao gồm các nội dung chính sau:        +  Yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng, tiến độ của gói thầu, hạng mục, công việc cần thuê nhà thầu phụ.        +  Điều kiện và yêu cầu cần thiết để nhà thầu phụ được đưa vào danh sách xét chọn.        +  Tiêu chí để chỉ định, xét chọn nhà thầu phụ .        +  Dự kiến kế hoạch tổ chức xét chọn. -        Bản kế hoạch được phụ trách đơn vị thi công chính, phòng ban chức năng kiểm tra lần cuối cùng trước khi trình Tổng Giám đốc hoặc Người được uỷ quyền xem  xét, phê duyệt. 5.3.3.        Triển khai kế hoạch: -          Căn cứ bản kế hoạch được phê duyệt và ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Tổng Công ty, đơn vị được giao trách nhiệm lựa chọn nhà thầu phụ triển khai ngay các hoạt động:         +  Xem xét, kiểm tra, đánh giá các nhà thầu phụ trên cơ sở các tài liệu, hồ sơ hiện đang lưu giữ tại đơn vị hoặc Công ty Mẹ như: Danh sách nhà thầu, sổ theo dõi hợp đồng, các báo cáo kết thúc hợp đồng với nhà thầu,...         +  Thu thập, bổ sung cập nhật các tài liệu, hồ sơ về các nhà thầu có trong danh sách nhà thầu do đơn vị lập.         + Tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với các nhà thầu liên quan đến các gói thầu, hạng mục, công việc thi công cần thuê hoặc tổ chức kiểm tra thực tế nhà thầu (nếu cần thiết).         + Tìm kiếm nhà thầu mới khi các nhà thầu trong danh sách không đáp ứng được yêu cầu của gói thầu, hạng mục, công việc thi công.         +  Xem xét, đánh giá sơ bộ qua tài liệu, hồ sơ để xác định các nhà thầu đủ điều kiện đưa vào danh sách lựa chọn. 5.3.4.  Xác định nhà thầu phụ:        -           Chỉ định trực tiếp nhà thầu phụ:  Tên nhà thầu phụ được xác định trên cơ sở:        +   Quyết định của Tổng Giám đốc hoặc Người được uỷ quyền.        +  Đề xuất của đơn vị, cá nhân (được giao trách nhiệm) được Tổng Giám đốc hoặc  Người được uỷ quyền phê duyệt -                      Xét chọn trực tiếp nhà thầu phụ:             Đơn vị được giao trách nhiệm xét chọn nhà thầu phụ phối hợp với các phòng chức năng tổ chức xem xét, đánh giá các nhà thầu phụ theo các tiêu chí đã được phê duyệt:       +  Đối với các xí nghiệp trực thuộc Công ty Mẹ, lập báo cáo đánh giá, và đề xuất tên xí nghiệp đáp ứng tiêu chí xét chọn. Báo cáo được lập theo biểu mẫu BM.03B.04       +  Đối với các nhà thầu phụ bên ngoài lập báo cáo đánh giá, và đề xuất tên tên nhà thầu được lựa chọn. Báo cáo được lập theo biểu mẫu BM.02B.05.       +  Báo cáo được thông qua phòng ban chức năng trước khi trình Tổng giám đốc phê duyệt. 5.3.5.   Phê duyệt: Tổng giám đốc hoặc Người uỷ quyền xem xét, phê duyệt các báo cáo và cho ý kiến chỉ đạo. 5.3.6. Công bố tên nhà thầu phụ chính thức được lựa chọn:          Đơn vị giao trách nhiệm triển khai các hoạt động sau:      +  Tiếp nhận các báo cáo được phê duyệt.      +  Phân phối văn bản này tới các đơn vị liên quan.      +  Chuẩn bị các tài liệu hồ sơ liên quan đến từng gói thầu, hạng mục, công việc thi công.      +  Thông báo tới Nhà thầu phụ được xét chọn và dự kiến kế hoạch triển khai trong thời gian tới. 5.           Hồ sơ:   -       Hồ sơ của hoạt động lựa chọn nhà thầu phụ bao gồm các văn bản của quá trình chỉ định và xét chọn nhà thầu phụ. -                  Hồ sơ lựa chọn nhà thầu phụ của Công ty Mẹ được lưu giữ tại:       +  Đơn vị được giao trách nhiệm lựa chọn nhà thầu phụ       +  Phòng ban chức năng -                 Thời gian lưu trữ là 05 năm kể từ khi đưa vào lưu trữ. 7.      Phụ lục:             Biểu mẫu trong quy trình                Danh sách nhà thầu xây lắp năm...:                                           BM.03B.01                Phiếu thu thập thông tin sơ bộ về nhà thầu:                                BM.03B.02                Kế hoạch lựa chọn nhà thầu:                                                     BM.03B.03                Biểu đánh giá, lựa chọn nhà thầu phụ bên ngoài:                         BM.03B 04