Sổ tay quản lý dự án

Dự án Cải cách hành chính và triển khai Chiến lược toàn diện về tăng trưởng và giảm nghèo (CPRGS) ở tỉnh Hậu Giang VIE 004 03 01 Chính phủ Vương quốc Bỉ tài trợ Ban Quản lý dự án 1/34 SỔ TAY QUẢN LÝ DỰ ÁN Dự thảo lần 2 THÁNG 05 - 2008 2 Lê Hồng Phong – TX Vị Thanh – tỉnh Hậu Giang ĐT: 0711.581492 – 581493 Fax: 0711.581303 Email: spar@pmail.vnn.vn ; cchc@haugiang.gov.vn Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT ........................................................................ 3 GIỚI THIỆU .................................................................................... 4 U 1. Cơ cấu tổ chức............................................................................ 5 1.1. Ban Chỉ đạo dự án .............................................................................. 5 1.1.1. Thành viên......................................................................................... 5 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ ......................................................................... 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức .................................................................................... 6 1.2. Ban quản lý Dự án .............................................................................. 7 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ ......................................................................... 7 1.2.2. Ban Giám đốc dự án ............................................................................. 8 1.2.3. Cán bộ hỗ trợ bán chuyên trách................................................................ 8 1.2.4. Cố vấn Kỹ thuật cao cấp......................................................................... 9 1.2.5. Nhân viên hỗ trợ chuyên trách ................................................................. 9 1.3. Tiểu Ban quản lý Dự án ......................................................................12 1.4. Các chuyên gia tư vấn ngắn hạn và dài hạn............................................12 2. Quản lý tài chính........................................................................14 2.1. Tài khoản và chủ tài khoản .................................................................14 2.2. Các nguyên tắc hạch toán ...................................................................14 2.2.1. Đóng góp phía Việt Nam .......................................................................14 2.2.2. Đóng góp phía Bỉ ................................................................................14 2.2.3. Quỹ Phát triển Xã (CDF): .......................................................................16 2.3. Tiền lương và phụ cấp........................................................................16 2.4. Qui trình mua sắm và đấu thầu ............................................................16 2.4.1. Đóng góp phía Việt Nam .......................................................................16 2.4.2. Đóng góp phía Bỉ ................................................................................16 2.5. Báo cáo Tài chính ..............................................................................17 3. Quản lý văn phòng .....................................................................18 3.1. Tuyển dụng......................................................................................18 3.2. Điều kiện làm việc .............................................................................18 3.2.1. Thời gian làm việc ...............................................................................18 3.2.2. Nghỉ phép và ngày lễ ...........................................................................18 3.2.3. Nơi làm việc ......................................................................................18 3.3. Họp Ban QL Dự án .............................................................................18 3.4. Tài sản dự án ...................................................................................19 3.4.1. Thiết bị văn phòng ..............................................................................19 3.4.2. Xe ô tô ............................................................................................19 3.4.3. Tài liệu và lưu trữ................................................................................20 4. Giám sát và đánh giá ..................................................................21 PHỤ LỤC........................................................................................22 Phụ lục 1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban Quản lý dự án ........................23 Phụ lục 2: Quy trình/thủ tục tuyển dụng các chuyên gia tư vấn .........................33 2/34 Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BCĐDA Ban Chỉ đạo dự án BGĐDA Ban Giám đốc dự án BQLDA Ban Quản lý dự án BTC Cơ quan Hợp tác kỹ thuật Bỉ CCHC Cải cách hành chính CDF Quỹ Phát triển xã CTLN Công tác liên ngành DGDC Tổng vụ Hợp tác phát triển (Vương quốc Bỉ) DVC-ĐT Dịch vụ công và đào tạo EU Liên minh Châu Âu GĐ.DA Giám đốc dự án Hồ sơ KT-TC Hồ sơ kỹ thuật và tài chính HTV Hỗ trợ viên KHĐT Kế hoạch đầu tư LĐ-TB-XH Lao động-Thương binh-Xã hội LHK Lập kế hoạch LKH-NS Lập kế hoạch ngân sách NN&PTNT Nông nghiệp & Phát triển nông thôn NV Nội vụ ODA Viện trợ Phát triển chính thức PGĐ Phó Giám đốc TC Tài chính UBND Uỷ ban nhân dân 3/34 Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 GIỚI THIỆU Hồ sơ kỹ thuật và tài chính của dự án đã nêu rằng cần phải soạn thảo một “Sổ tay quản lý dự án” bao gồm chức năng và nhiệm vụ của Ban Quản lý dự án và cơ chế quản lý tài chính của dự án trong giai đoạn khởi động. Mục đích của Sổ tay quản lý dự án này là nhằm cung cấp những nguyên tắc tổ chức hoạt động cơ bản của Dự án “Cải cách hành chính và triển khai chiến lược toàn diện về tăng trưởng và giảm nghèo ở tỉnh Hậu Giang” - do Chính phủ Vương quốc Bỉ tài trợ. Sau khi được Ban Chỉ đạo dự án phê duyệt, Sổ tay quản lý dự án này sẽ cùng với Quy chế tổ chức và hoạt động của BQLDA đã được ban hành kèm theo quyết định số 1773/QĐ-UBND ngày 08/10/2007 của Chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang tạo thành một bộ tài liệu hướng dẫn chung cho công tác vận hành các hoạt động thường ngày của dự án. Cần nhấn mạnh ba nguyên tắc cơ bản sau đây trong quá trình vận hành dự án thường ngày: • Chất lượng: BQLDA phải là một điển hình về nơi làm việc hiệu quả, hiệu lực và hiện đại. • Công khai: Quyết định của BQLDA phải được thực hiện công khai để các bên liên quan có thể thấy và hiểu rõ lý do của quyết định đó. • Hội ý tập thể: Quyết định đưa ra dựa trên sự nhất trí chung của tập thể BQLDA. 4/34 Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 1. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của dự án bao gồm Ban chỉ đạo dự án (BCĐDA), Ban Quản lý dự án (BQLDA) và các Tiểu Ban Quản lý dự án (TBQLDA). Bộ KHĐT Bộ Nội vụ UBND tỉnh Hậu Giang Chính phủ Việt Nam Chính phủ Bỉ Ban Chỉ đạo dự án Ban Quản lý dự án Tiểu BQLDA Huyện Phụng Hiệp Tiểu BQLDA Thị xã Ngã Bảy Tiểu BQLDA Huyện Long Mỹ Công hàm trao đổi DGDC BTC 1.1. Ban Chỉ đạo dự án 1.1.1. Thành viên Ban Chỉ đạo dự án được thành lập để hướng dẫn chung và theo dõi thực hiện dự án. Ban chỉ đạo dự án bao gồm các đại diện của Việt Nam và Bỉ. Ban chỉ đạo Dự án gồm các thành viên sau: • Chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang (Trưởng Ban); • Phó Bí thư Tỉnh ủy; • Phó Chủ tịch HĐND tỉnh; • Đại diện Bộ Kế Hoạch và Đầu tư; • Đại diện Bộ Nội vụ; • Đại diện thường trú Cơ quan hợp tác kỹ thuật Bỉ (BTC), hoặc người được ủy quyền (đồng Trưởng Ban). Do việc đưa ra quyết định của Ban Chỉ đạo được thực hiện theo nguyên tắc thống nhất chung, nên số lượng thành viên Ban Chỉ đạo dự án chỉ bao gồm 5/34 Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 những thành phần nói trên. Thành viên thường trực của Ban Chỉ đạo xoá đói giảm nghèo của tỉnh, đại diện các sở ngành có liên quan và Tham tán hợp tác phát triển của Đại sứ quán Bỉ (DGDC) hoặc người được uỷ quyền sẽ được mời tham gia các cuộc họp BCĐDA với tư cách là những thành viên không có quyền bỏ phiếu. 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ Ban Chỉ đạo dự án có những nhiệm vụ sau: • Chỉ đạo chung và đưa ra phương hướng cho việc thực hiện dự án. • Đánh giá tiến độ thực hiện và kết quả đạt được mục tiêu của dự án. • Phê duyệt kế hoạch hoạt động và các báo cáo do BQLDA soạn thảo. • Quyết định điều chỉnh các kết quả và hoạt động của dự án nếu thấy cần thiết, với điều kiện những điều chỉnh đó không làm thay đổi mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể của dự án cũng như không ảnh hưởng đến ngân sách chung của dự án. • Bảo đảm mối liên kết với Ban chỉ đạo XĐGN của tỉnh. • Tổ chức các đoàn đánh giá và kiểm toán tài chính • Thẩm định và phê duyệt báo cáo cuối cùng 1.1.3. Cơ cấu tổ chức • Các thành viên BCĐDA sẽ làm việc theo chế độ kiêm nhiệm. Kinh phí cho các hoạt động của BCĐDA sẽ do ngân sách dự án cung cấp. • BCĐDA sẽ họp ít nhất hai lần một năm. Ngoài ra, BCĐDA có thể triệu tập họp bất thường khi thấy cần thiết. • Các thành viên phía Việt Nam được nhận phụ cấp và các chế độ khác khi tham dự các cuộc họp BCĐDA cũng như khi thực hiện các công việc theo yêu cầu của BCĐDA. • BQLDA sẽ đóng vai trò thư ký cho BCĐDA, đề xuất chương trình làm việc của BCĐDA và trình các báo cáo cũng như Kế hoạch hoạt động và ngân sách để BCĐDA phê duyệt. 6/34 Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 1.2. Ban quản lý Dự án Cán bộ hỗ trợ làm việc toàn thời gian: - Điều phối viên BTC - Hỗ trợ viên LKH-DVC - Cán bộ truyền thông - Phiên dịch/Kế toán - Phiên dịch - Thư ký hành chính - Lái xe TBQLDA TX. Ngã Bảy CVKTCC, chuyên gia tư vấn ngắn hạn và dài hạn - Tổ công tác liên ngành - Kế toán ngân sách phía Việt Nam - Cán bộ hành chính H. Long Mỹ TBQLDA Cán bộ hỗ trợ làm việc bán thời gian: Các Phó GĐ.DA: Sở NV, Sở KHĐT Ban Giám đốc dự án Giám đốc dự án: UBND tỉnh Phó GĐ.DA thường trực: Văn phòng UBND tỉnh H. Phụng Hiệp TBQLDA 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ Ban Quản lý dự án sẽ có trụ sở nằm trong khuôn viên của UBND tỉnh Hậu Giang, chịu trách nhiệm về công tác quản lý dự án hàng ngày. BQLDA có những nhiệm vụ sau đây: • Bảo đảm thực hiện đầy đủ các hoạt động thường ngày của dự án. • Chuẩn bị các báo cáo định kỳ và báo cáo tài chính theo mẫu của BTC trình Ban Chỉ đạo dự án. • Thường xuyên cập nhật và báo cáo Ban chỉ đạo dự án về tiến độ thực hiện các hoạt động và các kết quả của dự án. • Đề xuất các điều chỉnh cần thiết đối với các kết quả và hoạt động của dự án trong phạm vi những điều chỉnh đó không làm thay đổi mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể của dự án mà không ảnh hưởng đến ngân sách chung của dự án. • Đảm nhận các hoạt động thư ký cho Ban Chỉ đạo dự án. • Bảo đảm công tác quản lý tài chính và hành chính của dự án theo qui chế đã đề ra. 7/34 Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 • Bảo đảm kết thúc đầy đủ các hoạt động của dự án, bao gồm cả việc chuẩn bị báo cáo cuối cùng, khi kết thúc dự án. 1.2.2. Ban Giám đốc dự án UBND tỉnh Hậu Giang sẽ bổ nhiệm một Ban Giám đốc dự án làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, bán thời gian, bao gồm: • Giám đốc dự án: là Phó Chủ tịch UBND tỉnh, chịu trách nhiệm chung đối với việc quản lý dự án. Giám đốc dự án sẽ báo cáo với UBND tỉnh và Ban Chỉ đạo dự án. Hỗ trợ Giám đốc dự án gồm có: các Phó Giám đốc dự án, Cố vấn kỹ thuật cao cấp, Điều phối viên BTC, Tổ công tác liên ngành, các cán bộ hỗ trợ chuyên trách và kiêm nhiệm, các chuyên tư vấn trong nước và quốc tế, v.v. • Phó Giám đốc dự án thường trực: là Chánh Văn phòng UBND tỉnh, có trách nhiệm trợ giúp Giám đốc dự án thực hiện công việc hàng ngày và phối hợp lồng ghép cả theo chiều ngang (giữa các sở, ngành) và theo chiều dọc (giữa các cấp chính quyền). Phó GĐ.DA thường trực sẽ phối hợp chặt chẽ với Điều phối viên BTC. • Phó GĐ.DA phụ trách LKH-NS có sự tham gia: là Giám đốc Sở KH- ĐT. Chịu trách nhiệm về hợp phần lập kế hoạch-ngân sách. Sự tham gia tích cực của Sở KH-ĐT vào BQLDA là cần thiết nhằm tăng cường và bảo đảm quá trình thực hiện và sự lồng ghép về mặt thể chế của dự án. • Phó GĐ.DA phụ trách dịch vụ công & đào tạo: là Phó Giám đốc Sở Nội vụ. Chịu trách nhiệm về hợp phần cung cấp dịch vụ công và hợp phần xây dựng năng lực đào tạo. Sự tham gia tích cực của Sở Nội vụ (có chức năng ở cả hai lĩnh vực này) vào Ban Quản lý dự án nhằm tăng cường và bảo đảm quá trình thực hiện và sự lồng ghép về mặt thể chế của Dự án. Mô tả công việc chi tiết của Ban Giám đốc dự án được quy định trong Quy chế tổ chức và hoạt động của BQLDA ban hành kèm theo quyết định số 1773/QĐ- UBND ngày 08/10/2007 của Chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang, đính kèm tại Phụ lục 1 của tài liệu này. 1.2.3. Cán bộ hỗ trợ bán chuyên trách • Tổ Công tác liên ngành: bao gồm cán bộ chuyên môn của các Sở, ngành cấp tỉnh (Sở KH-ĐT, Sở Nội vụ, Sở NN-PTNT, Sở Tài chính…) chịu trách nhiệm tư vấn kỹ thuật, thực hiện dự án và triển khai lại cho đơn vị của mình. Tổ trưởng Tổ công tác liên ngành là Phó Giám đốc Sở KH-ĐT. • Một Kế toán làm việc bán chuyên trách do Chánh Văn phòng UBND tỉnh chỉ định để chịu trách nhiệm hỗ trợ Ban Giám đốc dự án trong việc theo dõi sổ sách kế toán đối với phần đóng góp của phía Việt Nam. • Một Trợ lý hành chính làm việc bán chuyên trách do Chánh Văn phòng UBND tỉnh chỉ định để chịu trách nhiệm hỗ trợ Ban Giám đốc dự án về các thủ tục hành chính do Chính phủ Việt Nam qui định. 8/34 Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 • Ngoài ra, Giám đốc Sở Tài chính cũng tham gia vào dự án với vai trò là cố vấn cho Ban Giám đốc dự án về các vấn đề liên quan đến cơ chế tài chính và ngân sách phía Việt Nam. Mô tả công việc của Tổ công tác, Tổ trưởng TCT và các thành viên bán chuyên trách khác của BQLDA được quy định trong Quy chế tổ chức và hoạt động của BQLDA ban hành kèm theo quyết định số 1773/QĐ-UBND ngày 08/10/2007 của Chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang, đính kèm tại Phụ lục 1 của tài liệu này. 1.2.4. Cố vấn Kỹ thuật cao cấp Một Cố vấn Kỹ thuật cao cấp quốc tế sẽ được tuyển dụng để cung cấp đầu vào kỹ thuật chung cho dự án, cũng như để bảo đảm lồng ghép các hỗ trợ kỹ thuật khác nhau trong suốt thời gian thực hiện dự án. Cố vấn KTCC là nơi tham khảo ý kiến kỹ thuật chủ yếu của dự án và chịu trách nhiệm chung về mặt kỹ thuật để bảo đảm các đầu ra của dự án. Công việc của Cố vấn KTCC sẽ kéo dài trong suốt thời gian của dự án với tổng thời gian dự tính là 18 tháng. Tuy nhiên, dự kiến Cố vấn KTCC sẽ làm việc phần lớn thời gian trong năm thứ 1 và năm thứ 2. CVKTCC sẽ điều phối và hỗ trợ kỹ thuật cho các đầu vào trợ giúp kỹ thuật khác (kể cả bằng hình thức từ xa khi CVKTCC không có mặt ở Việt Nam). Cố vấn Kỹ thuật cao cấp sẽ chịu trách nhiệm và báo cáo với Trưởng đại diện thường trú BTC tại VN. Mô tả công việc chi tiết của Cố vấn Kỹ thuật cao cấp được quy định tại Phụ lục 9.3.1 của Hồ sơ KT-TC dự án. 1.2.5. Nhân viên hỗ trợ chuyên trách • Điều phối viên BTC: Điều phối viên BTC hỗ trợ Ban Giám đốc dự án trong các hoạt động chung của dự án. Cụ thể là phải bảo đảm tính toàn vẹn và nhất quán của dự án. Điều phối viên BTC sẽ hợp tác làm việc chặt chẽ với Cố vấn KTCC và chịu trách nhiệm điều phối dự án. Điều phối viên BTC phải đảm bảo tính kết nối chặt chẽ giữa các giai đoạn và các hoạt động của dự án. Điều phối viên BTC phải bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ với Cố vấn KTCC và thường xuyên thông báo tiến độ dự án với Cố vấn KTCC. Điều phối viên BTC chịu trách nhiệm quản lý dự án thường ngày và phối hợp chặt chẽ với Phó Giám đốc Dự án thường trực (Chánh Văn phòng UBND tỉnh). Mô tả công việc chi tiết của Điều phối viên BTC được quy định tại Phụ lục 9.3.2 của Hồ sơ KT-TC dự án. • Hỗ trợ viên LKH-DVC: Hỗ trợ viên là những người trực tiếp hỗ trợ xã và huyện về LKH-NS có sự tham gia và cung cấp DVC. Họ sẽ làm việc phần lớn thời gian tại các cơ quan chính quyền địa phương để cùng với địa phương thực hiện các phương pháp mới. Họ sẽ phải theo dõi tiến độ hàng ngày ở địa bàn huyện và xã và báo cáo lại với BQLDA. Họ cũng sẽ hỗ trợ các chuyên gia tư vấn đến làm việc tại xã và huyện. Họ sẽ chịu sự giám sát của Cố vấn KTCC về mặt kỹ thuật. Họ sẽ là người đầu tiên được Cố vấn KTCC đào tạo về LKH-NS có sự tham gia và cung cấp DVC. Mỗi người sẽ chịu trách nhiệm một huyện và theo dõi công việc tại các xã trong huyện đó. 9/34 Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 Mô tả công việc chi tiết của Hỗ trợ viên LKH-DVC được quy định tại Phụ lục 9.3.5 của Hồ sơ KT-TC dự án. • Cán bộ truyền thông: Cán bộ truyền thông sẽ chịu trách nhiệm thực hiện công tác truyền thông và quan hệ công chúng trong dự án và giữa dự án với các cơ quan tổ chức khác và cộng đồng. Người này có trách nhiệm hỗ trợ thông tin liên lạc thông suốt bên trong dự án cũng như giữa dự án với các tổ chức và cộng đồng bên ngoài; báo cáo và chịu trách nhiệm với Ban Giám đốc và Điều phối viên BTC. Trách nhiệm và công việc cụ thể như sau: o Hỗ trợ chuyên gia tư vấn truyền thông quốc tế trong việc soạn thảo các chiến lược truyền thông và tuyên truyền của dự án. o Hỗ trợ Ban QLDA thực hiện Chiến lược truyền thông do chuyên gia truyền thông quốc tế soạn thảo. o Tiếp thu kiến thức và kỹ thuật truyền thông chuyển giao từ chuyên gia tư vấn truyền thông quốc tế. o Hỗ trợ Ban QLDA thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với các cơ quan truyền thông địa phương (báo, đài), các đối tượng có liên quan đến dự án, và các dự án CCHC khác. o Chuẩn bị các buổi phỏng vấn, họp báo, thông cáo, bài báo, ấn phẩm và hình ảnh để đăng tải trên các phương tiện truyền thông; và duy trì cập nhật thông tin cho trang web của dự án. o Chịu trách nhiệm thu thập và lưu trữ các thông tin, tư liệu, video, hình ảnh, bằng chứng, ... về những hoạt động và kết quả của dự án để phục vụ cho công tác truyền thông và công tác giám sát, đánh giá dự án. o Đưa ra những sáng kiến và góp ý cho tất cả các lĩnh vực hoạt động của dự án, đặc biệt là trong lĩnh vực truyền thông và quan hệ công chúng. o Những công việc khác liên quan đến hoạt động chung của văn phòng theo yêu cầu của Ban Giám đốc dự án và Điều phối viên BTC. • Phiên dịch kiêm Kế toán: Người này sẽ chịu trách nhiệm chính về công tác dịch và công việc kế toán trong khuôn khổ dự án. Phiên dịch kiêm Kế toán sẽ báo cáo và chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc dự án và Điều phối viên BTC. Trách nhiệm và công việc cụ thể như sau: o Làm các báo cáo kế toán phần đóng góp của phía Bỉ theo quy định của Cơ quan Hợp tác Kỹ thuật Bỉ (BTC). o Kịp thời báo cáo với Điều phối viên BTC những sai sót, bất cập trong chứng từ thanh toán và sổ sách kế toán (nếu có). o Đăng ký và quản lý danh mục tài sản và các hợp đồng (mua sắm, dịch vụ) từ nguồn ngân sách tài trợ theo đúng quy định của BTC. o Thông dịch từ Anh sang Việt và ngược lại trong các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, phỏng vấn, trao đổi công việc và giao tiếp thông thường. o Biên dịch các tài liệu, báo cáo, công văn, biên bản ... từ tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại. 10/34 Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 o Thực hiện các công việc thư ký và hành chính văn phòng khác khi cần thiết. • Phiên dịch: sẽ chịu trách nhiệm dịch chính xác toàn bộ những giao tiếp bằng lời và bằng văn bản từ tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại trong khuôn khổ dự án; báo cáo và chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc dự án và Điều phối viên BTC. Trách nhiệm và công việc cụ thể như sau: o Dịch từ tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại trong tất cả các các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, phỏng vấn, trao đổi công việc và giao tiếp thông thường. o Có trách nhiệm biên dịch chính xác các tài liệu, báo cáo, công văn, biên bản, bài phát biểu, họp đồng, v.v... từ tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại. o Hỗ trợ Ban QLDA trong việc biên soạn các tài liệu dự án (báo cáo, kế hoạch