Tiểu luận Quản trị hệ thống thông tin

MỤC LỤC Trang I. Khái niệm 3 II. Phân loại thông tin 3 III. Phạm vi quản trị thông tin 4 IV. Một số đặc trưng cơ bản của thông tin 4 V. Vai trò của thông tin 6 VI. Yêu cầu của thông tin kinh tế 7 VII. Quá trình thông tin 7 VIII. Các nhân tố chính để thành công 9 IX. Kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả 9 X. Kết luận 10 ****************************** Bài viết có sử dụng 1 số thông tin trên Internet: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Khái niệm Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc. Thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin. Phân loại thông tin Thông tin do tổ chức sở hữu và các thông tin từ bên ngoài mà tổ chức truy cập vào có rất nhiều dạng khác nhau và thường được định dạng số hoá để lưu trữ và truyền đi. Dữ liệu đã được cấu trúc Các dữ liệu được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu thường được dùng để hỗ trợ cho các hoạt động điều hành và các giao dịch kinh doanh. Các cơ sở dữ liệu bao gồm những bản ghi đã được cấu trúc chứa các chi tiết về các chủ đề liên quan đến kinh doanh như các khách hàng, tình hình tài chính, các công ty và các nguồn lực khác trong và ngoài tổ chức. Các dữ liệu chưa được cấu trúc Những dữ liệu loại này bao gồm hình, ảnh, bản đồ, các bản thu âm và video. Trong lĩnh vực công cộng, rất nhiều loại tài liệu dưới dạng giấy tờ được lưu trữ trong các tệp Registry và sẽ được chuyển thành một phần của các bản ghi. Thông tin tham khảo và thư viện Các thư viện hiện nay đang cung cấp rất nhiều nguồn thông tin khác nhau ngày càng nhiều bao gồm các cuốn catologue, cơ sở dữ liệu thương mại, dịch vụ cung cấp thông tin trực tuyến và dịch vụ Internet. Trong Quản trị kinh doanh, người ta phân loại thông tin theo những cách cơ bản sau: Phân loại theo nguồn gốc: Thông tin từ người ra quyết định, thông tin từ kết quả v.v. Phân loại theo vật mang: Thông tin bằng văn bản, bằng âm thanh, bằng băng, dĩa, tranh ảnh v.v .. Phân loại theo tầm quan trọng: Thông tin rất quan trọng, quan trọng và không quan trọng. Phân loại theo phạm vi: Thông tin toàn diện, thông tin từng mặt ... Phân loại theo đối tượng sử dụng: Thông tin cho người thực hiện, thông tin cho người ra quyết định v.v. Phân loại theo giá trị: Thông tin có giá trị và thông tin không có giá trị, thông tin có ít giá trị. Phân loại theo tính thời sự: Thông tin mới, thông tin cũ, v.v. Phân loại theo kỹ thuật thu thập, xử lý và trình bày: Thông tin thu thập bằng kỹ thuật điện tử, thông tin thu thập bằng phỏng vấn v.v... Phân loại theo phương pháp truyền tin: bằng miệng, bằng sóng điện từ, bằng điện thoại, bằng máy tính, v.v. Phân loại theo mức độ bảo mật: Thông tin mật, tuyệt mật, bình thường. Phân loại theo mức độ xử lý: Thông tin sơ cấp, thông tin thứ cấp. Phạm vi quản trị thông tin Quản trị thông tin bao gồm 4 lĩnh vực chính như sau: Quản trị nguồn thông tin. Tất cả các nguồn thông tin nói trên cần phải được quản lý. Việc quản lý thông tin trong tổ chức phải đảm bảo rằng tất cả các nguồn thông tin được biết tới và những trách nhiệm này phải được chỉ định cho họ. Quản trị công nghệ thông tin. nhằm củng cố hệ thống thông tin trong tổ chức mà điển hình là chịu trách nhiệm về chức năng cung cấp thông tin do tổ chức tự quản lý hoặc được nhận từ một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. Quản trị thông tin của tổ chức phải được hoạt động như là một “Khách hàng am hiểu” về các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến IT mà tổ chức đó cần. Quản trị xử lý thông tin. Tất cả quá trình kinh doanh sẽ làm gia tăng những hoạt động liên quan đến một hoặc một số nguồn thông tin của tổ chức. Quá trình tạo mới, thu thập, truy nhập, sử đổi, lưu trữ, xoá bỏ và nén thông tin cần phải được kiểm soát hợp lý nếu tổ chức muốn quản lý thành công nguồn thông tin của mình. Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách. Tổ chức sẽ cần phải xác định các tiêu chuẩn và chính sách trong quản trị thông tin. Những tiêu chuẩn và chính sách này sẽ thường được phát triển như một nhân tố trong chiến lược thông tin của tổ chức. Chính sách quản trị sẽ quản lý các quy trình và tráh nhiệm quản trị thông tin trong tổ chức: chính sách và tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ áp dụng cho cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho hệ thống thông tin của tổ chức. Một số đặc trưng cơ bản của thông tin Thông tin gắn liền với quá trình điều khiển Bản thân thông tin không có mục đích tự thân. Nó chỉ tồn tại và có ý nghĩa trong một hệ thống điều khiển nào đó. Dù thông tin ở bất kỳ hình thức nào: bảng biểu, kí hiệu, mã hiệu, biểu đồ, xung điện v.v... đều có thể dễ dàng thấy rằng nó là yếu tố cơ bản của một quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó, hệ thống này có thể là trong tự nhiên, trong xã hội hoặc trong tư duy. Thông tin có tính tương đối Phương pháp phân tích hệ thống để khẳng định tính bất định của một qua trình điều khiển phức tạp. Tính bất định đó chính là tình trạng không có đầy đủ thông tin. Điều này cũng có nghĩa là mỗi thông tin chỉ là một sự phản ánh chưa đầy đủ về hiện tượng vào sự vật được phản ánh, đồng thời nó cũng phụ thuộc vào trình độ và khả năng của nơi phản ánh. Tính tương đối của thông tin thể hiện rất rõ nét đối với các hệ thống kinh tế xã hội, vì đây là các hệ thống động, hệ thống mờ, đối với nhiều mặt còn có thể cói là một hệ thống hộp đen. Tính định hướng của thông tin Thông tin phản ánh mối quan hệ giữa đối tượng được phản ánh và nơi nhận phản ánh. Đây là một quan hệ hai ngôi. Sơ đồ 1: Từ đối tượng được phản ánh tới chủ thể nhận phản ánh được cói là hướng của thông tin, thiếu một trong hai ngôi thông tin không có hướng và thực tế không còn ý nghĩa của thông tin nữa. Trong thực tế, thường được hiểu hướng của thông tin là từ nơi phát đến nơi nhận. Mỗi thông tin đều có vật mang tin và lượng tin Hình thức vật lý cụ thể của thông tin là vật mang tin. Có thể so sánh thông tin là linh hồn còn vật mang tin là cái vỏ vật chất. Để rõ nét khi nói về vật mang tin người ta sử dụng khái niệm nội dung tin và vật mang tin. Nội dung tin bao giờ cũng phải có một vật mang tin. Trên một vật mang tin có thể có nhiều nội dung tin và thông tin thường thay đổi vật mang tin trong quá trình lưu chuyển của mình. Khái niệm vật mang tin rất quan trọng trong tin học - khoa học nghiên cứu và xử lý thông tin tự động. Hiện nay, xử lý thông tin trên máy tính điện tử mới chỉ hoàn toàn xử lý logic và số học vật mang tin. Còn máy tính suy lý hay nói cách khác máy tính xử lý theo nội dung tin thì đang là niềm hy vọng là mục tiêu phấn đấu tiến tới của khoa học máy tính và tin học. Lý thuyết thông tin có những đóng góp rất quan trọng mang ý nghĩa cách mạng đó là thông tin đo được. Một trong những đơn vị đo lường là sự đối nghịch của sự bất định (Entropi) do Shannón K. và M.Iaglom trên cơ sở xác suất toán học phát minh ra. Khái niệm khối lượng tin được dùng cho việc đo quy mô của vật mang tin. Đơn giản có thể gọi là độ dài bản tin. Đơn vị kỹ thuật tin học để đo bản tin hiện nay là Bit. Một thông tin được mã hoá sang hệ nhị phân (Binary Digit), số lượng chữ số nhị phân của bản tin đã mã hóa chính là độ dài của thông tin. Trong lĩnh vực quản trị kinh tế - hệ thống phát triển cao nhất của các hệ thống trong tự nhiên và xã hội, vấn đề thông tin được đề cập trong rất nhiều các công trình nghiên cứu. Thông tin quản trị kinh doanh là những đại lượng được đo lường, miêu tả các hiện tượng kinh tế - xã hội phát sinh một cách có chọn lọc để phục vụ quá trình quản trị kinh doanh. Thông tin kinh tế thường được thực hiện dưới các hình thức chủ yếu sau: Các sự kiện và sự hiểu biết của con người về các đối tượng và quá trình kinh tế, trong đó con người đồng thời cũng là thành phần của chính hệ thống đó. Những mối liên hệ bên trong giữa các đối tượng và thành phần của hệ thống. Những bộ phận và yếu tố phi vật chất của hệ thống như tri thức, phương hướng tư duy hoạt động, quan hệ tâm lý, yếu tố sinh lý. Những thông báo vận động trong hệ thống, hoặc trao đổi giữa hệ thống nay với hệ thống khác, giữa hệ thống và môi trường. Những quy định nhận thức chung, hoặc pháp chế chung nhất về sự phối hợp hành động giữa các đối tượng và thành phần hệ thống. Những mục tiêu và nhiệm vụ mà hệ thống và các phần tử trong đó cần phải thực hiện. Vai trò của thông tin Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Đối với các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công cộng, phần lớn ngân sách hoạt động được dùng vào việc xử lý thông tin. Tất cả các cấp trong chính phủ đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động, và nó cũng là một bằng chứng cho thấy cách thức chính phủ đang điều hành công việc và trao đổi thông tin trong chính phủ đang được thực hiện. Tóm lại, vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh là ở chỗ nó làm tiền đề, làm cơ sở và là công cụ của quản trị kinh doanh, quá trình quản trị kinh doanh là quá trình thông tin kinh tế. Yêu cầu của thông tin kinh tế Thông tin kinh tế phải bảo đảm các yêu cầu sau: Tính chính xác: Nếu đưa tin sai lệch thi quản lý sẽ thất bại. Tính kịp thời: Thông tin mà không kịp thời sẽ không có giá trị trong việc đưa ra quyết định. Tính đầy đủ, tính hệ thống, tính tổng hợp: Thông tin phải phản ánh được mọi mặt của quá trình sản xuất kinh doanh. Tính pháp lý: Quản lý là hoạt động làm giau trong xa hội nen nói phải tuan thủ luật pháp và thông lệ quốc tế. Tính có ích. Tính có thẩm quyền: Tránh né, tránh đùn đẩy trách nhiệm. Tính tối ưu, tính đầy đủ: Vì muốn có tin phải có tiền, nếu thu nhập nhiều tin mà không dùng tới sẽ rất tốn kém. Tính bí mật. Quá trình thông tin Hệ thống thông tin trong quản trị là một hệ thống rất phức tạp và bị chi phối bởi nhiều yếu tố chủ quan cũng như khách quan. Nhận thức đầy đủ các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thông đạt là rất cần thiết để đảm bảo cho các hoạt động thông tin trong quản trị đạt hiệu quả cao nhất. Hình 4.1 dưới đây chỉ ra quá trình thông tin trong quản trị. Mô hình này chỉ ra quá trình thông đạt bao gồm 7 thành tố: (1) Nguồn thông đạt (người gởi) (2) Thông điệp (3) Mã hóa (4) Kênh (5) Người nhận (6) Giải mã (7) Phản hồi. Thêm vào đó toàn bộ quá trình thông đạt sẽ bị tác động bởi nhiễu, những nhân tố gây trở ngại, làm lệch lạc các thông tin ví dụ như tiếng ồn, từ ngữ tối nghĩa, thiết bị truyền dẫn kém chất lượng... Quá trình thông đạt bắt đầu từ nguồn (người gởi), người có ý nghĩ muốn truyền đạt sang người nhận. Nguồn là người khởi xướng thông điệp và có thể là một hoặc nhiều người cùng làm việc với nhau. Thông điệp là những tín hiệu mà nguồn truyền cho người nhận. Nó có thể bao gồm các biểu tượng được thiết kế để truyền những ý nghĩ của người gởi. Phần lớn các thông điệp chứa đựng ngôn ngữ của nó dưới dạng lời nói hoặc chữ viết, tuy nhiên cũng có thể có những hành vi phi ngôn ngữ được sử dụng để thông tin về thông điệp, ví dụ như ngôn ngữ cơ thể (nhăn mặt, mỉm cười, lắc đầu...). Quá trình chuyển những thông điệp dự định thành những biểu tượng mà nó được sử dụng để truyền đi được gọi là quá trình mã hóa. Việc mã hóa có thể rất đơn giản nhưng cũng có nhiều trường hợp việc mã hóa là rất khó khăn, ví dụ như tìm đúng từ ngữ để giải thích tại sao việc thực hiện nhiệm vụ của thuộc cấp của bạn là không phù hợp. Có bốn điều kiện ảnh hưởng đến việc mã hóa là kỹ năng, quan điểm, kiến thức và yếu tố văn hóa – xã hội. Ví dụ như tác giả một quyển sách không thể thông đạt cho sinh viên hiểu tốt nếu kỹ năng viết kém. Quan điểm và yếu tố văn hóa xã hội sẽ chi phối hành vi của chúng ta và từ đó sẽ ảnh hưởng đến sự thông đạt. Ví dụ như giáo viên mong muốn sinh viên nắm bắt được quá nhiều chủ đề, và có thể sinh viên không thể theo kịp. Cuối cùng, mọi người chỉ có kiến thức trong một phạm vi nhất định, và tất nhiên chúng ta không thể thông đạt những gì chúng ta không có hiểu biết về nó. Kênh là phương tiện mà qua đó thông điệp di chuyển từ người gởi đến người nhận. Nó là đường dẫn thông tin qua đó thông điệp được truyền một cách vật lý. Kênh chủ yếu cho việc thông đạt giữa các cá nhân là giao tiếp trực tiếp giữa hai người. Một số kênh truyền thông đại chúng bao gồm radio, tivi, báo và tạp chí, fax, internet... Những thông điệp được viết ra giấy là cách phổ biến, nhưng nhiều tổ chức hiện nay đang hướng đến việc sử dụng rộng rãi những phương tiện thông tin hiện đại như thư điện tử thông qua hệ thống internet. Màn hình máy vi tính được cho là kênh chủ yếu cho những thông điệp được viết ra. Người nhận thông tin sẽ nhận được thông điệp từ người gởi và vì vậy cần phải giải mã thông điệp. Giải mã là quá trình trong đó các biểu tượng được diễn dịch bởi người nhận. Việc giải mã cũng chịu ảnh hưởng bởi những điều kiện như quá trình mã hóa, nghĩa là những điều kiện về kỹ năng, quan điểm, kiến thức và yếu tố văn hóa – xã hội. Phản hồi là thông điệp từ người nhận đến người gởi. Phản hồi rất có giá trị để đánh giá được hiệu quả của quá trình thông đạt. Người gởi có thể biết được người nhận hiểu đúng ý nghĩ của mình không nhờ vào phản hồi. Trong thực tiễn quản trị việc thông đạt là phức tạp hơn những gì ta thường nghĩ vì quá trình này bao gồm nhiều thành tố và không ít tác nhân gây nhiễu. Hơn nữa, có thể thông tin đi từ người này sang người khác sẽ bị bỏ bớt đi hay được gọi là ‘lọc’. Vì vậy, nhà quản trị cần phải chọn lựa phương pháp thông tin hữu hiệu để thông đạt. Các nhân tố chính để thành công Tài sản thông tin được khai thác tối đa thông qua quá trình chia sẻ thông tin trong nội bộ tổ chức và với các cơ quan hoạt động trong lĩnh vực công cộng khác; thông qua các thoả thuận với các tổ chức trong lĩnh vực tư nhân tại những điểm phù hợp. Chất lượng thông tin của tổ chức phải được duy trì và các thông tin sử dụng trong kinh doanh phải chính xác, đáng tin cậy, luôn được cập nhật, toàn diện và nhất quán. Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng như các yêu cầu khác như vấn đề bảo mật tính riêng tư, bí mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin phải được thực thi. Thông tin cần phải được đưa tới công chúng một cách thuận tiện thông qua nhiều kênh khác nhau. Các bản ghi và các phần thông tin cần thiết khác phải được lưu trữ tốt. Tổ chức đạt được mức độ cao trong việc về tính hiệu quả trong các hoạt động xử lý thông tin Kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả Thông tin là một nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh. Thông qua quản trị có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của một tổ chức, các nhà quản lý trong tổ chức có thể: Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài Kết luận Thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình cũng như trong môi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản trị ở một tổ chức nào đó. Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và quản trị nói riêng đều cần có thông tin và thông tin được nhiều người xem như là một nguồn lực thứ tư trong quản lý. Thông tin giữ vai trò quan trong trong việc ra quyết định, phân tích, dự báo, phòng ngừa rủi ro và thực hiện các chức năng quản trị. Cần phải chú ý các đặc điểm của thông tin là : Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể sản xuất để dùng dần được. Thông tin phải thu thập và xử lý mới có giá trị. Thông tin càng cần thiết càng quý giá. Thông tin càng chính xác, càng đầy đủ, càng kịp thời càng tốt. Mô hình thông tin đơn giản trong quản trị thường được thực hiện trực tiếp từ nhà quản trị đến các đối tượng quản trị. Đối với một tổ chức lớn thì mô hình thông tin trong quản trị sẽ phức tạp hơn. Một tổ chức cần phải quan tâm đúng mức đến việc xây dựng mô hình thông tin quản trị có hiệu quả để đảm bảo sự thông đạt trong tổ chức, góp phần thực hiện các nhiệm vụ, mục tiêu của nó. -----------------------------------------