Thủ tục theo dõi và đo lường các quá trình

THỦ TỤC THEO DÕI & ĐO LƯỜNG CÁC QUÁ TRÌNH 1. Mục đích: Đảm bảo các quá trình được thực hiện dưới sự kiểm sốt, các thông số yêu cầu được tuân thủ theo qui định để đảm bảo kết quả đầu ra như hoạch định. Đánh giá, xác định hiệu quả và hiệu lực của các quá trình để tìm cơ hội cải tiến và điều chỉnh để các quá trình đạt hiệu quả cao hơn. Phạm vi: Aùp dụng cho việc theo dõi, đo lường các quá trình của Hệ thống quản lý chất lượng. Định nghĩa: Các thuật ngữ được sử dụng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000. 3.2 Các từ viết tắt: Ban Tổng Giám Đốc : BTGĐ Đại diện lãnh đạo : ĐDLĐ Nội dung: Người thực hiện Qui trình Tài liệu Yêu cầu kết quả các quá trình Xác định kế hoạch Xác định phương pháp đo lường Phân công Thực hiện, theo dõi, đo lường Xem xét tính hiệu quả của qúa trình Cập nhât hồ sơ Lưu Kết thúc Lập phiếu CAR Chuyển phiếu Car Trưởng Bộ phận Trưởng Bộ phận Trưởng Bộ phận Nhân viên Trưởng Bộ phận Nhân viên Nhân viên Trưởng Bộ phận, nhân viên Nhân viên Kế hoạch kiểm sốt quá trình Phiếu CAR 4.1 Theo dõi các quá trình: Trưởng Bộ phận xác định phương pháp kiểm sốt các quá trình sao cho đảm bảo các quá trình được thực hiện tuỳ theo qui định, các thông số/yêu cầu được tuân thủ trong suốt quá trình thực hiện. Việc theo dõi các quá trình có thể thực hiện bằng việc áp dụng Thủ tục áp dụng kỹ thuật thống kê. Việc theo dõi có thể thực hiện đột xuất hoặc định kỳ tuy nhiên các quá trình sau bắt buộc phải được theo dõi chặt chẽ trong quá trình thực hiện gồm: Quá trình thuê ngồi: Các quá trình mà kết quả có ảnh hưởng nghiêm trọng đến sản phẩm hoặc sự thoả mãn của khách hàng. Các quá trình bắt nguồn cho các quá trình khác, thời gian hồn thành là một tiêu chí quan trọng để đánh giá. Các quá trình liên quan và ảnh hưởng đến kết quả của các quá trình quan trọng . Các quá trình liên quan đến tài sản lớn. Các quá trình cân sự ổn định cao ví dụ: quá trình sản xuất sản phẩm hàng loạt. Các quá trình rất khó khắc phục hoặc có thể dễ dàng gây hậu quả. Khi phát hiện có sự sai lệch các thông số hoặc khuynh hướng sai lệch, Trưởng Bộ phận phải thực hiện biện pháp sửa chữa để đảm bảo kết quả các quá trình. Nếu xét thấy cần thiết (sự sai lệch lặp lại hoặc theo qui luật) Trưởng Bộ phận phát hành phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa. Việc theo dõi phải được thực hiện theo Thủ tục kiểm sốt hồ sơ. 4.2 Đo lường các quá trình: Định kỳ 01 năm một lần trước khi họp xem xét lãnh đạo, sau mỗi lần thực hiện đối với các quá trình dễ thay đổi, các quá trình ảnh hưởng trực tiếp đến sự thoả mãn của khách hàng, Trưởng Bộ phận tiến hành đo lường và ghi nhận các kết quả thực hiện các quá trình. Kết quả ghi nhận được so sánh với kết quả dự tính của quá trình, nếu quá trình không đạt kết quả mong muốn hoặc có nhưng không đạt hiệu quả trong tương lai thì Trưởng Bộ phận phải lập phiếu Car để tìm hiểu nguyên nhân, xác định hành động khắc phục phòng ngừa để các quá trìnn đạt kết quả mong muốn. Việc đo lường cũng có thể kết hợp các công cụ thống kê để phát hiện các khuynh hướng của các quá trình. Việc theo dõi được ghi nhận vào hồ sơ theo Thủ tục kiểm sốt hồ sơ. Tài liệu tham khảo: Sổ tay chất lượng Phụ lục: