Tìm hiểu về Thuật ngữ Portal

PORTALS 1. Portal definition and Types of portals Thuật ngữ “Portal” đã trở nên rất phổ biến trong thời đại CNTT ngày nay. Portal áp dụng công nghệ Internet và 1 giao diện duyệt web chuẩn cho phép người dùng có thể truy cập các thông tin liên quan đến đến hoạt động của một tổ chức. Mỗi người có một cách hiểu khác nhau về Portal. Nhìn chung, portal có thể chia thành 4 loại. Tuy nhiên, một portal có thể được kết hợp từ nhiều loại portal khác nhau. Bốn loại portal không loại trừ lẫn nhau mà phải có thể tích hợp được với nhau và cùng tồn tại. a. Corporate or Enterprise (Intranet) portals - Business to employee (B2E) portal EIP là các portal được thiết kế cho tiến trình xử lý và các hoạt động của B2E để cải thiện sự truy cập, xử lý và chia sẻ những thông tin có cấu trúc hoặc không cấu của một công ty. EIP cũng hợp nhất các quá trình, các workflow, sự cộng tác, quản lý nội dung, sưu tập và lưu giữ dữ liệu, các ứng dụng của công ty và các giải pháp Business intelligence. EIP cho phép nhân viên có thể truy cập vào nhiều portal khác nhau như E- business Portal, personal portal và public portal. Sự kết hợp giữa các portal độc lập hoặc nhóm thành một giải pháp portal dính kết (cohesive portal solution) được gọi là Federated Portal. EIP cũng cho phép truy cập đến các nội dung được cung cấp từ bên ngoài bởi những người không phải là nhân viên của công ty. Ví dụ như các thông tin phản hồi… Shilakes và Telyman đã định nghĩa EIP là các ứng dụng mà cho phép các công ty có thể tiết lộ các thông tin được lưu giữ bên trong, và cung cấp cho người dùng một cổng đơn (single gateway) để cá nhân hoá những thông tin và tri thức giúp tạo ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Ví dụ một EIP bao gồm: - Các Business Intelligence Portal: một Business Intelligence portal là một corporate portal cho phép người dùng có thể truy cập hoặc đưa ra các báo cáo trợ giúp cho mục đích tạo quyết định trong một cơ sở dữ liệu rộng lớn của công ty. Information Advantage là một trong những công ty đầu tiên đã kết hợp business intelligence portal với corporate portal. Một số công ty khác cũng đã làm như vậy gồm có Computer Associate (CA), IBM và Oracle. - Các Business Area (Intranet) portal: Business area portal cung cấp các chức năng hoặc quá trình đặc biệt và các ứng dụng trong một công ty. Ví dụ HR (human resource), ERP (), sales and marketing và Supply chain management. - Horizal Portal: bao gồm những ví dụ sau: o Collaboration- Enterprise Collaborative Portal (ECP): cung cấp các địa điểm ảo để mọi người làm việc cùng nhau. o Expertise - Enterprise Expertise Portals (EEP): cung cấp các kết nối giữa con người dựa vào khả năng của mỗi người. o Knowledge Management- Enterprise Knowledge Portal (EKP): cung cấp tất cả các chức năng của 2 cái trên và phân phối các kết nối tới nội dung và con người mà có liên quan trực tiếp đến các nhiệm vụ của người dùng. o Content management o Document management: ví dụ Documentum o Role portal: đang mở rộng để hỗ trợ 3 mô hình kinh doanh là B2E,B2C và B2B. Role portal cho B2E hỗ trợ việc truy cập và những thông tin đã được cá nhân hoá có thể dùng được cho các nhân viên cũng như các nhân viên self-service. Role portal cho B2C hỗ trợ các liên kết và mối quan hệ giữa các công ty và khách hàng của họ. Role portal cũng hỗ trợ các khách hàng self-service. Role portal cho B2B hỗ trợ luồng thông tin, các hoạt động kinh doanh và các quá trình xử lý trong một công ty và những nhà cung cấp dịch vụ, đối tác của họ cũng như các hoạt động quản lý supply chain. b. E-business (Extranet) portals E-business portal có 3 loại: - Extended enterprise portals Một trong những ví dụ của Extenđe Enterprise Portal là B2C mà mở rộng công ty hơn nữa tới khách hàng cho những mục đích như đặt hàng, thanh toán, dịch vụ khách hàng hay self-service. Bên cạnh đó còn có B2B với mục đích mởi rộng công ty tới những khách hàng và đối tác của mình. - E-marketplace portal: CommerceOne.net là một ví dụ của E-marketplace portal. CommerceOne.net cung cấp những dịch vụ có liên quan đến thương mại cho cộng đồng những người bán, người mua và những người tạo nên thị trường. Một ví dụ khác là VerticalNet. VerticalNet kết nối người bán và người mua trực tuyến bằng cách cung cấp cho họ những tin tức công nghiệp đặc biệt, các sản phẩm và thông tin dịch vụ liên quan. Người mua có thể tìm thấy những thông tin họ cần để xác định nhanh chóng nguồn, các sản phẩm mua bán và các dịch vụ trực tuyến. Người bán có thể tìm kiếm khách hàng của mình thông qua việc quảng cáo các sản phẩm và dịch vụ của mình trên nhiều kênh thị trường. Một ví dụ thứ ba là Oracle Exchange. Oracle Exchange là một nơi cho phép trao đổi mua bán các hàng hoá và dịch vụ kinh doanh. Cuối cùng, GlobalNetExchange là một mạng B2B rộng lớn của các thương gia lớn, những thương nhân bán lẻ và bán buôn để mua, bán, trao đổi thương mại, hoặc bán đấu giá hàng hoá và các dịch vụ. - ASP portal ASP portal là các B2B portal cho phép những khách hàng doanh nhân cho thuê sản phẩm và dịch vụ. Ví dụ như ServicePort của Portera, Salesforce.com, MySap.com của SAP và oraclesmallbusiness.com của Oracle. ServicePort vừa là portal thông tin web, vừa là portal ứng dụng cho ngành công nghiệp dịch vụ. Saleforce.com quản lý các quá trình bán hàng và báo cáo cho một đội bán hàng phân tán. MySAP.com và oraclesmallbusiness.com là các ví dụ của các hệ thống kinh doanh hoàn chỉnh sử dụng portal trên web. c. PERSONAL (WAP) portals Có 2 loại chính của Personal Portal: - Pervasive portal or mobility portals: các portal này được gắn vào điện thoại di động, PDA không dây, máy nhắn tin … Mobility portal đang ngày càng trở nên phổ biến và rất quan trọng cho khách hàng cũng như nhân viên để có thể lấy được các thông tin về dịch vụ, sản phẩm, giá cả; tình trạng đặt hàng, thưởng phạt, vận chuyển; những thông tin lập kế hoạch và cài đặt. - Appliance portals: những portal này được gắn vào Tivi (WebTV), ôtô (Onstart)… d. Public or Mega (Internet) portals Những công ty sử dụng các portal này đang trở thành những công ty “new media” và tập trung vào việc xây dựng Có 2 loại Public Portal chính: - General public portals hoặc mega portal: bao gồm Yahoo, Google, Overture, Altavista, AOL, MSN, Excite. - Industrial portals, vertical portals or vortals: Vertical portal hoặc vortal portal đã phát triển rất nhanh chóng và chỉ tập trung vào một số đối tượng nhất định như máy tính, ngân hàng, tài chính… 2. Portal in Business Arears Trong lĩnh vực kinh doanh, chúng ta thường nói đến 4 đối tượng có liên quan đến một công ty bao gồm cả bên trong và bên ngoài. Đó là nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ và đối tác thương mại. Mỗi đối tượng tạo ra và sử dụng những thông tin có liên quan đến những yêu cầu kinh doanh, các quá trình xử lý, các yếu tố cộng tác, các ứng dụng kế thừa và các công nghệ. Những thông tin này phụ thuộc vào yêu cầu của mỗi đối tượng và hỗ trợ đối tượng đó trong quá trình tạo dựng công việc kinh doanh. Để giải quyết vấn đề về thông tin, người ta đã sử dụng các giải pháp và kiến trúc portal. Các giải pháp này đã hỗ trợ cho các ứng dụng đang tồn tại để nâng cao kết quả kinh doanh. a. Employee community Tài sản lớn nhất của một công ty là con người. Và Employee portal được thiết kế để hỗ trợ các thành viên của một công ty làm việc hiệu quả và thành công nhất có thể. Hơn nữa, các công ty đang phân tán quyền lực và trách nhiệm cho các nhân viên chủ chốt; và cũng đang trao quyền cho các cá nhân cũng như các nhóm làm việc để họ có thể tạo ra các quyết định chính, xây dựng các hoạt động hàng ngày và nâng cao kết quả kinh doanh. Công việc này thường được áp dụng trong các lĩnh vực sau: - Human resource (Nguồn nhân lực) - Recruiting (tuyển nhân sự) - Training (đào tạo) - Accouting (kế toán) - Financial planning and analysis (phân tích và lập kế hoạch tài chính) - Legal (luật pháp) - IT (công nghệ thông tin) - Project management (quản lý dự án) - Research and development (nghiên cứu và phát triển) b. Customer community Trọng tâm của customer community portal là để hỗ trợ một công ty tăng khả năng tìm kiếm, phục vụ và giữ lại khách hàng của mình. Các công ty đang cạnh tranh nhau về khả năng thu hút khách hàng và thiết lập những mối quan hệ lâu dài và trung thành. Những khách hàng thân thiết, các mối quan hệ và các dịch vụ đang là thế mạnh cạnh tranh quan trọng hơn so với những đặc điểm của sản phẩm cũng như sự đổi mới. Với một portal an toàn, những nhà kinh doanh có thể chia sẻ các thông tin quan trọng, qua đó nhân viên và khách hàng của họ có thể xem sản phẩm và giá cả, lưu giữ đơn đặt hàng, kiểm kê, và quan sát tình trạng phân phối hàng cũng như tình trạng phục vụ. Nếu một công ty cho phép khách hàng của mình truy cập vào những thông tin nội bộ nào đó, họ sẽ hỗ trợ một cách hiệu quả nhất để có thể cung cấp cho khách hàng những thông tin tốt hơn. - Marketing - Prospecting (thăm dò) - Sales (bán hàng) - Field service (dịch vụ) - Relationship management (quản lý mối quan hệ) - Ordering (đặt hàng) - Customer service (dịch vụ khách hàng) - Support (hỗ trợ) Đây là xu hướng rất phù hợp khi các nhà kinh doanh đang cố gắng kết hợp B2E và B2C với nhau. c. Supplier community Mục đích của Supplier community portal là để hỗ trợ một công ty tăng khả năng xác định, duy trì và quản lý các nhà cung cấp dịch vụ của mình. Các công ty đang kết hợp và chuyển giao các hệ thống bán hàng của họ, và nhận ra rằng việc nhập thông tin từng phút sẽ giúp họ quản lý tốt hơn. Họ cũng đang cố gắng giảm bớt sự lãng phí, tăng thời gian bán hàng và giảm chi phí tổng thể. Những luồng thông tin của các tổ chức và hệ thống bán hàng sẽ cho phép các nhân viên có thể tạo ra các quyết định nhanh chóng và phù hợp với thực tế. - Ordering and fulfillment (đặt hàng và thực hiện) - Procurement (mua hàng) - Planning (lập kế hoạch) - Sourcing - Inventory control (kiểm soát hàng hoá) - Logistics and distribution (lập chiến lược và phân phối) - Manufacturing (sản xuất) Supplier community portal cho phép cả người sử dụng và các đối tác bên ngoài tại những nơi có hệ thống cung câp bán hàng có thể sử dụng thông tin một cách hiệu quả để tăng thời gian và các quá trình xử lý bán hàng, giảm giá và quản lý công việc kinh doanh một cách hiệu quả hơn. d. Partner community Các công ty đang ngày càng tập trung hơn nữa vào những nhân lực chủ chốt cũng như đang phụ thuộc hơn vào các đối tác của mình để tìm ra thế mạnh cạnh tranh trên thị trường ngày nay. Các công ty đang tìm cách để giảm chi phí, tăng hiệu suất làm việc, cũng như tăng cường mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ. Họ cần phải có sự linh hoạt và năng động trong mối quan hệ với các đối tác, dựa trên sự thay đổi và cạnh tranh của thị trường. Rất nhiều công ty như Cisco đã phụ thuộc rất nhiều vào các sản phẩm của các đối tác để có thể có thời gian tập trung vào thị trường và phát huy những ưu thế cạnh tranh. Partner community portal cho phép các nhân viên của công ty cũng như các đối tác của họ có thể lấy được những thông tin của cả công ty và các đối tác khác. Một vài ví dụ bao gồm: - Share marketing documents, product release schedules (chia sẻ các tài liệu marketing, các kế hoạch về các sản phẩm mới) - Distribute leads to reseller channel (phân bổ lãnh đạo cho những kênh bán lại) - Manage forecasts from multiple channel partners (quản lý những dự báo của các đối tác) - Collect up to date partner profile information (thu thập các thông tin tiểu sử được cập nhập của các đối tác) - Collaboration on jont selling opportunities (hợp tác trong các cơ hội bán hàng) - Provide channel with a knowledge base for both sales and technical support (cung cấp kênh tri thức cơ sở cho cả người bán hàng và hỗ trợ kỹ thuật) - Provide access to partner-specific training, documents, etc. (cung cấp các tài liệu, các khoá đào tạo chuyên ngành.) - Schedule resources based on demand (sắp xếp tài nguyên dựa trên yêu cầu) - Collect feedback from partners on both sales and product issues (thu thập phản hồi từ các đối tác cả về mặt bán hàng và phát hành sản phẩm). Thông thường, các tổ chức thường muốn biết sản phẩm nào đang được bán, thu nhập được bao nhiêu, cũng như có những yêu cầu gì của khách hàng và cần phải có những yếu tố gì để đáp ứng được yêu cầu đó. Thêm vào đó, họ cũng muốn biết có những vướng mắc gì đang tồn tại và làm thế nào để cải tiến được những quá trình xử lý hiện thời. Các công ty sẽ sử dụng partner community portal để hỗ trợ việc truy cập và chia sẻ các thông tin đối với những đối tác tin cậy, để có thể hợp tác trong việc mua bán, phân bổ hàng hoá, cũng như phục vụ khách hàng. 3. Corporate Portal Framework Để có thể nhìn tổng quát về giải pháp portal, chúng ta sẽ chia các loại portal khác nhau theo các lớp phục vụ. Cách cơ cấu này cho phép một công ty tập hợp thành một cấu trúc rắn chắc của một hoặc nhiều portal, hơn là dựa vào một nhà cung cấp portal duy nhất. Một cơ cấu linh hoạt cho phép một portal của công ty có thể phát triển để tích hợp với những công nghệ và chức năng mới. Các công ty sẽ muốn pha trộn tất cả những yếu tố quan trọng và tốt nhất trong một giải pháp thông qua việc xem xét các lớp dịch vụ: a. Presentation services Lớp dịch vụ này của cơ cấu portal giải quyết vấn đề trình bày nội dung của portal (portlets) tới người sử dụng cuối và có nhiệm vụ như một giao diện web. Màn hình cửa sổ chính có thể chia thành các khung, mỗi khung ứng với một 1 ứng dụng riêng, hoặc khi mở một ứng dụng mới thì sẽ có một cửa sổ trình duyệt mới được mở ra. Phần giao diện này thường được viết bằng HTML, nhưng cũng có thể viết bằng WML để sử dụng cho các thiết bị không dây, hoặc các định dạng khác trong tương lai. Trong nhiều portal, mỗi porlet sẽ có một đoạn HTML của nó và sau đó sẽ được tập hợp lại thành một mã HTML hoàn chỉnh cho portal. Trong một vài portal khác, mỗi portlet là một dịch vụ web (web service), nên có thể return kết quả bằng định dạng XML và XSLT để sau đóportal có thể chuyển nó thành định dạng trình bày cuối cùng (final presentation format) b. Information services Một portal là tập hợp của một hoặc nhiều dịch vụ thông tin (information service). Một dịch vụ thông tin có thể hiểu được theo nghĩa của từ thông tin. Nó có thể là các nguồn dữ liệu được cấu trúc hoặc không cấu trúc bên trong một công ty, hoặc những thông tin bên ngoài ở trên trang web nội bộ hoặc công cộng. Thông tin có thể do một nguồn khác từ một dịch vụ web, hoặc các dạng tài liệu. Người sử dụng có thể chọn một hoặc nhiều dịch vụ thông tin dựa trên những yêu cầu cá nhân và có thể sắp xếp theo lựa chọn của mình. c. Infrastructure services Một cơ cấu portal tốt bao gồm nhiều lớp dịch vụ infrastructure, hỗ trợ một nền (platform) thống nhất và tích hợp toàn diện. Nó bao gồm các dịch vụ liên quan đến load balancing (cân bằng tại), caching, bảo mật, nâng cao hiệu suất… để hỗ trợ một cách tốt nhất cho server. Các giải pháp bảo mật ở đây có thể là firewall, VPN’s, hoặc LDAP, single-sign-on, hay các dịch vụ thẩm định quyền truy cập của portal. d. Identity management/security services Lớp dịch vụ nhận dạng (identify) này giải quyết các vấn đề bảo mật của portal và lớp ứng dụng. Nó bao gồm các dịch vụ kiểm tra quyền (authentication) như quản lý user name/password, đồng hoá LDAP, single sign-on, các nhóm… Nó cũng bao gồm các dịch vụ thẩm quyền mà có thể sắp xếp chức năng (role), quyền cho người sử dụng dựa vào các đặc điểm bảo mật cá nhân và phạm vi nội dung trong portal. Trong khi Infrastructure hỗ trợ quản lý việc kiểm tra quyền, thì người sử dụng có thể thiết lập sự bảo mật cho các portlet riêng biệt hoặc các thư mục nội dung thông qua các dịch vụ Administration/Management hoặc các dịch vụ content. Trong một cấu trúc portal được tích hợp tốt, phần front-end được cung cấp bởi các lớp này (Authentication and content) sẽ kết nối với một tập hợp các dịch vụ bảo mật cơ bản và độc lập. e. Administration/management services Các dịch vụ Admistration/management (quản trị/quản lý) rất cần thiết cho mỗi portal để có thể dễ quản trị và hỗ trợ hơn, cho phép những người dùng tiềm năng (power user) định cấu hình của cơ cấu portal cho mỗi cộng đồng người sử dụng. Thêm vào đó, các tổ chức IT có thể định cấu hình, quản lý và hỗ trợ cho môi trường làm việc. Các dịch vụ Administration của các portal thường được đưa ra trong một giao diện web, nhưng trong một số các trường hợp khác thì có một chương trình client/server riêng biệt để có thể kiểm tra quyền một cách dễ dàng hơn. Các dịch vụ này có thể bao gồm quản lý taxonomy, quản lý người sử dụng, quản lý định dạng cấu hình, quản lý chức năng, đăng ký các module và các dịch vụ thông tin. f. Access and integration services Một giải pháp portal tổng thể sẽ cung cấp một cấu trúc để nhập dữ liệu vào back-end database và các ứng dụng. Các lớp dịch vụ Access và Integration (truy cập và tích hợp) cung cấp chức năng này cho portal, thậm chí là các portlet riêng biệt. Lớp này có thể kết hợp với một giải pháp EAI đang có để truy cập vào back-end adapter bất kỳ hoặc API. Một lớp dịch vụ Access và Integration chuẩn sẽ cho phép mở rộng các adapter của một hệ thống khi cần thiết. g. Content services Các dịch vụ Content (nội dung) là một phần rất quan trọng của một giải pháp portal tổng thể. Dịch vụ này quản lý những tài sản số chưa được cấu trúc (unstructured digital assets) trong một portal. Nó thường bao gồm một full text indexing engine (máy chỉ mục văn bản), một tập hợp các crawler có khả năng đánh dấu và chỉ mục nội dung đang có, kho dữ liệu thô, và hệ thống quản lý nội dung để đệ trình (submit) và chấp nhận (approval) nội dung vào portal. Lớp dịch vụ này cũng bao gồm 1 bộ phận quản lý taxonomy. h. Collaboration service Các dịch vụ collaboration (hợp tác) cho phép người dùng của một portal làm việc cùng nhau một cách hiệu quả hơn bằng cách thiết lập một không gian làm việc chung, một kho dữ liệu chung, và các diễn đàn thảo luận chung. Dịch vụ collaboration cũng cho phép việc định nghĩa và thực thi các workflow bên trong và bên ngoài một công ty cho các nguồn nội dung khác nhau cũng như các hệ thống back-end. i. Development services Dịch vụ development (phát triển) là một môi trường cho phép phát triển các portal tuỳ chỉnh, các module portal tuỳ chỉnh, hoặc các portlet. Thông thường, các portlet hoạt động giống như tier của web service. Các dịch vụ development cho phép tạo ra các module này bằng cách hỗ trợ http, rendering, sự tuỳ biến, và các dịch vụ liên quan đến XML. Các dịch vụ này cũng bao gồm các công cụ hỗ trợ và các methodology (phương pháp luận) j. Application services Các dịch vụ application là các dịch vụ mà được sử dụng trong các portal engine, hoặc một trợ lý portal (portal assistant) thông qua một giao diện API (thường được gọi là các gadget hoặc các portlet) hoặc lớp EAI. Các ứng dụng này bao gồm các giao diện và các gói sản phẩm phần mềm tích hợp của công ty như các giải pháp ERP của SAP hoặc Oracle, giải pháp CRM của Siebel, giải pháp HR của PeopleSoft và giải pháp SCM của i2. Nó cũng cho phép truy cập đến các hệ thống khác của công ty, hệ thống quản lý nội dung, quản lý tài liệu và cộng tác. 4. Functional Components of Portals (các thành phần chức năng của portal) Portal là sự kết hợp của các chức năng có thể tuỳ biến, cho phép người sử dụng có thể tìm kiếm, quản lý, phân loại, và sử dụng các nội dung cũng như các ứng dụng. Không phải tất cả các portal đều có những đặc điểm sau đây, nhưng đó là những yếu tố quan trọng để có thể thiết kế một giải pháp portal. a. Taxonomy (nguyên tắc phân loại) Mặc dù 1 nguyên tắc phân loại có thể được định nghĩa đơn giản là d