Soạn thảo văn bản Microsoft Word

SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD Bài giảng Microsoft Word 1. Giới thiệu: Microsoft word là phần mềm nằm trong bộ office của hãng Microsoft. Ms Word nhằm soạn thảo các định dạng văn bản phục vụ cho công việc văn phòng Bài giảng MS Word * Khởi động Word C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình nền (Desktop). C2: Menu Start / Programs / Microsoft Office / Microsoft Office Word 2003 Màn hình làm việc của Word Vïng so¹n th¶o * Thanh tiªu ®Ò Thanh c«ng cô chuÈn (Standard) Thanh thùc ®¬n (Menu) Thanh ®Þnh d¹ng (Formating) Thanh c«ng cô t¹o b¶ng (Table and Borders) Th­íc däc (Ruler) Thanh Tr­ît däc (Scroll) Thanh c«ng cô vÏ (Drawing) Bµi 1 Bài giảng MS Word * Mở một tệp (File) trắng mới (New) C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar). C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N C3: Vào menu File / New… Bài giảng MS Word * Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open) C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Standard Toolbar. C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O C3: Vào menu File / Open…  1. Chọn nơi chứa tệp 2. Chọn tệp cần mở 3. Bấm nút Open để mở tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp Bài giảng MS Word * Ghi tệp vào ổ đĩa (Save) C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar. C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S C3: Vào menu File / Save Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As... (các bước tiếp theo xem slide sau). Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Word không thực hiện việc gì). Bài giảng MS Word * Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As) Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ. Vào menu File / Save As... 1. Chọn nơi ghi tệp 2. Gõ tên mới cho tệp 3. Bấm nút Save để ghi tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp  Bài giảng MS Word * Thoát khỏi Word (Exit) C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4 C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của Word. C3: Vào menu File / Exit Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn: Yes: ghi tệp trước khi thoát, No: thoát không ghi tệp, Cancel: huỷ lệnh thoát. Bài giảng MS Word * Phương pháp gõ tiếng Việt Để gõ được tiếng Việt cần có font chữ tiếng Việt và chương trình gõ tiếng Việt. Các bộ font tiếng Việt: ABC, VNI, Unicode… Bộ font ABC gồm các font chữ bắt đầu bởi .Vn VD: .VnTime, .VNTIMEH. .VN3DH, .VnArial… Các font Unicode: Arial, Times New Roman, … Các chương trình gõ tiếng Việt: ABC, Vietkey, Unikey… Hiện nay bộ gõ Vietkey và Unikey đang được sử dụng rộng rãi vì có nhiều ưu điểm: dung lượng nhỏ, hỗ trợ phương pháp gõ cho nhiều bộ font,… Bài giảng MS Word * Cách gõ tiếng Việt kiểu TELEX Cách gõ các ký tự đặc biệt: aw  ă, ow  ơ w  ư, aa  â ee  ê, oo  ô dd  đ Cách gõ các dấu: s: sắc, f: huyền, r: hỏi, x: ngã, j: nặng, z: thôi bỏ dấu` Bài giảng MS Word * Cách gõ tiếng Việt kiểu TELEX (tiếp) Có thể bỏ dấu ngay sau khi gõ nguyên âm hoặc sau khi đã gõ xong từ. Ví dụ, để gõ dòng chữ “Trường trung cấp Đại Việt”: Truowngf trung caaps DDaij Vieetj Muốn gõ tiếng Anh mà không muốn chuyển chế độ gõ, có thể gõ thêm ký tự đặc biệt 1 lần nữa, ví dụ: gõ từ “New York” như sau: Neww Yorrk Bài giảng MS Word * Một số phím hỗ trợ soạn thảo Tab: tạo 1 khoảng trống (ngầm định 0.5 inch), thường dùng để thụt đầu dòng đoạn văn bản. Caps Lock: bật/tắt chế độ gõ chữ hoa. Shift: - giữ Shift và gõ ký tự chữ sẽ cho chữ in hoa - giữ Shift và gõ các phím có 2 ký tự sẽ cho ký tự ở trên. - giữ Shift và ấn các phím di chuyển sẽ bôi đen (chọn) đoạn văn bản. Delete: xoá 1 ký tự đứng sau con trỏ Back Space: xoá 1 ký tự đứng trước con trỏ Bài giảng MS Word * Một số phím hỗ trợ soạn thảo (tiếp) Enter: xuống dòng để gõ đoạn văn bản mới. Home: đưa con trỏ về đầu dòng. End: đưa con trỏ về cuối dòng. Page Up: đưa con trỏ lên 1 trang màn hình Page Down: đưa con trỏ xuống 1 trang màn hình Ctrl+Home: đưa con trỏ về đầu văn bản Ctrl+End: đưa con trỏ về cuối văn bản Ctrl+Enter: ngắt trang bắt buộc (sang trang mới) Bài giảng MS Word * Một số quy tắc chuẩn Không có khoảng trắng trước dấu phẩy (,), dấu chấm (.), dấu hai chấm (:), dấu chấm phẩy (;)… Có 1 khoảng trắng sau các dấu trên. Các dấu nháy đơn, nháy kép, mở ngoặc, đóng ngoặc phải ôm sát văn bản. VD gõ sai: Các ký tự in thường : a , b , … , z( 26 ký tự ) . VD gõ đúng: Các ký tự in hoa: A, B, …, Z (26 ký tự). Bài giảng MS Word * Gõ chỉ số và số mũ Để gõ chỉ số, sử dụng tổ hợp phím Ctrl+= để chuyển đổi giữa chế độ gõ bình thường và chế độ gõ chỉ số. Ví dụ để gõ x1 thứ tự gõ phím như sau: x, Ctrl+=, 1, Ctrl+=, … Để gõ số mũ, sử dụng tổ hợp phím Ctrl+Shift+= để chuyển đổi giữa chế độ gõ bình thường và chế độ gõ số mũ. Ví dụ gõ x2 như sau: x, Ctrl+Shift+=, 2, Ctrl+Shift+=, … Bài giảng MS Word * Định dạng văn bản1) Định dạng ký tự a) Sử dụng thanh công cụ Formatting: - Bôi đen đoạn văn bản (dùng chuột hoặc dùng phím Shift kết hợp với các phím dịch chuyển) Chọn font chữ Chọn kích thước chữ Chữ in đậm (Ctrl+B) Chữ in nghiêng (Ctrl+I) Chữ gạch chân (Ctrl+U) Bài giảng MS Word * Định dạng ký tự (tiếp) b) Sử dụng menu Format / Font…: - Bôi đen đoạn văn bản. Vào menu Format / Font… Chọn font chữ Chọn kích thước chữ Chọn màu chữ Chọn kiểu gạch chân Khung xem trước định dạng Chọn dáng chữ (bình thường, đậm, nghiêng,  Bài giảng MS Word * Định dạng văn bản2) Định dạng đoạn văn bản a) Sử dụng thanh công cụ Formatting - Bôi đen đoạn văn bản Căn lề trái (Ctrl+L) Căn giữa (Ctrl+E) Căn lề phải (Ctrl+R) Căn cả 2 lề (Ctrl+J) Khoảng cách giữa các dòng Bài giảng MS Word * Định dạng đoạn văn bản (tiếp) b) Sử dụng menu Format/Paragraph… - Chọn đoạn văn bản, chọn Format \ Paragraph… Chọn cách căn lề Khoảng cách tính từ lề trái và phải Khoảng cách giữa các dòng Khoảng cách với đoạn trước và sau Khung xem trước định dạng  Tạo số, ký hiệu đầu dòng Chọn đoạn văn bản cần chèn. Chọn Format \ Bullets and Numbering… Tạo số đầu dòng: Chọn thẻ Numbered Chọn kiểu số cần chèn → OK Tạo ký hiệu đầu dòng: Chọn thẻ Bulleted Chọn kiểu ký hiệu cần chèn → OK Chọn Customize để chỉnh sửa ký hiệu Tạo đường viền, màu nền Chọn đoạn văn bản cần chèn tạo Chọn Format \ Borders and Shading… Các thẻ quan trọng: Borders: tạo đường viền cho đoạn văn bản Page Border: tạo đường viền cho trang văn bản Shading: màu nền cho đoạn văn bản Tạo đường viền, màu nền Đường viền: Loại đường viền Loại đường kẻ Màu đường kẻ Độ rộng của đường kẻ Áp dụng cho chữ, đoạn văn Tạo đường viền, màu nền Màu nền Không đổ màu Chọn màu sắc Thêm các màu khác Chọn mẫu Áp dụng cho chữ, đoạn văn Chia cột văn bản Chọn đoạn văn bản cần chia cột Chọn Format \ Collumns Số cột cần chia Dòng kẻ ở giữa Chọn nếu độ rộng các cột bằng nhau Áp dụng cho đoạn văn đã chọn hay cả trang Bài giảng MS Word * Dùng tab tự động để định dạng Dùng chuột kích vào thước ngang để đặt tab. Kích đúp chuột vào tab vừa đặt  1. Chọn tab nào để thiết lập 2. Chọn tab trái (left), phải (right) hoặc giữa (center) 3. Chọn kiểu dẫn cho tab 4. Bấm nút Set để thiết lập tab Chữ hoa lớn đầu đoạn văn Đặt con trỏ sau chữ cần in hoa lớn. Chọn Format \ Drop Cap… Vị trí chữ in hoa lớn Font chữ Số dòng chữ sẽ nằm Khoảng cách đến các chữ khác Bài giảng MS Word * Sao chép/chuyển văn bản (Copy/Move) Chọn đoạn văn bản cần sao chép/chuyển - Nếu sao chép: Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy) - Nếu chuyển: Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut) Đặt con trỏ tại nơi muốn dán văn bản Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste) Bài giảng MS Word * Chèn ký tự đặc biệt Nhiều ký tự muốn đưa vào văn bản nhưng không có trên bàn phím?  Đặt con trỏ chuột tại nơi muốn chèn. Vào menu Insert / Symbol…  1. Chọn font 2. Chọn ký tự đặc biệt 3. Ấn nút Insert để chèn Chèn hình ảnh, chữ nghệ thuật Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn Chèn hình ảnh: Chọn Insert \ Picture: Clip Art: Chèn từ thư viện của chương trình Office: Sau khi chọn Clip Art khung làm việc sẽ xuất hiện cửa sổ Clip Art, chọn Go để tìm kiếm hình ảnh. Click vào hình ảnh cần chèn để chèn vào văn bản. From File: Chèn từ một file hình ảnh bên ngoài thư viện của chương trình Office. Sau khi chọn From File sẽ xuất hiện cửa sổ để chọn đến hình ảnh cần chèn. Chèn hình ảnh, chữ nghệ thuật (tiếp) Chèn chữ nghệ thuật: Chọn Insert \ Pictures \ WordArt: xuất hiện khung chọn mẫu: Chèn hình ảnh, chữ nghệ thuật (tiếp) Chèn chữ nghệ thuật: Chọn mẫu rồi click OK → xuất hiện hộp thoại gõ nội dung, chú ý tương thích giữa Font chữ và bảng mã. Gõ xong click OK Sau khi chèn xong, khi click vào chữ WordArt sẽ xuất hiện thanh công cụ WordArt Thêm chữ WordArt mới Sửa nội dung WordArt Chọn mẫu WordArt khác Chọn hình dạng WordArt Vị trí của đối tượng so với văn bản Làm việc với thanh công cụ Drawing Bài giảng MS Word * Làm việc với thanh công cụ Drawing Công dụng : Dùng để vẽ các dạng hình cơ bản trong word : Vẽ theo mẫu cho trước : Vẽ đường thẳng : Vẽ đường thẳng có mũi tên : Vẽ hình chữ nhật, muốn vẽ hình vuông ta ấn thêm phím Shift : Vẽ hình Elip, muốn vẽ hình tròn ta ấn thêm phím Shift. : Tạo hộp văn bản : Chèn WordArt mới : chèn các dạng biểu đồ : Chèn hình ảnh từ Clip Art : chèn thêm hình ảnh : Tô màu cho đối tượng : Chọn màu cho nét vẽ của đối tượng (hình ảnh) : Chọn màu cho văn bản : Chọn kiểu đường viền ngoài. : Chọn kiểu đường : Chọn kiểu mũi tên : Chọn kiểu bóng đổ 2 chiều : Chọn kiểu không gian 3 chiều * Bật/ tắt thanh Drawing: Vào View  Toolbars  Drawing Bài giảng MS Word * Làm việc với thanh công cụ Drawing Định dạng hình vẽ: Chọn hình vẽ kích chuột phải Format Autoshapes + Layout: chọn các vị trí cho hình vẽ : + Inline With text : Đẩy văn bản ra 2 biên + Square: hình vẽ nằm giữa VB + Tight: hình vẽ nằm chung với văn bản + Behide text : hình vẽ nằm sau văn bản + In front of text: hình vẽ nằm trước văn bản Lật quay hình vẽ: Chọn hình vẽ Vào Draw  Rotate or flip + Free rotate : Xoay tự do + Rotate left : Xoay bên trái một góc 900 + Rotate Right: Xoay bên phải một góc 900 + Elip horizotal: Lật theo biên ngang + Elip vertical: Lật theo biên dọc Bài giảng MS Word * Làm việc với thanh công cụ Drawing Sử dụng các hình khối AutoShape Với công cụ AutoShapes còn cung cấp nhiều mẫu hình dạng khác nhau. Đưa văn bản vào trong hình vẽ: Chọn hình vẽ kích chuột phải Add text Chuùc caùc anh chò thaønh coâng Bài giảng MS Word * Bảng biểu Cột Hàng Ô Bài giảng MS Word * Bảng biểua) Tạo bảng Đặt con trỏ tại nơi muốn chèn bảng C1: Vào menu Table / Insert / Table… Nhập số cột Nhập số hàng Chọn độ rộng các cột Độ rộng cột tự động vừa khít nội dung Độ rộng cột vừa với trang giấy cũng như vừa với nội dung Chọn các bảng biểu đã thiết kế sẵn Lấy các thông số trên thiết lập cho bảng biểu mới  Bảng biểua) Tạo bảng C2: Click vào nút Insert Table trên thanh công cụ Standard Toolbar. - Drag chọn số hàng và cột cho Table.  Bài giảng MS Word * b) Dịch chuyển và chọn miền Dịch chuyển: Dùng chuột Dùng phím Tab hoặc các phím mũi tên Chọn miền: Chọn cả bảng: đặt trỏ văn bản trong bảng, vào menu Table / Select / Table Chọn các hàng kề nhau: kích chuột ngoài lề trái của bảng, ngang vị trí hàng đầu tiên, giữ chuột di qua các hàng còn lại. Chọn các cột kề nhau: di chuột đến sát lề trên cột đầu tiên, con trỏ chuột chuyển từ hình chữ I thành mũi tên đen thì kích trái chuột, giữ và di qua các cột còn lại. Bài giảng MS Word * c) Thay đổi kích thước hàng/cột Thay đổi độ rộng cột: Di chuột vào đường khung phải của cột để xuất hiện mũi tên 2 chiều Giữ trái chuột và kéo đến độ rộng mong muốn Thay đổi chiều cao hàng: Tương tự như trên với đường khung dưới của hàng. Bài giảng MS Word * d) Nhập ô, chia ô Nhập các ô thành 1 (Merge cells) Chọn các ô cần nhập Nháy chuột phải vào vùng vừa chọn, menu xuất hiện, chọn Merge Cells (hoặc menu Table / Merge Cells) Chia các ô thành nhiều hơn (Split cells) Chọn (các) ô cần chia Nháy chuột phải vào ô vừa chọn, menu xuất hiện, chọn Split Cells… (hoặc menu Table / Split Cells…) Hộp thoại Split Cells xuất hiện: Nhập số cột và số hàng cần chia vào khung tương ứng Number of columns và Number of rows. Bài giảng MS Word * e) Thêm cột, hàng, ô vào bảng C1: Sử dụng Menu ngữ cảnh Chọn các cột (các hàng). Nhấp chuột phải vào các cột (các hàng) đã chọn. Chọn Insert Rows hoặc Insert Columns tương ứng. (Số cột/hàng thêm vào sẽ bằng số cột/hàng đã chọn) - Chú ý: Nếu chèn thêm cột hoặc hàng theo cách này thì mặc định các cột mới thêm vào sẽ nằm bên trái các cột được chọn và các hàng mới thêm vào sẽ nằm trên các hàng được chọn Bài giảng MS Word * e) Thêm cột/hàng vào bảng C2: Sử dụng lệnh: Chọn các cột hoặc hàng, không cần chọn tất cả các ô (số cột / hàng thêm vào sẽ bằng số cột/hàng đã chọn) - Vào menu Table / Insert / Thêm cột vào bên trái cột hiện tại Thêm cột vào bên phải cột hiện tại Thêm hàng vào bên trên hàng hiện tại Thêm hàng vào bên dưới hàng hiện tại Thêm ô Bài giảng MS Word * f) Xoá bảng, xoá hàng, xoá cột, xóa ô C1: Sử dụng Menu ngữ cảnh Chọn các cột (các hàng) cần xóa. Nhấp chuột phải vào các cột (các hàng) đã chọn. Chọn Delete Rows hoặc Delete Columns tương ứng. (Số cột/hàng được xóa sẽ bằng số cột / hàng được chọn) Bài giảng MS Word * f) Xoá bảng, xoá hàng, xoá cột, xóa ô - Nếu muốn xóa các ô thì chọn các ô cần xóa (các ô phải liền kề nhau). Nhấp chuột phải vào các ô đã chọn. Chọn Delete Cells. Đẩy các ô bên phải ô bị xóa sang bên trái Đẩy các ô bên dưới ô bị xóa lên trên Xóa toàn bộ các dòng chứa các ô được chọn Xóa toàn bộ các cột chứa các ô được chọn Bài giảng MS Word * f) Xoá bảng, xoá hàng, xoá cột C2: Sử dụng lệnh - Chọn các cột hoặc hàng. Chọn menu Table / Delete Xoá cả bảng Xoá các cột đã chọn Xoá các hàng đã chọn Xoá các ô đã chọn Bài giảng MS Word * g) Các thao tác định dạng đường kẻ Sử dụng menu Format / Border and Shading… Chọn các ô trong bảng Vào menu Format / Border and Shading… Không kẻ khung Các nút kẻ từng đường khung Khung xem trước Chỉ kẻ khung biên ngoài Kẻ khung bao quanh tất cả ô Tự kẻ khung theo ý muốn Kiểu đường kẻ Màu đường kẻ Độ dày đường kẻ Bài giảng MS Word * Các thao tác định dạng đường kẻ (tiếp) Sử dụng thanh công cụ Tables and Borders Vào menu Table/Draw Table… Bút kẻ khung Merge Cells Màu đường kẻ Độ dầy đường kẻ Tẩy để xoá đường kẻ Kiểu đường kẻ Split Cells Chiều cao các hàng bằng nhau Chiều rộng các cột bằng nhau Chọn kiểu đường kẻ, độ dày đường kẻ…, chọn bút kẻ khung để con trỏ chuột thành hình cái bút. Di chuột qua các đường kẻ muốn định dạng. Thường dùng pp này để xoá hoặc làm đậm đường kẻ.  Bài giảng MS Word * h) Tính toán trong bảng biểu Đặt con trỏ tại ô cần tính theo công thức Chọn Table \ Formula… Công thức Định dạng kết quả Chọn nhanh công thức Bài giảng MS Word * h) Tính toán trong bảng biểu (tiếp) Một số công thức hay sử dụng SUM: Tính tổng. VD: SUM(LEFT): tính tổng các phần tử bên trái cho đến khi gặp dữ liệu khác kiểu số. AVERAGE: Tính trung bình cộng. VD: AVERAGE(LEFT): tính trung bình cộng của các phần tử bên trái cho đến khi gặp dữ liệu khác kiểu số. Một số từ khóa: LEFT: các phần tử bên trái RIGHT: các phần tử bên phải ABOVE: các phần tử bên trên BELOW: các phần tử bên dưới Bài giảng MS Word * i) Sắp xếp bảng biểu Chọn cả bảng Chọn Table \ Sort Loại dữ liệu Sắp xếp tăng hoặc giảm Cột sắp xếp Cột sắp xếp nếu tiêu chí 1 bằng nhau Bảng lựa chọn có dòng tiêu đề không Chèn chú thích Đôi khi trong những tài liệu của bạn cần bổ sung nội dung giải thích thêm về từ ngữ cho người đọc khác hoặc sau này bạn sẽ đọc lại có thể dễ dàng hiểu được những từ ngữ viết tắt, hay khó hiểu nào đó, bài này sẽ hướng dẫn bạn cách chèn chú thích cho từ ngữ. Chèn chú thích 1. Lựa chọn (bôi đen) từ ngữ muốn chèn chú thích 2. Vào Insert / Comment 3. Bạn sẽ thấy ô Comment có màu sắc xuất hiện ở bên phải màn hình văn bản: - Hãy nhập nội dung vào ô Comment Chèn chú thích 4. Sau khi nhập xong nội dung chú thích, thì từ ngữ được chèn sẽ có màu nền và khi di chuyển chuột đến (Ví dụ: “Chèn chú thích”) sẽ xuất hiện nội dung chú thích đó. Với phần màu nền và ô Comment bên phải khi in ra giấy vẫn sẽ xuất hiện. Bài giảng MS Word * AUTOTEXT – AUTOCORRECT AUTOCORRECT 1) Công dụng: Dùng để thay thế nội dung bằng một tên viết tắt 2)Thực hiện: Đánh dấu nội dung Vào Tools Autocorrect xuất hiện hộp thoại: + Tại Replace: Nhập tên đề mục (viết tắt) cần tạo chọn Add OK 3) Cách chèn Autocorrect: Đặt con trỏ ở vị trí cần chèn Nhập tên đề mục lúc trước ta đặt  ấn Enter hoặc ấn phím Space 4/ Xóa Autocorrect: Vào Tools  Autocorrect  xuất hiện hộp thoại: + Tại Replace: Nhập tên đề mục cần xóa  Delete OK Bài giảng MS Word * Các tuỳ chọn và sửa lỗi chính tả  AutoCorrect cho phép thiết lập một số tính chất tự động sửa các lỗi chính tả trong quá trình soạn thảo. Để thiết lập các tính chất tự động sửa lỗi chính tả, hãy làm như sau: Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect; Bước 2: Thiết lập các thông số về tự động sửa lỗi chính tả bằng cách chọn (checked) các mục sau: Tự động sửa những từ nêu có 2 ký tự hoa đầu dòng sẽ chỉ để lại kí tự hoa đầu tiên. Ví dụ : TWo sẽ tự động sửa thành Two. Tự động sửa kí tự đầu tiên của một câu thành kí tự in hoa. Viết in hoa cho kí tự đầu tiên của ngày. Ví  dụ: sẽ luôn sửa là Monday. Tự động sửa lỗi kiểu như cAPS LOCK khi bật nhầm phím Caps lock. Khi đó máy sẽ sửa thành Caps lock. Bài giảng MS Word * AUTOTEXT – AUTOCORRECT AUTOTEXT 1) Công dụng: Dùng để lưu trữ tự động một đoạn văn bản bằng một tên viết tắt 2) Thực hiện: Đánh dấu nội dung Vào Insert  Autotext  New xuất hiện hộp thoại: + Tại Please name your Autotext Entry: gõ tên đề mục(viết tắt)  OK 3) Chèn nội dung Autotext: Đặt con trỏ ở vị trí cần chèn nhập tên đề mục lúc trước ta đặt  Ấn Phím F3 4/ Xóa Autotext: Vào Insert  Autotext  Autotext  máy liệt kê tên các đề mục đã cài đặt chọn tên đề mục cần xóa kích chuột vào Delete OK Bài giảng MS Word * Tìm kiếm và thay thế Tìm kiếm một từ, một cụm từ trong tài liệu Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm. Bước 2: Khởi động tính năng tìm kiếm văn bản bằng cách kích hoạt mục chọn Edit  Find… hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F , hộp thoại Find and Replace xuất hiện. Bước 3: Thiết lập các thông tin về tìm kiếm trên thẻ Find. Bài giảng MS Word * Tìm kiếm một từ, một cụm từ trong tài liệu Gõ từ cần tìm kiếm vào mục Find What. Thiết lập các tuỳ chọn tìm kiếm ở mục Search Options như sau : Match case: tìm kiếm mà không phân biệt chữ hoa, chữ thường. Find whole words only: chỉ tìm trên những từ độc lập. Bước 4:Nhấn nút Find next, máy sẽ chỉ đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm. Bài giảng MS Word * Thay thế một từ, một cụm từ trong văn bản Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm, khởi động tính năng tìm kiếm văn bản. Bước 2: Thiết lập thông tin về cụm từ cần tìm và cụm từ sẽ thay thế ở thẻ Repalce của hộp thoại. Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Find what. Gõ cụm từ sẽ thay thế ở mục Replace with. Bài giảng MS Word * Thay thế một từ, một cụm từ trong văn bản Bước 3: Nhấn nút Find next để tìm đến vị trí văn bản cụm từ cần tìm. Khi tìm thấy có thể bấm nút Replace để thay thế cụm từ cần tìm được bởi cụm từ đã chỉ định ở mục Replace with. Để ngừng tìm kiếm, nhất nút Cancel. Bài giảng MS Word * Trộn tài liệu (Mail Merge) 1. Khái niệm về trộn tài liệu: Mail Merge là một công cụ dùng để tạo thư tín có các thông tin địa chỉ, bì thư theo một mẫu đã có sẵn với mục đích tạo nhiều thư cùng một nội dung để gửi cho nhiều người khác nhau. Để thực hiện kỹ thuật Mail Merge cần phải có 2 văn bản khác nhau. Trong đó : Văn bản dùng làm mẫu thư tín Văn bản chứa dữ liệu (có thể là một danh sách bao gồm họ tên, địa chỉ,…) để gắn vào mẫu thư tín. Hai văn bản này được tạo trước và sử dụng kỹ thuật Mail Merge để đưa dữ liệu vào thư tín mẫu. Bài giảng MS Word * Trộn tài liệu (Mail Merge) 2. Cấu trúc cơ bản: Hai thành phần chính khi sử dụng chức năng Mail Merge là : Văn bản mẫu thư tín : là văn bản chứa nội dung chính của thư tín, có thể là giấy mời họp, giấy báo nhận hàng, giấy yêu cầu,… Văn bản chứa dữ liệu : là tập tin chứa danh sách những người sẽ được ghi trong thư tín hoặc danh sách các mặt hàng sẽ gửi cho người nhận thư tín. Văn bản chứa dữ liệu có thể được xem là một tập tin chứa một bảng (Table) danh sách. Trong bảng danh sách đó có nhiều cột, mỗi cột chứa một thông tin cụ thể. Dòng đầu tiên trong bảng được xem như là dòng tiêu đề và mỗi dòng