Tiểu luận Yếu tố con người trong công tác quản lý

Lời mở đầu Trong sản xuất kinh doanh ngày nay, công tác quản lý được coi là một trong những nhân tố quan trọng nhất để giành được thắng lợi trong sự cạnh tranh với những doanh nghiệp khác trên thương trường. Công tác quản lý bao gồm việc xây dựng kế hoạch một cách cẩn thận, dựng nên một cơ cấu tổ chức để giúp cho mọi người hoàn thành các kế hoạch, và biên chế cho cơ cấu tổ chức với những con người có năng lực cần thiết, cuối cùng là việc đánh giá và điều chỉnh các hoạt động thông qua kiểm tra. Tuy nhiên, tất cả các chức năng quản lý sẽ không hoàn thành tốt nếu các nhà quản lý không hiểu được yếu tố con người trong các hoạt động của họ và không biết cách lãnh đạo con người để đạt được kết quả như mong muốn. Là một sinh viên em rất quan tâm đến "Yếu tố con người trong công tác quản lý" do vậy em đã chọn đề tài này. Do phạm vi của đề tài này khá rộng nên em đã không hoàn thành bài viết đúng thời hạn sớm em mong nhận được sự giúp đỡ của khoa và các thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn! yếu tố con người trong công tác quản lý Quản lý và lãnh đạo được coi là những hoạt động giống nhau. Mặc dù sự thật là một nhà quản lý giỏi hầu như chắc chắn là một nhà lãnh đạo giỏi. Như vậy, lãnh đạo là một chức năng cơ bản của các nhà quản lý bao gồm nhiều vấn đề hơn lãnh đạo. Như đã nêu ra ở các chương trước, công tác quản lý bao gồm việc xây dựng kế hoạch một cách cẩn thận, dựng lên một cơ cấu tổ chức để giúp cho mọi người hoàn thành các kế hoạch, và biên chế cho cơ cấu tổ chức với những con người có năng lực cần thiết. Các bạn xẽ thấy trong phần IV một chức năng cũng quan trọng nữa trong công tác quản lý và việc đánh giá và điều chỉnh các hoạt động thông qua kiểm tra. Tuy nhiên, tất cả các chức năng quản lý sẽ không hoàn thành tốt nếu các nhà quản lý không hiểu được yếu tố con người trong các hoạt động của họ và không biết cách lãnh đạo con người để đạt được kết quả như mong muốn. Theo một định nghĩa rất cơ bản, thì sự lãnh đạo cũng có nghĩa là sự tuân theo, và chúng ta phải thấy được tại sao con người phải tuân theo. Về cơ bản, mọi người có xu thế tuân theo ai mà họ nhìn thấy ở người đó có những phương tiện để thoả mãn các mong muốn và các nhu cầu riêng của họ. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là khuyến khích mọi người đóng góp một cách hiệu quả vào việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp, và đáp ứng mọi nguyện vọng và nhu cầu riêng của họ trong quá trình đó. Chức năng lãnh đạo trong quản lý được xác định như là một quá trình tác động đến con người để làm cho họ thực sự sẵn sàng và nhiệt tình phấn đấu để hoàn thành những mục tiêu của tổ chức. Trong phần trình bày về chức năng này bài viết này chỉ ra rằng khoa học về hành vi ở đây tạo nên sự đóng góp quan trọng vào công tác quản lý. Khi phân tích kiến thức cần thiết cho quản lý tôi xẽ tập trung vào yếu tố con người, động cơ thúc đẩy,sự lãnh đạo và sự giao tiếp. I.Yếu tố con người trong các doanh nghiệp Tất cả mọi cố gắng có tổ chức được thực hiện để đạt được các mục tiêu cảu doanh nghiệp, nói chung là mục tiêu sản xuất và chuẩn bị sẵn những loại hàng hoá và dịch vụ nào đó. Sự cố gắng này không chỉ hạn chế vào hoạt động kinh doanh: nó cũng được áp dụng cho các trường đại học, bệnh viện, hội từ thiện và các cơ quan nhà nước. Rõ ràng là trong khi các mục tiêu của cơ sở cá nhân trong tổ chức đó cũng có các nhu cầu và các mục tiêu riêng, quan trọng đối với họ. Chính thông qua chức năng lãnh đạo, các nhà quản lý giúp cho mọi người thấy được rằng họ có thể thoản mãn được các nhu cầu riêng sử dụng tiềm năng của họ trong khi đồng thời họ đóng góp vào việc thực hiện các mục tiêu của cơ sở. Do vậy các nhà quản lý cần phải có sự hiểu biết về vai trò của mọi người, cá tình và cá nhâ cách của họ. 1. Những vai trò khác nhau của con người Các cá nhân không đơn thuần là yếu tố sản xuất trong các kế hoạch quản lý. Họ là các thành viên của các hệ thống xã hội trong nhiều tổ chức, họ là người tiêu dùng hàng hoá và dịch vụ và như vậy họ tác động mạnh tới nhu cầu; họ là thành viên của các gia đình, trường học và họ là những công dân, với những vai trò khác nhau này họ lập ra những bộ luật để lãnh đạo các nhà quản lý, những môn đạo đức học để hướng dẫn cách cư sử và truyền thống về nhân phẩm mà nó là đặc tính chủ yếu của xã hội chúng ta. Tóm lại các nhà quản lý và những người mà họ lãnh đạo là những thành viên tác động lẫn nhau trong một hệ thống xã hội rông hơn. 2. Không có con người theo nghĩa chung chung Mọi người hoạt động với những vai trò khác nhau và bản thân họ cũng khác nhau. Không có con người chung chung. Trong các cơ sở có tổ chức con người thường mang tình các vai trò khác nhau. Các công ty đề ra các nguyên tắc, thủ tục giấy tờ, chế độ làm việc, tiêu chuẩn an toàn, chức vụ công tác, tất cả với sự ngầm định rằng mọi người về cơ bản là như nhau. Tất cả với sự ngầm định rằng mọi người về cơ bản là như nhau. Tất nhiên giả thiết này là cần thiết một phần lớn ở những hoạt động có tổ chức, nhưng điều không kém quan trọng là phải thấy rằng mỗi con người là một thể duy nhất - họ có những nhu cầu khác nhau, tham vọng khác nhau. Nếu các nhà quản lý không hiểu được tính phức tạp và cá tính của con người thì họ có thể áp dụng sai những điều khái quát về động cơ thúc đẩy, sự lãnh đạo và mối liên hệ. Mặc dù các nguyên tắc và các khái niệm nói chung là đúng nhưng cần phải điều chỉnh cho phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể. Trong một xí ng iệp, không phải tất cả các nhu cầu của mọi người đều được đáp ứng hoàn toàn nhưng các nhà quản lý phải có một phạm vi rộng rãi đáng kể trong việc tạo ra sự phù hợp cá nhân. Mặc dù các yêu cầu về chức vụ thường xuất phát từ các kế hoạch của doanh nghiệp và tổ chức, nhưng thực tế không nên loại trừ khả năng bố trí công việc cho phù hợp với con người trong mỗi trường hợp cụ thể để sử dụng tốt hơn được tài năng quản lý hiện hữu trong doanh nghiệp. 3. Nhân cách con người là một điều quan trọng. Công tác quản lý liên quan tới việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp. Đạt được các kết quả là một điều quan trọng, nhưng các biện pháp để đạt được các kết quả không bao giờ được xúc phạm đến nhân cách của con người. Khái niệm về nhân cách cá nhân có nghĩa là mọi người phải được đối sử với lòng tồn trọng bất kể chức vụ của họ trong tổ chức đó. Tất cả Chủ Tịch, Phó chủ tịch, nhà quản lý, quản đốc cơ sở và công nhân đều đóng góp vào việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Mỗi người là một thực thể thống nhất với những khả năng và nguyện vọng khác nhau, nhưng tất cả đều là những con người nên tất cả đều được đối xử như nhau. 4. Cần xem xét con người một cách toàn diện Chúng ta không thể nói về bản chất của con người trừ khi chúng ta đã xem xét một con người một cách toàn diện chứ không phải chỉ xét những đặc trưng riêng và tách biệt như sự hiểu biết, quan điểm, kỹ năng hoặc tình hình riêng. Một con người có tất cả những đặc tính đó với những mức độ khác nhau. Hơn nữa những đặc tính đó có tác động qua lại lẫn nhau, và tính trội của chúng trong những hoàn cảnh cụ thể thay đổi nhanh và không đoán trước được. Con người là một cá thể toàn diện chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài như gia đình, hàng xóm, trường học, nhà thờ, công đoàn hoặc đoàn thể, tổ chức chính trị và các nhóm huynh đệ. Mọi người không thể tự gạt bỏ những ảnh hưởng của những lực lượng đó khi làm việc. Các nhà quản lý phải nhận thấy những thực tế đó và chuẩn bị các ứng xử với chúng. II. Các mô hình con người. Để hiểu được tính phực tạp của con người các tác giả viết về công tác quản lý đưa ra một số mô hình con người. Mỗi mô hình là một sự trừu tượng của thực tại. Nó bao gồm những biến cố được coi là quan trọng, nhưng cũng bỏ qua những yếu tố ít thiết yếu cho việc giải thích hiện tượng. Các nhà quản lý dù có ý thức hành vi cá nhân và hành vi theo tổ chức, dựa trên những gỉa thiết về con người. Những giả thiết này và những lý luận có liên quan với chúng ảnh hưởng đến hành vi quản lý. Qua nhiều năm, người ta đã đưa ra nhiều quan điểm khác nhau về bản chất chủ yếu của con người. ở đây chúng ta đã đưa ra nhiều quan điểm khác nhau về bản chất chủ yếu của con người. Do đó chúng ta tập trung vào những mô hình lựa chọn của Schein và vào những giả thiết cổ điển của McGrgor về con người. 1. Từ quan điểm lợi ích kinh tế tới con người tổng thể EdgarH. Schein đã đưa ra 4 mô hình quan điểm về con người. Đầu tiên ông lưu ý những giả thiết lợi ích kinh tế trên tư tưởng là con người trước hết bị thúc đẩy bởi những động cơ kinh tế. Vì những động có này được giám sát bởi doanh nghiệp, nên con người thực chất là thụ động bị sử dụng, bị thúc đẩy và bị giám sát bởi tổ chức. Những giả thiết này giống như những giả thiết nếu trong thuết X của McGregor, sẽ được đề cập tới một cách vắn tắt. Mô hình thứ hai, gắn liền với những giả thiết về mặt xã hội, nó dựa trên quan điểm của Elton Mayoa là, về cơ bản con người bị thúc đẩy bởi những nhu cầu xã hội. Chẳng hạn như các lực lượng về mặt xã hội của những nhóm phân chia theo địa vị xã hội là quan trọng hơn sự kiểm tra theo quản lý. Mô hình thứ ba gắn liền với các giả thiết về tự thân vận động cho rằng các động cơ được chia thành năm nhóm trong một hệ thống cấp bậc từ những nhu cầu đơn giản để tồn tại cho tới những nhu cầu cao nhất về tự thân vận động với sự tận dụng tối đa tiềm năng của con người. Theo quan điểm này thì con người tự thúc đẩy mình - họ muốn được, và có thể được hoàn thiện. Mô hình thứ tư dựa trên những giả thuyết phức hợp, thể hiện quan điểm riêng của Schein về con người. Những giả thiết cở bản của ông là, con người là một thực thể phức hợp và có khả năng học hỏi những cách vận động mới và có khả năng đáp ứng lại các chiến lược quản lý khác nhau. 2. Thuyết X và thuyết Y của McGregor Một quan điểm khác về bản chất cảu con người đã được Douglas Mc đưa ra theo hai hệ thống giả thiết và nói chung được gọi là "thuyết X" và "thuyết Y". McGregor cho rằng, công tác quản lý phải bắt đầu từ câu hỏi cơ bản là, các nhà quản lý có thể nhìn nhận bản thân họ như thể nào trong mối liên hệ với người khác. Quan điểm nàyđòi hỏi phải có một tư tưởng nào đó đối với nhận thức về bản chất của con người. McGregor đã chọn những thuật ngữ này vì ông muốn dùng một thuật ngữ chung chung không mang một ý nghĩa gì về người tốt hoặc xấu. *Những giả thiết của thuyết X. Những giả thuyết truyền thống về bản chất con người, theo McGregor, theo thuyết X như sau: a. Con người nói chung vốn dĩ không thích làm việc và sẽ tránh việc nếu họ có thể tránh được. b. Vì đặc điểm này của con người cho nên hầu hết mọi người phải bị ép buộc, kiểm tra, chỉ thị và đe doạ bằng hình phạt để buộc họ phải có những cố gắng thích hợp để thực hiện những mục tiêu của tổ chức. c. Con người nói chung muốn làm theo chỉ thị, muốn trốn tránh trách nhiệm, có tương đối ít tham vọng và muốn an phận là trên hết. * Những giả thuyết của Y. Những giả thiết trong thuyết Y của McGregor như sau: a. Việc dành những cố gắng về thể lực và tinh thần trong cuộc sống cũng tự nhiên như trong khi chơi bời hoặc nghỉ ngơi. b. Việc kiểm tra từ bên ngoài và đe doạ bằng hình phạt không phải là biện pháp duy nhất để tạo ra những nỗ lực hoàn thành những mục tiêu của tổ chức. Con người sẽ còn chủ động và tự giác trong việc thực hiện các mục tiêu mà họ cam kết. c. Mức độ cam kết với các mục tiêu tỷ lệ với mức hưởng thụ gắn liền với thành tích của họ. d. Trong những điều kiện đúng đắn, cn người nói chung biết rằng họ không chỉ nên chấp nhận mà còn phải thấy trách nhiệm của mình. e. Khả năng thể hiện trí tưởng tượng, tài khéo léo và tính sáng tạo mức đọ tương đối cao trong việc giải quyết các vấn đề của tổ chức là khả năng rộng rãi trong quần chúng chứ không bó hẹp. g. Trong những điều kiện của cuộc sống công nghiệp hiện đại, những tiềm năng trí tuệ của con người nói chung mới chỉ được sử dụng một phần. Rõ ràng hai hệ thống giả thiết này khác nhau một cách cơ bản. Thuyết X là thuyết bi quan, tĩnh tại và cứng nhắc. Việc kiểm tra chủ yếu là từ bên ngoài, được cấp trên áp đặt lên cấp dưới. Ngược lại, thuyết Y là thuyết lạc quan, năng động và linh hoạt, nó nhấn mạnh đến tính chủ động và sự phối hợp chặt chẽ những nhu cầu của cá nhân với những đòi hỏi của tổ chức. Chắc chắn là mỗi hệ thống giả thiết sẽ có ảnh hưởng tới cách thức mà các nhà quản lý thực hiện các chức năng và hoạt động quản lý của họ. Chúng ta hãy xem xét các mục đích của họ cụ thể hơn đôi chuts. * Việc làm sáng tỏ các thuyết. Rõ ràng là McGregor lo ngại rằng thuyết X và thuyết Y có thể bị hiểu sau. Những quan điểm sau đây xẽ làm rõ một số phạm vi nhân thức sai lầm và giữ cho các giả thiết này ở trong một tầm mức đúng đắn. Thứ nhất các giả thuyết của thuyết X và thuyết Y mới chỉ là những giả thiết mà thôi. Chúng không phải là những điều bắt buộc hoặc những gợi ý cho các chiến lược quản lý. Trái lại, chúng phải được thử nghiệm trong thực tế. Hơn nữa, những giả thuyết này là những suy luận trực giác và không dựa trên sự nghiên cứu. Thứ hai, các thuyết X và thuyết Y không ngụ ý tới việc quản lý "cứng" hay "mềm". Cách tiếp cận "cứng" có thể tạo ra sự phản ứng và chống đối. Cách tiếp cận "mềm" có thể dẫn tới sự quả lý buông lỏng và không phù hợp với thuyết Y. Thay vào đó nhà quản lý có hiệu quả phải nhận biết về phẩm chất và những năng lực, cũng như những hạn chế của con người, và điều chỉnh các hành vi theo yêu cầu cần thiết trong từng trường hợp. Thứ ba, không nên coi thuyết X và thuyễt Y trên một phạm vi kế tục với X và Y là những thái cực đối lập. Chúng không thuộc phạm trù về mức độ, mà trái lại chúng là những quan điểm hoàn toàn khác nhau về con người. Phạm vi thứ tư của nhận thức sai lầm tiềm ẩn cần được làm rõ là việc thảo luận thuyết Y không phải là khả năng để cho việc quản lý thống nhất, cũng không phải là lý lẽ chống lại việc sử dụng quyền hạn. Thay vào đó, theo thuyết Y quyền hạn chỉ được xem như là một trong nhiều cách thức mà người quản lý dùng quyền lãnh đạo. Thứ năm, những nhiệm vụ và hoàn cảnh khác nhau đòi hỏi phải có nhiều cách tiếp cận để quản lý. Đôi khi, quyền hạn và có cấu có thể có hiệu quả đối với một số nhiệm vụ nào đó, và phải những cách tiếp cận khác nhau trong những hoàn cảnh khác nhau. Chẳng hạn như một doanh nghiệp có hiệu quả là doanh nghiệp mà nó đưa ra những yêu cầu nhiệm vụ phù hợp với con người và hoàn cảnh cụ thể. 3. Hướng tới quan điểm triết chung của các mô hình hành vi Trong nhiều quan điểm nói chung về con người thì quan điểm nào là có căn cứ? Chúng ta đã lưu ý rằng Schein đã đưa ra bốn mô hình quan niệm về con người, từ quan điểm về lợi ích kinh tế đến quan điểm nhấn mạnh các động cơ phức hợp. Chúng ta đã biết rằng McGregor đã nhóm gộp các giả thiết thành thuyết X và thuyết Y. Khi đó mô hình nào là có căn cứ? Dường như không có một mô hình đơn lẻ nào có đủ khả năng để giải thích đầy đủ về hành vi cá nhân và tổ chức. Xin nhắc lại rằng con người rất khác nhau, không có con người nói chung. Hơn nữa, con người cư xử khác nhau trong những tình huống khác nhau và đối với những vấn đề phức tạp, thậm chí họ cư xử khác nhau trong những trường hợp tương tự ở những thời điểm khác nhau. Trong một số trường hợp, con người hành động một cách hợp lý; trong những trường hợp khác, họ bị chi phối bởi những mặc cảm. Trách nhiệm của những nhà quản lý là tạo ra một môi trường mà trong đó mọi người được thúc đẩy để đóng góp vào việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Cũng cần giả thiết rằng con người có thể được vận động để bỏ qua cá nhân họ và đánh giá thấp trình độ, khả năng hiểu biết của họ. Những lợi ích kinh tế tất nhiên là quan trọng trong một doanh nghiệp, nhưng con người thường muốn nhận được từ công việc nhiều thứ khác ngoài tiền bạc. Họ luôn muốn phát triển khả năng, năng lực cũng như tiềm năng của họ. Nhà quản lý giỏi sẽ chọn cách tiếp cận triết chung bằng cách rút tỉa từ những mô hình khác nhau để mô tả bản chất của con người. Tối thiểu nhất, họ cũng phải thừa nhận rằng con người phải được đối xử với sự tôn trọng và xứng đáng phải được xem xét như con người toàn diện, và phải được xem xét trong khung cảnh của môi trường chung mà trong đó họ có những vai trò khác nhau. Những hoàn cảnh khác nhau đòi hỏi phải có những cách tiếp cận quản lý khác nhau để sử dụng một cách có kết quả và hiệu quả nhất một nguồn lực có giá trị nhất trong doanh nghiệp, ấy là con người. III. Sự nhận thức trong môi trường doanh nghiệp Những nhận thức về thực tế của chúng ta bị tác động bởi nhiều yếu tố như kiến thức của chúng ta, những kinh nghiệm đã qua, tiêu chuẩn, triển vọng, mối quan tâm, thái độ và quan điểm về con người. Nhà quản lý cần phải hiểu biết một số sai lầm chung về nhận thức cá nhân tốt hơn, từ đó dẫn tới công tác quản lý tốt hơn. Nhận thức là sự tiếp nhận thông tin từ môi trường. Nó bao gồm, ví dụ như, việc nhìn thấy nhà máy, nghe thấy tiếng ồn của máy móc, cảm thấy hơi nóng từ lò nung, nếm vị ngon của thức ăn trong hiệu ăn và ngửi thấy mùi khói khí xả của động cơ. ở đây chúng ta tập trung vào những giác quan mà chúng đặc biệt cần thiết cho công tác quản lý. 1.Các xu hướng trong nhận thức Điều mà chúng ta nhận thấy không nhất thiết phải là thế giới thực. Con người nhìn nhận các vật theo cách phối cảnh riêng của họ. Sự nhận thức có thể bị bóp méo bởi nhiều yếu tố khác nhau. Thứ nhất, có đối tượng hoặc sự kiện đang được cảm nhận. Những đối tượng và sự kiện có những đặc tính nổi bật dễ được chú ý hơn những đối tượng và sự vật có tính chất kín đáo. Sau đó có những đặc tính và xu hướng của người cảm nhận. Họ có thể bị tác động qúa mạnh bởi ấn tượng ban đầu hoặc tập trung sức mạnh của họ vào sự kiện đó và cảm nhận sai các sự kiện khác. Cuối cùng sự nhận thức cũng bị ảnh hưởng bởi môi trường vật chất và xã hội. Ví dụ một lời khiển trách trước đám đông sẽ được tiếp thu rất khác so với ở nới kín đáo trong cơ quan. Những đặc tính của người cảm nhận là trọng tâm trong bài tiểu luận của tôi vì nó ảnh hưởng đến quá trình nhận thức. Trong sự nhận thức có lựa chọn, một thông tin nào đó sẽ được xử lý, đồng thời những thông tin khác sẽ bị bỏ qua . Thường thường những đặc tính nổi bật được chú ý trong khi đó những yếu tố kém rõ ràng hơn sẽ bị bỏ qua. Đồng thời có xu hướng bỏ qua những yếu tố khó chịu và dễ tiếp nhận những yếu tố tích cực và dễ chịu. Cho nên một số nhà quản lý dường như không thể đương đầu với những khó khăn, những quyết định khó chịu và thực tế hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên sự nhận thức chọn lọc có thể trở thành sự chọn có thể trở thành sự bảo vệ có ích về mặt tâm lý, ví dụ một nhà quản lý nhắc nhở một cuộc nói chuyện quấy rầy ở phòng bên cạnh để tập trung vào một công việc gấp. Phần lớn, sự nhận thức chọn lọc chịu ảnh hưởng bởi phạm vi hiểu biết của con người. Ví dụ những sinh viên ở khoá học kinh doanh trong trường đại học có thể có những quan điểm khác nhau khi phân tích một trường hợp phức tạp. Các sinh viên chuyên về kế toán và tài chính thường coi những vấn đề liên quan đến tài chính là những vấn đề cấp bách. Đồng thời các sinh viên về Marketing thường thiên về những vấn đề marketing, trong khi đó các sinh viên chuyên về quản lý quan tâm đến những thiếu sót liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức hoặc những chức năng quản lý khác. Tất cả đều cùng xem xét một tinh huống nhưng theo những góc độ khác nhau, bị ảnh hưởng bởi sự đào tạo chuyên môn của họ. Sự máy móc rập khuôn là sự đưa ra những nhận xét chung, rộng lớn về những lớp người thuộc một sắc tộc riêng hoặc những nhóm khác biệt nào đó, khi gán gép cho họ những đặc tính riêng nhất định. Chẳng hạn như người ta thường đưa ra những khuôn mẫu về các thành viên hiệp hội, những người buôn bán, những người nhuộm tóc... mà không coi trọng tính cách cá biệt của cá nhân họ. Sự định kiến thường do một ấn tượng chung về một yếu tố đơn lẻ nào đó, có lợi hoặc không có lợi, làm ảnh hưởng đến việc đánh giá về con người xét theo một loạt các yếu tố khác. Tất nhiên điều này sẽ dẫn đến việc đánh giá sai, hoặc ít ra là không chính xác của nhà quản lý về nhân viên. Chẳng hạn một nhân viên làm việc đúng giờ có thể nhận được mức điểm chung cao trong đánh giá, mặc dù chất lượng và số lượng thực hiện nhiệm vụ của người đó có thể