Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, theo dõi và bao quát tất cả các phương diện cũng như các thành phần tham dự trong dự án, nhằm đạt được mục tiêu một cách chắc chắn trong những tiêu chuẩn về chi phí, thời gian và chất lượng của dự án.
25 trang |
Chia sẻ: haohao89 | Lượt xem: 1975 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Tổ chức và lập kế hoach dự án, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
11
Chương 3
TỔ CHỨC & LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án.
2. Hình thức tổ chức quản lý dự án.
3. ðội ngũ nhân sự
4. Lập kế hoạch dự án
5. Cơ cấu phân chia công việc
6. Ngân sách dự án
2
1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án
a. Khái niệm
b. Những qui luật thông thường của dự án
c. Lý do thất bại của dự án
23
a. Khái niệm
Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch,
tổ chức thực hiện, theo dõi và bao quát tất
cả các phương diện cũng như các thành
phần tham dự trong dự án, nhằm ñạt ñược
mục tiêu một cách chắc chắn trong những
tiêu chuẩn về chi phí, thời gian và chất
lượng của dự án.
1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án
4
1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án
a. Khái niệm
Dự án phải ñạt ñược mục tiêu trong các giới hạn
về thời gian, chi phí, chất lượng và sự thỏa mãn
của các thành phần liên quan, gồm:
– Chủ ñầu tư.
– Nhà thầu.
– Các nhà tư vấn.
– Chính phủ và lãnh ñạo ở ñịa phương.
– Các nhà tài trợ.
– Dân chúng tại ñịa phương thực hiện dự án. .
– Người thụ hưởng từ kết quả của dự án.
35
1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án
a. Khái niệm
ðặc ñiểm của dự án là luôn có tính chất duy nhất
và có ảnh hưởng rộng lớn.
Nguyên tắc chính của quản lý dự án la phải thường
xuyên kiểm tra chặt chẽ mục tiêu, tiến ñộ, chi phí
và chất lượng của từng giai ñoạn.
Các dự án thường khó ñảm bảo ñúng thời gian,
trong mức ngân sách và với cùng một ñội ngũ mà
ñã bắt ñầu nó.
=> Dự án thường có tính biến ñộng.
6
1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án
b. Những qui luật thông thường của dự án
Giai ñọan ñầu và cuối của dự án thường diễn ra rất
chậm.
Bản chất của dự án là rất phức tạp, vì vậy thường
phát sinh các lỗi. Người quản lý và thi hành dự án
luôn chú ý ñến vấn ñề này.
Một dự án thường có nhiều thay ñổi so với lúc thiết
kế. Các dự án ñược thiết kế kỹ lưỡng thì việc thay
ñổi sẽ giảm hơn.
Dự án thường phát sinh mẫu thuẫn cả bên trong và
bên ngoài.
47
1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án
c. Một số lý do dẫn tới dự án bị thất bại
i. D án kinh doanh:
Dự báo lạc quan về thị trường và mức cầu của thị
trường.
Sai lầm khi lựa chọn công nghệ.
Quản lý kém.
ðánh giá không ñúng phản ứng của các ñối thủ cạnh
tranh.
Rủi ro do các yếu tố khách quan.
8
1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án
c. Một số lý do dẫn tới dự án bị thất bại
ii. D án công ích:
– Sai lầm khi xác ñịnh mục tiêu của dự án.
– Hoạch ñịnh dự án không rõ ràng, không chính
xác, thiếu ñồng bộ.
– Quản lý kém.
– Hệ thống kiểm tra, giám sát không chặt chẽ.
– Thông tin không kịp thời..
59
2. Hình thức tổ chức quản lý dự án
a. Tổ chức theo chức năng
b. Tổ chức theo dự án
c. Hình thức tổ chức hỗn hợp
d. Hình thức tổ chức tham mưu
e. Hình thức tổ chức theo ma trận
10
2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án
a. Tổ chức theo chức năng
Ban Lãnh ðạo
Phòng Kế hoạch Phòng Tài chính Phòng Nhân sự Phòng Kỹ thuật …….
DỰ ÁN
611
2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án
a. Tổ chức theo chức năng
• Trong các ñơn vị vẫn phân chia các bộ phận theo
chức năng chuyên môn.
• Thí d phòng kế hoạch, phòng tài chính, phòng nhân
sự,... Các bộ phận chuyên môn cùng tham gia theo
dõi dự án.
12
2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án
a. Tổ chức theo chức năng
i. Ưu ñiểm
– Tập trung các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực
chuyên môn khác nhau nên có ñiều kiện trau dồi và
nâng cao năng lực cho nhân viên, bảo ñảm hoạt
ñộng bình thường của ñơn vị.
– Các chuyên gia có thể cùng lúc tham gia nhiều dự án
khác nhau nên dễ theo dõi và phân phối nguồn lực
cho các dự án.
– Bất kỳ bộ phận chuyên môn nào cũng có thể theo dõi
và quản lý dự án khi ñược yêu cầu..
713
2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án
a. Tổ chức theo chức năng
ii. Khuyết ñiểm
– Không cho thấy chủ thể chịu trách nhiệm toàn bộ về
dự án (chủ nhiệm hay giám ñốc dự án).
– Các bộ phận chức năng không tập trung cho một dự
án một cách hợp lý khiến dự án bị coi nhẹ.
– Không khuyến khích ñược sự ñóng góp tích cực của
các thành viên tham gia (vì dự án không ñược quản
lý tập trung, không có chủ nhiệm).
14
2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án
b. Tổ chức theo dự án
Ban Lãnh ðạo
Dự án A Dự án B Dự án C ……
Ban lãnh ñạo nắm dưới quyền mình các chủ nhiệm
(hay giám ñốc) dưới các chủ nhiệm dự án lại có
các bộ phận chuyên môn như trong các xí nghiệp
nhỏ (SBU: Small business units).
815
2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án
b. Tổ chức theo dự án
i. u ñim
– ðảm bảo quyền hạn và tính ñộc lập cho
chủ nhiệm dự án. Giúp chủ nhiệm dự án
có ñiều kiện tập trung nguồn lực thúc ñẩy
dự án.
– Hình thành ê-kíp dự án, nó có tác dụng
kích thích tính tích cực của các thành
viên dự án
16
2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án
b. Tổ chức theo dự án
ii. Nhc ñim
– Dễ dàng quản lý công việc từng người và tiến
ñộ thực hiện dự án.
– Lãng phí nguồn lực (nhiều công việc trùng lắp ở
các dự án).
– Cạnh tranh giữa các dự án khi huy ñộng nguồn
lực của ñơn vị.
– Nguy cơ dự án ñi chệch mục tiêu chung của
ñơn vị.
917
2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án
c. Hình thức tổ chức hỗn hợp
Ban Lãnh ðạo
Phòng Kế hoạch DỰ ÁN A Phòng Nhân sự DỰ ÁN B …….
18
2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án
c. Hình thức tổ chức hỗn hợp
Là hình thức dự án ñược thực hiện ñan xen
với các bộ phận chức năng của tổ chức
Khắc phục một số tồn tại của hình thức tổ
chức theo chức năng và theo dự án.
Chỉ áp dụng cho các công ty thực hiện một số
vài dự án với qui mô không lớn.
10
19
2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án
d. Hình thức tổ chức tham mưu.
Là hình thức tổ chức thực hiện dự án ñộc lập nhưng
có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng
của ñơn vị.
ðặc ñiểm của hình thức này là:
– Bảo ñảm mối liên kết chặt chẽ giữa các thành viên dự án với
các bộ phận chức năng.
– Khắc phục nhược ñiểm của các hình thức tổ chức hỗn hợp.
– Chỉ áp dụng khi công ty thực hiện một số ít dự án nhưng
quan trọng.
20
2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án
d. Hình thức tổ chức tham mưu.
Ban Lãnh ðạo
DỰ Án
Tài chính Nhân sựKế hoạch …..
11
21
2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án
e. Hình thức ma trận.
– ðược áp dụng ở ñơn vị lớn cùng lúc tổ chức thực
hiện nhiều dự án khác nhau.
– Mỗi dự án chịu sự ñiều phối của các chủ nhiệm dự
án và sự tham gia của các chuyên viên ở các bộ
phận chuyên môn.
22
2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án
e. Hình thức ma trận.
Ưu ñiểm:
– Sử dụng tối ña và phân phối hợp lý nguồn lực của
ñơn vị.
– Cùng lúc thực hiện nhiều công trình khác nhau.
Nhược diểm:
– Có sự chồng chéo và va chạm về quyền lực của
các chủ nhiệm dự án với trưởng các bộ phận.
– Kế hoạch ñiều phối phải thật chặt chẽ.
12
23
2. Hình thức tổ chứcquản lý dự án
e. Hình thức ma trận.
….
Dự án B
Dự án A
….Kỹ thuậtNhân sựKế HoạchChủ nhiệm
BAN LÃNH ðẠO
24
3. Nhân sự
a. Giám ñốc dự án
b. ðội ngũ dự án
c. Quản trị xung ñột
13
25
3. Nhân sự
a. Giám ñốc dự án
i. Giới thiệu
– Quản lý dự án một phần là quản lý con người. Nhà
quản trị dự án mất phần lớn thời gian quan hệ và
giải quyết với các bên tham gia dự án =>Vai trò
của nhà quản trị dự án trở nên quan trọng.
– Năng lực quản trị dự án, khả năng tổ chức, ñiều
hành cũng như kiến thức và kinh nghiệm lãnh ñạo
có ảnh hưởng lớn tới mục tiêu của dự án.
– ðó chính là người góp phần vào sự thành/bại của
dự án.
26
3. Nhân sự
a. Giám ñốc dự án
ii. Vị trí của giám ñốc dự án
– Giám ñốc là trung tâm của dự án, là cầu nối
mấu chốt ñể phối hợp các bên liên quan ñến
dự án.
– Giám ñốc dự án là trung tâm ñiều tiết và liên
kết giữa các bên liên quan
14
27
3. Nhân sự
a. Giám ñốc dự án
iii. Trách nhiệm của giám ñốc dự án
– Phục vụ khách hàng
– Trách nhiệm với toàn bộ quá trình dự án như:
Thực hiện hợp ñồng dự án, ñảm bảo mục tiêu của dự án.
Lập kế hoạch thực hiện dự án và ñiều hành tổng thể.
Xây dựng ñội ngũ dự án.
ðưa ra quyết sách.
28
3. Nhân sự
a. Giám ñốc dự án
iv. Yêu cầu về người giám ñốc dự án
– Về kiến thức cần có:
Có hiểu biết sâu, rộng về kiến thức chuyên môn.
Có hiểu biết về kiến thức tổng hợp.
– Về năng lực cần có:
Năng lực quản lý/Năng lực lãnh ñạo
Năng lực ngoại giao
Ra quyết ñịnh
– Về ñạo ñức thì phải có phẩm chất ñạo ñức tốt.
15
29
3. Nhân sự
b. ðội ngũ dự án
i. Khái niệm
– Là tập thể cán bộ nhân viên trực tiếp thực hiện
các công việc của dự án.
– ðội ngũ này ñược thành lập trong thời gian tồn tại
dự án.
– ðội ngũ nhân sự của dự án cần phải có tinh thần
tập thể ñể tạo nên sức mạnh. Nếu thiếu sự phối
hợp sẽ là nguyên nhân của sự thất bại.
30
3. Nhân sự
b. ðội ngũ dự án
ii. Nguyên tắc xây dựng ñội ngũ dự án
– Quyền lợi và trách nhiệm phải ñi ñôi.
– Cần khích lệ và ràng buộc ñể ñảm bảo ñội ngũ hoạt ñộng
hiệu quả. Cần có chính sách thưởng/phạt và hệ thống ñánh
giá sự cống hiến.
– Sự chỉ ñạo và giúp ñỡ của các chuyên gia và lãnh ñạo cấp
trên sao cho ñội ngũ dự án luôn nhận ñược sự quan tâm, chỉ
ñạo của cấp trên cả về chuyên môn và tinh thần.
– Dung hòa các mối quan hệ bao gồm các mối quan hệ với
khách hàng, cơ quan quản lý nhà nước.
16
31
3. Nhân sự
b. ðội ngũ dự án
iii. Phát triển ñội ngũ dự án
ðào tạo và bồi dưỡng
ðánh giá và khuyến khích
32
3. Nhân sự
b. ðội ngũ dự án
iv. Lãnh ñạo ñội ngũ dự án: có thể thực hiện theo
hình thức:
Giám sát: ðây là hình thức cần thiết nhưng nó thường
làm cản trở việc phát huy tài năng và sự hợp tác của các
thành viên.
Tham gia: Là hình thức tương ñối dân chủ. Khi ñề ra
chính sách và kế hoạch thường có sự tham gia và tiếp
thu ý kiến của các thành viên trong dự án. Phương pháp
này có ưu ñiểm là phát huy các sáng kiến của mọi thành
viên nếu chúng ta tổ chức tốt.
17
33
3. Nhân sự
b. ðội ngũ dự án
iv. Lãnh ñạo ñội ngũ dự án: có thể thực hiện theo
hình thức:
ðội ngũ: Giám ñốc và toàn thể ñội ngũ cùng ñưa ra chính
sách, kế hoạch, cùng giải quyết vấn ñề, gánh vác trách
nhiệm của dự án.
34
3. Nhân sự
c. Quản trị xung ñột
– Bản chất của dự án là phát sinh nhiều vấn ñề, dẫn
tới những xung ñột cũng thường xảy ra.
– ðể giải quyết xung ñột trong ñội ngũ dự án là việc
làm cần thực hiện sớm nhất có thể. Một số
phương pháp có thể áp dụng:
18
35
3. Nhân sự
c. Quản trị xung ñột
– Phương pháp cơ cấu dùng ñể phòng, tránh và
hạn chế các xung ñột bằng cách:
Giải thích rõ yêu cầu ñối với công việc
Tạo sự phối hợp và liên kết các hoạt ñộng của
các cá nhân ở những bộ phận khác nhau.
Xác lập mục tiêu chung cho cả ñội ngũ/tổ chức
Áp dụng hệ thống thưởng/phạt
36
3. Nhân sự
c. Quản trị xung ñột
– Phương pháp cá nhân dùng trong trường hợp
xung ñột ñã nảy sinh. ðể giải quyết người ta có
thể áp dụng:
Xoa dịu
Thỏa hiệp
Hợp tác
Bỏ qua
ðối lập
19
37
4. Lập kế hoạch dự án
Lập kế hoạch dự án là việc xác ñịnh những công
việc cần làm, sắp xếp chúng theo một trình tự
hợp lý, xác ñịnh nguồn lực thực hiện và thời gian
làm những công việc ñó nhằm hoàn thành mục
tiêu xác ñịnh của dự án
38
4. Lập kế hoạch dự án
Trình tự lập kế hoạch dự án
Xác lập mục
tiêu dự án
Phát triển
kế hoạch
Sơ ñồ
kế hoạch
Báo cáo
kết thúc
Dự toán chi phí,
Phân bổ nguồn lực
Lập tiến ñộ
thực hiện
20
39
4. Lập kế hoạch dự án
Nội dung của kế hoạch dự án
ND1: Tng quan chung v d án
Tóm tắt mục tiêu và nội dung của dự án.
Mô tả cơ cấu quản lý áp dụng cho dự án và danh
sách các ñiểm mốc quan trọng trong dự án
ND2: Các mc tiêu c
a d án
Nêu các thông tin chi tiết cho mục tiêu ñã nêu ở
phần tổng quan, thông tin về lợi nhuận,mục tiêu
cạnh tranh, mục tiêu kỹ thuật của dự án.
40
4. Lập kế hoạch dự án
Nội dung của kế hoạch dự án
ND3: Khía cnh k thu
t và qun tr c
a d án
Mô tả các phương pháp quản lý và kỹ thuật sử
dụng cho công việc của dự án
ND4: Vn ñ hp ñng c
a d án
ðây là phần quan trọng của dự án, trong ñó có
bản danh sách và mô tả các yêu cầu cụ thể,
nguồn cung cấp, các thỏa thuận hợp tác, các ban
tư vấn, ban kiểm tra, …
21
41
4. Lập kế hoạch dự án
Nội dung của kế hoạch dự án
ND5: Tin ñ d án
Nêu những tiến ñộ khác nhau và liệt kê tất cả
những ñiểm mốc quan trọng.
ND6: Ngun lc d án
Những yêu cầu về vốn và các chỉ tiêu cần phải
thể hiện chi tiết trong bản ngân sách dự án.
Cần nêu rõ các thủ tục kiểm soát và ñiều hành
chi phí.
42
4. Lập kế hoạch dự án
Nội dung của kế hoạch dự án
ND7: Nhân s d án
Nêu rõ các kỹ năng ñặc biệt, loại hình ñào tạo
cần thiết, vấn ñề tuyển dụng, các hạn chế về
pháp lý/chính sách ñối với lực lượng lao ñộng
ND8: Phng pháp kim tra & ñánh giá d án
Mô tả tóm tắt những thủ tục cần phải tuân thủ
trong việc ñiều hành, thu thập, lưu trữ và ñánh
giá quá trình dự án.
22
43
4. Lập kế hoạch dự án
Nội dung của kế hoạch dự án
ND9: Các vn ñ r
i ro ti m n
ðề cập ñến những rủi ro và kế hoạch ñối phó ñể
hạn chế các hậu quả gây bất lợi ñến mục tiêu dự
án khi rủi ro xảy ra.
44
5. Cơ cấu phân chia công việc
Cơ cấu phân chia công việc (WBS) là việc phân
chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm
nhiệm vụ và những công việc cụ thể.
Cần phải xác ñịnh, liệt kê và lập bản giải thích
cho từng công việc cần thực hiện của dự án.
23
45
5. Cơ cấu phân chia công việc
46
5. Cơ cấu phân chia công việc
Trình tự lập WBS
Phân tích công việc
Lập danh mục và mã hóa các công việc
Xác ñịnh thời gian, nguồn lực cho mỗi công
việc
Xác lập ma trận trách nhiệm
24
47
5. Cơ cấu phân chia công việc
Xác l
p ma tr
n trách nhim
48
5. Cơ cấu phân chia công việc
Xác l
p ma tr
n trách nhim
25
49
6. Ngân sách dự án
Sinh viên tự nghiên cứu
50