Thủ tục xem xét hợp đồng

THỦ TỤC XEM XÉT HỢP ĐỒNG Mục đích: Thủ tục này quy định lập kế hoạch và xem xét việc đáp ứng các nhu cầu hiện tại và tương lai nhằm thoả mãn nhu cầu và mong đợi của khách hàng cũng như các bên quan tâm khác. Phạm vi: Áp dụng cho việc xem xét mọi hợp đồng mà Công ty tham gia ký kết. Định nghĩa: 3.1 Các thuật ngữ sử dụng trong Thủ tục này được áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. 3.2 File thông tin khách hàng: Các góp ý của khách hàng về mẫu chào hàng, mẫu sản xuất… Sự thay đổi về số lượng (tăng, giảm) Thông tin về lệnh xuất hàng. Các thông tin về sự cho phép của khách hàng trong quá trình sản xuất… 3.3 Sự thoả mãn của khách hàng: Là sự cảm nhận của khách hàng về mức độ đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Khiếu nại của khách hàng: là một chỉ số chung về sự thoả mãn thấp của khách hàng, nhưng việc không có khiếu nại không có nghĩa là có sự thoả mãn cao của khách hàng. Các từ viết tắt: Nội dung: Người thực hiện Trình tự công việc Tài liệu cần dùng Y/C khách hàng Tiếp nhận yêu cầu Kiểm tra năng lực Thông báo và thực hiện Triển khai mẫu Trao đổi khách hàng Dự thảo hợp đồng Đàm phán hợp đồng Ký kết hợp đồng Thanh lý hợp đồng Lưu Kết thúc Phụ kiện hợp đồng Điều chỉnh - Khách hàng - Nhân viên KHKD - Trưởng phòng - TGĐ - Bộ phận làm mẫu - Nhân viên KHKD - Trưởng phòng - TGĐ - Phòng KHKD - Trưởng phòng, TGĐ - TGĐ - Phòng KHKD - Xí nghiệp sản xuất - Cơ sở gia công bên ngồi - Phòng KHKD - Nhân viên kiểm sốt hồ sơ O. - File thông tin khách hàng - File xem xét hợp đồng - Fax, mail.. - Dự thảo hợp đồng Chiết tính giá thành Báo giá Hợp đồng đã ký - Bảng triển khai hợp đồng nội. - Bản thanh lý nguyên phụ liệu, hợp đồng - TT kiểm sốt hồ sơ Thuyết minh nội dung: Cập nhật yêu cầu của khách hàng: Các thông tin khách hàng cung cấp bao gồm thông tin kỹ thuật về sản phẩm và nguyên phụ liệu, số lượng đơn hàng, thời gian giao hàng, yêu cầu báo giá. Kiểm tra năng lực: Phân tích mẫu bao gồm thành phần các loại nguyên phụ liệu, yêu cầu về kỹ thuật, qui cách … nguyên phụ liệu, các yêu cầu kỹ thuật, loại sản phẩm. Xác định năng lực sản xuất bao gồm thời gian sản xuất, bộ phận sản xuất. Việc xác định năng lực chủ yếu là dựa trên những hợp đồng đã ký, mặt hàng mà khách hàng yêu cầu Công ty có sản xuất được không v.v. Tính định mức của các loại nguyên phụ liệu tạo nên sản phẩm. Xác định đơn vị cung cấp nguyên phụ liệu là đơn vị trong nước, nước ngồi; yêu cầu của khách hàng về đơn vị cung cấp. Xác định thời gian giao hàng bao gồm thời gian có nguyên phụ liệu, thời gian dệt, nhuộm, may, thêu. Chiết tính giá thành: Bảng chiết tính giá thành được nhân viên xem xét về nguyên liệu, phụ liệu, giá gia công dệt nhuộm, may, in thêu, mức lãi suất và phải được Ban Tổng Giám Đốc duyệt. Triển khai mẫu: Trên cơ sở nguyên phụ liệu do khách hàng cung cấp hoặc nguyên phụ liệu mà khách hàng yêu cầu, Công ty tiến hành làm mẫu theo yêu cầu của khách. Mẫu đối được Bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lượng trước khi giao cho khách hàng. Sau khi chuyển giao mẫu, trường hợp khách hàng không đồng ý với mẫu đã làm thì Bộ phận kỹ thuật tiến hành làm lại mẫu. Báo giá: Việc báo giá có thể bằng Điện thoại, Fax, Mail các yếu tố mà Công ty không đáp ứng được theo yêu cầu của khách hàng cũng phải được liệt kê rõ trong phiếu báo giá. Trường hợp theo yêu cầu của khách hàng mà Công ty phải báo giá trước khi triển khai mẫu thì thực hiện theo yêu cầu của khách. Dự thảo hợp đồng: Dự thảo hợp đồng do một trong hai bên lập và chuyển cho bên kia. Trong cả hai trường hợp thì Dự thảo hợp đồng phải được chuyển cho Trưởng phòng KHKD xem xét trình Tổng Giám Đốc cho ý kiến. Đàm phán hợp đồng: Nếu khách hàng không chấp nhận bản báo giá do giá cao, không đáp ứng được thời gian giao hàng, không thống nhất được hình thức thanh tốn thì Trưởng phòng xem xét lại và chuyển Ban Tổng Giám Đốc xem xét và phê duyệt. Nếu khách hàng chấp nhận, Phòng KHKD rà sốt lại tồn bộ kế hoạch từ khâu mua nguyên phụ liệu đến kế hoạch sản xuất. Ký hợp đồng: Hai bên có thể thống nhất ký hợp đồng bằng Fax hoặc mời khách hàng ký hợp đồng trực tiếp tại Công ty. Thông báo và thực hiện hợp đồng: Căn cứ nội dung hợp đồng đã ký kết Phòng KHKD triển khai hợp đồng theo kế hoạch được Ban Tổng Giám Đốc duyệt theo thứ tự mua sợi -> dệt vải -> nhuộm -> mua phụ liệu may -> may thêu -> xuất hàng. Trường hợp phát sinh sự thay đổi thì hai bên sẽ thảo luận và làm phụ kiện hợp đồng điều chỉnh nội dung hợp đồng. Thanh lý hợp đồng: Ngay sau khi xuất hàng, hai bên tiến hành làm bản thanh lý nguyên phụ liệu (trong trường hợp khách hàng cung cấp nguyên phụ liệu cho Công ty sản xuất. Biên bản thanh lý hợp đồng giữa hai bên gồm các phần: nội dung hợp đồng mà hai bên đã thực hiện, phần phát sinh ngồi hợp đồng, phần kết luận. Các vấn đề chính của bản thanh lý gồm: số lượng hàng xuất, chất lượng hàng, phần thanh lý nguyên phụ liệu, phần quyết tốn v.v. Lưu hồ sơ: Tồn bộ hồ sơ liên quan đến việc thực hiện đơn hàng phải đựơc lưu giữ trong một file sạch sẽ, ngồi bìa ghi chú rõ ràng tên khách hàng, mã hàng, mặt hàng, số lượng thời gian sản xuất 5. Tài liệu tham khảo: v Sổ tay chất lượng 6. Phụ lục: Phiếu đàm phán đơn hàng Phiếu thông tin với khách hàng mã số: 0233