Tài liệu Sử dụng excel

Trang: 1 BẢNG CÔNGTÁC SỬ DỤNG EXCEL Phần này giới thiệu Microsoft Excel 2000, một ứng dụng mà ta dùng để minh hoạ bảng công tác. Để bắt đầu, cần xem lại các kỹ năng tổng quát để làm việc với giao diện của excel. I. Nhập môn. Trước khi có thể làm bất cứ điều gì với excel, cần biết khởi động và tắt ứng dụng, cũng như điều hướng giữa các phần khác nhau của nó. 1. Mở ứng dụng Trước đây, chắc ta đã quen thuộc với cách mở và đóng một ứng dụng windows. Ta sẽ ôn lại các thao tác này trong Excel. Để mở ứng dụng Excel, chọn Start\All Programs, Microsoft Excel hay nhấp nút khởi chạy (launch button) trên thanh tác vụ (nếu có). Để đóng Excel, chọn Exit từ thực đơn File hoặc nhấp nút Close ở phía góc trên bên phải của cửa sổ Excel. 2. Mở nhiều bảng công tác Trong excel, mỗi tập tin được gọi là một bảng công tác. Bảng công tác là nơi lưu trữ các con số, văn bản, các công thức toán học, các đồ thị và nhiều đối tượng khác. Để mở một bảng công tác, chọn lệnh Open từ thực đơn File, hoặc nhấp vào Open trên thanh công cụ chuẩn. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Open cho phép tìm đến tập tin muốn mở. Chọn tên tập tin cần mở rồi nhấp vào nút Open. Để mở nhiều bảng công tác, có thể lặp lại các thao tác trên cho mỗi bảng công tác. Một cách khác là giữ phím Ctrl hoặc Shift và nhấp một hay nhiều tập tin. Muốn mở một tập tin mới sử dụng thì có thể chọn từ danh sách ở cuối thực đơn File. 3. Tạo nhiều bảng công tác mới Excel mở cho ta một bảng công tác đã được tạo sẵn. Để tạo nhiều bảng công tác, chọn New từ thực đơn File rồi OK. Một cách khác là có thể nhấp vào New trên thanh công cụ chuẩn. 4. Lưu các bảng công tác Trước khi tiếp tục với Excel, cần biết cách lưu lại công việc đã thực hiện. Cần biết lưu các bảng công tác Excel theo nhiều cách khác nhau. Để lưu một bảng công tác, chọn lệnh Save từ thực đơn File hoặc nhấp vào nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Nếu bảng công tác đang sử dụng chưa được lưu thì thao tác này sẽ mở hộp thoại Save. Hãy đặt tên cho bảng công tác, chọn nơi cần lưu bảng công tác trên đĩa rồi nhấp vào nút Save. Nếu có thay đổi nội dung bảng công tác, và muốn lưu lại mà không cần thay đổi tên bảng công tác thì chọn lệnh Save từ thực đơn File hoặc nhấp vào nút Save trên thanh công cụ chuẩn hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + S . Excel sẽ không yêu cầu đặt lại tên, nhưng nội dung của tập tin hiện tại sẽ được cập nhật. Đôi khi cũng có nhu cầu lưu một bản sao của bảng công tác đang sử dụng bằng một tên mới. Để làm điều này, chọn nút lệnh Save As từ thực đơn File. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Save As. Hãy nhập Trang: 2 tên cho bảng công tác và xác định nơi cần lưu trên đĩa rồi chọn nút Save. Một bảng sao mới được tạo ra sau thao tác này. Khi chỉ dùng Save hoặc Save As, Excel sẽ lưu các bảng công tác theo dạng gốc của nó, một tập tin dạng .xls. Dạng này là dạng tốt nhất để sử dụng nếu chỉ làm việc với dữ liệu trong Excel, nhưng nó không thuận tiện trong việc chia sẻ dữ liệu với những ứng dụng khác. Thật may mắn, Excel cho phép lưu dữ liệu theo nhiều dạng khác. Để lưu dữ liệu theo dạng khác, chọn lệnh Save As từ thực đơn File . Sau đó tại hộp Save As Type, chọn kiểu tập tin mà ta muốn. Bảng 5.1 sau đây liệt kê một số kiểu có sẵn Cũng có thể sử dụng Save As để lưu lại một bảng công tác theo dạng có trong các phiên bản trước của Excel . Excel 2000 cho phép lưu theo các dạng Excel 2.1, Excel 3.0, Excel 4.0, Excel 5.0, hay Excel 97. 5. Điều hướng giữa các bảng công tác. Cần phân biệt một bảng công tác (Spreadsheet) và một bảng tính (Worksheet). Một bảng công tác là một tập tin Excel. Một bảng công tác có thể gồm một hay nhiều (thực tế không có giới hạn) bảng tính. Hình 5.1 sau đây giúp ta hiểu được sự khác biệt giữa hai thuật ngữ này. Trong hình này, ba bảng công tác được đặt tên lần lượt là Spreadsheet1.xls, Spreadsheet2.xls, và Spreadsheet3.xls đang mở. Có thể thấy mỗi bảng này trên thanh tác vụ (Taskbar ) ở phía dưới màn hình. Nút Spreadsheet3.xls được ấn xuống, cho biết bảng công tác này đang được sử dụng. Bên trong bảng công tác, có 3 bảng tính là Sheet1, Sheet2, là Sheet3. Những bảng tính này được xác định bằng các thẻ (Tab) ở góc trái phía duới giao diện Excel. Trang: 3 Để chuyển qua lại gữa các bảng công tác đang mở, sử dụng một trong 3 cách sau đây : • Nhấp vào bảng công tác cần chọn trên thanh tác vụ của cửa sổ. • Dùng tổ hợp phím Alt+Tab để chuyển qua lại giữa các cửa số bảng công tác đang mở. • Chọn bảng công tác cần sử dụng từ danh sách của thực đơn Window trong cửa sổ Excel. 6. Sử dụng chức năng trợ giúp Có thể sử dụng chức năng trợ giúp của Excel theo nhiều cách khác nhau. Có thể tìm thấy những tuỳ chọn này từ thực đơn Help của Excel hoặc có thể khởi động chức năng này bằng cách nhấn phím F7. Sau đây là những tùy chọn chính của chức năng trợ giúp : - Microsoft Excel Help: gồm một tâp tin liệt kê chi tiết các thông tin về tất cả các khía cạnh của ứng dụng. Phụ thuộc vào những thiết lập cụ thể, có thể thấy tập tin này ở cửa sổ dạng web hay được thể hiện như là một “Trợ lý văn phòng hoạt ảnh” (Animated Office Assistant.) - What's This? : Hiển thị một màn hình lời khuyên (tip) cho một tùy chọn cụ thể . Lựa chọn một mục, chẳng hạn như một lệnh điều khiển hay một lệnh thực đơn, và nhấn tổ hợp phím Shift + F1 để xem diễn giải ngắn về thành phần này. - Office On The Web : kết nối đến trang trực tuyến của Microsoft, cho phép truy cập đến một thư viện lớn gồm nhiều đề mục và gợi ý hữu ích 7. Kết thúc công việc Khi đã hoàn tất công việc, có thể chỉ muốn đóng một bảng công tác riêng lẻ trong khi vẫn muốn ứng dụng Excel được mở. Để thực hiện điều này, chọn lệnh Close từ thực đơn File hoặc nhấp vào nút Close ở góc trên bên phải của bảng công tác. Đừng nhầm lẫn nút này với nút Close của ứng dụng Excel. Hình 5.2 cho ta thấy sự khác nhau này . II. Điều chỉnh các thiết lập Cũng như hầu hềt các ứng dụng của Windows khác, Excel cho phép hiệu chỉnh các thiết lập theo ý muốn. Chúng tôi sẽ giới thiệu công cụ thu phóng(magnification), các thanh công cụ, làm đông và giải đông, tuỳ chỉnh các mục cơ bản. 1. Phóng to và thu nhỏ Excel cho phép kiểm soát sự hiển thị của văn bản trên màn hình bằng cách phóng to hay thu nhỏ toàn bộ bảng tính. Có thể sử dụng các cách sau đây để thay đổi yếu tố phóng đại (zoom) của bảng tính đang sử dụng . • Chọn Zoom từ thực đơn View, rồi chọn kích cỡ muốn phóng to, và cuối cùng nhấp OK. • Chọn một giá trị từ hộp danh sách Zoom trên thanh công cụ chuẩn. • Nếu thiết bị chuột đang dùng có bánh xe trượt, có thể hiệu chỉnh sự phóng to bằng cách kết hợp nhấn phím Ctrl và cuộn (scroll) bánh xe trượt. Hình 5.3 sau đây cho ta thấy sự thay đổi lần lượt là 10% (hình bên trái ) và 200% (hình bên phải). Trang: 4 2. Điều chỉnh thanh công cụ Đặc điểm của Excel là có nhiều thanh công cụ khác nhau giúp cho việc sử dụng các chức năng thông thường được dễ dàng. Mặc định, Excel hiển thị thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng, nhưng cũng có thể thay đổi một cách dễ dàng. Nhấp phải vào chỗ trống trên thanh công cụ, một thực đơn tắt như hình 5.4 sẽ liệt kê tất cả các thanh công cụ mà Excel hỗ trợ. Để hiển thị hay ẩn một thanh công cụ nào đó, chỉ việc nhấp vào tên của thanh công cụ đó trên thực đơn tắt. Cũng có thể cho hiển thị các thanh công cụ bằng cách chọn chúng từ thực đơn View. 3.Cố định(Freeze) và gỡ cố định(Unfreeze) Nói chung, các bảng tính chứa ít thông tin.Thường thì hàng đầu hay cột đầu là tiêu đề để chứa thông tin. Excel cho phép làm cố định các tiêu đề này để có thể nhìn thấy trong lúc cuộn qua các phần còn lại của bảng tính. Để làm cố định một phần của bảng tính, trước tiên ta nhấp vào ô ở dưới và bên trái của phần muốn cố định • Để cố định cột đầu tiên, nhấp vào ô B1. • Để cố định dòng đầu tiên, nhấp vào ô A2. Trang: 5 • Để cố định cả dòng và cột đầu tiên, nhấp vào ô B2. Chú ý : Các ô trong bảng tính Excel được xác định bằng một ký tự cụ thể ở đầu cột và một con số ở bên trái của dòng.Vì thế, ô A2 là ô của dòng thứ 2 và cột thứ 1. Sau khi chọn ô thích hợp và chọn Select Freeze Panes từ thực đơn Window, Excel sẽ tô đậm các đường biên để chỉ ra khung cố định. Hình 5.5 cho ta thấy một bảng tính với cả dòng và cột đã được cố định. Chù ý rằng dòng 1 và cột A vẫn có thể nhìn thấy mặc dù các thanh cuốn làm hiện thị vùng dữ liệu bất kỳ của bảng tính. Để gỡ cố định, chọn Unfreeze Panes từ thực đơn Window . 4. Điều chỉnh theo sở thích Excel cho phép tuỳ chỉnh nhiều đặc tính của nó theo sở thích người dùng. Sau đây là 2 ví dụ: Để thay đổi tên mặc định, chọn Options từ thực đơn Tools. Thao tác này sẽ mở ra hộp thoại Option, như hình 5.6 . Trên thẻ General, thay đổi User Name và nhấp vào nút OK. Trang: 6 Để thay đổi thư mục(directory) mặc định lưu trữ các tập tin, ta chọn Options rồi nhập vào thư mục mới tại hộp Default File Location trên thẻ General và nhấp vào OK. Nếu duyệt qua các thẻ khác trong hộp thoại Options, sẽ tìm thấy nhiều đặc tính khác của Excel có thể tuỳ chỉnh. CÁC Ô Hầu hết thời gian sử dụng Excel là làm việc với các ô (Cells) - các vùng hình chữ nhật tạo nên bảng tính. Phần này kiểm tra khả năng thao tác căn bản với ô. • Chèn và xoá dữ liệu • Lựa chọn dữ liệu • Di chuyển dữ liệu • Sử dụng các công cụ tìm kiếm và thay thế • Sắp xếp dữ liệu Chèn dữ liệu Công việc cơ bản nhất là việc nhập dữ liệu vào bảng công tác để có thể làm việc với nó. Nhập dữ liệu vào một ô Để chèn dữ liệu vào một ô, chỉ việc nhấp chuột vào ô hoặc sử dụng các phím mũi tên để di chuyển đến các ô. Sau đó nhập dữ liệu ta muốn vào trong ô. Khi nhập dữ liệu, sẽ thấy nó xuất hiện cả trong ô đã chọn và trong thanh công thức nằm ở phía trên màn hình. Khi nhập dữ liệu xong, thì nhấn phím Enter hay một trong các phím mũi tên để xác nhận dữ liệu đã nhập. Để nhập văn bản vào trong một ô, chỉ việc gõ văn bản vào ô đó. Excel có thể định dạng lại dữ liệu đã nhập vào.Ví dụ : nếu đánh số 45678.7878787 thì chỉ có phần nguyên là 45678 hiển thị ra mà thôi. Hay nếu nhập dữ liệu June 3, 2003, excel sẽ hiển thị lại là 03-Jun-03. Nhưng nếu thích, ta có thể thay đổi cách hiển thị mặc định của excel bằng cách nhấp phải vào ô rồi chọn Format Cells. Trang: 7 Chú ý : Tuy nhiên, cũng có thể bắt Excel hiện thị chính xác văn bản nhập vào bằng cách thêm vào dấu “ ' “ trước giá trị mà ta nhập. Ví dụ: nếu gõ 'June 3, 2003 thì excel sẽ hiển thị là June 3, 2003. Chọn ô Đôi khi ta cần chọn 1 hay nhiều ô trong một bảng. Ví dụ như cần thay đổi màu sắc của các ô nhất định. Có thể chọn ô mình muốn bằng cách nhấp chuột vào ô đó hoặc dùng các phím mũi tên để di chuyển. Ô được chọn sẽ có đường bao đậm màu đen. Để chọn nhiều ô, ấn giữ và kéo chuột. Bằng cách này, ta sẽ chọn được tất cả các ô nằm trong vùng hình chữ nhật mà ta kéo chuột. Cũng có thể chọn bằng cách ấn giữ phím Shift và ấn các phím mũi tên để mở rộng vùng chọn. Để chọn các ô không nằm kề nhau, nhấn giữ phím Ctrl rồi nhấp chuột hoặc kéo vào các ô muốn chọn. Để chọn toàn bộ bảng tính, nhấp chuột vào góc trên bên trái của bảng tính ( nằm bên trái của cột A và ở ngay bên trên của dòng 1) hoặc nhấp chuột vào bảng rồi ấn Ctrl+A. Excel sẽ hiển thị ô đơn được chọn bằng cách vẽ 1 đường bao đậm bên ngoài. Nếu chọn nhiều ô kề nhau thì vùng chọn sẽ được bao quanh bằng 1 đường bao đậm và có nền màu xám như Hình 5.7. Nếu chọn nhiều ô không nằm kề nhau thì mỗi ô được chọn sẽ có nền xám nhưng không có đường bao đậm bên ngoài. Chọn dòng Để chọn 1 dòng trong bảng tính, ta nhấp vào tiêu đề dòng nằm ở bên trái của nó. Ví dụ, nhấp vào vùng xám có ghi số 3, ta sẽ chọn được toàn bộ các ô nằm ở dòng thứ 3 của bảng tính. Cách khác, có thể chọn một dòng của ô hiện hành bằng cách nhấn Shift+Space. Để chọn nhiều dòng nằm kề nhau, ấn giữ chuột và kéo qua các tiêu đề dòng muốn chọn. Hoặc, nhấp vào tiêu đề dòng đầu tiên và giữ Shift và nhấp vào tiêu đề dòng cuối trong khu vực muốn chọn. Để chọn nhiều dòng không nằm kề nhau thì giữ Ctrl và nhấp vào tiêu đề dòng của các dòng muốn chọn. Trang: 8 Chọn cột Để chọn 1 cột, nhấp chuột vào tiêu đề cột nằm ở đỉnh của mỗi cột. Ví dụ nếu ta nhấp chuột vào vùng xám có ghi chữ C thì ta sẽ chọn được cột thứ 3. Cũng có thể chọn cột chứa ô hiện hành bằng cách ấn Shift+Space. Để chọn các cột nằm kề nhau, nhấn giữ và kéo chuột qua các tiêu đề cột muốn chọn. Hoặc có thể nhấp chuột vào tiêu đề cột đầu tiên, giữ Shift rồi nhấp chuột vào tiêu đề cột cuối cùng của khu vực muốn chọn. Để chọn các cột không nằm kề nhau, giữ Ctrl và nhấp tiêu đề các cột cần chọn. Các dòng và các cột Ngoài việc chọn, cũng có thể chèn thêm, xóa hoặc sửa các dòng và cột. Chèn thêm dòng và cột Để chèn thêm 1 dòng mới, nhấp phải vào tiêu đề dòng mà ta muốn nó nằm ngay dưới dòng mới chèn rồi chọn Insert Rows trên thực đơn tắt hoặc có thể chọn Rows trong thực đơn Insert để chèn 1 dòng nằm ngay phía trên dòng hiện hành. Để chèn thêm 1 cột, nhấp phải vào tiêu đề cột mà ta muốn nó nằm kề bên phải của cột mới chèn rồi chọn Insert Column trên thực đơn tắt hoặc có thể chọn Columns trong thực đơn Insert để chèn 1 cột nằm kề bên trái dòng hiện hành. Xóa dòng và cột. Excel cung cấp nhiều cách để xóa các dòng và cột. Để xóa 1 dòng, nhấp phải vào tiêu đề dòng rồi chọn Delete hoặc nhấp vào dòng muốn xoá rồi chọn Delete trên thực đơn Edit, sau đó chọn Entire Row trong hộp thoại Delete rồi nhấp OK. Để xóa 1 cột, nhấp phải vào tiêu đề cột rồi chọn Delete hoặc nhấp vào cột muốn xoá rồi chọn Delete trên thực đơn Edit, sau đó chọn Entire Column trong hộp thoại Delete rồi nhấp OK. Chỉnh sửa các dòng và cột Có thể điều chỉnh kích thước của các dòng và cột. Để tăng chiều cao của một dòng, đặt con trỏ chuột tại cạnh dưới của tiêu đề dòng. Con trỏ sẽ biến thành hình mũi tên hai chiều. Nhấn giữ chuột và kéo chuột lên hoặc xuống để thay đổi chiều cao của dòng. Cũng có thể chọn dòng mà ta muốn rồi chọn Format, Row, Height để chỉ định chiều cao của dòng. Trang: 9 Để thay đổi chiều rộng của một cột, đặt con trỏ chuột tại cạnh phải của tiêu đề cột. Con trỏ sẽ biến thành hình mũi tên hai chiều. Nhấn giữ chuột và kéo chuột sang trái hoặc phải để thay đổi chiều rộng của cột. Hoặc có thể chọn cột rồi chọn Format, Column, Width để chỉ định chiều rộng của cột. Hiệu chỉnh dữ liệu. Đôi lúc, ta cần phải thay đổi dữ liệu đã có. Ví dụ, cần tính toán lại 1 vài thông tin như dự án bán hàng hàng năm hay đơn giản là vì nhập thông tin sai. Trong trường hợp này, excel cho phép dễ dàng hiệu chỉnh lại dữ liệu đã có. Hiệu chỉnh dữ liệu trong một ô Để hiệu chỉnh dữ liệu trong 1 ô, nhấp đúp vào ô đó. Thao tác này giúp đưa ô vào trạng thái soạn thảo. Nó cũng sao dữ liệu của ô lên thanh công thức. Có thể hiệu chỉnh dữ liệu trực tiếp trên ô hoặc trên thanh công thức. Khi hiệu chỉnh xong, ấn phím Tab hoặc Enter hoặc nhấp vào dấu chọn (check mark) màu xanh nằm kề thanh công thức. Để thay thế dữ liệu trong ô, chỉ cần nhấp vào ô rồi nhập lại dữ liệu, các dữ liệu có sẵn sẽ được thay thế. 2/ Hủy (undo) và làm lại(redo) Vì dữ liệu trong ô dễ dàng bị thay đổi nên có lý do để lo lắng rằng: mọi chuyện sẽ ra sao nếu vô tình nhập dữ liệu sai ô hay vô tình làm mất dữ liệu quan trọng? Đừng bận tâm! Excel cho phép ta gần như không giới hạn khả năng hủy(undo) và làm lại(redo). Để hủy những thao tác trước đó, tức khôi phục lại những trạng thái trước đó, có thể chọn Undo trong thực đơn Edit, chọn nút Undo trên thanh công cụ chuẩn hay nhấn Ctrl+Z. Nếu thay đổi ý kiến, ta có thể làm lại bằng cách chọn Redo trong thực đơn Edit, chọn nút Redo trên thanh công cụ chuẩn hoặc ấn Ctrl+Y. Hãy chú ý đến nút Drop-down nằm cạnh nút Undo và Redo. Danh sách các thao tác có thể hủy hay làm lại sẽ hiện thị khi nhấp vào 1 trong 2 dấu mũi tên đó. Nhấp vào bất cứ dòng nào trong danh sách, ta sẽ hủy hay làm lại toàn bộ thao tác từ đó trở về trước. Trang: 10 Sao chép, di chuyển, xóa. Sao chép dữ liệu Để sao chép nội dung của 1 ô hay nhiều ô, có thể sử dụng copy và paste. Cách làm như sau: 1. Chọn dữ liệu muốn sao chép. 2. Chọn Copy trong thực đơn Edit, ấn Ctrl+C hoặc nhấp phải vào ô rồi chọn copy hoặc nhấn vào nút copy của thanh công cụ chuẩn. 3. Chọn nơi cần dán dữ liệu. Đó có thể là 1 ô khác trong cùng 1 bảng tính, là 1 ô trong bảng tính khác của cùng 1 bảng công tác hay thậm chí là 1 ô của bảng công tác khác. Để sao chép toàn bộ 1 vùng dữ liệu, chọn vùng cần dán cũng có kích thước như vùng sao chép, hoặc chọn ô nằm ở góc trái trên cùng của vùng cần dán. Nếu chọn kích thước của vùng cần dán lớn hơn vùng sao chép thì dữ liệu sẽ đuợc lặp lại nhiều lần. 4. Chọn Paste trong thực đơn Edit, ấn Ctrl+V, nhấp phải ô cần dán rồi chọn Paste, hoặc ấn nút Paste trên thanh công cụ chuẩn. Sử dụng chức năng AutoFill Excel cung cấp nhiều cách để nhập nhanh chóng những thông tin lặp lại. Ví dụ, khi cần số 5 xuất hiện trong mỗi ô của các dòng của tất cả các cột từ 1 đến 20 thì có thể sử dụng chức năng AutoFill. Nhập số 5 vào cột thứ nhất. Sau đó chọn vùng từ cột thứ nhất đến cột thứ 20. Chọn thực đơn Edit, Fill, Right để sao chép số 5 vào các ô trong vùng chọn. Có thể chọn Edit, Fill, Down để sao chép dữ liệu vào các ô của cùng 1 cột. Cũng có thể dùng núm sao chép(copy handle) để sao chép dữ liệu bằng cách sử dụng chuột. Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên rồi di chuyển chuột đến góc phải của ô đó đến khi chuột biến thành hình dấu cộng nhỏ. Dấu cộng nhỏ đó là núm sao chép. Nhấn chuột và kéo xuống dưới hay qua phải để sao chép nội dung của ô. Phương pháp dùng núm sao chép cũng đuợc dùng để lập danh sách xếp theo thứ tự.Ví dụ nhập từ “Jan”vào 1 ô và kéo núm sao chép của ô đó, các ô tiếp theo sẽ được điền vào các từ Feb, Mar,… 3/ Di chuyển dữ liệu Để sao chép nội dung của 1 ô hay nhiều ô, cũng có thể sử dụng copy và paste của. Cách làm như sau : 1. Chọn dữ liệu muốn di chuyển. 2. Chọn Cut trong thực đơn Edit, hay ấn Ctrl+X hoặc nhấp phải vào ô cần chọn rồi chọn Cut hoặc nhấn vào nút Cut của thanh công cụ chuẩn. Trang: 11 3. Chọn nơi cần dán dữ liệu. Đó có thể là 1 ô khác trong cùng 1 bảng tính, là 1 ô trong bảng tính khác của cùng 1 bảng công tác hay thậm chí là 1 ô của bảng công tác khác. Nếu sao chép toàn bộ 1 vùng dữ liệu, chọn vùng cần dán cũng có kích thước như vùng sao chép, hoặc chọn ô nằm ở góc trái trên cùng của vùng cần dán. 4. Chọn Paste trong thực đơn Edit, hay ấn Ctrl+V. Cũng có thể nhấp phải ô cần dán rồi chọn Paste, hoặc ấn nút Paste trên thanh công cụ chuẩn. 4/ Xóa dữ liệu Để xóa các dữ liệu của 1 hay nhiều ô, đầu tiên là chọn chúng. Sau đó ấn phím Delete trên bàn phím, hay nhấp phải khu vực chọn rồi chọn Delete, hoặc chọn Delete trong thực đơn Edit. Nếu ấn phím Delete, ô muốn xóa sẽ trở thành ô trống. Lựa chọn một trong các khỏan mục trong thực đơn đề nghị, có thể chỉ định dữ liệu dịch chuyển lên hay sang trái để thay thế cho ô bị xóa. VIII/ Tìm kiếm và thay thế. 1/ Tìm kiếm dữ liệu Để tìm dữ liệu trong bảng tính, chọn Find trong thực đơn Edit hoặc ấn Ctrl+F. Hộp hội thoại Find mở ra, nhập đoạn văn bản muốn tìm rồi xác định dữ liệu muốn tìm là trong công thức hay giá trị thực sự. Cũng có thể sử dụng check boxes trong hộp hội thoại Find để chỉ định đoạn văn bản phải hoàn toàn giống với những gì đã nhập (kể cả chữ in hoa) và tìm trong tất cả các ô thay vì chỉ tìm trong 1 ô 2/ Thay thế dữ liệu Để thay thế dữ liệu chọn Replace trong thực đơn Edit hay ấn Ctrl+H. Hộp thoại Replace rất giống với hộp hội thoại Find. Nhưng nó có thêm điều khiển để chọn nơi thay thế dữ liệu. Nhập dữ liệu muốn tìm và dữ liệu cần thay thế rồi nhấp Find Next để tô đậm trường hợp đầu tiên tìm được. Sau đó nhấp Replace để thay thế nó và tìm kiếm trường hợp kế tiếp, chọn Replace All để thay thế cho tất cả các trường hợp chứa trong bảng tính hoặc ấn Close để hủy bỏ các thao tác. Trang: 12 IX/ Sắp xếp dữ liệu Trong Excel việc sắp xếp d