Soạn thảo văn bản pháp luật là hoạt ñộng tồn tại thường xuyên, liên tục và xuyên suốt
theo sự tồn tại của cơ quan, tổ chức. Công tác này rất quan trọng diễn ra hàng ngày trong các cơ
quan nhà nước, ñặc biệt là trong hệ thống cơ quan quyền lực nhà nước và cơ quan hành chính
nhà nước.
ðể xây dựng và ban hành văn bản có chất lượng, người soạn thảo cần có kiến thức nhất
ñịnh về pháp luật, về ngôn ngữ, về kinh tế - xã hội. Việc soạn thảo và trình bày văn bản không
thể tùy tiện mà phải dựa vào những cơ sở pháp lý. ðặc biệt khi các cơ sở pháp lý có sự thay ñổi
thì những người làm công tác liên quan ñến xây dựng văn bản cần cập nhật thông tin nhằm ñảm
bảo tính quy phạm của công tác này.
Do tầm quan trọng như thế nên nội dung Soạn thảo văn bản pháp luật ñã ñược ñưa vào
hầu hết các chương trình ñào tạo sinh viên bậc ñại học, cao ñẳng, trung cấp chuyên nghiệp
trong cả nước, ñặc biệt là cho sinh viên ngành luật
118 trang |
Chia sẻ: hoang16 | Lượt xem: 738 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Tài liệu hướng dẫn học tập soạn thảo văn bản pháp luật, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
1. PHẠM VI VÀ ðỐI TƯỢNG SỬ DỤNG
Giáo trình có thể dùng tham khảo cho ngành: Luật
Có thể dùng cho các trường: ñại học
Các từ khóa: hành chính, tố tụng, xét xử, vụ án, án hành chính, tiền tố tụng, tòa
án, phiên tòa, sơ thẩm, phúc thẩm.
Yêu cầu kiến thức trước khi học môn này: học xong các học phần về Luật Hành
chính Việt Nam.
ðã xuất bản in chưa: chưa
TRƯỜNG ðẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA LUẬT
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN HỌC TẬP
SOẠN THẢO VĂN BẢN PHÁP LUẬT
Biên soạn: Ths. Diệp Thành Nguyên
Cần Thơ, tháng 5 năm 2012
1
PHẦN MỞ ðẦU
1. Giới thiệu khái quát môn học
Soạn thảo văn bản pháp luật là hoạt ñộng tồn tại thường xuyên, liên tục và xuyên suốt
theo sự tồn tại của cơ quan, tổ chức. Công tác này rất quan trọng diễn ra hàng ngày trong các cơ
quan nhà nước, ñặc biệt là trong hệ thống cơ quan quyền lực nhà nước và cơ quan hành chính
nhà nước.
ðể xây dựng và ban hành văn bản có chất lượng, người soạn thảo cần có kiến thức nhất
ñịnh về pháp luật, về ngôn ngữ, về kinh tế - xã hội. Việc soạn thảo và trình bày văn bản không
thể tùy tiện mà phải dựa vào những cơ sở pháp lý. ðặc biệt khi các cơ sở pháp lý có sự thay ñổi
thì những người làm công tác liên quan ñến xây dựng văn bản cần cập nhật thông tin nhằm ñảm
bảo tính quy phạm của công tác này.
Do tầm quan trọng như thế nên nội dung Soạn thảo văn bản pháp luật ñã ñược ñưa vào
hầu hết các chương trình ñào tạo sinh viên bậc ñại học, cao ñẳng, trung cấp chuyên nghiệp
trong cả nước, ñặc biệt là cho sinh viên ngành luật.
2. Mục tiêu môn học
Môn học hướng tới mục tiêu trang bị cho sinh viên những kiến thức căn bản về các loại
văn bản nhà nước, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, quản lý văn bản, quản lý và sử
dụng con dấu; ñồng thời cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản nhất về các vấn ñề liên
quan ñến thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật, hiệu lực của văn bản quy phạm
pháp luật, trình tự thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật theo quy ñịnh của pháp luật
hiện hành.
3. Yêu cầu môn học
ðây là môn học chuyên ngành, do ñó yêu cầu sinh viên trước khi học môn này phải học
xong và nắm vững kiến thức của các học phần về Lý luận chung về nhà nước và pháp luật, Luật
Hiến pháp.
4. Cấu trúc môn học
Môn học Soạn thảo văn bản pháp luật gồm có 4 phần (8 chương va 1 phụ lục), cụ thể:
Phần 1: Công tác văn thư
• Chương 1: Tổng quan về công tác văn thư
• Chương 2: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
• Chương 3: Quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu
Phần 2: Công tác lưu trữ
• Chương 4: Tổng quan về công tác lưu trữ
• Chương 5: Thu thập, sử dụng và tiêu hủy tài liệu lưu trữ
Phần 3: Xây dựng văn bản pháp luật
• Chương 6: Khái quát chung về văn bản quy phạm pháp luật
• Chương 7: Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ
quan nhà nước cấp trung ương
• Chương 8: Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội
ñồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp.
Phần 4: Phụ lục 5 văn bản Mẫu (Thông báo, Công văn, Quyết ñịnh cá biệt, Quyết ñịnh
quy phạm pháp luật, Nghị ñịnh)
2
PHẦN 1: CÔNG TÁC VĂN THƯ
____________________
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
I- QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư
Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm:
- Xây dựng, ban hành và chỉ ñạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật về công tác văn thư;
- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;
- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác
văn thư;
- Quản lý ñào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công
tác thi ñua, khen thưởng trong công tác văn thư;
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về
công tác văn thư;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;
- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư.
2. Trách nhiệm quản lý công tác văn thư
Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công
tác văn thư.
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực
hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau ñây:
1. Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ ñể trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ xem xét,
quyết ñịnh:
a) Dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc
hội; dự thảo nghị ñịnh của Chính phủ, dự thảo quyết ñịnh của Thủ tướng Chính phủ về
văn thư, lưu trữ;
b) Chiến lược, quy hoạch, các chương trình mục tiêu quốc gia, ñề án, dự án quốc gia về
văn thư, lưu trữ.
2. Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết ñịnh, ban hành:
a) Dự thảo thông tư và các văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ;
3
b) Kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ;
c) Tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và ñịnh mức kinh tế - kỹ thuật về văn thư lưu trữ;
d) Chương trình, ñề án, dự án khác về văn thư, lưu trữ.
3. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật về văn thư, lưu trữ.
4. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế
hoạch, chương trình, dự án, ñề án sau khi ñược cấp có thẩm quyền ban hành hoặc phê
duyệt.
5. Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ theo quy ñịnh
của pháp luật.
6. Thực hiện việc sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh lý xác ñịnh giá
trị tài liệu, bảo vệ, thống kê, bảo quản, tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tổ
chức giải mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ chức phục vụ khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ ñược bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
7. Lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước.
8. Thống nhất quản lý thống kê nhà nước về văn thư, lưu trữ.
9. Tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, phát triển, ứng dụng và
chuyển giao công nghệ trong văn thư, lưu trữ; hiện ñại hoá cơ sở vật chất, kỹ thuật trong
hoạt ñộng văn thư, lưu trữ.
10. ðào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.
11. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính theo mục
tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước ñã ñược cấp có thẩm quyền
phê duyệt.
12. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy ñịnh pháp luật về văn thư, lưu trữ
và giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ.
13. Tổ chức quản lý bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức và sử dụng biên chế
ñược duyệt theo quy ñịnh; thực hiện chế ñộ tiền lương và các chế ñộ, chính sách, khen
thưởng, kỷ luật ñối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Cục
theo quy ñịnh của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
14. Quản lý tài chính, tài sản ñược giao và tổ chức thực hiện ngân sách ñược
phân bổ theo quy ñịnh của pháp luật.
15. Hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
16. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.
4
Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ; cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã
hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và Uỷ ban nhân dân
các cấp có trách nhiệm:
(1) Căn cứ quy ñịnh của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế ñộ,
quy ñịnh về công tác văn thư;
(2) Kiểm tra việc thực hiện các chế ñộ, quy ñịnh về công tác văn thư ñối với các cơ
quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử
lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền
(3) Tổ chức, chỉ ñạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác
văn thư;
(4) Tổ chức ñào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công
tác thi ñua, khen thưởng trong công tác văn thư;
(5) Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và
ñịa phương.
3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức
Căn cứ khối lượng công việc, các cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ văn
thư hoặc bố trí người làm văn thư (sau ñây gọi chung là văn thư cơ quan).
Văn thư cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau:
1) Tiếp nhận, ñăng ký văn bản ñến;
2) Trình, chuyển giao văn bản ñến cho các ñơn vị, cá nhân;
3) Giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người ñược giao trách
nhiệm theo dõi, ñôn ñốc việc giải quyết văn bản ñến;
4) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký
ban hành;
5) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; ñóng
dấu mức ñộ khẩn, mật;
6) ðăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản ñi;
7) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;
8) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu ñăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy
giới thiệu, giấy ñi ñường cho cán bộ, công chức, viên chức;
9) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.
II- MỘT SỐ KHÁI NIỆM THƯỜNG GẶP TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
5
Công tác văn thư là công tác bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt ñộng của các cơ
quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Bản thảo văn bản là bản ñược viết hoặc ñánh máy, hình thành trong quá trình
soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.
Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản ñược cơ quan
tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.1
Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và ñược cơ
quan, tổ chức ban hành.
Bản sao y bản chính là bản sao ñầy ñủ, chính xác nội dung của văn bản và ñược
trình bày theo thể thức quy ñịnh. Bản sao y bản chính phải ñược thực hiện từ bản chính.
Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và ñược trình bày theo thể
thức quy ñịnh. Bản trích sao phải ñược thực hiện từ bản chính.
Bản sao lục là bản sao ñầy ñủ, chính xác nội dung của văn bản, ñược thực hiện
từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy ñịnh.
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn ñề, một sự
việc, một ñối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) ñặc ñiểm chung như tên loại văn
bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những ñặc ñiểm khác, hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ
của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất
ñịnh.
III- KHÁI NIỆM VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN NHÀ NƯỚC
1. Khái niệm văn bản
Theo nghĩa rộng, văn bản ñược hiểu là vật mang tin ñược ghi bằng ký hiệu hay
bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng ñể ghi nhận và truyền ñạt thông
tin từ chủ thể này ñến chủ thể khác. Theo cách hiểu này thì bia ñá, hoành phi, câu ñối,
chúc thư, tác phẩm văn học hoặc khoa học kỹ thuật, công văn, khẩu hiệu, băng ghi âm,
bản vẽ ñều ñược gọi là văn bản.
Theo nghĩa hẹp, văn bản ñược hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ ñược hình thành
trong quá trình hoạt ñộng của các cơ quan nhà nước, các tổ chức. Theo nghĩa này, các
loại giấy tờ dùng ñể quản lý và ñiều hành các hoạt ñộng của cơ quan, tổ chức như nghị
quyết, quyết ñịnh, chỉ thị, công văn, thông báo, báo cáo ñều ñược gọi là văn bản.
Văn bản là bản viết hoặc bản in mang nội dung là những gì cần ñược lưu lại làm
bằng.2
2. Khái niệm và phân loại văn bản nhà nước
1
ðiều 1 Nghị ñịnh số 09/2010/Nð-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa ñổi, bổ sung một số ðiều của Nghị
ñịnh số 110/2004/Nð-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
2
Theo Từ ñiển tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học, xuất bản năm 1992, trang 1078.
6
Văn bản nhà nước là văn bản do các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức nhà
nước có thẩm quyền ban hành theo ñúng trình tự, tên loại do pháp luật quy ñịnh nhằm
ñiều chỉnh các quan hệ xã hội hoặc ñể giải quyết những sự việc cụ thể thuộc phạm vi
nhiệm vụ của mình.
Theo Nghị ñịnh số 110/2004/Nð-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư thì văn bản nhà nước ñược chia thành hai loại:
- Văn bản quy phạm pháp luật; và
- Văn bản hành chính.
2.1. Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối
hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục ñược quy ñịnh trong Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật
của Hội ñồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, trong ñó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực
bắt buộc chung, ñược Nhà nước bảo ñảm thực hiện ñể ñiều chỉnh các quan hệ xã hội.
Văn bản quy phạm pháp luật ñược sử dụng nhiều lần, ñối với nhiều ñối tượng khi
rơi vào trường hợp ñã nêu trong phần giả ñịnh của các quy phạm pháp luật. Các ñối
tượng tác ñộng của chúng luôn luôn chung, trừu tượng, không có ñịa chỉ cụ thể. Ví dụ:
Bộ luật hình sự năm 1999, Bộ luật lao ñộng năm 1994, Pháp lệnh xử lý vi phạm hành
chính năm 2002, v.v. . . .
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật ở nước ta hiện nay (xem chương 6 cùng
sách này).
2.2. Văn bản hành chính
Các văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm
thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng ñể thực hiện các tác nghiệp hành
chính trong hoạt ñộng của các cơ quan, tổ chức. ðây là loại văn bản ñược sử dụng phổ
biến nhất trong các cơ quan, tổ chức.
Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ thông cáo quy ñịnh rõ chủ thể ban
hành, các văn bản hành chính khác không xác ñịnh thẩm quyền ban hành theo tên loại
của văn bản. Các cơ quan, tổ chức tùy theo thẩm quyền giải quyết công việc có thể lựa
chọn ñể ban hành loại văn bản phù hợp.
Hệ thống văn bản hành chính gồm:
- Văn bản cá biệt (văn bản áp dụng pháp luật); và
- Văn bản hành chính thông thường.
2.2.1. Văn bản cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt gồm có: Nghị quyết cá biệt, Quyết ñịnh cá biệt, Chỉ
thị cá biệt, Quy chế, Quy ñịnh.
2.2.2. Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường gồm hai loại: Văn bản hành chính thông
thường có tên loại và Văn bản hành chính thông thường không có tên loại.
* Văn bản hành chính thông thường có tên loại
7
- Thông cáo: là văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trung ương dùng ñể công bố
với nhân dân một quyết ñịnh hoặc một sự kiện quan trọng về ñối nội, ñối ngoại của quốc
gia. Thông cáo do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Ban Chấp hành
Trung ương ðảng Cộng sản Việt Nam ban hành.
- Thông báo: là loại văn bản dùng ñể thông tin các vấn ñề trong hoạt ñộng của
cơ quan, tổ chức ñể các ñối tượng có liên quan biết hoặc thực thi.
- Báo cáo: là loại văn bản dùng ñể phản ánh tình hình, sự việc, vụ việc, hoạt
ñộng của các cơ quan, tổ chức trong khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị các giải
pháp hoặc ñề nghị cấp trên cho phương hướng xử lý.
- Tờ trình: là loại văn bản dùng ñể ñề xuất với cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt
một vấn ñề mới hoặc ñã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể tự quyết ñịnh ñược.
- Chương trình: là loại văn bản dùng ñể sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc
cụ thể theo một trình tự nhất ñịnh và trong một thời gian nhất ñịnh.
- Kế hoạch: là loại văn bản dùng ñể xác ñịnh mục tiêu, yêu cầu, chi tiêu của
nhiệm vụ cần hoàn thành trong một thời gian nhất ñịnh và các biện pháp về tổ chức,
nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết ñể thực hiện nhiệm vụ ñó.
- Phương án: là loại văn bản dùng ñể nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến
hành công việc trong hoàn cảnh, ñiều kiện nhất ñịnh.
- ðề án: là loại văn bản dùng ñể trình bày dự ñịnh, mục tiêu, kế hoạch thực hiện
công tác trong khoảng thời gian nhất ñịnh dựa trên cơ sở những ñặc ñiểm, tình hình thực
tiễn của cơ quan, tổ chức.
- Biên bản: là loại văn bản dùng ñể ghi lại sự việc, vụ việc ñã hoặc ñang xảy ra
ñể làm chứng cứ pháp lý. Biên bản ñược sử dụng trong hoạt ñộng của cơ quan, tổ chức
hoặc trong hoạt ñộng giữa cơ quan, tổ chức với công dân.
- Hợp ñồng: là loại văn bản dùng ñể ghi lại sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên
bằng văn bản, trong ñó các bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý về quyền và nghĩa
vụ.
- Công ñiện: là loại văn bản dùng ñể truyền ñạt nhanh một mệnh lệnh, một nội
dung công việc ñến cơ quan, tổ chức ñể thực hiện trong trường hợp khẩn cấp.
- Giấy chứng nhận: là loại văn bản dùng ñể xác nhận một sự việc, một ñối tượng
có liên quan ñến hoạt ñộng của cơ quan, tổ chức.
- Giấy ủy nhiệm: là loại văn bản dùng ñể ghi nhận sự thỏa thuận giữa người có
quyền (hoặc người ñại diện theo pháp luật) và người ñược ủy nhiệm. Theo ñó người
ñược ủy nhiệm thực hiện quyền và nghĩa vụ thay cho người có quyền (hoặc người ñại
diện theo pháp luật).
- Giấy mời: là loại văn bản dùng ñể triệu tập công dân ñến trụ sở cơ quan, tổ
chức ñể giải quyết các vấn ñề liên quan ñến yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân.
- Giấy giới thiệu: là loại văn bản dùng ñể cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao
dịch, giải quyết các nhiệm vụ ñược giao khi ñi công tác.
- Giấy nghỉ phép: là loại văn bản dùng ñể cấp cho cán bộ, nhân viên ñược nghỉ
phép theo quy ñịnh của pháp luật lao ñộng ñể giải quyết các công việc của cá nhân.
8
- Giấy ñi ñường: là loại văn bản dùng ñể cấp cho cán bộ, nhân viên ñi công tác
ñể tính phụ cấp ñi ñường. Giấy ñi ñường không có giá trị thay cho giấy giới thiệu.
- Giấy biên nhận hồ sơ: là loại văn bản dùng ñể xác nhận số lượng và loại hồ sơ,
giấy tờ do cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gởi ñến.
- Phiếu gửi: là loại văn bản dùng ñể gửi tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân
này ñến cơ quan, tổ chức, cá nhân khác. Phiếu gửi không thay thế cho công văn.
- Phiếu chuyển: là loại văn bản dùng ñể chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ
chức, ñơn vị, cá nhân ñến bộ phận khác ñể tiếp tục giải quyết hoặc do chủ thể chuyển
không có thẩm quyền giải quyết.
* Văn bản hành chính thông thường không có tên loại
Công văn (hành chính): ñược hiểu là thư công, là loại văn bản không có tên loại
dùng làm phương tiện giao dịch hành chính giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ
quan, tổ chức với công dân.
Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan ñến các lĩnh vực hoạt ñộng
thường xuyên của cơ quan, tổ chức.
IV- PHONG CÁCH VĂN BẢN NHÀ NƯỚC
1- Phong cách chức năng ngôn ngữ
Ngôn ngữ là công cụ giao tiếp quan trọng nhất không thể thiếu của loài người.
Trong tất cả các thời kỳ lịch sử, ngôn ngữ phục vụ xã hội và ñồng thời phản ánh xã hội.
Trong quá trình hoạt ñộng xã hội, con người cần phải hoạt ñộng giao lưu, giao
tiếp, ngôn ngữ là công cụ ñể thực hiện sự trao ñổi, giao tiếp ấy. Vì là công cụ ñể giao
tiếp, do ñó xã hội loài người càng phát triển, ñời sống xã hội càng phức tạp thì ngôn ngữ
càng phát triển, trở nên phong phú và uyển chuyển hơn, dẫn ñến sự phân chia phong
cách chức năng ngôn ngữ, và mỗi phong cách phục vụ một lĩnh vực nhất ñịnh của hoạt
ñộng xã hội như khoa học, hành chính, văn học nghệ thuật.
Phong cách chức năng ngôn ngữ là một hệ thống tương ñối khép kín những
phương tiện biểu hiện nhất ñịnh của ngôn ngữ toàn dân, hình thành một cách lịch sử,
ñược xã hội thừa nhận, dùng lặp ñi lặp lại trong một lĩnh vực hoạt ñộng xã hội nào ñó.
Phong cách chức năng trong tiếng Việt ñược chia làm 5 loại:
- Phong cách khẩu ngữ;
- Phong cách văn chương;
- Phong cách chính luận;
- Phong cách khoa học; và
- Phong cách hành chính.
Ở góc ñộ môn học này chúng ta chỉ nghiên cứu phong cách hành chính, tức là
phong cách ngôn ngữ trong văn bản nhà nước.
2. Phong cách hành chính
Phong cách hành chính là phong cách của tiếng Việt dùng trong lĩnh vực pháp
luật và quản lý nhà nước.
9
a) Ðặc ñiểm của phong cách hành chính
(1) Tính chính xác
- Tính