Tổ chức và lập kế hoach dự án

11 Chương 3 TỔ CHỨC & LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án. 2. Hình thức tổ chức quản lý dự án. 3. ðội ngũ nhân sự 4. Lập kế hoạch dự án 5. Cơ cấu phân chia công việc 6. Ngân sách dự án 2 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án a. Khái niệm b. Những qui luật thông thường của dự án c. Lý do thất bại của dự án 23 a. Khái niệm Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, theo dõi và bao quát tất cả các phương diện cũng như các thành phần tham dự trong dự án, nhằm ñạt ñược mục tiêu một cách chắc chắn trong những tiêu chuẩn về chi phí, thời gian và chất lượng của dự án. 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án 4 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án a. Khái niệm
Dự án phải ñạt ñược mục tiêu trong các giới hạn về thời gian, chi phí, chất lượng và sự thỏa mãn của các thành phần liên quan, gồm: – Chủ ñầu tư. – Nhà thầu. – Các nhà tư vấn. – Chính phủ và lãnh ñạo ở ñịa phương. – Các nhà tài trợ. – Dân chúng tại ñịa phương thực hiện dự án. . – Người thụ hưởng từ kết quả của dự án. 35 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án a. Khái niệm
ðặc ñiểm của dự án là luôn có tính chất duy nhất và có ảnh hưởng rộng lớn.
Nguyên tắc chính của quản lý dự án la phải thường xuyên kiểm tra chặt chẽ mục tiêu, tiến ñộ, chi phí và chất lượng của từng giai ñoạn.
Các dự án thường khó ñảm bảo ñúng thời gian, trong mức ngân sách và với cùng một ñội ngũ mà ñã bắt ñầu nó. => Dự án thường có tính biến ñộng. 6 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án b. Những qui luật thông thường của dự án
Giai ñọan ñầu và cuối của dự án thường diễn ra rất chậm.
Bản chất của dự án là rất phức tạp, vì vậy thường phát sinh các lỗi. Người quản lý và thi hành dự án luôn chú ý ñến vấn ñề này.
Một dự án thường có nhiều thay ñổi so với lúc thiết kế. Các dự án ñược thiết kế kỹ lưỡng thì việc thay ñổi sẽ giảm hơn.
Dự án thường phát sinh mẫu thuẫn cả bên trong và bên ngoài. 47 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án c. Một số lý do dẫn tới dự án bị thất bại i. D
án kinh doanh:
Dự báo lạc quan về thị trường và mức cầu của thị trường.
Sai lầm khi lựa chọn công nghệ.
Quản lý kém.
ðánh giá không ñúng phản ứng của các ñối thủ cạnh tranh.
Rủi ro do các yếu tố khách quan. 8 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án c. Một số lý do dẫn tới dự án bị thất bại ii. D
án công ích: – Sai lầm khi xác ñịnh mục tiêu của dự án. – Hoạch ñịnh dự án không rõ ràng, không chính xác, thiếu ñồng bộ. – Quản lý kém. – Hệ thống kiểm tra, giám sát không chặt chẽ. – Thông tin không kịp thời.. 59 2. Hình thức tổ chức quản lý dự án a. Tổ chức theo chức năng b. Tổ chức theo dự án c. Hình thức tổ chức hỗn hợp d. Hình thức tổ chức tham mưu e. Hình thức tổ chức theo ma trận 10 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án a. Tổ chức theo chức năng Ban Lãnh ðạo Phòng Kế hoạch Phòng Tài chính Phòng Nhân sự Phòng Kỹ thuật ……. DỰ ÁN 611 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án a. Tổ chức theo chức năng • Trong các ñơn vị vẫn phân chia các bộ phận theo chức năng chuyên môn. • Thí d phòng kế hoạch, phòng tài chính, phòng nhân sự,... Các bộ phận chuyên môn cùng tham gia theo dõi dự án. 12 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án a. Tổ chức theo chức năng i. Ưu ñiểm – Tập trung các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực chuyên môn khác nhau nên có ñiều kiện trau dồi và nâng cao năng lực cho nhân viên, bảo ñảm hoạt ñộng bình thường của ñơn vị. – Các chuyên gia có thể cùng lúc tham gia nhiều dự án khác nhau nên dễ theo dõi và phân phối nguồn lực cho các dự án. – Bất kỳ bộ phận chuyên môn nào cũng có thể theo dõi và quản lý dự án khi ñược yêu cầu.. 713 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án a. Tổ chức theo chức năng ii. Khuyết ñiểm – Không cho thấy chủ thể chịu trách nhiệm toàn bộ về dự án (chủ nhiệm hay giám ñốc dự án). – Các bộ phận chức năng không tập trung cho một dự án một cách hợp lý khiến dự án bị coi nhẹ. – Không khuyến khích ñược sự ñóng góp tích cực của các thành viên tham gia (vì dự án không ñược quản lý tập trung, không có chủ nhiệm). 14 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án b. Tổ chức theo dự án Ban Lãnh ðạo Dự án A Dự án B Dự án C …… Ban lãnh ñạo nắm dưới quyền mình các chủ nhiệm (hay giám ñốc) dưới các chủ nhiệm dự án lại có các bộ phận chuyên môn như trong các xí nghiệp nhỏ (SBU: Small business units). 815 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án b. Tổ chức theo dự án i. u ñim – ðảm bảo quyền hạn và tính ñộc lập cho chủ nhiệm dự án. Giúp chủ nhiệm dự án có ñiều kiện tập trung nguồn lực thúc ñẩy dự án. – Hình thành ê-kíp dự án, nó có tác dụng kích thích tính tích cực của các thành viên dự án 16 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án b. Tổ chức theo dự án ii. Nhc ñim – Dễ dàng quản lý công việc từng người và tiến ñộ thực hiện dự án. – Lãng phí nguồn lực (nhiều công việc trùng lắp ở các dự án). – Cạnh tranh giữa các dự án khi huy ñộng nguồn lực của ñơn vị. – Nguy cơ dự án ñi chệch mục tiêu chung của ñơn vị. 917 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án c. Hình thức tổ chức hỗn hợp Ban Lãnh ðạo Phòng Kế hoạch DỰ ÁN A Phòng Nhân sự DỰ ÁN B ……. 18 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án c. Hình thức tổ chức hỗn hợp
Là hình thức dự án ñược thực hiện ñan xen với các bộ phận chức năng của tổ chức
Khắc phục một số tồn tại của hình thức tổ chức theo chức năng và theo dự án.
Chỉ áp dụng cho các công ty thực hiện một số vài dự án với qui mô không lớn. 10 19 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án d. Hình thức tổ chức tham mưu.
Là hình thức tổ chức thực hiện dự án ñộc lập nhưng có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng của ñơn vị.
ðặc ñiểm của hình thức này là: – Bảo ñảm mối liên kết chặt chẽ giữa các thành viên dự án với các bộ phận chức năng. – Khắc phục nhược ñiểm của các hình thức tổ chức hỗn hợp. – Chỉ áp dụng khi công ty thực hiện một số ít dự án nhưng quan trọng. 20 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án d. Hình thức tổ chức tham mưu. Ban Lãnh ðạo DỰ Án Tài chính Nhân sựKế hoạch ….. 11 21 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án e. Hình thức ma trận. – ðược áp dụng ở ñơn vị lớn cùng lúc tổ chức thực hiện nhiều dự án khác nhau. – Mỗi dự án chịu sự ñiều phối của các chủ nhiệm dự án và sự tham gia của các chuyên viên ở các bộ phận chuyên môn. 22 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án e. Hình thức ma trận.
Ưu ñiểm: – Sử dụng tối ña và phân phối hợp lý nguồn lực của ñơn vị. – Cùng lúc thực hiện nhiều công trình khác nhau.
Nhược diểm: – Có sự chồng chéo và va chạm về quyền lực của các chủ nhiệm dự án với trưởng các bộ phận. – Kế hoạch ñiều phối phải thật chặt chẽ. 12 23 2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án e. Hình thức ma trận. …. Dự án B Dự án A ….Kỹ thuậtNhân sựKế HoạchChủ nhiệm BAN LÃNH ðẠO 24 3. Nhân sự a. Giám ñốc dự án b. ðội ngũ dự án c. Quản trị xung ñột 13 25 3. Nhân sự a. Giám ñốc dự án i. Giới thiệu – Quản lý dự án một phần là quản lý con người. Nhà quản trị dự án mất phần lớn thời gian quan hệ và giải quyết với các bên tham gia dự án =>Vai trò của nhà quản trị dự án trở nên quan trọng. – Năng lực quản trị dự án, khả năng tổ chức, ñiều hành cũng như kiến thức và kinh nghiệm lãnh ñạo có ảnh hưởng lớn tới mục tiêu của dự án. – ðó chính là người góp phần vào sự thành/bại của dự án. 26 3. Nhân sự a. Giám ñốc dự án ii. Vị trí của giám ñốc dự án – Giám ñốc là trung tâm của dự án, là cầu nối mấu chốt ñể phối hợp các bên liên quan ñến dự án. – Giám ñốc dự án là trung tâm ñiều tiết và liên kết giữa các bên liên quan 14 27 3. Nhân sự a. Giám ñốc dự án iii. Trách nhiệm của giám ñốc dự án – Phục vụ khách hàng – Trách nhiệm với toàn bộ quá trình dự án như:
Thực hiện hợp ñồng dự án, ñảm bảo mục tiêu của dự án.
Lập kế hoạch thực hiện dự án và ñiều hành tổng thể.
Xây dựng ñội ngũ dự án.
ðưa ra quyết sách. 28 3. Nhân sự a. Giám ñốc dự án iv. Yêu cầu về người giám ñốc dự án – Về kiến thức cần có:
Có hiểu biết sâu, rộng về kiến thức chuyên môn.
Có hiểu biết về kiến thức tổng hợp. – Về năng lực cần có:
Năng lực quản lý/Năng lực lãnh ñạo
Năng lực ngoại giao
Ra quyết ñịnh – Về ñạo ñức thì phải có phẩm chất ñạo ñức tốt. 15 29 3. Nhân sự b. ðội ngũ dự án i. Khái niệm – Là tập thể cán bộ nhân viên trực tiếp thực hiện các công việc của dự án. – ðội ngũ này ñược thành lập trong thời gian tồn tại dự án. – ðội ngũ nhân sự của dự án cần phải có tinh thần tập thể ñể tạo nên sức mạnh. Nếu thiếu sự phối hợp sẽ là nguyên nhân của sự thất bại. 30 3. Nhân sự b. ðội ngũ dự án ii. Nguyên tắc xây dựng ñội ngũ dự án – Quyền lợi và trách nhiệm phải ñi ñôi. – Cần khích lệ và ràng buộc ñể ñảm bảo ñội ngũ hoạt ñộng hiệu quả. Cần có chính sách thưởng/phạt và hệ thống ñánh giá sự cống hiến. – Sự chỉ ñạo và giúp ñỡ của các chuyên gia và lãnh ñạo cấp trên sao cho ñội ngũ dự án luôn nhận ñược sự quan tâm, chỉ ñạo của cấp trên cả về chuyên môn và tinh thần. – Dung hòa các mối quan hệ bao gồm các mối quan hệ với khách hàng, cơ quan quản lý nhà nước. 16 31 3. Nhân sự b. ðội ngũ dự án iii. Phát triển ñội ngũ dự án
ðào tạo và bồi dưỡng
ðánh giá và khuyến khích 32 3. Nhân sự b. ðội ngũ dự án iv. Lãnh ñạo ñội ngũ dự án: có thể thực hiện theo hình thức:
Giám sát: ðây là hình thức cần thiết nhưng nó thường làm cản trở việc phát huy tài năng và sự hợp tác của các thành viên.
Tham gia: Là hình thức tương ñối dân chủ. Khi ñề ra chính sách và kế hoạch thường có sự tham gia và tiếp thu ý kiến của các thành viên trong dự án. Phương pháp này có ưu ñiểm là phát huy các sáng kiến của mọi thành viên nếu chúng ta tổ chức tốt. 17 33 3. Nhân sự b. ðội ngũ dự án iv. Lãnh ñạo ñội ngũ dự án: có thể thực hiện theo hình thức:
ðội ngũ: Giám ñốc và toàn thể ñội ngũ cùng ñưa ra chính sách, kế hoạch, cùng giải quyết vấn ñề, gánh vác trách nhiệm của dự án. 34 3. Nhân sự c. Quản trị xung ñột – Bản chất của dự án là phát sinh nhiều vấn ñề, dẫn tới những xung ñột cũng thường xảy ra. – ðể giải quyết xung ñột trong ñội ngũ dự án là việc làm cần thực hiện sớm nhất có thể. Một số phương pháp có thể áp dụng: 18 35 3. Nhân sự c. Quản trị xung ñột – Phương pháp cơ cấu dùng ñể phòng, tránh và hạn chế các xung ñột bằng cách:
Giải thích rõ yêu cầu ñối với công việc
Tạo sự phối hợp và liên kết các hoạt ñộng của các cá nhân ở những bộ phận khác nhau.
Xác lập mục tiêu chung cho cả ñội ngũ/tổ chức
Áp dụng hệ thống thưởng/phạt 36 3. Nhân sự c. Quản trị xung ñột – Phương pháp cá nhân dùng trong trường hợp xung ñột ñã nảy sinh. ðể giải quyết người ta có thể áp dụng:
Xoa dịu
Thỏa hiệp
Hợp tác
Bỏ qua
ðối lập 19 37 4. Lập kế hoạch dự án Lập kế hoạch dự án là việc xác ñịnh những công việc cần làm, sắp xếp chúng theo một trình tự hợp lý, xác ñịnh nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc ñó nhằm hoàn thành mục tiêu xác ñịnh của dự án 38 4. Lập kế hoạch dự án Trình tự lập kế hoạch dự án Xác lập mục tiêu dự án Phát triển kế hoạch Sơ ñồ kế hoạch Báo cáo kết thúc Dự toán chi phí, Phân bổ nguồn lực Lập tiến ñộ thực hiện 20 39 4. Lập kế hoạch dự án Nội dung của kế hoạch dự án ND1: Tng quan chung v d
án Tóm tắt mục tiêu và nội dung của dự án. Mô tả cơ cấu quản lý áp dụng cho dự án và danh sách các ñiểm mốc quan trọng trong dự án ND2: Các mc tiêu c a d
án Nêu các thông tin chi tiết cho mục tiêu ñã nêu ở phần tổng quan, thông tin về lợi nhuận,mục tiêu cạnh tranh, mục tiêu kỹ thuật của dự án. 40 4. Lập kế hoạch dự án Nội dung của kế hoạch dự án ND3: Khía cnh k thu t và qun tr c a d
án Mô tả các phương pháp quản lý và kỹ thuật sử dụng cho công việc của dự án ND4: Vn ñ hp ñng c a d
án ðây là phần quan trọng của dự án, trong ñó có bản danh sách và mô tả các yêu cầu cụ thể, nguồn cung cấp, các thỏa thuận hợp tác, các ban tư vấn, ban kiểm tra, … 21 41 4. Lập kế hoạch dự án Nội dung của kế hoạch dự án ND5: Tin ñ d
án Nêu những tiến ñộ khác nhau và liệt kê tất cả những ñiểm mốc quan trọng. ND6: Ngun l
c d
án Những yêu cầu về vốn và các chỉ tiêu cần phải thể hiện chi tiết trong bản ngân sách dự án. Cần nêu rõ các thủ tục kiểm soát và ñiều hành chi phí. 42 4. Lập kế hoạch dự án Nội dung của kế hoạch dự án ND7: Nhân s
d
án Nêu rõ các kỹ năng ñặc biệt, loại hình ñào tạo cần thiết, vấn ñề tuyển dụng, các hạn chế về pháp lý/chính sách ñối với lực lượng lao ñộng ND8: Phng pháp kim tra & ñánh giá d
án Mô tả tóm tắt những thủ tục cần phải tuân thủ trong việc ñiều hành, thu thập, lưu trữ và ñánh giá quá trình dự án. 22 43 4. Lập kế hoạch dự án Nội dung của kế hoạch dự án ND9: Các vn ñ r i ro ti m n ðề cập ñến những rủi ro và kế hoạch ñối phó ñể hạn chế các hậu quả gây bất lợi ñến mục tiêu dự án khi rủi ro xảy ra. 44 5. Cơ cấu phân chia công việc Cơ cấu phân chia công việc (WBS) là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể. Cần phải xác ñịnh, liệt kê và lập bản giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án. 23 45 5. Cơ cấu phân chia công việc 46 5. Cơ cấu phân chia công việc Trình tự lập WBS  Phân tích công việc  Lập danh mục và mã hóa các công việc  Xác ñịnh thời gian, nguồn lực cho mỗi công việc  Xác lập ma trận trách nhiệm 24 47 5. Cơ cấu phân chia công việc Xác l p ma tr n trách nhim 48 5. Cơ cấu phân chia công việc Xác l p ma tr n trách nhim 25 49 6. Ngân sách dự án Sinh viên tự nghiên cứu 50