Tài liệu Xử lý từ

Xử lý từ Cách Sử Dụng Chắc chắn rằng ứng dụng mà ta thường dùng nhất là xử lý từ. Ta viết thư, dịch các báo cáo và kể cả viết nhật ký trong các tài liệu xử lý từ. Trong phần đầu tiên này ta sẽ học những việc cơ bản sau: • Cách mở và đóng một ứng dụng xử lý từ • Cách mở và làm việc với nhiều tài liệu • Cách tạo một tài liệu mới • Cách lưu, đặt tên và đổi tên một tài liệu • Cách làm việc với một số loại tập tin văn bản khác nhau • Cách thao tác nhiều cửa sổ tài liệu đang mở • Cách tìm sự trợ giúp Nhập môn Các ứng dụng Windows có ưu điểm là chúng đều giống nhau. Điều này có nghĩa nếu rành một ứng dụng Windows nào đó thì có thể học các ứng dụng Windows khác một cách nhanh chóng. Mở và Đóng Trang: 1 Mở (và đóng) ứng dụng xử lý từ. Mục tiêu Có nhiều cách để mở ứng dụng xử lý từ (trong trường hợp này là Microsoft Word 2002). Để mở một ứng dụng xử lý từ, hãy thực hiện một trong các cách dưới đây: • Chọn ứng dụng từ thực đơn Start hoặc từ thực đơn All Programs. • Nhấp biểu tượng trên thanh công cụ Quick Launch hoặc trên màn hình nền. • Nhấp đúp một tập tin xử lý từ. Hình 4.1 minh họa cách mở ứng dụng Microsoft Word 2002 từ thực đơn Start và All Programs. Nhấp nút Start và chọn ứng dụng nếu nó nằm trên thực đơn Start. Nếu nó không xuất hiện trên thực đơn Start, ta chọn All Programs và chọn nó từ thực đơn All Programs. Hình 4.1 Ứng dụng Microsoft Word trên thực đơn Start hoặc trên thực đơn All Programs. Để khởi động nhanh hơn, ta nhấp biểu tượng Word 2002 trên thanh công cụ Quick Launch của Windows XP như ở Hình 4.2. Hoặc có thể nhấp vào biểu tượng của nó trên màn hình nền. Hình 4.2 Ứng dụng Word trên thanh công cụ Quick Launch. Khi khởi động Word sẽ mở một cửa sổ và tài liệu trống như Hình 4.3. Nếu chưa quen với Word, hãy dành một vài phút để xem các lệnh trên các thực đơn và các nút trên các thanh công cụ. Hình 4.3 Word khởi tạo một tài liệu trống. Trang: 2 Một cách khởi động Word đơn giản khác là xác định một tập tin Word nào đó trong trình duyệt Windows (Windows Explorer), và nhấp đúp vào nó. Làm như vậy là vừa khởi động Word và vừa mở tập tin Word (thay vì chỉ mở một tài liệu trống). Đóng ứng dụng Word thì đơn giản hơn nhiều. Chỉ cần nhấp nút Windows Close trên thanh tiêu đề của ứng dụng (xem Hình 4.3), hoặc chọn lệnh Exit từ thực đơn File. Nếu chưa lưu tài liệu đang mở thì Word sẽ nhắc trước khi đóng tài liệu và ứng dụng. Mở Các Tài Liệu Mục tiêu Mở một hay nhiều tài liệu. Có một điều mà ta luôn tìm thấy trong hầu hết các ứng dụng Windows là có nhiều cách để làm cùng một việc. Việc mở một tài liệu cũng không nằm ngoài qui luật đó. Để mở một tài liệu có sẵn, hãy theo các bước sau đây: 1. Có 3 cách để mở một tài liệu: Nhấn nút Open trên thanh công cụ chuẩn, chọn Open từ thực đơn File, hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+O. Cả 3 trường hợp này đều mở hộp thoại Open. 2. Trong hộp thoại Open, sử dụng hộp Look in để chọn thư mục thích hợp. Để học thêm cấu trúc tập tin, hãy xem lại hoïc phaàn 2 “ Sử dụng máy tính và quản lý các tập tin”. 3. Chọn tập tin trong danh sách và nhấp nút Open, hoặc đơn giản là nhấp đúp tập tin đó. Tạo Các Tài Liệu Mới Mục tiêu Tạo một tài liệu mới (dựa theo mẫu mặc định hay các mẫu có sẵn khác). Không phải lúc nào ta cũng chỉ làm việc với một tài liệu đã có sẵn mà có lúc phải tạo các tài liệu mới. Để tạo tài liệu mới, hãy sử dụng một trong các cách sau: • Nhấp nút New trên thanh công cụ chuẩn. • Chọn New từ thực đơn File. • Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N. Tài liệu mới có thể được lưu ngay, hoặc có thể được lưu sau. Trang: 3 Những cách trên sẽ tạo một tài liệu mới theo mẫu mặc định. Cũng có thể tạo một tài liệu mới theo các mẫu có sẵn khác. Để làm được điều này, ta chọn New từ thực đơn File để mở một danh sách các mẫu, chọn mẫu thích hợp và nhấp OK. Lưu Một Tài Liệu Lưu một tài liệu vào vị trí thích hợp trên đĩa. Mục tiêu Lưu ý là phải lưu tài liệu thường xuyên và đều đặn, vì nếu khi bị tắt nguồn hay thiết bị hư hỏng thì chỉ bị mất một phần nhỏ công việc. Lần đầu tiên lưu tài liệu, ta sẽ được nhắc đặt tên cho tập tin: 1. Chọn Save As từ thực đơn File. 2. Trong hộp thoại Save As (Hình 4.4), sử dụng hộp Look in để chọn thư mục muốn lưu tập tin. Hình 4.4. Đặt tên cho tài liệu mới. 3. Đặt tên cho tập tin trong hộp File name. 4. Nhấp nút Save. Sau khi lưu tài liệu, có thể lại cần thay đổi tài liệu. Lúc này ta cần lưu tài liệu lại một lần nữa. Để làm việc này, chỉ cần nhấp nút Save trên thanh công cụ chuẩn, hoặc chọn Save từ thực đơn File, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+S. Nếu nhấp nút Save lần đầu tiên Word sẽ hiện hộp thoại Save As nên có thể đặt tên cho tập tin. Theo mặc định, Word sẽ tự động lưu tập tin sau mỗi 10 phút, vì thế có thể khôi phục lại nếu gặp trường hợp có lỗi. Ta có thể điều chỉnh việc thiết lập này trên thẻ Save của hộp thoại Options trong thực đơn Tools. Lưu Một Tài Liệu Với Tên Mới Trang: 4 Đừng ngạc nhiên khi ai đó muốn thay đổi tên của một tập tin.Ví dụ với báo cáo tình hình bán hàng hằng tháng. Ta có thể lấy lên lại tài liệu của tháng 3, thay đổi nội dung báo cáo có sẵn trong tháng 3, thay đổi tựa đề thành tháng 4 và sau đó lưu lại thành tên AprilSales thay vì tên MarchSales. Có 2 cách để thay đổi tên của một tập tin. Nhưng phải nhớ rằng, ta có thể bị mất tập tin gốc hay cả hai ( mới và gốc ). Để thay đổi tên một tài liệu và giữ lại cả hai bản, hãy làm các bước sau: 1. Mở tập tin gốc bằng một trong các cách đã thảo luận trước đây. 2. Khi tập tin đã mở, chọn Save As từ thực đơn File. 3. Thay đổi tên hiện tại của tập tin từ hộp File Name. 4. Nhấp nút Save. Để thay đổi tên tập tin và ghi đè tập tin gốc, ta làm theo các bước sau: 1. Nhấp chọn vào nút Open, chọn Open từ thực đơn File hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + O. Bất kỳ cách nào cũng sẽ mở được hộp thoại Open. 2. Trong hộp thoại Open, nhấp phải vào tập tin cần sửa trong danh sách các tập tin. 3. Chọn Rename từ thực đơn kết quả ở bước trên để đặt tên của tập tin vào chế độ biên tập. ư4. Nhập vào tên mới và nhấn phím Enter. Ta chỉ đ ợc một tập tin với tên mới. Còn nội dung của tập tin vẫn giống như tập tin gốc, chỉ có tên tập tin là thay đổi. Chú ý: Có thể thay đổi tên của một tập tin đã có bằng cách tương tự như trên, tạo ra 2 tập tin, một tập tin gốc và một tập tin với tên mới. Hoặc thay thế tập tin gốc bằng tập tin với tên mới. Nên biết cách làm cả 2 trường hợp trên. Làm Việc Với Các Loại Tập Tin Văn Bản Khác Lưu một tập tin tài liệu thành các loại tập tin khác như: text file, Rich Text Format, HTML, template, những tập tin với phần mở rộng riêng biệt tùy vào phần mềm, số phiên bản. Mục tiêu Loại tập tin của Microsoft Word được xác định bằng phần mở rộng của nó (phần đuôi) .doc, nhưng Word cũng có thể làm việc với một số loại tập tin tài liệu khác, được liệt kê trong bảng 4.1 Trang: 5 Trang: 6 Bảng 4.1. Các loại tập tin tài liệu Phần mở rộng Lọai tài liệu Diễn giải .doc Word document Lọai riêng của Word. .txt Text file Lọai tập tin văn bản phổ biến mà phần lớn các ứng dụng đều hỗ trợ. .rtf Rich Text Format Lọai tập tin văn bản phổ biến được hỗ trợ bỡi phần lớn định dạng. .html Hypertext Markup Language Trang Web tĩnh. .dot Word template file Một tập tin đặcbiệt chứa định dạng phổ biến và một số phần tử khác. Thỉnh thoảng, có thể ta cần thay đổi loại của một tập tin tài liệu. Có thể làm việc này trong quá trình lưu tài liệu. Hãy theo các bước sau: 1. Với tập tin được mở bằng Word, có thể dùng bất cứ cách nào đã biết trước đây để mở hộp thoại Save As (không nhấp biểu tượng Save). 2. Lựa chọn kiểu tập tin thích hợp từ hộp Save as Type. Chú ý rằng trong một vài trường hợp, có thể chọn phiên bản của phần mềm (ví dụ như Microsoft Word 97) cũng như phần mở rộng của tập tin (ví dụ như .doc hay .rtf). 3. Thay đổi tên tập tin và thư mục chứa tập tin nếu muốn, nhưng điều đó không cần thiết cho việc lưu loại của tập tin. 4. Nhấp chọn vào nút Save. Làm Việc Với Nhiều Tài Liệu Trong hoïc phaàn 2, ta đã học về chức năng đa nhiệm với hơn một cửa sổ hay ứng dụng cùng một lúc. Word cũng là một ứng dụng đa nhiệm(multitasking) như thế và cho phép làm việc với nhiều hơn một cửa sổ tài liệu trong cùng một thời điểm. Cứ xem một tài liệu là một cửa sổ. Làm việc với nhiều cửa sổ là một tiện lợi khi ta muốn sao chép hay tham khảo dữ liệu của một tài liệu trong khi đang làm việc với một tài liệu khác. Để mở nhiều tài liệu, đơn giản chỉ cần lập lại một trong những quá trình đã được đề cập trong những hoïc phaàn trước về việc mở các tài liệu nhiều lần khi cần, nhưng là mỗi tập tin khác nhau cho mỗi lần mở. Có 2 cách để chuyển qua lại giữa các tài liệu đang mở. Đầu tiên, có thể chọn một tài liệu từ thực đơn Window như Hình 4.5 hoặc nhấp chọn vào biểu tượng thu nhỏ trên thanh tác vụ. Hình 4.5 Chọn một tài liệu từ thực đơn Window để tạo làm cho của sổ đó hiện hành. Có thể nhấn tổ hợp phím Atl + Tab và xoay vòng luân phiên giữa tất cả các cửa sổ đang mở bao gồm cả các ứng dụng không phải Word và các tập tin. (Có thể học rõ thêm kỹ thuật này trong hoïc phaàn 2). Tìm Sự Trợ Giúp Hầu hết các ứng dụng luôn cung cấp một phần trợ giúp mở rộng để có thể truy cập nhanh. Hầu hết các trường hợp, ta sẽ tìm thấy phần trợ giúp nằm trên thanh thực đơn chính. Mở thực đơn liệt kê để học những tùy chọn mà phần mềm cung cấp. Hình 4.6 cho ta thấy tính năng trợ giúp mạnh mẽ của Word. Hình 4.6 Word cung cấp nhiều tính năng trợ giúp. Trang: 7 Trang: 8 Có 3 tùy chọn có thể sẽ sử dụng thường xuyên: • Microsoft Word Help cung cấp dịch vụ Web, có thể truy cập đến một số bài hữu ích và các tùy chọn giúp đỡ khác. Có thể nhấn F1 để mở chức năng này. • What’s This? Sẽ mở một màn hình lời khuyên cho tùy chọn xác định. Chọn một mục ví dụ như một điều khiển hay một thực đơn lệnh và nhấn tổ hợp phím Shift + F1 để thay đổi con trỏ thành một mũi tên với dấu hỏi chấm. Nhấp chọn vào bất kỳ phần nào của Word với con trỏ này để xem những giải thích ngắn. • Office On The Web kết nối với trang Mcrosoft Office trực tuyến giúp kết nối với thư viện mở rộng với những lời khuyên bổ ích. Khi Đã Xong Việc Khi đã làm việc xong với một tài liệu, ta sẽ muốn đóng nó lại. Hãy làm việc đó bằng cách chọn nút Close từ thực đơn File. Chú ý: Nếu đóng một tài liệu chưa lưu, Word sẽ nhắc nhở lưu lại những thay đổi mà ta đã làm với tài liệu. Điều Chỉnh Các Thiết Lập Word rất linh hoạt và cho phép ta tự quyết định một số thiết lập về môi trường làm việc. Word cung cấp 4 phối cảnh hay chế độ để xem tài liệu: Normal, Web Layout, Print Layout và Outline. Có lẽ phần lớn thời gian ta làm việc ở chế độ Normal khi nhập, định dạng hay chỉnh sửa tài liệu. Vì lý do đó, nó là chế độ mặc định của Word. Để có chế độ này, chọn Normal từ thực đơn View. Để xem tài liệu hiện hành bằng chế độ trình duyệt Web, chọn Web Layout từ thực đơn File. Nếu muốn xem tài liệu của mình khi in sẽ như thế nào thì chọn chế độ Print Layout từ thực đơn File. Chế độ này chiếm bộ nhớ rất nhiều vì thế tài liệu có thể sẽ bị cuộn nhỏ lại một chút so với các chế độ khác. Chế độ cuối cùng là Outline lại càng đặc biệt hơn, vì thế, có thể sẽ ít sử dụng hơn các chế độ khác. Hãy chọn chế độ Outline từ thực đơn View khi muốn cấu trúc tài liệu trong định dạng phác thảo cổ điển. Phóng To Tài Liệu Công cụ Zoom trên thanh công cụ định dạng cho phép phóng to hay thu nhỏ tài liệu một cách nhanh chóng. Đơn giản chỉ cần chọn một giá trị từ điều khiển liệt kê danh sách các giá trị hay có thể nhập vào giá trị tùy thích. Hình 4.7 cho ta thấy điều đó. Hình 4.7 Phóng to hay thu nhỏ một tài liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng. Nếu con chuột có nút cuộn, ta cũng có thể phóng to hay thu nhỏ tài liệu bằng cách nhấn giữ phím Ctrl trên bàn phím và lăn nút cuộn trên chuột. Khi tài liệu ở chế độ Normal, có thể chọn công cụ Print Preview để xem trước tài liệu khi in. Ví dụ, Hình 4.8 cho ta xem nhiều trang của một tài liệu dài trong chế độ Print Preview. Hình 4.8 Xem tài liệu trong chế độ Print Preview. Trang: 9 Thao Tác Với Các Thanh Công Cụ Word chỉ có một thanh thực đơn nhưng có rất nhiều thanh công cụ, đó là điều điển hình của các ứng dụng Windows. Mặc định Word hiển thị thanh thực đơn và thanh công cụ chuẩn (Hình 4.8). Một số thanh công cụ khác sẽ giúp làm nhiều việc một cách nhanh chóng hơn. Cũng như vậy, có thể làm ẩn đi một số thanh công cụ nếu không cần sử dụng chúng. Để ẩn hay hiển thị một thanh công cụ, nhấp phải vào bất vào nơi nào phần nền của thanh thực đơn hay các thanh công cụ đang hiển thị. Nhấp vào nền có nghĩa là nhấp vào một thực đơn lệnh hay một công cụ nào, và khi đó Word sẽ hiển thị một danh sách các thanh công cụ. Đánh dấu vào tên thanh công cụ nào đó để hiển thị nó và không chọn để ẩn nó. Thao Tác Với Các Ký Tự Đặc Biệt Khi đánh một tài liệu, cũng có thể nhập một số ký tự không được trình bày trên màn hình hay khi in, nhưng điều đó không có nghĩa là chúng không tồn tại. Để xem các ký tự này, chọn Options từ thực đơn Tools và nhấp vào thẻ View và sau đó thực hiện những lựa chọn thích hợp. Hình 4.9 cho ta thấy ảnh hưởng của việc chọn Spaces(các dấu cách) và Paragraph Marks(dấu ngắt đọan). Hình 4.9 Những lựa chọn này để xem những ký tự không in được. Trang: 10 Thiết Lập Các Tùy Chọn Cơ Bản Khi chia sẻ tài liệu với những người khác, có thể muốn xác nhận tài liệu đó do ta thực hiện. Để làm những việc này, chọn Properties từ thực đơn File và nhập tên trong hộp Author(tác giả) như hình 4.10. Hình 4.10 Khẳng định quyền tác giả của những tập tin. Một cách khác để xác định quyền sở hữu của tài liệu là thiết lập một thư mục mặc định để lưu hay tạo mới các tài liệu. Để làm điều đó, hãy chọn Options từ thực đơn Tools rồi chọn thẻ File Location. Chọn mẫu Documents và chọn nút Modify. Khi Word hiển thị hộp thoại Modify Location, sử dụng hộp Look in để xác định thư mục muốn Word sử dụng làm thư mục mặc định để lưu hay tạo mới tài liệu. Khi đó Word luôn tìm các tập tin trong thư mục này khi ta thực thi lệnh Open và sẽ lưu tập tin ở thư mục này nếu ta thực hiện lệnh Save. Trang: 11 Các Thao Tác Chính Trong hoïc phaàn này ta sẽ học cách làm những việc sau đây: • Nhập dữ liệu. • Chọn và thao tác với dữ liệu. • Sao chép, di chuyển và xóa dữ liệu. • Tìm kiếm và thay thế dữ liệu. Nhập Liệu Dữ liệu có đủ hình dạng, kích cỡ bao gồm tài liệu thuần túy và các ký tự hay biểu tượng đặc biệt.Trong phần này ta sẽ học cách nhập cả 2 lọai trên. Nhập Văn Bản Khi làm việc với một tài liệu thì nhập liệu là việc đơn giản nhất. Chỉ cần lấy bàn phím và bắt đầu gõ để nhập liệu. Chèn Các Ký Tự Đặc Biệt Nhập tài liệu bình thường thì dễ dàng, nhưng bàn phím không cung cấp tất cả các ký tự mà ta cần. Khi muốn chèn một ký tự đặc biệt hay một biểu tượng, đặt con trỏ tại nơi muốn chèn ký tự hay biểu tượng đó rồi chọn Symbol từ thực đơn Insert để hiển thị hộp thoại Symbol (Hình 4.11). Hình 4.11 Chèn các ký tự đặc biệt. Nhấp to view Symbols Nhấp to view Special Characters Click to insert a symbol or special charater Trang: 12 Hộp thoại cung cấp hàng trăm ký tự và các biểu tượng đặc biệt: có thể phải bỏ ra một ít thời gian để xem qua. Có một thẻ cho các ký tự đặc biệt và 1 thẻ cho các biểu tượng. Để chèn bất kỳ ký tự hay biểu tương nào, chỉ cần chọn cái đó và nhấn nút Insert. Nhấp vào Close để trở lại tài liệu hay để chèn một ký tự hay một biểu tượng mới. Trang: 13 Chọn Dữ Liệu Cách đơn giản nhất để chọn một vùng dữ liệu là nhấp, giữ và kéo chuột qua vùng dữ liệu đó. Nhưng có một số cách khác giúp ta làm điều đó dễ dàng hơn. Chọn Văn Bản Không phải ai cũng muốn kéo chuột để chọn vùng dữ liệu mình cần. Bảng 4.2 liệt kê một số cách kết hợp giữa các phím trên bàn phím và chuột để chọn vùng dữ liệu. Mọi việc đều bắt đầu tại điểm đặt của con trỏ. Table 4.2 Chọn vùng dữ liệu. Động tác Kết quả nhấp đôi Chọn từ nhấp ba Chọn đọan. Nhấp lề trái Chọn dòng Ctrl+nhấp Chọn câu. Nhấp+kéo chuột Chọn văn phần bản. Shift+Mũi tên phải Chọn ký tự tiếp theo. Shift+Mũi tên trái Chọn ký tự trước. Shift+Mũi tên lên Chọn tất cả các ký tự trước điểm chèn của dòng hiện tại đến hết phần sau của dòng trước đến (ND:hòanh độ) vị trí chèn. Shift+down arrow Chọn tất cả các ký tự điểm chèn của dòng hiện tại đến vị trí này của dòng sau. Ctrl+Shift+Mũi tên phải Chọn từ điểm chèn đến cuối từ hiện tại Ctrl+Shift+Mũi tên trái Chọn từ điểm chèn đến đầu từ hiện tại Shift+End Chọn từ điểm chèn đến hết dòng Shift+Home Chọn từ điểm chèn đến đầu dòng Ctrl+Shift+Mũi tên xuống Chọn từ điểm chèn đến hết đọan Ctrl+Shift+Mũi tên lên Chọn từ điểm chèn đến đầu đọan Shift+PgDn Chọn xuống 1 màn hình từ điểm chèn Shift+PgUp Chọn lên 1 màn hình từ điểm chèn Ctrl+Shift+Home Chọn từ điểm chèn đến đầu tài liệu. Ctrl+Shift+End Chọn từ điểm chèn đến hết tài liệu. Ctrl+A Chọn cả tài liệu Khi đã chọn vùng dữ liệu, Word sẽ tô sáng ngược vùng dữ liệu đó ( nghĩa là sẽ đổi ngược lại thay vì mặc định của Word là nền trắng và chữ đen) như Hình 4.12. Hình 4.12 Word sẽ hiển thị vùng dữ liệu hiển thị với màu đảo ngược. Hiệu Chỉnh Dữ Liệu Hiệu chỉnh tài liệu cũng chỉ đơn giản như việc nhập liệu, và hơn thế nữa Word cũng đã cung cấp một số cách để làm việc đó. Chèn Văn Bản Có thể hiệu chỉnh một tài liệu bằng cách chèn các ký tự mới hoặc thay thế các ký tự có sẵn bằng các ký tự mới. Để chèn các ký tự mới, hãy theo các bước sau: 1. Word mặc định tài liệu theo chế độ Insert. Có thể kiểm tra xem tài liệu đang ở chế độ nào bằng cách xem thanh trạng thái (Status bar) tại biểu tượng OVR. Nếu nó bị mờ thì đang ở chế độ chèn(Insert). Còn ngược lại thì đang ở chế độ đè(Overtype). Nhấn phím Insert để chuyển đổi qua lại giữa 2 chế độ này. 2. Đặt con trỏ tại vị trí muốn thêm 1 hay nhiều ký tự mới. 3. Bắt đầu gõ vào. Nên nhớ rằng, sử dụng chế độ chèn để thêm các ký tự nên có thể thay đổi một từ từ số ít thành số nhiều bằng cách thêm 1 ký tự s, vân vân ….Ngược lại, có thể thay thế các ký tự có sẵn cũng bằng cách như vậy nhưng phải làm trong chế độ đè(Overtype). Để có thể làm việc ở chế độ Overtype hãy nhấn phím Insert và kiểm tra thanh Status, biểu tượng OVR phải được hiện. Một khi đã ở chế độ Overtype, đặt con trỏ nơi muốn bắt đầu việc thay thế và bắt đầu gõ dữ liệu mới. Word sẽ ghi đè lên các ký tự cũ và thay thế từng ký tự một. Sử Dụng Undo(hủy) và Redo(làm lại) Hiệu chỉnh không chỉ có nghĩa là thêm vào hay thay thế các ký tự. Ví dụ ta quyết định nghiêng hay đậm cho một từ hay một nhóm từ, hoặc quyết định xóa hoàn toàn một từ. Nhưng thỉnh thỏang, có thể thay đổi ý định và sau đó lại thay đổi ý định lại một lần nữa. Đó là khi các nút Undo và Redo trở nên hữu ích. Undo là hủy hành động và Redo là hủy bỏ hành động hủy bỏ cuối cùng. Đừng để điều đó gây bối rối cho ta, thật sự nó rất đơn giản. Nút Undo theo dõi các hành động của ta và bất kỳ khi nào muốn hủy một hành động thì đơn giản nhấn Undo. Cách khác, có thể chọn Undo Typing từ thực đơn Edit hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z. Một ví dụ nhỏ, chẳng hạn gõ một ký tự và nhấn Undo để xóa nó. Nếu quyết định lấy ký tự đó lại thì nhấn Redo. Nhấp chọn Undo hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+Z sẽ hủy hành động cuối cùng. Nút Undo duy trì một danh sách các hành động mà ta có thể lựa chọn trong danh sách liệt kê như Hình 4.13. Bằng cách đó, có thể chọn để hủy nhiều hơn một hành động chỉ với một cái nhấp chuột đơn giản. Nút Redo cũng Trang: 14 tương tự như vậy, nó theo dõi ghi lại các hành động Undo và cũng cho phép chọn chúng trong danh sách liệt kê kèm theo. Hình 4.13 Chọn một phần tử từ hộp danh sách liệt kê Undo. Sao Chép, Di Chuyển và Xóa Hiệu chỉnh có thể đòi hỏi sao chép, di chuyển hoặc kể cả việc xóa tài liệu từ một tài liệu có sẵn hay giữa các tài liệu. Sao Chép Văn Bản Để nhân bản hay sao chép tài liệu, hãy làm theo các bưới sau: 1. Chọn vù