Trong kinh doanh, hóa đơn - chứng từ đóng vai trò quyết định khi phản ánh
mọi số liệu trên sổ sách kế to án. Đó cũng là nền tảng pháp lý để nhà kinh doanh bảo
vệ quyền lợi c ủa mình, được Nhà nước thừa nhận và trên cơ sở này xác lập bổn phận,
nghĩa vụ của đơn vị kinh doanh đối với ngân sách Nhà nước.
Với các cơ quan công quyền thì hóa đơn, chứng từ là căn cứ để thanh quyết
to án các khoản chi (và thu, n ếu có), xác định trách nhiệm của đơn vị khi sử dụng
nguồn tiền của tài chính công.
Hóa đơn, chứng từ còn là cơ sở luật định để các cơ quan chuyên ngành như
Thuế vụ, Hải quan, Quản lý th ị trường, Tài chính , thực hiện vai trò quản lý Nhà
nước trong việc chấp nhận hay phủ nhận giá trị hồ sơ, s ổ sách kế to án của mọi đối
tượng có li ên quan để bảo vệ quyền lợi c ủa xã hội, trong đó có quy ền lợi của nhà kinh
doanh, từ đó có hướng xử lý thích hợp đối với những trường hợp vi phạm pháp luật.
– Với c ông dân không kinh doanh (và những chủ th ể khác) trong nhiều trường
hợp vẫn phải có hóa đơn, chứng từ để bảo vệ quyền lợi của mình. Ví dụ khi xác lập
quyền sỡ hữu của công dân (của chủ công trình) trên căn nhà ở, nhà máy, nhà xưởng
mới xây dựng, trong thủ tục hoàn công phải có hóa đơn, chứng từ theo luật định của
đơn vị thi công xuất cho chủ hộ (chủ công trình).
20 trang |
Chia sẻ: tranhoai21 | Lượt xem: 1365 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem nội dung tài liệu Thuế trong kinh doanh, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÌNH DƯƠNG
PHÂN HIỆU ĐÀO TẠO TỪ XA
MÔN HỌC
THUẾ TRONG KINH DOANH
TS. HUỲNH VIẾT TẤN
-2010-
2
CHƯƠNG I
NHỮNG NGUYÊN TẮC
KHI SỬ DỤNG HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ
CHẾ ĐỘ BẢO QUẢN VÀ XỬ LÝ VI PHẠM
Trong kinh doanh, hóa đơn - chứng từ đóng vai trò quyết định khi phản ánh
mọi số liệu trên sổ sách kế toán. Đó cũng là nền tảng pháp lý để nhà kinh doanh bảo
vệ quyền lợi của mình, được Nhà nước thừa nhận và trên cơ sở này xác lập bổn phận,
nghĩa vụ của đơn vị kinh doanh đối với ngân sách Nhà nước.
Với các cơ quan công quyền thì hóa đơn, chứng từ là căn cứ để thanh quyết
toán các khoản chi (và thu, nếu có), xác định trách nhiệm của đơn vị khi sử dụng
nguồn tiền của tài chính công.
Hóa đơn, chứng từ còn là cơ sở luật định để các cơ quan chuyên ngành như
Thuế vụ, Hải quan, Quản lý thị trường, Tài chính , thực hiện vai trò quản lý Nhà
nước trong việc chấp nhận hay phủ nhận giá trị hồ sơ, sổ sách kế toán của mọi đối
tượng có liên quan để bảo vệ quyền lợi của xã hội, trong đó có quyền lợi của nhà kinh
doanh, từ đó có hướng xử lý thích hợp đối với những trường hợp vi phạm pháp luật.
– Với công dân không kinh doanh (và những chủ thể khác) trong nhiều trường
hợp vẫn phải có hóa đơn, chứng từ để bảo vệ quyền lợi của mình. Ví dụ khi xác lập
quyền sỡ hữu của công dân (của chủ công trình) trên căn nhà ở, nhà máy, nhà xưởng
mới xây dựng, trong thủ tục hoàn công phải có hóa đơn, chứng từ theo luật định của
đơn vị thi công xuất cho chủ hộ (chủ công trình).
I. VAI TRÒ CỦA HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ TRONG KINH DOANH
Hoạt động của đơn vị kinh doanh là một dây chuyền chặt chẽ giữa các phòng,
ban; mỗi nơi đều có những nghiệp vụ riêng lẻ, nhưng không vì thế mà nằm ngoài quỹ
đạo của pháp luật và độc lập với các bộ phận khác trong đơn vị. Tất cả những hoạt
động này dù đơn giản hay phức tạp đều nằm trong một quy trình thống nhất, nhịp
nhàng và dù ở lĩnh vực nào đi nữa đều quy về “thu và chi”; tức là đều tập trung về bộ
phận kế toán qua hóa đơn, chứng từ dưới hình thức khác nhau để tổng hợp và hạch
toán (là động tác thực hiện Luật Kế toán, Luật Thống kê và các bộ luật khác có liên
quan).
1. Hiện nay, pháp luật trong kinh doanh rất phong phú; do đó nhà kinh doanh
không thể hoạt động theo thói quen, tập quán ngày nào mà phải có những hiểu biết
kịp thời, đầy đủ về những quy phạm pháp luật có liên quan đến ngành nghề; nếu
không sẽ dễ dàng đụng chạm đến pháp luật và quyền lợi sẽ bị tổn thương.
2. Với các nhân viên ở các phòng, ban trong đơn vị kinh doanh thì phải thấy
rằng, nơi đây là những “tiền đồn” phát sinh hóa đơn, chứng từ để rồi chuyển về “hậu
phương” là phòng kế toán.
3
Hóa đơn, chứng từ không phải là những tác phẩm do tư duy của ta sáng tạo mà
phải nằm trong quy định của pháp luật và không có một hành vi nào của nhà kinh
doanh hiện nay mà không có văn bản hướng dẫn cụ thể của Tổng cục Thuế, Tổng cục
Hải quan, Bộ Tài chính, Bộ Thương mại ban hành.
Từ những hoạt động của các phòng, ban sẽ làm phát sinh hóa đơn, chứng từ và
nếu không tuân thủ pháp luật thì phòng kế toán dù có năng lực, kiến thức tốt cũng
không thực hiện được vai trò kế toán của mình và nguy cơ bị các cơ quan quản lý
Nhà nước có liên quan xử lý rất cao. Ví dụ có những khoản chi bị xuất toán, sẽ làm
tăng lợi nhuận, doanh nghiệp phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp nhiều hơn hoặc
không được hoàn thuế GTGT nhanh vì phải đợi xác minh hóa đơn; hay bị truy thu
tiền thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp vì hóa đơn, chứng từ không hợp
pháp
Thực tế này đã chứng minh là khi đơn vị kinh doanh chỉ mới ở “ngưỡng cửa”
của hoạt động kinh doanh thường ngày, đó là lúc mua hàng hóa, nguyên liệu, được
cung ứng dịch vụ đơn vị đã thiệt thòi, bị xử lý, quyền lợi đã bị tổn thương ngay vì hóa
đơn, chứng từ trong bước đầu tiên đó đã không thực hiện đúng quy định của pháp
luật, rơi vào tình trạng hóa đơn–chứng từ không hợp pháp.
3. Với phòng kế toán (nhân viên kế toán) : Phải có hiểu biết và nhận thức đầy
đủ rằng :
a) Kế toán là một chuỗi, một dây chuyền chịu sự chi phối của nhiều bộ luật,
nhiều quy phạm pháp luật cùng một lúc; không phải chỉ đi học một khóa kế toán là
thực hiện được vai trò kế toán của mình. Do đó, phải có kiến thức tổng hợp, biết tích
lũy những quy phạm có liên quan. Ví dụ khoản chi trả lãi vay, theo nguyên tắc chung
của Thuế thu nhập doanh nghiệp, công ty được hạch toán vào chi phí kinh doanh;
nhưng nếu công ty không hoàn tất các thủ tục theo quy định của Luật Doanh nghiệp
để chứng minh các thành viên đã góp đủ vốn Điều lệ thì khoản chi trả lãi vay này làm
sao được cơ quan thuế chấp nhận ?
b) Luật Kế toán, Luật Thống kê, Các chuẩn mực kế toán và nhiều bộ luật
khác trong lĩnh vực kế toán, kinh doanh đã được điều chỉnh, bổ sung, ban hành mới
thì bộ phận kế toán, người làm công tác kế toán phải thấy rằng làm công tác kế toán
hiện nay không phải là làm nhiệm vụ “thống kê” đơn thuần; chỉ biết và hoàn toàn thụ
động định khoản, ghi chép vào sổ sách kế toán theo những hóa đơn, chứng từ có sẵn
mà không cần biết những hóa đơn này :
Đúng thủ tục, có đủ chứng từ theo các văn bản hướng dẫn của cơ quan tài
chính, thuế, hải quan chưa ?
Các quy phạm pháp luật khác có liên quan đã kết hợp như thế nào?
Mỗi loại hóa đơn có những đặc tính riêng của nó, đã phân biệt được những loại
hóa đơn, chứng từ nào có phát sinh thuế GTGT đầu vào, đầu ra không ? Xác định giá
vốn hàng mua như thế nào đối với hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường ?
4
Loại hóa đơn đặc thù nào đơn vị kinh doanh bên mua hàng phải tự tìm số thuế GTGT
đầu vào để khấu trừ ?
Có biết những tiêu chí để xác định hóa đơn, chứng từ hợp pháp và không hợp
pháp không ?
Thực hiện đầy đủ các bước này rồi từ đó mới định khoản và phản ánh trên sổ
sách kế toán thuế.
Như vậy, người làm công tác kế toán và nhân viên ở các Phòng, Ban trong đơn vị
hiện nay không chỉ hiểu biết đơn thuần trong phạm vi chuyên môn của mình; mà có mối
liên hệ mang tính hệ thống, tác động hỗ tương qua lại; vì vậy phải có kiến thức đầy đủ,
cập nhật kịp thời những quy phạm pháp luật có liên quan và phải đóng được vai trò tư
vấn cho chủ doanh nghiệp giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp phải thực hiện hóa đơn,
chứng từ đúng luật định và thường xuyên phối hợp các phòng, ban trong đơn vị để cùng
hoàn thiện cơ sở pháp lý của từng nghiệp vụ phát sinh; từ đó mới bảo vệ được quyền lợi
của nhà kinh doanh.
II. CÁC QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT THUẾ VỀ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ
Theo Điểm 1, Mục II, Phần A của Thông tư số 120/2002/TT-BTC, ngày 30-12-
2002 của Bộ Tài chính, hướng dẫn việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn thì hiện
nay đang lưu hành các loại hóa đơn như sau :
Hóa đơn giá trị gia tăng.
Hóa đơn bán hàng thông thường.
Hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính.
Hóa đơn bán lẻ (sử dụng cho máy tính tiền, theo mẫu của Bộ Tài chính).
Các loại hóa đơn khác, tem, vé, thẻ in sẵn mệnh giá và các loại :
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Phiếu thu tiền dịch vụ hàng không, vận đơn vận chuyển hàng hóa.
III. ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG HÓA ĐƠN
1. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng
Áp dụng cho những đối tượng sau đây :
Các tổ chức, cá nhân kinh doanh thực hiện đầy đủ từ chế độ kế toán; hóa đơn,
chứng từ, xác định được số thuế GTGT đầu vào, đầu ra; có đăng ký nộp thuế GTGT
theo phương pháp khấu trừ thì được sử dụng hóa đơn GTGT. Không đảm bảo được
các điều kiện này thì sử dụng Hóa đơn bán hàng thông thường (Theo Công văn số
3315/TC-TCT ngày 31-3-2004, Điểm 1.6 và 1.11, Mục VI, Phần B Thông tư số
120/2002/TT-BTC ngày 30-12-2002 của Bộ Tài chính và Điểm 1, Mục IV, Phần B,
Thông tư số 129/2008/TT-BTC ngày 26-12-2008 của Bộ Tài chính).
5
2. Đối với hóa đơn bán hàng thông thường
Áp dụng cho :
Tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh áp dụng cách tính thuế GTGT theo
phương pháp trực tiếp.
Các hoạt động kinh doanh không thường xuyên được sử dụng hóa đơn lẻ do
cơ quan thuế cung cấp (Theo Điểm 1.6 và 1.11, Mục VI, Phần B Thông tư số
120/2002/TT-BTC ngày 30-12-2002 của Bộ Tài chính và Điểm 1, Mục IV, Phần B,
Thông tư số 129/2008/TT-BTC ngày 26-12-2008 của Bộ Tài chính).
– Các trường hợp khác (xem Mục IV dưới đây).
3. Đối với hóa đơn bán lẻ (theo mẫu 07/MTT của Bộ Tài chính)
Tổ chức, cá nhân sử dụng máy tính tiền để bán lẻ hàng hóa, dịch vụ tại các cửa
hàng, quầy hàng, siêu thị phải sử dụng hoá đơn bán lẻ. Hóa đơn bán lẻ sử dụng cho
máy tính tiền do Bộ Tài chính phát hành hoặc do tổ chức, cá nhân tự in đăng ký với
Cục thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Mẫu hóa đơn bán lẻ in từ máy tính
tiền phải có các chỉ tiêu như : Tên, địa chỉ, mã số thuế đơn vị bán hàng, số lượng, đơn
giá, thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT. Hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên,
liên 1 : Lưu, liên 2 : Giao khách hàng (Điểm 7, Mục I, Phần B Thông tư số
120/2002/TT-BTC ngày 30-12-2002 của Bộ Tài chính).
IV. TRƯỜNG HỢP CƠ QUAN THUẾ CẤP HÓA ĐƠN LẺ CHO TỔ CHỨC, CÁ
NHÂN VÀ HỘ KINH DOANH NỘP THUẾ THEO PHƯƠNG PHÁP TRỰC
TIẾP
1. Theo Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30-12-2002 của Bộ Tài chính
(Điểm 1.8, Mục VI, Phần B) : Các trường hợp cấp hóa đơn lẻ cho tổ chức, cá nhân sử
dụng hóa đơn, kể cả trường hợp bán hàng của hộ sản xuất, kinh doanh đã nộp thuế do
cơ quan thuế địa phương ấn định, cần sử dụng hóa đơn thì đều phải có đơn đề nghị sử
dụng hóa đơn lẻ; loại hóa đơn cấp lẻ là : Hoá đơn bán hàng thông thường.
Căn cứ đề nghị của tổ chức, cá nhân, cơ quan thuế phải tổ chức kiểm tra thực tế
số hàng hóa, dịch vụ để cấp hóa đơn và thu thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp
theo mức ấn định trên từng số hóa đơn (nếu là cá nhân thì từ 01-01-2009, nộp thuế
thu nhập cá nhân không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp).
Hóa đơn được lập tại cơ quan thuế, liên 1, 2 : Giao cho người được cấp hóa
đơn; liên 3 : Lưu tại cơ quan thuế.
Hóa đơn cấp lẻ phải được đóng dấu của cơ quan thuế nơi lập hóa đơn vào phía
trên bên trái của từng liên hóa đơn.
2. Theo Thông tư số 99/2003/TT-BTC ngày 23-10-2003 của Bộ Tài chính sửa
đổi, bổ sung Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30-12-2002 của Bộ Tài chính :
Các hộ kinh doanh nộp thuế ổn định 6 tháng hoặc 01 năm không có nhu cầu sử
dụng hóa đơn quyển; hộ kinh doanh vi phạm bị cơ quan thuế từ chối bán hóa đơn
6
quyển và các hộ không có đăng ký kinh doanh, hoặc không phải là kinh doanh
thường xuyên nhưng có phát sinh doanh thu về hàng hóa, dịch vụ, nếu có nhu cầu sử
dụng hóa đơn sẽ được cơ quan thuế cấp hóa đơn bán hàng lẻ để giao cho khách hàng.
Đối tượng được cấp hóa đơn lẻ phải nộp thuế trước khi nhận hóa đơn. Người có
nhu cầu tự khai doanh thu kèm theo hợp đồng và giấy mua bán giữa hai bên để làm
căn cứ cấp hóa đơn lẻ. Hóa đơn được lập tại cơ quan thuế; Liên 1, liên 2 giao cho
người được cấp hóa đơn, liên 3 lưu tại cơ quan thuế. Hóa đơn cấp lẻ phải được đóng
dấu của cơ quan thuế vào phía trên bên trái của từng liên.
3. Cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ cho các đơn vị đang làm thủ tục giải thể hay đã
giải thể (Công văn số 4195/TCT-PCCS ngày 17-11-2005 của Tổng cục Thuế) :
a) Các đơn vị đang làm thủ tục giải thể, đã quyết toán trả lại hóa đơn GTGT,
nhưng cơ quan thuế chưa kiểm tra quyết toán thuế và chưa đóng mã số thuế, nếu đơn
vị có nhu cầu sử dụng hóa đơn để bán nốt số hàng hóa, tài sản còn lại thì cơ quan thuế
xem xét bán hóa đơn quyển, sau khi sử dụng đơn vị phải quyết toán quyển hóa đơn
mua thêm và phải kê khai bổ sung quyết toán thuế.
b) Trường hợp đơn vị đã giải thể, cơ quan thuế đã kiểm tra quyết toán thuế,
đã đóng mã số thuế, nếu có nhu cầu sử dụng hóa đơn thì được cấp hóa đơn lẻ, hóa
đơn cấp lẻ là loại hóa đơn bán hàng thông thường.
V. NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN KHI SỬ DỤNG HÓA ĐƠN
1. Theo Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30-12-2002 của Bộ Tài chính hướng
dẫn thi hành Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 07-11-2002 về in, phát hành, sử
dụng, quản lý hóa đơn
a) Tổ chức, cá nhân khi bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo
quy định và giao cho khách hàng.
b) Thời điểm lập hóa đơn : Hóa đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hóa,
dịch vụ và các khoản thu tiền phát sinh theo quy định. Khi lập hóa đơn, bên bán phải
phản ảnh đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn, gạch chéo phần bỏ
trống (nếu có) từ trái qua phải. Việc lập hóa đơn có thể viết bằng tay, đánh máy một
lần in sang các liên có nội dung như nhau. Trường hợp viết sai cần hủy bỏ hóa đơn thì
gạch chéo để hủy bỏ và không được xé rời khỏi quyển hóa đơn và phải lưu đầy đủ các
liên của số hóa đơn.
Theo Công văn số 4811/TCT-CS ngày 12-12-2008 của Tổng cục Thuế : Cơ sở
kinh doanh được phép gỡ rời từng số hóa đơn ra khỏi quyển để đánh máy một lần và
in trên phần mềm máy vi tính, nhưng phải đảm bảo các liên hóa đơn có nội dung như
nhau trong cùng một số hóa đơn.
c) Trường hợp mẫu hóa đơn có chỉ tiêu thủ trưởng đơn vị ký duyệt thì không
nhất thiết thủ trưởng đơn vị phải ký duyệt mà có thể uỷ quyền cho người bán hàng ký,
ghi rõ họ, tên khi lập và giao hóa đơn cho khách hàng. Việc ủy quyền người ký duyệt
7
hóa đơn bán hàng phải có quyết định của thủ trưởng đơn vị và hóa đơn này phải được
đóng dấu của tổ chức, cá nhân vào góc trên, bên trái của liên 2 hóa đơn.
d) Trường hợp mẫu hóa đơn tự in của đơn vị đã được cơ quan thuế chấp thuận
sử dụng không có chỉ tiêu thủ trưởng đơn vị ký duyệt thì các đơn vị khi sử dụng vẫn
phải đóng dấu của đơn vị mình vào góc trên, bên trái của liên 2 hóa đơn.
2. Theo Công văn số 4118/TCT-PCCS ngày 14-11-2005 của Tổng cục Thuế :
Đối với hóa đơn do đơn vị tự in sau khi đã được cơ quan thuế có thẩm quyền chấp
thuận thì : “Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu
hóa đơn”, việc in sẵn mẫu dấu pháp nhân của đơn vị không thay thế cho việc đóng
dấu lên mẫu hóa đơn tự in. Các đơn vị vẫn phải thực hiện việc đóng dấu lên mỗi hóa
đơn khi sử dụng.
Nội dung này đã được bổ sung qua hai Công văn sau đây của Tổng cục Thuế :
a) Hóa đơn GTGT ghi sai nhiều chỉ tiêu như : Tên người mua hàng, địa chỉ,
mã số thuế và không có chữ ký của cả hai bên mua và bán, không đóng dấu của
người bán góc trên, bên trái trên hóa đơn thì không được khấu trừ thuế giá trị gia
tăng đầu vào. Để được khấu trừ thuế GTGT theo đúng quy định thì bên mua phải liên
hệ với bên bán để lập lại hóa đơn mới làm chứng từ hợp pháp để khấu trừ thuế GTGT
đầu vào, hoàn thuế GTGT, tính chi phí hợp lý theo luật định (Công văn số 1304/TCT-
PCCS ngày 05-4-2007 của Tổng cục Thuế).
b) Đối với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in thì thực hiện như sau :
– Nếu mẫu hóa đơn có chỉ tiêu thủ trưởng đơn vị ký tên thì thủ trưởng đơn vị
phải ký tên và đóng dấu theo quy định.
– Trường hợp Công ty ủy quyền cho cấp dưới ký thì cấp dưới ký tên và đóng
dấu của Công ty theo ủy quyền, hoặc đóng dấu treo.
– Trường hợp mẫu hóa đơn tự in chỉ có người mua, người bán ký tên khi có ủy
quyền của thủ trưởng đơn vị (không có chỉ tiêu thủ trưởng đơn vị ký) thì không nhất
thiết phải đóng dấu.
Doanh nghiệp căn cứ vào nhu cầu kinh doanh để thiết kế, đăng ký mẫu hóa
đơn với cơ quan thuế (Công văn số 1766/TCT-CS ngày 08-5-2008 của Tổng cục
Thuế).
3. Hóa đơn phải sử dụng theo thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn, không được dùng
cách số.
4. Hóa đơn được dùng để khấu trừ thuế GTGT, hoàn thuế GTGT, tính chi phí
hợp lý, thanh toán tiền phải là :
Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ bản gốc, liên 2 (liên giao khách hàng).
Hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định và phải nguyên vẹn.
8
Số liệu, chữ viết, đánh máy hoặc in trên hóa đơn phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác
theo đúng quy định, không bị tẩy xóa, sửa chữa (Mục VI, Phần B, Thông tư số 120/2002/TT-
BTC ngày 30-12-2002 của Bộ Tài chính).
5. Nội dung hóa đơn phải có đủ các chỉ tiêu sau đây thì mới có giá trị pháp lý :
Họ, tên, địa chỉ; mã số thuế (nếu có), tài khoản thanh toán (nếu có) của người mua và
người bán; tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng; thuế suất,
tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có); tổng số tiền thanh toán; chữ ký người bán, người
mua hàng.
“Đối với việc mua hàng không trực tiếp như mua hàng qua điện thoại, FAX thì
bên mua hàng không phải ký trên hóa đơn nhưng ghi rõ là hàng mua qua điện thoại,
FAX” (Khoản 1.11, Mục VI, Phần B, Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30-12-
2002 của Bộ Tài chính).
6. Tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ phải sử
dụng hóa đơn theo đúng quy định, nghiêm cấm việc mua, bán, cho, sử dụng hóa đơn
của tổ chức, cá nhân khác, không được ghi khống hóa đơn để kê khai khấu trừ thuế
GTGT, hoàn thuế GTGT, chi phí hợp lý, thanh toán tiền, thanh quyết toán tài chính
và sử dụng hóa đơn vào các mục đích khác. Nếu các hành vi vi phạm xảy ra trong
đơn vị thì người đứng đầu tổ chức phải chịu trách nhiệm liên đới về số hóa đơn vi
phạm đã được ký duyệt (Điểm 2.1, Mục VII, Phần B, Thông tư số 120/2002/TT-BTC,
ngày 30-12-2002 của Bộ Tài chính).
7. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng
từ mới có giá trị thực hiện Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký
bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên
chứng từ kế toán để chi tiền phải ký theo từng liên Đối với các loại hóa đơn, chứng
từ bằng giấy thì phải ký tay bằng bút bi hoặc bút mực trên chứng từ (Điểm 4, Mục I
Chế độ chứng từ kế toán kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-3-2006
của Bộ Trưởng Bộ Tài chính và Công văn số 4163/TCT-PCCS ngày 9-11-2006 của
Tổng cục Thuế).
8. Ký trên hóa đơn do đơn vị tự in : Công văn số 3370/TCT-CS ngày 05-9-2008
của Tổng cục Thuế quy định : Người có thẩm quyền của đơn vị ký trên hóa đơn tự in
bằng bút mực trên liên 1 in sang các liên khác của hóa đơn là đúng luật định vì hóa
đơn không thuộc loại chứng từ chi tiền. Do đó không phải ký bằng bút mực trực tiếp
trên từng liên.
VI. HÓA ĐƠN BẤT HỢP PHÁP
Thông tư số 32/2007/TT-BTC ngày 09-4-2007 (Điểm 4.4a, Mục IV, Phần B) và
Thông tư số 61/2007/TT-BTC ngày 14-6-2007 của Bộ Tài chính quy định những
trường hợp dưới đây là hành vi mua–bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp :
1. Mua, bán, hóa đơn chưa ghi nội dung theo quy định, trừ trường hợp mua
hóa đơn do cơ quan thuế phát hành.
9
2. Mua, bán, sử dụng hóa đơn đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế,
nhưng không phát sinh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
3. Mua, sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn của cơ sở kinh doanh khác để hợp thức
hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra để
gian lận tiền thuế và bán hàng nhưng không kê khai nộp thuế.
4. Mua, bán, sử dụng hóa đơn đã hết giá trị sử dụng.
5. Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mà thời điểm mua hàng hóa, dịch vụ phát
sinh trước ngày đã xác định cơ sở kinh doanh bỏ trốn qua thông báo của cơ quan thuế;
và cơ quan thuế, cơ quan công an, các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là các
hóa đơn đó bất hợp pháp.
6. Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mà tại thời điểm mua hàng hóa, dịch vụ
phát sinh tuy chưa có thông báo của cơ quan thuế, nhưng cơ quan thuế, cơ quan công
an và các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn bất hợp pháp.
CHƯƠNG II
THỰC HIỆN HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ QUA THỰC TẾ
A. ĐỐI VỚI MỌI NGHIỆP VỤ PHÁT SINH TRONG NƯỚC
I. Thời điểm lập hóa đơn và xác định giá tính thuế GTGT.
II. Những trường hợp bán lẻ hàng hóa có giá trị dưới 100.000 đồng/lần.
III. Lập hóa đơn vào cuối ngày đối với hàng hóa, dịch vụ bán lẻ trong ngày
IV. Cách ghi hóa đơn khi khách hàng không cung cấp tên, địa chỉ.
V. Hóa đơn đối với trường hợp bán hàng hóa có giá trị từ 100.000 đồng trở lên, nhưng
khách hàng không lấy hóa đơn.
VI. Lập Bảng kê mô tả chi tiết kèm theo hóa đơn GTGT vì không thể ghi đầy đủ.
VII. Bán nhiều mặt hàng khác nhau có cùng thuế suất cho một khách hàng nhưng không
thể ghi chi tiết hàng hóa trên hóa đơn
VIII. Cá