Tiểu luận Hệ thống quản lý bưu điện tại các điểm bưu điện, văn hóa xã

- 1 - Trường ĐH Sư Phạm Hà Nội Khoa Công nghệ thong tin BÀI TẬP LỚN MÔN PTTKHT: HỆ THỐNG QUẢN LÝ BƯU ĐIỆN TẠI CÁC ĐIỂM BƯU ĐIỆN-VĂN HOÁ XÃ Giảng viên: Cô Phạm Thị Quỳnh Nhóm SV: Kiều Tuấn Dũng, Trần Tuấn Anh, Đỗ Văn Quang. PHẦN 1: Khảo sát hệ thống 1. Khái quát Tính đến nay cả nước có hơn 7000 điểm Bưu điện văn hoá xã trong tổng số 10.000 xã ở Việt Nam đã đưa vào hoạt động, góp phần không nhỏ trong việc truyền tiếng nói của Đảng đến với người dân vùng sâu vùng xa, nâng cao dân trí, xoá dần khoảng cách giữa thành thị và nông thôn. Các dịch vụ gia tăng Bưu chính - Viễn thong như Thư chuyển tiền, dịch vụ Chuyển phát nhanh EMS, dịch vụ Internet, dịch vụ 171… đã được mở rộng tới các điểm Bưu điện – Văn hoá xã đã đáp ứng nhu cầu sử dụng dịch vụ của nhân dân. Để tạo điều kiện cho nhân viên điểm Bưu điện – Văn hoã xã kinh doanh dịch vụ Bưu chính - Viễn thông được thuận lợi, việc cho ra đời một hệ thống phục vụ giao dịch dành cho nhân viên là thiết yếu, vì vậy nhóm chúng em đã tiến hành tìm hiểu về chủ đề này. 2. Mục đích Xây dựng một hệ thống giao dịch bưu điện dành cho nhân viên bưu điện văn hoá xã. +, Giúp nhân viên BĐ văn hóa xã thao tác tính cước nhanh, không cần tra cứu bảng cước và tính cước. +, Quản lý việc nhận gửi các dịch vụ bưu chính +, Quản lý các cuộc gọi viễn thong. +, Đảm bảo quá trình thống kê và báo cáo sản lượng doanh thu chính xác, nhanh chóng. 3. Phạm vi Áp dụng tại tất cả các điểm Bưu điện-văn hoá xã trên toàn quốc. < Xây dựng theo mô hình tại tỉnh Bắc Ninh > 4.Mô tả nghiệp vụ Có rất nhiều dịch vụ Bưu chính - Viễn thong được phục vụ tại các điểm bưu điện văn hoá xã: BƯU CHÍNH:  Bưu phẩm ghi số:là dịch vụ mà bưu phẩm được theo dõi bằng số hiệu riêng, được ghi chép hoặc lưu lại trong quá trình khai thác để truy tìm khi cần thiết. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. - 2 - 1.Dịch vụ bưu chính 2.Dịch vụ viễn thông Khách hàng Nhân viên Yêu cầu Phản hồi  Bưu kiện: là loại bưu gửi có chứa vật phẩm, hang hoá gửi theo đường bưu chính mà khối lượng được chia theo nấc, mỗi nấc là 1kg, phần lẻ được tính bằng kg để tính cước khi nhận gửi và bồi thường. Khối lượng gửi tối đa cho mỗi bưu kiện gửi trong nước và trao đổi với nước ngoài là 50kg.  Dịch vụ chuyển phát nhanh EMS: là laọi dịch vụ nhận gửi , vận chuyển và phát hành các loại thư, tài liệu, vật phẩm, hang hoá theo tiêu chí thời gian do tổng công ty Bưu chính - Viễn thong Việt Nam quy định.  Dịch vụ chuyển tiền bưu chính: là dịch vụ nhận gửi và chuyển tiền , áp dụng tại các điểm bưu điện văn hoá xã không quá 10 triệu VNĐ. VIỄN THÔNG:  Dịch vụ điên thoại nội hạt: là các cuộc gọi điện thoại thong qua mạng lưới viễn thong ở trong phạm vi địa danh quy định hành chính là nội thành, nội thị, nội huyện của tỉnh, thành phố  Dịch vụ điện thoại nội tỉnh: là các cuộc gọi trong phạm vi địa danh quy định hành chính của một tỉnh thành phố, cụ thể là: giữa thành phố, thị xã với các huyện trong cùng một tỉnh, thành phố thông qua mạng viễn thông.  Dịch vụ điện thoại liên tỉnh là cuộc gọi giữa một máy điện thoại của một tỉnh, thành phố khác đến một máy điện thoại của tỉnh, thành phố khác và ngược lại thông qua mạng viễn thông .  Dịch vụ điện thoại di động: là các cuộc gọi từ máy cố định của bưu điện tới các thuê bao di động của các mạng viễn thông.  Dịch vụ điện thoại quốc tế: là các cuộc gọi tới số thuê bao ở nước ngoài Hai nghiệp vụ chính mà nhân viên bưu điện văn hoá thực hiện: 1. Giao dịch với khách hang: phục vụ dịch vụ theo yêu cầu từ phía khách hang hoặc giao dịch với bưu tá. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. - 3 - 2. Giao dịch với lãnh đạo cấp trên ( bưu điện huyện): tổng hợp và báo cáo kết quả kinh doanh theo định kì 10 ngày. Định kì 10 ngày, nhân viên bưu điện xã tổng hợp và báo cáo kêt quả sản lượng doanh thu cho bưu điện huyện. Dựa trên kết quả báo cáo, bưu điện huyện đưa ra nhận định và chỉ đạo hoạt động. Mô tả quy trình nghiệp vụ: +, Bưu chính: quản lý bưu gửi - Đối với các dịch vụ nhận bưu gửi :bưu phẩm, bưu kiện, chuyển phát nhanh, chuyển tiền: nhân viên BĐ đối thoại với khách hang: kiểm tra hang hoá gửi xem có thuộc dach mụch hàng hoá cấm gửi qua đường bưu điện không ( trừ dịch vụ chuyển tiền ) hoặc kiểm tra số lượng tiền gửi có vượt quá mức cho phép tại các điểm BĐ VH xã không (đối với các điểm bưu điển văn hoá xã thì số tiền gửi trên một hoá đơn không quá 10 triệu VNĐ). Sau quá trình kiểm tra, nếu thoả mãn các yêu cầu, nhân viên BĐ tiến hành thủ tục đăng kí: phát phiếu đăng kí dịch vụ tưng ứng với từng loại dịch vụ có một mấu đăng kí riêng, nhân viên BĐ tiến hành cân trọng lượng hàng hóa ( trừ tiền gửi ) rồi đối chiếu với bảng cước để tính cước.Sau khi tính cước xong thì thu cước, viết hoá đơn giao cho khách hang. Nhân viên BĐ xã Bưu điện huyện Báo cáo Yêu cầu báo cáo Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. - 4 - - Đối với nghiệp vụ chuyển bưu gửi: nhân viên bưu điện kiểm tra xem danh mục các loại bưu gửi đã chuyển và chưa chuyển để tiến hàng lập phiếu chuyển, vào sổ chuyển đi. +, Viễn thông: quản lý cuộc gọi - Dịch vụ đàm thoại: khi khách hang có yêu cầu dịch vụ đàm thoại, nhân viên BĐ phát phiếu đăng kí đàm thoại, nhận phiếu đàm thoại và tiến hành quay số. Nếu cuộc gọi thành công, nhân viên BĐ vào sổ theo dõi hang ngày, tiến hành tính cước: xác định mã vùng cuộc gọi, đối chiếu bảng cước và tính cước dựa trên thời gian cuộc gọi và bảng cước tương ứng. Thu tiền và giao hoá đơn cho khách hang ( nếu có yêu cầu ). Đối với các dịch vụ đàm thoại, nhân viên bưu điện thống kê, báo cáo sản lượng doanh thu theo định kì 10 ngày: số cuộc gọi, thời gian đàm thoại, tổng thu với mỗi loại riêng biệt: nội hạt, nội tỉnh, liên tỉnh (PSTN, 171), di động, quốc tế, và tổng chung. Cuối tháng báo cáo tổng hợp của tháng. Khi khách hàng yêu cầu dịch vụ, nhân viên BĐ yêu cầu khách hang viết phiếu đăng kí tương ứng. Căn cứ vào yêu cầu ,nhân viên BĐ tiến hang thủ tục phục vụ dịch vụ mà khách hàng yêu cầu Sau khi phục vụ dịch vụ mà khách hang yêu cầu, nhân viên BĐ thu cước phí áp dụng cho từng loại dịch vụ Vào sổ đàm thoại, viết biên lai, hoá đơn và giao cho khách hang. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. - 5 - 5. Kết luận Việc thực hiện giao dịch giữa nhân viên bưu điện – khách hang, nhân viên – bưu điện huyện diễn ra tương đối phức tạp, liên quan tới nhiều sổ sách nghiệp vụ. Vì vậy việc xây dựng “Hệ thống quản lý bưu điện tại các điêm bưu điện văn hoá xã” là cần thiết và hữu ích. 6. Tài liệu tham khảo - Khảo sát tại các điểm bưu điện văn hoá xã. - Sổ tay nghiệp vụ dùng cho nhân viên điểm bưu điện văn hoá xã PHẦN II: Phân tích hệ thống 1. Biểu đồ ngữ cảnh Khách hàng HỆ THỐNG QUẢN LÝ BƯU ĐIỆN Lãnh đạo Phản hồi Phát phieuyêu cầu Phiếu yêu cầu Hóa đơn/Biên lai Yêu cầu báo cáo Báo cáo Yêu cầu dịch vụ Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. - 6 - 2. Biểu đồ phân cấp chức năng . QUẢN LÝ BƯU ĐIỆN QUẢN LÝ CUỘC GỌI LẬP HOÁ ĐƠN QUẢN LÝ BƯU GỬI KIỂM TRA VÀO SỔ BƯU GỬI LẬP HOÁ ĐƠN QUAY SỐ VÀO SỔ GỌI BÁO CÁO THỐNG KÊ THỐNG KÊ BÁO CÁO Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. - 7 - KHÁCH HÀNG TH ỐNG K Ê LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ CUỘC GỌI QUẢN LÝ BƯU GỬI BÁO CÁO CUỘC GỌI 3.BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH YÊU CẦU GỬI PHIẾU GỬI CẤM GỬI BƯU GỬI Y ÊU CẦU GỌI PHIẾU ĐÀM THOẠI KHÔNG GỌI ĐƯỢC Khach hang PHI ẾU ĐÀM THO ẠI DOANH THU PHIẾU GỬI Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. - 8 - 4.BIỂU ĐỒ DỮ LIỆU MỨC DƯỚI Đ ỈNH KHÔNG ĐƯỢC GỬI PHIẾU GỬI HOÁ ĐƠN BƯU GỬI KHÔNG THÀNH CÔNG PHIẾU ĐÀM THOẠI HOÁ ĐƠN B CUỘC GỌI DỊCH VỤ ĐẶC BI ỆT KHÁCH HÀNG KI ỂM TRA LẬP HOÁ ĐƠN GỬI KHÁCH H ÀNG QUAY SỐ LẬP HOÁ ĐƠN GỌI Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. - 9 - BƯU GỬI CUỘC GỌI DOANH THU NHÂN VIÊN THỐNG KÊ LÃNH ĐẠO BÁO CÁO Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. - 10 - 5. BIỂU ĐỒ THỰC THỂ LIÊN KẾT ERD Sau khi chuẩn hoá ta có BƯU GỬI Tên người gửi Đ/c nguời gửi Đ/t ngưòi gửi Tên người nhận Đ/c nguời nhận Mã bưu gửi Loại bưu gửi Sản lượng Đơn vị tính Dịch vụ thêm Cước DOANH THU Loại dịch vụ Số lượng Đơn vị tính 1 Sản lượng Đơn vị tính 2 Tổng cước CUỘC GỌI Số máy gọi Sản lượng Cước Loại dịch vụ Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. - 11 - LOAI DICH VU Ma DV Ten DV CUOC GOI Ma CG So may goi San luuong Cuoc Ma DV NGƯỜI GỬI Mã người gửi Tên người gửi Đ/c người gửi Tel BƯU GỬI Mã bưu gửi Ma DV Trọng lựơng Cước Ma DV them Ma ngưoi gửi Mã người nhận NGƯỜINHẬN Mã người nhận Tên người nhân Đ/c người nhận Tel DICH VU THEM Ma DV them Loai DV them DOANH THU Ma DV So luong DVT 1 San luong DVT 2 Tong cuoc Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only.