Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án

Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án Giới thiệu chung • Chọn một phần mềm thích hợp • Học sử dụng phần mềm thành thạo • Sử dụng phần mềm đúng cách và đúng mục đích • Phần mềm chỉ mang tính trợ giúp không thể thay thế công tác quản lý • Dữ liệu trên phần mềm phải được cập nhật • Người cập nhật : ít, Người xem: nhiều • Dữ liệu trên phần mềm chỉ là dữ liệu thô. Thực tế còn nhiều yếu tố khác không thể định lượng. Phần mềm trợ giúp QLDA • Dùng cho các dự án nhỏ – Microsoft Project – Fast track – ManagePro – TimeLine – MacProject • Dự án mức trung bình – Project Management Workbench – SuperProject • Dự án lớn, phức tạp – Primavera, Artimis, OpenPlan Đặc điểm • Ưu điểm: – Dễ sử dụng – Dùng để lập kế hoạch dự án rất tốt • Công việc • Thời gian • Chi phí • Nhân lực • Khuyết điểm: – Chưa đáp ứng tốt về • Giám sát • Điều khiển công việc – Chỉ trợ giúp không thể QLDA Phần mềm MS Project • Các dữ liệu phải được sẵn sàng – Lập kế hoạch dự án – Xem tình hình thực hiện dự án – Điều chỉnh kế hoạch làm việc – Cập nhật tiến độ công việc – Xem báo cáo Lập kế hoạch dự án • Các công việc phải làm • Ràng buộc đối với công việc • Đội ngũ thực hiện dự án • Kinh phí cần thiết Xem tiến độ công việc • Trục thời gian • Thông tin kèm theo sơ đồ công việc • Menu view: Xem theo – Lịch – Lược đồ Gantt – Lược đồ đường găng (PERT) – Tình hình phân bổ Người – Việc (Task usage) – Tình hình diễn biến thực tế (Tracking Gantt) – Chi phí nhân công (Resource Sheet) – Tình hình sử dụng nhân lực (Resource Điều chỉnh kế hoạch làm việc • Thêm, bớt các công việc • Tăng, giảm thời gian cho mỗi công việc • Bố trí lại nhân sự • Tăng, giảm chi phí Báo cáo • Báo cáo tổng hợp (Overview) • Báo cáo theo công việc (Current Activities) • Báo cáo tài chính (Cost) • Báo cáo giao việc (Assignement) • Báo cáo phân tải công việc (Workload) Project 2 Task1 Task2 Task3 Task1.1.1 Task1.2.1 • Nhập: Project • -STT (Tự động) • -Tên công tác: Name (Task) • -Thời gian thực hiện; Duration • -Công tác đi trước: Predecessor (Đi sau: Successor) • _Nguồn lực; Resource • -Loại : Type BÁO CÁO (Report) Tầm báo cáo: - Tổng quát: Project Information - Công tác : Task information Dạng báo cáo: – Dang lịch, đồ thị : View – Bảng liệt kê: (chuẩn MS): Tool Loại báo cáo: – Công việc: Task usage – Nguồn lực: Resource usage Theo dõi dự án • Kế hoạch ban đầu: Save: baseline1 • Cập nhật/đổi kế hoạch Save: baseline2; baseline3 v.v