Thủ tục kiểm soát hồ sơ

THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ Mục đích: Thủ tục này quy định cách thức xác định, thu thập, lập danh mục, sắp xếp, truy cập, lưu trữ, hủy bỏ hồ sơ của các hệ thống quản lý. Phạm vi: Áp dụng cho mọi hồ sơ liên quan đến các Hệ thống quản lý trong Công ty. Nội dung: 3.1 Lưu đồ: Người thực hiện Quy trình Tài liệu/Biểu mẩu Yêu cầu KS hồ sơ Xác định hồ sơ lưu Nhận dạng - Phân loại Sắp xếp – Bảo quản Lưu HS Kết thúc Danh mục Hồ sơ K. tra thời gian lưu trữ Cập nhật – Kiểm soát Hủy HS Người có yêu cầu Trưởng Bộ phận Người được phân công Trưởng Bộ phận Người được phân công Người được phân công Người được phân công Người được phân công Người được phân công TGĐ, T. Bộ phận – Khách hàng – Cơ quan bên ngoài Người được phân công Thông báo Danh mục HS (BM mã số: 0086) Danh mục HS (BM mã số: 0086) Danh mục HS (BM mã số: 0086) Danh mục HS (BM mã số: 0086) Danh mục HS (BM mã số: 0086) Biên bản hủy HS 3.2 Thuyết minh Nội dung: 3.2.1 Xác định hồ sơ lưu Đại diện Lãnh đạo có nhiệm vụ kết hợp với các Trưởng bộ phận liên quan tập hợp các loại hồ sơ trong công ty, lập danh mục theo biểu mẫu 0086, trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Danh mục hồ sơ của Công ty được chuyển cho tất cả các bộ phận làm căn cứ cho các bộ phận lập danh mục hồ sơ của mỗi bộ phận. Ít nhất 1 năm 1 lần, Đại diện lãnh đạo của mỗi hệ thống xem xét lại danh mục hồ sơ của mình nhằm cập nhật và thay đổi danh mục hồ sơ cho phù hợp với các hoạt động của công ty. Trong trường hợp phát sinh loại hồ sơ mới ngoài danh mục hồ sơ của Công ty thì người có nhu cầu viết giấy đề nghị đến Trưởng Bộ phận liên quan xin ý kiến, trường hợp Trưởng bộ phận đồng ý thì chuyển lên ĐDLĐ các hệ thống có liên quan xem xét và phê duyệt. Đại diện Lãnh đạo cập nhật vào danh mục hồ sơ và phổ biến cho các bộ phận thực hiện. Dựa trên danh mục hồ sơ của Công ty, Trưởng các bộ phận tập hợp các loại hồ sơ thuộc bộ phận của mình, chỉ định một nhân viên lập danh mục hồ sơ của bộ phận theo biểu mẫu 0086. 3.2.2 Nhận dạng và phân loại hồ sơ: Khi tiến hành rà soát thì toàn bộ các hồ sơ của bộ phận được phân loại phù hợp theo danh mục hồ sơ của Công ty. Việc phân loại hồ sơ theo nguyên tắc dễ tìm, lưu được lâu dài. Các hồ sơ phù hợp được cập nhật vào danh mục hồ sơ, các hồ sơ không cần thiết thì huỷ theo quy định của danh mục hồ sơ của Công ty, các hồ sơ chưa xác định được lưu hay huỷ thì tách riêng, lưu giữ cẫn thận, sau thời gian khoảng 6 tháng nếu những hồ sơ này không còn sử dụng thì đem huỷ, nếu còn sử dụng được thì cập nhật vào danh mục hồ sơ. 3.2.3 Sắp xếp và bảo quản hồ sơ: Hồ sơ được để trong các file riêng, ngoài file ghi chú là hồ sơ thuộc loại nào, bộ phận lưu giữ hồ sơ, ngoài ra có thể ghi thêm thời gian phát sinh hồ sơ nếu thấy cần thiết. Để lưu trữ hồ sơ thì các tủ, ngăn tủ, bàn …. phải được ghi chú bằng văn bản nhằm mục đích phù hợp danh mục hồ sơ và dễ tra cứu hồ sơ (ví dụ: bàn 1, ngăn 1; tủ 1 ngăn 1 v.v.). Hàng tháng mỗi bộ phận có trách nhiệm tổ chức dọn dẹp nơi lưu trữ hồ sơ, những hồ sơ đã sử dụng xong phải được lưu trữ cẩn thận, không để tại nơi làm việc. 3.2.4 Cập nhật hồ sơ: Khi phát sinh hồ sơ mới (trong cùng một loại hồ sơ) thì ít nhất ½ tháng, mỗi bộ phận có trách nhiệm cập nhật hồ sơ vào danh mục hồ sơ. 3.2.5: Kiểm tra thời gian lưu trữ: Hàng tháng mỗi bộ phận có trách nhiệm kiểm tra danh mục hô sơ, những hồ sơ đã hết hạn lưu trữ được huỷ. Phương pháp huỷ theo quy định danh mục hồ sơ chất lượng của Công ty. Khi huỷ thì Trưởng bộ phận có trách nhiệm lập biên bản huỷ hồ sơ. Biên bản huỷ gồm các nội dung: thời gian, địa điểm huỷ, người tiến hành huỷ, danh mục hồ sơ bị huỷ (đầy đủ nội dung theo biểu mẫu 0086), ký tên… 3.2.6 Các yêu cầu của hồ sơ: Mọi hồ sơ cần phải rõ ràng và được lưu trữ trong môi trường thích hợp để tránh hư hỏng, mất mát đồng thời thuận tiện khi sử dụng. Thời hạn lưu trữ hồ sơ được xác định bởi Trưởng bộ phận, khách hàng, các cơ quan bên ngoài (theo hợp đồng hoặc được Ban Tổng Giám Đốc cho phép) hoặc theo qui định của nhà nước nhưng phải từ 1 năm trở lên. Hồ sơ bao gồm cả các hồ sơ do nhà cung ứng cung cấp. 3.2.7 Tiếp cận hồ sơ: Mọi nhân viên trong bộ phận đều được tiếp cận hồ sơ (trừ trường hợp với hồ sơ cần bảo mật). Tuy nhiên người muốn tiếp cận hồ sơ cần thông báo với Người quản lý hồ sơ. Người quản lý hồ sơ sẽ bố trí đưa hồ sơ ra cho tham khảo. Nhân viên thuộc bộ phận khác muốn tiếp cận hồ sơ thì phải được sự đồng ý của Trưởng bộ phận hoặc Ban Tổng Giám đốc Công ty. Nếu khách hàng có yêu cầu xem hồ sơ (có giới hạn), việc này cần được quy định trong hợp đồng hoặc theo chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc Công ty. 4. Tài liệu tham khảo: Sổ tay chất lượng và Sổ tay môi trường 5. Phụ lục: Danh mục hồ sơ (biểu mẫu mã số: 0086)