Quy trình thuê dịch vụ, chuyên gia

1.        Mục đích :            Đưa ra những quy định chung, thống nhất cho hoạt động thuê dịch vụ, chuyên gia trong quá trình triển khai các dự án, công trình của Công ty Mẹ. 2.       Phạm vi:  Áp dụng trong Công ty Mẹ. 3.           Tài liệu liên quan: -                   Các văn bản pháp quy hiện hành của Nhà nước. -                   Các hồ sơ, tài liệu, thông tin về tổ chức, cá nhân liên quan đến hoạt động thuê dịch vụ, chuyên gia của Tổng Công ty. -                   Các quy trình liên quan. 4.       Định nghĩa: Thuê dịch vụ, chuyên gia là tìm kiếm, xem xét, xác định tổ chức, cá nhân  tốt nhất để thuê tham gia vào các hoạt động hỗ trợ (máy móc; thiết bị thi công; đo lường, kiểm tra chất lượng...) các quá trình triển khai dự án, công trình do Công ty Mẹ quản lý, thực hiện theo quy định trong các văn bản pháp lý hiện hành của Nhà nước, yêu cầu của Công ty Mẹ. 5.         Nội dung: 5.1.             Quy định chung: 5.1.1.   Quy định trách nhiệm: a-         Tổng Giám đốc hoặc người được uỷ quyền:   +  Chỉ đạo, kiểm tra hoạt động thuê dịch vụ, chuyên gia.         +  Xem xét và phê duyệt kết quả của hoạt động này. b-            Đơn vị, cá nhân được giao trách nhiệm thuê dịch vụ chuyên gia phải:         +  Tổ chức, triển khai hoạt động này theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn được giao.         +  Đảm bảo việc lựa chọn được thực hiện khách quan, chính xác.         + Lập danh sách các Tổ chức dịch vụ (theo BM.10A.01), chuyên gia (theo BM.10A.02).         + Thường xuyên thu thập, cập nhật thông tin về Tổ chức, cá nhân cần thuê vào danh  sách cũng như loại bỏ các Tổ chức, cá nhân không đáp ứng yêu cầu hoạt động. Lập, quản lý hồ sơ, tài liệu của từng Tổ chức thuê dịch vụ, chuyên gia.         + Lập bảng tổng hợp hoạt động thuê dịch vụ, chuyên gia theo biểu mẫu BM.10A.05.         +  Báo cáo phòng chức năng theo quy định của Công ty Mẹ. c-             Phòng chức năng:         +  Có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị (được giao trách nhiệm) trong quá trình triển khai lựa chọn Tổ chức dịch vụ, chuyên gia.         +  Kiểm tra quá trình thực hiện hoạt động thuê dịch vụ chuyên gia của các đơn vị.         +  Thu thập, phân tích và đề xuất giải pháp cải tiến, nâng cao hiệu quả hoạt động của hoạt động này. 5.1.2.   Nội dung, điều kiện để thuê dịch vụ, chuyên gia: -          Nội dung thuê dịch vụ, chuyên gia bao gồm:        +  Máy móc, thiết bị thi công.        +  Máy móc, thiết bị đo lường.        +  Giám sát quá trình thi công        +  Kiểm tra, đánh giá chất lượng một phần hoặc toàn bộ dự án, công trình.        +  Tư vấn về các vấn đề liên quan đến dự án, công trình -        Điều kiện để tiến hành thuê dịch vụ, chuyên gia:        +  Công ty Mẹ không đủ tư cách pháp nhân để tổ chức thực hiện.        +  Công ty chưa đủ năng lực thực hiện dự án, công trình, công việc. 5.2.             Trình tự thực hiện: 5.2.1.   Xác định nhu cầu thuê dịch vụ, chuyên gia: -            Nhu cầu thuê dịch vụ, chuyên gia được xác định trên cơ sở:        +   Các quy định trong văn bản pháp quy hiện hành của nhà nước và Công ty Mẹ        +   Các yêu cầu của dự án, công trình, công việc được giao.        +   Ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Tổng Công ty, phụ trách đơn vị. -          Nhu cầu này có thể được xác định ngay từ ban đầu hoặc trong quá trình thực hiện  dự án, công trình, công việc. -        Nhu cầu thuê dịch vụ chuyên gia được thể hiện trong kế hoạch của đơn vị, cá nhân được giao trách nhiệm hoặc đề xuất được Người có thẩm quyền phê duyệt. 5.2.2.   Tìm kiếm tổ chức dịch vụ, chuyên gia: Việc tìm kiếm tổ chức dịch vụ, chuyên gia theo trình tự sau:       +   Tìm kiếm các Tổ chức dịch vụ, chuyên gia có quan hệ truyền thống, sẵn có từ các tài liệu, hồ sơ lưu giữ tại Công ty Mẹ và đơn vị.        +  Tìm kiếm Tổ chức dịch vụ, chuyên gia mới khi tổ chức cũ (trong danh sách lưu giữ) không đáp ứng được yêu cầu. Việc tìm Tổ chức dịch vụ, chuyên gia mới được thực hiện trên cơ sở các tài liệu, hồ sơ có được thông qua các buổi tiếp xúc, trao đổi thông tin giữa hai bên.        +  Lập tiêu chí lựa chọn tổ chức, chuyên gia cần thuê, danh sách ngắn (sơ tuyển) và trình Người có thẩm quyền xem xét. 5.2.3.  Bổ sung, hoàn chỉnh thông tin liên quan đến tổ chức dịch vụ, chuyên gia:             Sau khi danh sách ngắn được thông qua, đơn vị, cá nhân (được giao trách nhiệm) phải tiến hành: -           Làm việc với tổ chức dịch vụ, chuyên gia về nội dung, yêu cầu cần thuê. -           Bổ sung thông tin (nếu cần thiết) về tổ chức dịch vụ, chuyên gia bằng cách:         +  Khảo sát, kiểm tra thực trạng tổ chức dịch vụ, chuyên gia (nếu cần thiết);         +  Yêu cầu tổ chức, chuyên gia lập đề cương theo công việc được giao;         +  Yêu cầu cung cấp thêm tài liệu, hồ sơ cần thiết. -          Các tổ chức dịch vụ, chuyên gia không có đủ các thông tin cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi danh sách ngắn. 5.2.4.   Lựa chọn tổ chức dịch vụ, chuyên gia: -          Đánh giá tổ chức dịch vụ, chuyên gia trong danh sách sơ tuyển trên cơ sở:          +  Các thông tin thu được về tổ chức dịch vụ, chuyên gia.          +  Các tiêu chí đánh giá tổ chức dịch vụ, chuyên gia đã được phê duyệt -          Quá trình đánh giá có thể được xác lập thành văn bản nếu cần thiết. -     Kết quả lựa chọn tổ chức dịch vụ, chuyên gia được lập theo biểu mẫu BM.10A.03 và được trình Người có thẩm quyền phê duyệt. -           Trường hợp tổ chức dịch vụ, chuyên gia do khách hàng chỉ định, đơn vị, cá nhân (được giao trách nhiệm) phải phối hợp với phòng chức năng tiến hành kiểm tra, xem xét, đánh giá theo các quy định của Công ty Mẹ và yêu cầu của thực tế sản xuất kinh doanh. Kết quả kiểm tra, đánh giá được trình Lãnh đạo Tổng Công ty xem xét, giải quyết. 5.2.5.  Thương thảo, ký kết hợp đồng: -         Căn cứ  vào danh sách tổ chức dịch vụ, chuyên gia được duyệt và ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng Công ty, đơn vị, cá nhân (được giao trách nhiệm) tiến hành:        +  Lập văn bản chi tiết về nội dung và các yêu cầu đối với dịch vụ và công việc gửi tổ chức dịch vụ, chuyên gia được thuê.        + Tiếp xúc, thương thảo, lập hợp đồng và bản thoả thuận với tổ chức dịch vụ, chuyên gia theo quy định hiện hành của Nhà nước và Công ty Mẹ. -           Văn bản soạn thảo của quá trình này (hợp đồng, các phụ lục...) phải được thông qua phòng chức năng trước khi trình Lãnh đạo Tổng Công ty phê duyệt. 5.2.6.  Kiểm soát quá trình thực hiện của tổ chức dịch vụ, chuyên gia:            Đơn vị chức năng, cá nhân và đơn vị tiếp nhận dịch vụ, chuyên gia có trách     nhiệm: -        Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc và báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng của tổ chức dịch vụ, chuyên gia được thuê theo quy định của Công ty Mẹ. -         Tiếp nhận, kiểm tra kết quả thực hiện công việc do tổ chức dịch vụ, chuyên gia và trình đơn vị chức năng hoặc Lãnh đạo Tổng Công ty theo quy định của Công ty Mẹ. -          Đề xuất kịp thời biện pháp xử lý với Lãnh đạo Tổng Công ty, phụ trách đơn vị khi phát hiện thấy:   +  Tổ chức dịch vụ, chuyên gia được thuê không thực hiện đúng hợp đồng đã ký.   +  Mắc các sai phạm gây ảnh hưởng xấu, nghiêm trọng tới quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty Mẹ và đơn vị.   +   Mắc các sai phạm có tính hệ thống.      +   Nhu cầu thuê dịch vụ, chuyên gia được điều chỉnh, sửa đổi nhằm đảm bảo mục tiêu và kế hoạch của đơn vị và Công ty Mẹ. 5.2.7.   Đánh giá lại hoạt động thuê dịch vụ, chuyên gia:   Đơn vị, cá nhân tiếp nhận dịch vụ, chuyên gia: -         Phối hợp với các phòng chức năng xem xét, kiểm tra toàn bộ kết quả do tổ chức dịch vụ, chuyên gia thực hiện (theo hợp đồng hoặc hoả thuận), tổ chức nghiệm thu và làm thủ tục thanh lý hợp đồng. -         Lập phiếu đánh giá về tổ chức dịch vụ, chuyên gia theo biểu mẫu BM.10A.04. 6.        Hồ sơ: Các văn bản được xác lập trong quá trình triển khai hoạt động thuê dịch vụ, chuyên gia.             Hồ sơ thuê dịch vụ chuyên gia được lưu trữ tại đơn vị với thời gian 05 năm. 7.      Phụ lục:   Biểu mẫu trong quy trình:                            Danh sách tổ chức dịch vụ:                                     BM.10A.01                           Danh sách chuyên gia:                                             BM.10A.02                          Kết quả lựa chọn tổ chức dịch vụ, chuyên  gia:       BM.10A.03                          Phiếu đánh giá tổ chức dịch vụ, chuyên gia:           BM.10A.04                           Bảng tổng hợp hoạt động thuê dịch vụ chuyên gia: BM.10A.05 1.        Mục đích :            Đưa ra những quy định chung, thống nhất cho hoạt động lựa chọn tổ chức tư vấn thiết kế trong các hoạt động thiết kế các dự án công trình của Tổng Tổng Công ty. 2.       Phạm vi:  áp dụng trong văn phòng Tổng Tổng Công ty. 3.           Tài liệu liên quan: -                   Các văn bản pháp quy hiện hành của Nhà nước. -                   Các hồ sơ, tài liệu, thông tin về tổ chức, cá nhân liên quan đến hoạt động thuê dịch vụ, chuyên gia của Tổng Tổng Công ty. -                   Các quy trình: Lập và quản lý dự án - QT.01KT, Thi công chung - 4.       Định nghĩa: Lựa chọn Tổ tư chức tư vấn thiết kế là tìm kiếm, xem xét, xác định Tổ tư chức tư vấn thiết kế tốt nhất để thuê thiết kế dự án, công trình do Tổng Tổng Công ty quản lý, theo quy định trong các văn bản pháp lý hiện hành của Nhà nước, của Tổng Tổng Công ty 5.         Nội dung: 5.1.             Quy định chung: 5.1.1.   Quy định trách nhiệm: -           Giám đốc hoặc người được uỷ quyền:      +  Chỉ đạo, kiểm tra hoạt động lựa chọn Tổ chức tư vấn thiết kế.             +  Xem xét và phê duyệt kết quả của hoạt động này. b-      Đơn vị, cá nhân được giao trách nhiệm lựa chọn Tổ chức tư vấn thiết kế phải:             +  Tổ chức, triển khai hoạt động này theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn được giao;             +  Đảm bảo việc lựa chọn được thực hiện khách quan, chính xác;             +  Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Tổng Công ty về kết quả của hoạt động này;             +  Lập danh sách các Tổ chức tư vấn thiết kế dự án, công trình...  phù hợp với yêu cầu chung của Tổng Công ty của Tổng Tổng Công ty. Danh sách lập theo biểu mẫu BM.18 KT.01.             +  Thường xuyên thu thập, cập nhật thông tin về Tổ chức tư vấn thiết kế vào danh  sách cũng như loại bỏ các Tổ chức không đáp ứng yêu cầu hoạt động.             +  Lập, quản lý hồ sơ, tài liệu về các Tổ chức tư vấn.             +  Lập sổ theo dõi hợp đồng thuê Tư vấn thiết kế theo biểu mẫu BM.18 KT.02. c-       Các đơn vị chức năng trong Tổng Công ty: +  Có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị (được giao trách nhiệm) trong quá trình triển khai lựa chọn Tổ chức tư vấn thiết kế. 5.1.2.   Nội dung, điều kiện để thuê Tổ chức tư vấn thiết kế: -         Nội dung thuê tư vấn thiết kế  bao gồm:          +  Thiết kế quy hoạch Tổng mặt bằng          +  Thiết kế quy hoạch chi tiết          +  Thiết kế sơ bộ công trình          +  Thiết kế kỹ thuật công trình (toàn bộ hoặc từng phần).          +  Thiết kế kỹ thuật thi công công trình (toàn bộ hoặc từng phần).          +  Thiết kế công nghệ. -        Điều kiện để tiến hành thuê tư vấn thiết kế:          +  Tổng Công ty, đơn vị không có pháp nhân thực hiện.          +  Nguồn lực của Tổng Công ty chưa đủ năng lực thực hiện dự án, công trình, công việc. 5.1.3. Hình thức lựa chọn Tổ chức tư vấn thiết kế: -         Chỉ định trực tiếp tổ chức tư vấn thiết kế được thực hiện khi:           +  Dự án, công trình nằm trong khuôn khổ các quy định pháp lý mà Tổng Công ty có thẩm quyền được quyết định.           + Dự án, công trình có quy mô nhỏ, ít phức tạp, không quan trọng.           + Dự án, công trình có yêu cầu đặc thù cao chỉ có một đơn vị có khả năng thực hiện. -          Thi tuyển tổ chức tư vấn thiết kế được thực hiện khi:           + Dự án, công trình không nằm trong các quy định đã ở trên. 5.2.  Sơ đồ quá trình 5.1.             Mô tả 5.3.1.   Tiếp nhận yêu cầu: -           Phụ trác đơn vị :            +  Tiếp nhận nhiệm vụ và yêu cầu từ lãnh đạo Tổng Công ty.            +  Tiếp nhận, xem xét tài liệu hồ sơ liên quan đến dự án, công trình.            +  Xác định nhu cầu thuê Tổ chức tư vấn thiết kế:            +   Phân công trách nhiệm thực hiện cho các bộ phận, cá nhân -           Nhu cầu này có thể được xác định ngay từ ban đầu hoặc trong quá trình thực hiện  dự án, công trình, công việc. -         Nhu cầu thuê Tổ chức tư vấn thiết kế được thể hiện trong kế hoạch của đơn vị, cá nhân được giao trách nhiệm hoặc đề xuất được Người có thẩm quyền phê duyệt. 5.3.2.   Chuẩn bị: -          Việc tìm kiếm tổ chức tư vấn thiết kế trình tự sau:            +   Tìm kiếm các Tổ chức tư vấn thiết kế có quan hệ truyền thống, sẵn có theo tài liệu hồ sơ lưu giữ tại Tổng Công ty và đơn vị             +  Tìm kiếm Tổ chức tư vấn thiết kế mới khi tổ chức cũ (trong danh sách lưu giữ) không đáp ứng được yêu cầu. Việc tìm Tổ chức tư vấn thiết kế. mới được thực hiện trên cơ sở các tài liệu, hồ sơ có được thông qua các buổi tiếp xúc, trao đổi thông tin giữa hai bên.            +  Lập danh sách ngắn và tiêu chí lựa chọn Tổ chức tổ vấn thiết kế trình Người có thẩm quyền xem xét. 5.3.3.  Bổ sung, hoàn chỉnh thông tin liên quan đến Tổ chức tư  vấn thiết kế:             Sau khi danh sách được thông qua, Đơn vị, cá nhân (được giao trách nhiệm) phải tiến hành: -           Làm việc với Tổ chức tư vấn thiết kế về nội dung, yêu cầu cần thuê. -           Bổ sung thông tin (nếu cần thiết) về Tổ chức tư vấn thiết kế gia bằng cách:             +  Khảo sát, kiểm tra thực trạng Tổ chức tư vấn thiết kế;             +  yêu cầu Tổ chức tư vấn thiết kế lập đề cương theo công việc được giao;             +  yêu cầu cung cấp thêm tài liệu, hồ sơ cần thiết. -           Các Tổ chức tư vấn thiết kế không có đủ các thông tin cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi danh sách ngắn. 5.2.4.   Lựa chọn tổ chức tư vấn thiết kế: -          Đánh giá tổ chức tư vấn thiết kế trên cơ sở:            +   Các thông tin thu được về Tổ chức tư vấn thiết kế.            +   Các tiêu chí đánh giá Tổ chức tư vấn thiết kế: -          Quá trình đánh giá có thể được xác lập thành văn bản khi cần thiết. -          Kết quả lựa chọn tổ chức dịch vụ, chuyên gia được lập theo biểu mẫu BM.11 KT.03.            và được trình Người có thẩm quyền phê duyệt. -           Trường hợp tổ chức dịch vụ, chuyên gia do khách hàng chỉ định, Đơn vị, cá nhân (được giao trách nhiệm) phải tiến hành: Kiểm tra, xem xét, đánh giá theo các quy định của Tổng Công ty, yêu cầu của thực tế sản xuất kinh doanh và báo cáo Lãnh đạo Tổng Công ty (đơn vị) xem xét, giải quyết. 5.2.5.  Thương thảo, ký kết hợp đồng: -         Căn cứ  vào danh sách tổ chức dịch vụ, chuyên gia được duyệt và ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng Công ty, đơn vị, cá nhân (được giao trách nhiệm) tiến hành:      +     Lập văn bản chi tiết về nội dung và các yêu cầu đối với dịch vụ và công việc gửi tổ chức dịch vụ, chuyên gia được thuê.      +   Tiếp xúc, thương thảo, lập hợp đồng và bản thoả thuận với tổ chức dịch vụ, chuyên gia theo quy định hiện hành của Nhà nước và Tổng Công ty. -           Văn bản soạn thảo của quá trình này (hợp đồng, các phụ lục...) phải được thông qua phòng chức năng trước khi trình Lãnh đạo Tổng Công ty phê duyệt. -                      Các phòng, ban, cá nhân của Tổng Công ty hoặc chuyên gia (do Tổng Công ty thuê) có thể tham gia quá trình này theo yêu cầu của Lãnh đạo Tổng Công ty. 5.2.6.  Kiểm soát quá trình thực hiện của tổ chức dịch vụ, chuyên gia:            Đơn vị chức năng, cá nhân và đơn vị tiếp nhận dịch vụ, chuyên gia có trách nhiệm: -         Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc và báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng của tổ chức dịch vụ, chuyên gia được thuê theo quy định của Tổng Công ty, đơn vị. -          Tiếp nhận, kiểm tra kết quả thực hiện công việc do tổ chức dịch vụ, chuyên gia và trình đơn vị chức năng hoặc Lãnh đạo Tổng Công ty theo quy định của Tổng Công ty. -          Đề xuất kịp thời biện pháp xử lý với Lãnh đạo Tổng Công ty, phụ trách đơn vị khi phát hiện thấy:      +  Tổ chức dịch vụ, chuyên gia được thuê không thực hiện đúng hợp đồng đã ký.      +   Mắc các sai phạm gây ảnh hưởng xấu, nghiêm trọng tới quá trình sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty và đơn vị.      +   Mắc các sai phạm có tính hệ thống.          +   Nhu cầu thuê dịch vụ, chuyên gia được điều chỉnh, sửa đổi nhằm đảm bảo mục tiêu và kế hoạch của đơn vị và Tổng Công ty. 5.2.7.  Đánh giá lại hoạt động thuê dịch vụ, chuyên gia:   Đơn vị, cá nhân tiếp nhận dịch vụ, chuyên gia: -         Phối hợp với các đơn vị liên quan tiếp nhận, xem xét toàn bộ kết quả do tổ chức dịch vụ, chuyên gia thực hiện (theo hợp đồng), tổ chức nghiệm thu và làm thủ tục thanh lý hợp đồng. -           Lập phiếu đánh giá về tổ chức dịch vụ, chuyên gia theo biểu mẫu BM.11 KT.04. 6.        Hồ sơ: Các văn bản được xác lập trong quá trình triển khai hoạt động thuê dịch vụ, chuyên gia.             Hồ sơ thuê dịch vụ chuyên gia được lưu trữ tại đơn vị với thời gian 05 năm. 7.        Phụ lục:   Biểu mẫu trong quy trình:                              Danh sách tổ chức dịch vụ                                     BM.10 KT.01                              Danh sách chuyên gia                                            BM.10 KT.02                                         Kết quả lựa chọn tổ chức dịch vụ, chuyên  gia:        BM.10 KT.03                                         Phiếu đánh giá tổ chức dịch vụ, chuyên gia             BM.10 KT.04                                         Bảng theo dõi hợp đồng                                         BM.10 KT.05