Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ

1.         Mục đích: Quy định phương pháp thống nhất trong việc tổ chức đánh giá chất lượng nội bộ hệ thống quản  lý chất lượng cuả Công ty Mẹ. 2          Phạm vi áp dụng: Quy trình này áp dụng cho việc đánh giá chất lượng nội bộ hệ thống quản lý chất lượng đối với toàn bộ hoạt động của Công ty Mẹ. 3          Tài liệu liên quan: Sổ tay chất lượng, nội dung các quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu áp dụng... 4.             Định nghĩa: -           Đánh giá chất lượng: Sự xem xét độc lập và có hệ thống nhằm xác định các hoạt động và kết quả liên quan đến chất lượng có đáp ứng được các quy định đã đề ra và các quy định này có được thực hiện một cách hiệu quả, thích hợp để đạt được các mục tiêu hay không ? -           Hệ thống chất lượng: Là cơ cấu tổ chức, trách nhiệm, thủ tục, quá trình và nguồn lực để thực hiện quản lý chất lượng. -                      Sự không phù hợp: Sự không thực hiện đúng các yêu cầu được quy định. 5.         Nội dung: 5.1.       Quy định chung: 5.1.1.    Mục tiêu đánh giá: -           Xác định sự phù hợp hay không phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng với các yêu cầu quy định. -           Xác định hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng để đáp ứng các mục tiêu chất lượng đã quy định. -           Xác định mức độ tuân thủ tài liệu hệ thống quản lý chất lượng đã ban hành của các đơn vị, cá nhân trong Công ty Mẹ sau một thời gian hoạt động sản xuất kinh doanh.  -        Có căn cứ đề xuất với lãnh đạo Tổng Công  ty cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. 5.1.2.    Trách nhiệm: a-         Đại diện chất lượng của Tổng Công ty: -                      Chỉ đạo Phòng kỹ thuật công nghệ trong hoạt động đánh giá chất  lượng nội bộ. -                     Xem xét, kiểm tra báo cáo về hoạt động đánh giá trước khi trình Tổng Giám đốc. b-       Phòng Kỹ thuật công nghệ: -          Đề xuất kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ từng phần hoặc toàn bộ Công ty Mẹ. -                    Tổ chức, triển khai hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ theo kế hoạch hoặc đề xuất được Tổng giám đốc phê duyệt. Thông báo đầy đủ, kịp thời kế hoạch đánh giá cho các đơn vị được đánh giá. -          Tham gia trực tiếp, chỉ đạo và phối hợp với các đơn vị trong quá trình đánh giá. c-         Đơn vị được đánh giá: -          Thông tin về cuộc đánh giá phải được phổ biến đầy đủ, kịp thời cho toàn đơn vị. -                      Phụ trách đơn vị phải trực tiếp  chỉ định các cá nhân có trách nhiệm trong đơn vị tham gia vào cuộc đánh giá -                      Cung cấp các nguồn lực cần thiết để đảm bảo quá trình đánh giá được thực hiện thuận lợi và hiệu quả. -                      Tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ đánh giá tiếp cận các phương tiện tài liệu, chứng cứ mà họ yêu cầu. -                      Xác nhận kết quả đánh giá của đoàn đánh giá. d-        Trưởng đoàn đánh giá: -          Chịu trách nhiệm về hoạt động và kết quả của cuộc đánh giá -                      Xem xét, điều chỉnh, bổ sung kế hoạch hoặc nội dung cuộc đánh giá chất lượng nội bộ  cho phù hợp với tình hình thực tế của từng nhóm hoặc toàn đoàn đánh giá. Thông báo và giải thích kịp các thay đổi trong quá trình đánh giá tới các nhóm đánh giá và đơn vị được đánh giá. -          Tiếp nhận, xử lý các thông tin trong quá trình đánh giá từ các nhóm đánh giá và thông báo kịp thời hoạt động của đoàn tới phòng kỹ thuật công nghệ hoặc Đại diện chất lượng trong suốt quá trình đánh giá. -          Tôn trọng, ủng hộ tính độc lập và tính trung thực của các nhóm đánh giá. e-         Trưởng nhóm đánh giá: -          Chịu trách nhiệm về hoạt động và kết quả đánh giá của nhóm. -                      Xác định, xác nhận sự phù hợp và không phù hợp trong hệ thống quản lý chất lượng hiện tại của bộ phận, đơn vị mà đoàn (nhóm) đánh giá. Thông báo và giải thích rõ các yêu cầu của việc đánh giá với bộ phận, đơn vị được đánh giá. -          Thông báo kịp thời hoạt động của nhóm cho Trưởng đoàn trong quá trình đánh giá. -          Tôn trọng, ủng hộ tính độc lập và tính trung thực của cán bộ đánh giá. f-             Cán bộ đánh giá: -           Chịu trách nhiệm về hoạt động và kết quả đánh giá của bản thân. -                      Xem xét tài liệu, xác định sự phù hợp và không phù hợp hệ thống quản lý chất lượng hiện tại được bản thân đánh giá. Thông báo và giải thích rõ các yêu cầu của việc đánh giá với bộ phận, đơn vị được đánh giá. -                      Thông báo kịp thời hoạt động đánh giá cho trưởng nhóm trong quá trình đánh giá. . Sơ đồ quá trình: 5.3.       Mô tả: 5.3.1.        Chuẩn bị đánh giá chất lượng nội bộ: -                      Đánh giá chất lượng nội bộ định kỳ: Được tổ chức  2 lần /1năm. Thời gian tiến hành đánh giá được xác định theo đề xuất  của phòng kỹ thuật công nghệ (được Đại diện chất lượng phê duyệt). -        Đánh giá chất lượng nội bộ đột xuất: Được thực hiện theo yêu cầu của Lãnh đạo Tổng Công ty hoặc đề xuất của đơn vị (được Đại diện chất lượng phê duyệt). -        Phòng kỹ thuật công nghệ lập kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ theo BM.05A.01. Đại diện chất lượng xem xét kế hoạch trước khi trình Tổng Giám đốc phê duyệt. 5.3.2.        Tổ chức đánh giá: a-                   Phòng Kỹ thuật công nghệ: -           Lập thông báo và gửi tới các đơn vị được đánh giá, đơn vị có cán bộ tham gia đánh giá trước 05 ngày về việc đánh giá chất lượng nội bộ theo BM.05 A.02. -          Triệu tập các thành viên tham gia đoàn đánh giá và thông báo về các vấn đề:            +  Phân nhóm, cá nhân đánh giá.            +  Nội dung, chương trình, quy định của cuộc đánh giá.            +  Phân phối tài liệu, thiết bị cho các nhóm, cá nhân tham gia đánh giá. -           Kiểm tra công tác chuẩn bị trước khi tiến hành đánh giá. b-                   Trưởng đoàn (nhóm) đánh giá:: -           Phân công trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm. -           Phổ biến nội dung kế hoạch đánh giá tới các cá nhân trong đoàn. -           Phân phát tài liệu, vật dụng cần thiết cho các cá nhân. -           Trao đổi, thống nhất trong nhóm về phương pháp, kỹ năng đánh giá và các quy định đối với các cá nhân tham gia đánh giá. c-         Cán bộ đánh giá: -           Nghiên cứu, xem xét kỹ các tài liệu liên quan đến hoạt động đánh giá. -           Đề xuất với trưởng nhóm các vấn đề liên quan đến quá trình đánh giá nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động này. 5.3.3.        Họp khai mạc: -           Đại diện chất lượng hoặc cá nhân được uỷ quyền chủ trì họp khai mạc. -           Phụ trách phòng kỹ thuật công nghệ và trưởng đoàn đánh giá giới thiệu khái quát về các vấn đề liên quan đến cuộc đánh giá. -                      Các thành viên tham dự họp khai mạc cho ý kiến về các vấn đề liên quan đến việc nâng cao chất lượng, hiệu quả của cuộc đánh giá. -                      Trưởng đoàn đánh giá lập danh sách các cá nhân tham gia cuộc họp 5.3.4          Triển khai đánh giá tại đơn vị: -           Các nhóm và cán bộ đánh giá trực tiếp tiếp xúc, trao đổi với các cá nhân, bộ phận của đơn vị được đánh giá về các vấn đề quan tâm. -           Kết quả đánh giá được ghi chép đầy đủ vào phiếu ghi chép đánh giá chất lượng nội bộ BM.05 A.03. -           Mọi nhận xét về sự không phù hợp được đưa ra phải có sự thống nhất trong nhóm đánh giá và phụ trách đơn vị được đánh giá. Trường hợp không đạt được sự thống nhất thì các cá nhân có thể báo cáo Trưởng đoàn đánh giá xem xét. -           Sự không phù hợp phát hiện trong quá trình đánh giá của các thành viên trong nhóm đánh giá được tổng hợp trong phiếu yêu cầu hành động khắc phục (BM.05 A.04) và phiếu ghi các điểm lưu ý (BM.05 A.05), các phiếu được lập ngay sau khi kết thúc đánh giá. -           Nếu hành động khắc phục tại đơn vị không hoàn thành trong thời gian đánh giá, đoàn đánh giá phải ghi rõ thời gian đơn vị phải thực hiện cho đến khi hoàn thành hành động khắc phục trong phiếu yêu cầu hành động khắc phục. -                      Kết quả hành động khắc phục tại đơn vị phải được nhóm đánh giá xác nhận trong phiếu yêu cầu hành động khắc phục. 5.3.5.  Tổng hợp kết quả đánh giá:             Ngay sau khi kết thúc đánh giá, trưởng đoàn đánh giá phải tổ chức họp toàn đoàn trong đó: -          Trưởng nhóm đánh giá phải tiến hành:                      +  Tập hợp các báo cáo, ghi chép của các thành viên trong nhóm đánh giá.            + Trao đổi, thảo luận với các thành viên nhóm về các nhận xét, kết quả thu nhận được trong quá trình đánh giá.            +  Lập báo cáo kết quả đánh giá của nhóm theo BM.05 A.06 và gửi Trưởng đoàn đánh giá. -          Trưởng đoàn đánh giá căn cứ báo cáo của các nhóm đánh giá, lập báo cáo tổng hợp toàn bộ cuộc đánh giá theo biểu mẫu BM. 05A.07. 5.3.6.    Họp bế mạc: -           Đại diện chất lượng hoặc người được uỷ quyền chủ trì họp bế mạc. -           Trưởng đoàn đánh giá công bố báo cáo kết quả đánh giá của đoàn. Trưởng nhóm đánh giá bổ sung, làm rõ kết quả đánh giá tại các đơn vị. -           Các thành viên tham dự họp bế mạc cho ý kiến kết quả của cuộc đánh giá. -           Đại diện lãnh đạo Tổng Công ty phát biểu ý kiến. -                      Đại diện chất lượng tổng hợp, kết thúc cuộc đánh giá. 5.3.7. Giám sát sau đánh giá: Phòng Kỹ thuật công nghệ trực tiếp hoặc chỉ đạo đoàn đánh giá: +  Gửi kết quả và yêu cầu khắc phục phòng ngừa tới từng đơn vị được đánh giá. + Tiếp tục theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và xác nhận kết quả hành động khắc phục của đơn vị theo thời gian ghi trong phiếu yêu cầu hành động khắc phục.             + Tiếp nhận, thu thập hồ sơ của các đoàn đánh giá và đơn vị được đánh giá. Phối hợp với Trưởng đoàn đánh giá và đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ cuộc đánh giá. 5.                Hồ sơ: Hồ sơ đánh giá chất lượng nội bộ của Tổng Công ty được lưu trữ tại phòng kỹ thuật công nghệ trong thời gian 05 năm. 7.       Phụ lục: Biểu mẫu trong quy trình Kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ:                 BM.05 A.01 Thông báo đánh giá chất lượng nội bộ:                BM.05 A.02 Phiếu ghi chép:                                                 BM.05 A.03 Phiếu yêu cầu hành động khắc phục:                  BM.05 A.04 Phiếu ghi các điểm lưu ý:                                   BM.05 A.05 Báo cáo đánh giá chất lượng:                             BM.05 A.06                         Báo cáo tổng hợp kết quả đánh giá chất lượng:   BM.05 A.07