Tin học ứng dụng (Chương 1 - Cơ sở dữ liệu)

Ch1 - Cơ sở dữ liệu * Tin học ứng dụng (Ch1 - Cơ sở dữ liệu) Trần Trung Hiếu Bộ môn công nghệ phần mềm – Khoa CNTT Hanoi University of Agriculture Office location: 3rd floor, Administrative building Website: Email:tthieu@hua.edu.vn Ch1 - Cơ sở dữ liệu * Nội dung chính Khái niệm Sắp xếp(Menu Data/Sort) Lọc dữ liệu (Menu Data/Filter) Các hàm xử lý cơ sở dữ liệu Bảng hai chiều (Menu Data/Pivot Table) In trang tính Ch1 - Cơ sở dữ liệu * 1. Khái niệm CSDL gồm các trường (field) và bản ghi (record). Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định. Bản ghi là một hàng dữ liệu. Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi Ch1 - Cơ sở dữ liệu * Ví dụ Ch1 - Cơ sở dữ liệu * 2. Sắp xếp (Menu Data/Sort) Khi sắp xếp CSDL → phải chọn tất cả các cột. Danh sách không có dòng tên trường thì tên cột sẽ thay tên trường. Có thể sắp xếp theo dòng hoặc theo cột Cách làm: Chọn miền →chọn menu Data/Sort Ch1 - Cơ sở dữ liệu * Sắp xếp (Menu Data/Sort) Chọn cột sắp xếp Chọn sắp xếp tăng hay giảm dần Có thể sắp xếp tối đa ba cột Có để tiêu đề ở đầu dòng không? Chọn Option để định thứ tự khóa đầu tiên theo danh sách Ch1 - Cơ sở dữ liệu * Sắp xếp (Menu Data/Sort) Xếp nhanh bằng biểu tượng trên thanh Standard nhưng trước hết phải làm các thao tác: Chọn miền là danh sách gồm cả dòng tên trường đặt tên Database (theo quy định) Rồi mới bấm icon để sắp xếp Ch1 - Cơ sở dữ liệu * 3. Lọc dữ liệu (Menu Data/Filter) Dùng để lấy các bản ghi thỏa mãn điều kiện nhất định. Có hai loai: AutoFiter: hỗ trợ điều kiện lọc. Advanced Filter: tự định nghĩa điều kiện lọc. Cách sử dụng: Ch1 - Cơ sở dữ liệu * 3.1 AutoFilter Chọn miền CSDL, đặt tên Database. Vào menu Data/Filter/AutoFilter Click mũi tên để lọc Hiện tất Hiện 10 bản ghi đầu tiên Tùy chình Ch1 - Cơ sở dữ liệu * 3.2 Advanced Filter Các bước: Định miền điều kiện(có thể đặt tên Criteria) gồm: dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, các dòng ghi điều kiện liền kề bên dưới. Các Đkiện cùng dòng là phép toán AND, khác dòng là phép OR Ví dụ: M1 = 5 M2 >=6 5<M2<=9 Ch1 - Cơ sở dữ liệu * Advanced Filter Hiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệu Hiện KQ lọc ra nơi khác Chọn miền CSDL Chọn miền điều kiện Chọn miền hiện KQ Chỉ hiện 1 bản ghi trong số những KQ trùng lặp Ch1 - Cơ sở dữ liệu * 4. Các hàm xử lý cơ sở dữ liệu Cú pháp: Tên_hàm(MiềnCSDL,Cột n,Miền_tiêu_chuẩn) tính toán trên trường ở đối số thứ 2 của miền CSDL thoả mãn miền tiêu chuẩn. Đối số thứ 2 cũng có thể là tên cột (tên trường). Tên_hàm gồm: DSUM: Tính tổng của một dãy hoặc CSDL thỏa mãn điều kiện DMAX: Tìm Max của một dãy hoặc CSDL thỏa mãn điều kiện DMIN: Tìm Min của một dãy hoặc CSDL thỏa mãn điều kiện DAVERAGE: Tính trung bình của một dãy hoặc CSDL thỏa mãn điều kiện DCOUNT: Đếm số ô của một dãy hoặc CSDL thỏa mãn điều kiện Ch1 - Cơ sở dữ liệu * Ví dụ Ch1 - Cơ sở dữ liệu * Tính toán theo nhóm số liệu B1: Sắp xếp CSDL với khoá là trường phân nhóm B2: Chọn CSDL, gồm cả dòng tên trường B3: vào menu Data/Subtotal… Chọn trường phân nhóm Chọn hàm cần tính Chọn những trường cần tính toán Nên để 2 lựa chọn mặc định như hình vẽ Ch1 - Cơ sở dữ liệu * Kết quả Ch1 - Cơ sở dữ liệu * 5. Bảng hai chiều (Menu Data/Pivot Table) Tổng kết dữ liệu theo phân loại “catogories” dữ liệu. Pivot Table có các khái niệm: Row field: số liệu dùng để ghi các đầu dòng ở bảng hai chiều. Column field: số liệu dùng để ghi các đầu cột ở bảng hai chiều. Page field: số liệu dùng để ghi các đầu trang ở bảng hai chiều Data : số liệu để tính Các bước: Chọn CSDL và đặt tên là Database Vào menu Data\PivotTable and … Ch1 - Cơ sở dữ liệu * Bước 1 Chọn nguồn dữ liệu Chọn kiểu report Ấn Next để tiếp tục Ch1 - Cơ sở dữ liệu * Bước 2 Chọn miền dữ liệu Next để tiếp tục Ch1 - Cơ sở dữ liệu * Bước 3 Chọn nơi đặt PivotTable Đặt ở trang tính mới Đặt trên cùng trang tính Bố trí PivotTable (2) Các tùy chọn với PovotTable (1) Kết thúc (3) Ch1 - Cơ sở dữ liệu * Các tùy chọn với PivotTable (1) Tổng chung cho cột Tổng chung cho hàng Dùng bảng mẫu Lưu dữ liệu với bảng trình bày Giữ định dạng Lặp các nhãn trên mỗi trang in Ch1 - Cơ sở dữ liệu * Bố trí PivotTable (2) Kéo tên trường vào một trong các miền Row/ Column/ Data/ Page Mặc định ở miền Data là tính tổng của trường. Bạn muốn thay đổi công thức tính thì bấm đúp vào tên trường. Ch1 - Cơ sở dữ liệu * Kết thúc (3) Được PivotTable như hình Ch1 - Cơ sở dữ liệu * 6. In trang tính Trước khi in ấn cần phải định dạng trang in để được trang in đúng yêu cầu Vào menu File\Page Setup… Một cửa sổ hiện lên cho bạn cấu hình các tham số Ch1 - Cơ sở dữ liệu * Định dạng trang in Tab Page: Trang dọc Trang xoay ngang Kích thước trang: chọn A4 Xem trước khi in Chọn để in Ch1 - Cơ sở dữ liệu * Định dạng trang in (2) Tab Margins: Chọn kích thước các lề trang in Căn giữa trang nội dung cần in + theo chiều ngang + theo chiều dọc Ch1 - Cơ sở dữ liệu * In ấn (Ctrl+P, File/Print) Để tránh bản in không đẹp, không chính xác, nên xem kỹ trước khi in bằng cách bấm nút Preview Chọn máy in Chọn số bản cần in Chọn thông số máy in In tất cả In từ trang #1 đến trang #2