Dự án là một tập hợp có tổ chức của các hoạt động và các quy trình đã được tạo ra để thực hiện các mục tiêu riêng biệt trong các giới hạn về nguồn lực, ngân sách và các kỳ hạn đã được xác lập trước.
Một dự án là một nỗ lực tạm thời để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả đặc biệt.
22 trang |
Chia sẻ: haohao89 | Lượt xem: 2008 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Tổng quan về quản trị dự án, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
11
Chương 1:
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN
1. Một số khái niệm cơ bản
2. Quản trị dự án
2
1. Một số khái niệm cơ bản
a. Tổng quan
b. Tính chất của dự án
c. Chu kỳ của dự án
d. Các bên liên quan ñến dự án
23
1. Một số khái niệm cơ bản
a/ Tổng quan
Dự án là một tập hợp có tổ chức của các
hoạt ñộng và các quy trình ñã ñược tạo ra
ñể thực hiện các mục tiêu riêng biệt trong
các giới hạn về nguồn lực, ngân sách và
các kỳ hạn ñã ñược xác lập trước.
Một dự án là một nỗ lực tạm thời ñể tạo ra
một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả ñặc biệt.
4
1. Một số khái niệm cơ bản
a/ Tổng quan
Dự án sử dụng một nguồn lực về thời gian,
con người, máy móc, thiết bị phải hứa hẹn
một lợi ích cụ thể về kinh tế, xã hội.
Quy mô dự án ñược giới hạn căn cứ trên
việc xác ñịnh các công việc chỉ thuộc về
một dự án. Quy mô của dự án càng nhỏ,
khả năng thành công của dự án càng cao.
35
1. Một số khái niệm cơ bản
b/ Tính chất của dự án
D án có nhiu mc tiêu: Dự án là họat
ñộng có mục ñích hay còn gọi là những
mục tiêu mà nhà ñầu tư mong ñợi. ðể ñạt
ñược mục ñích cuối cùng, người ta cần
chia ra các mục tiêu cho từng giai ñoạn.
Các mục tiêu này cần ñược ño lường , khả
thi và có thời hạn nhất ñịnh.
Tính tm thi: Dự án ñược xây dựng trong
thời gian xác ñịnh, nó chu kỳ sống, có ñiểm
xuất phát và ñích ñến cụ thể.
6
1. Một số khái niệm cơ bản
b/ Tính chất của dự án
Tính duy nht và ñc thù: Mỗi dự án là
duy nhất và có những yếu tố ñặc thù so với
những dự án khác. Cho từng dự án phải
ñược cân nhắc, thiết kế kỹ thuật cụ thể. ðối
với những dự án mang tính tương tự, cần
cân nhắc kỹ lưỡng.
Tính r i ro: Các dự án thường có hạn chế
về thời gian, nguồn lực... cho nên dự án
luôn ñi kèm với nhiều rủi ro, có nhiều yếu tố
biến ñộng và chịu nhiều sức ép của môi
trường như kinh tế, xã hội, luật pháp…
47
1. Một số khái niệm cơ bản
b/ Tính chất của dự án
Tính ña ngành: Dự án phát triển trong
nhiều ngành nghề khác nhau.
Tính ph thu
c và xung ñ
t: Một dự án
có mối quan hệ tác ñộng qua lại và mâu
thuẫn với các yếu tố bên ngoài và cả bên
trong dự án. Dự án có tác ñộng ñến nhiều
ñối tượng khác nhau, quyền hạn khác nhau
do vậy dự án thường chứa ñựng những
xung ñột.
8
1. Một số khái niệm cơ bản
c/ Chu kỳ của dự án
Là thời kỳ mà dự án phải trải qua.
Hầu hết các dự án ñều có các thời ñiểm từ
khi có ý ñịnh ñầu tư cho ñến khi kết thúc.
59
1. Một số khái niệm cơ bản
c/ Chu kỳ của dự án
10
1. Một số khái niệm cơ bản
c/ Chu kỳ của dự án
Hình thành d án:
– Cần sự nỗ lực lớn lập kế hoạch và xác
ñịnh các nguồn lực ban ñầu.
– Giai ñoạn này diễn tiến khá chậm do phải
thực hiện các công việc thẩm ñịnh, lập
dự án, xác ñịnh mục tiêu…
611
1. Một số khái niệm cơ bản
c/ Chu kỳ của dự án
Giai ñon phát trin có tốc ñộ nhanh.
Giai ñon kt thúc ñể hoàn thành những
nhiệm vụ cuối cùng. Trong nhiều trường
hợp, giai ñoạn này thường bị kéo dài thời
gian mà nguyên nhân là do nhiều yếu tố tác
ñộng làm dự án không chạy ñúng tiến ñộ.
12
1. Một số khái niệm cơ bản
d/ Các bên liên quan ñến dự án
Một dự án có nhiều ñối tượng tham gia
thực hiện.
Mỗi ñối tượng có vai trò, quyền hạn, lợi ích
khác nhau.
ðể ñảm bảo dự án thành công cần có sự
phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan.
Một số ñối tượng có thể là:
713
1. Một số khái niệm cơ bản
d/ Các bên liên quan ñến dự án
Khách hàng: Là nhà ñầu tư. Khách hàng
của dự án (là người ñặt hàng xây dựng,
thực hiện, quản lý một dự án) khác với
khách hàng của sản phẩm dự án (sử dụng
sản phẩm do dự án tạo ra).
14
1. Một số khái niệm cơ bản
d/ Các bên liên quan ñến dự án
Khách hàng có thể là một cá nhân, tổ chức
tư nhân, tổ chức thuộc chính phủ, phi chính
phủ. Yêu cầu và sự giám sát của khách
hàng có ảnh hưởng tới quy cách và chất
lượng sản phẩm.
815
1. Một số khái niệm cơ bản
d/ Các bên liên quan ñến dự án
Ng
i ñ
c y quyn (người tiếp nhận
dự án) là người tiếp nhận dự án ñể thực
hiện dự án nhằm thỏa mãn nhu cầu của
khách hàng. Trong suốt quá trình quản trị
dự án từ giai ñọan bắt ñầu, lập kế hoạch,
thực hiện ñến khi kết thúc, người ủy quyền
luôn giữ vai trò chủ ñạo lựa chọn người
ñược ủy quyền là việc quan trong và mang
tính quyết ñịnh ñến thành công của dự án.
16
1. Một số khái niệm cơ bản
d/ Các bên liên quan ñến dự án
Bên cung ng: Có trách nhiệm cung ứng
các loại vật tư, thiết bị, máy móc hoặc nhà
cung cấp trong các hợp ñồng thầu chính,
thầu phụ của dự án. Bên cung ứng phải
ñảm bảo việc cung ứng ñúng tiến ñộ, số
lượng, chủng loại.
917
1. Một số khái niệm cơ bản
d/ Các bên liên quan ñến dự án
T chc tài tr vn: Bao gồm ngân hàng,
quỹ tín dụng, quỹ ñầu tư, quỹ xã hội,…
Cơ quan qun lý nhà n
c: ðể thống
nhất và ñảm bảo dự án ñi ñúng mục ñích và
ñạt ñược mục tiêu thì cần có cơ quan quản
lý ñể giám sát một cách toàn diện, có khoa
học theo hệ thống chính sách, pháp luật.
18
2. Quản trị dự án
a/ Tổng quan
b/ Các mục tiêu của QTDA
c/ Vai trò của quản trị dự án
d/ Các quá trình của quản trị dự án
e/ Nội dung của QTDA
f/ Các giai ñoạn của QTDA
10
19
2. Quản trị dự án
a/ Tổng quan
Là việc ứng dụng các kiến thức, kỹ năng
vào các họat ñộng dự án ñể ñảm bảo các
mục tiêu ñặt ra.
Quản trị dự án bao gồm các công việc lập
kế hoạch, ñiều phối và giám sát quá trình
phát triển của dự án nhằm ñảm bảo dự án
hoàn thành ñúng thời hạn với các yêu cầu
về kỹ thuật và chất lượng ñã ñược ñặt ra.
20
2. Quản trị dự án
b/ Các mục tiêu của QTDA
11
21
2. Quản trị dự án
c/ Vai trò của quản trị dự án
Giúp tổ chức cơ cấu quản trị, tăng cường
các hoạt ñộng lập kế hoạch, ñiều hành,
kiểm soát và ra quyết ñịnh kịp thời.
Liên kết các họat ñộng và công việc của dự
án, tăng cường sự hợp tác giữa các thành
viên tham gia dự án..
Sớm phát hiện những khó khăn vướng mắc
nảy sinh và ñiều chỉnh kịp thời.
22
2. Quản trị dự án
d/ Các quá trình của quản trị dự án
Bao gồm ba giai ñoạn là (i) lập kế hoạch (ii)
ñiều phối (iii) giám sát dự án.
Nội dung chủ yếu là quản trị tiến ñộ thời
gian, chi phí thực hiện dự án.
12
23
2. Quản trị dự án
d/ Các quá trình của quản trị dự án
24
2. Quản trị dự án
d/ Các quá trình của quản trị dự án
Lp k hoch: Là quá trình xây dựng mục
tiêu, xác ñịnh những công việc cần làm,
nguồn lực cần thiết ñể thực hiện.
ðiu phi thc hin: Là quá trình phân
phối nguồn lực bao gồm vốn, lao ñộng, thiết
bị và quản trị tiến ñộ thời gian.
13
25
2. Quản trị dự án
d/ Các quá trình của quản trị dự án
Giám sát: là quá trình theo dõi kiểm tra tiến
trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành
dự án và giải quyết những vấn ñề liên quan
và thực hiện báo cáo hiện trạng..
26
2. Quản trị dự án
e/ Nội dung của QTDA
Qun lý vĩ mô ñi vi d án
– Quản lý vĩ mô (quản lý Nhà nước) ñối với
dự án gồm các biện pháp vĩ mô tác ñộng
ñến các yếu tố của quá trình hình thành,
hoạt ñộng và kết thúc dự án.
– Trong quá trình thực hiện cần theo dõi
chặt chẽ, ñịnh hướng và chi phối hoạt
ñộng của dự án nhằm ñảm bảo dự án
ñóng vai trò tích cực vào sự phát triển
kinh tế, xã hội.
14
27
2. Quản trị dự án
e/ Nội dung của QTDA
Qun lý vĩ mô ñi vi d án
– Những công cụ quản lý vĩ mô bao gồm
các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như
chính sách về tài chính tiền tệ, tỷ giá, lãi
suất, chính sách ñầu tư, ưu ñãi ñầu tư,
chính sách thuế, hệ thống luật pháp, bảo
hiểm,…
28
2. Quản trị dự án
e/ Nội dung của QTDA
Qun l ý vi mô
– Là quá trình quản lý các hoạt ñộng cụ thể
của dự án như lập kế hoạch, ñiều phối,
kiểm soát các hoạt ñộng dự án.
– Trong từng giai ñoạn, quản trị dự án ñều
gắn ba mục tiêu là: thời gian, chi phí, kết
quả hoàn thành.
15
29
2. Quản trị dự án
e/ Nội dung của QTDA
Lp k hoch tng quan
Tổ chức dự án theo một trình tự logic, chi
tiết hóa các mục tiêu dự án thành những
công việc cụ thể và hoạch ñịnh chương
trình ñể thực hiện các công việc ñó.
30
2. Quản trị dự án
e/ Nội dung của QTDA
Qun tr phm vi
Là việc xác ñịnh, giám sát thực hiện mục
tiêu dự án. Xác ñịnh công việc nào thuộc
phạm vi dự án và cần phải thực hiện, công
viện nào nằm ngoài dự án.
16
31
2. Quản trị dự án
e/ Nội dung của QTDA
Qun tr thi gian: Thời gian là yếu tố
thường làm cho dự án bị thay ñổi. Quản trị
thời gian ñể hạn chế sự thay ñổi của yếu tố
này so với mục tiêu ñặt ra.
– Lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến
ñộ thời gian nhằm ñảm bảo thời hạn
hoàn thành dự án.
– Cần chỉ ra mỗi công việc kéo dài trong
bao lâu, khi nào bắt ñầu, khi nào kết thúc.
32
2. Quản trị dự án
e/ Nội dung của QTDA
Qun tr chi phí
Dự toán chi phí, giám sát thực hiện chi phí
theo tiến ñộ cho từng công việc và cho toàn
dự án. Phân tích số liệu và báo cáo chi phí.
17
33
2. Quản trị dự án
e/ Nội dung của QTDA
Qun tr cht l
ng
Là quá trình triển khai giám sát tiêu chuẩn
chất lượng cho việc thực hiện dự án, ñảm
bảo chất lượng ñúng so với yêu cầu ñặt ra.
34
2. Quản trị dự án
e/ Nội dung của QTDA
Qun tr nhân s
– Nhân sự ñóng vai trò quan trọng trong
mọi dự án do vậy cần lựa chọn mô hình
tổ chức phù hợp và phân công trách
nhiệm rõ ràng trong thực hiện mỗi dự án.
– Quản trị nhân sự là việc hướng dẫn, phối
hợp những nỗ lực của mọi thành viên
tham gia vào dự án.
18
35
2. Quản trị dự án
e/ Nội dung của QTDA
Qun tr thông tin
Phân phối thông tin ñúng ñối tượng. ðảm
bảo dòng thông tin thông suốt, nhanh và
chính xác…
36
2. Quản trị dự án
e/ Nội dung của QTDA
Qun tr r i ro:
– Dự án có ñộ bất ñịnh cao trong công tác
lập kế hoạch, dự toán so với thực tế
trong sự thay ñổi về công nghệ, thay ñổi
cơ cấu tổ chức,… do vậy thường chú ý
ñến vấn ñề rủi ro một các thường xuyên.
– Quản trị rủi ro nhằm lượng hóa mức ñộ
rủi ro và có kế hoạch ñối phó cũng như
quản trị cho từng loại rủi ro…
19
37
2. Quản trị dự án
e/ Nội dung của QTDA
Qun tr hp ñng và hot ñ
ng mua
bán: Là quá trình lựa chọn, thương lượng,
quản trị các hợp ñồng và ñiều hành việc
mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch
vụ theo ñúng quy tắc của dự án.
38
2. Quản trị dự án
f/ Các giai ñoạn của QTDA
Giai ñoạn
khởi ñầu
Giai ñoạn
hoạch ñịnh
Giai ñoạn
thực hiện
Giai ñoạn
kết thúc
20
39
2. Quản trị dự án
f/ Các giai ñoạn của QTDA
Giai ñon khi ñu
– Ý tưởng dự án bắt ñầu ñược ñịnh hình
và phát triển.
– Cần vẽ ra bức tranh tổng thể.
– Giai ñoạn này cần tập hợp số liệu, xác
ñịnh nhu cầu, dự toán nguồn lực, so
sánh và lựa chọn dự án, ñánh giá rủi ro...
40
2. Quản trị dự án
f/ Các giai ñoạn của QTDA
Giai ñon hoch ñnh
– Cần xem xét một cách một cách chi tiết
việc thực hiện dự án.
– Lập kế hoạch, lập nhóm dự án, cấu trúc
tổ chức dự án, chi phí và dự báo dòng
tiền ñể thực hiện dự án,...
– Giai ñoạn này chứa nhiều yếu tố phức
tạp và có ảnh hưởng lớn vì sự thành
công của dự án phụ thuộc nhiều vào việc
thiết kế và công tác chuẩn bị.
21
41
2. Quản trị dự án
f/ Các giai ñoạn của QTDA
Giai ñon thc hin:
– Là giai ñoạn quản trị thực hiện dự án bao
gồm các công việc xây dựng nhà xưởng,
lựa chọn công cụ, mua sắm thiết bị,...
– Giai ñọan này cần nhiều thời gian và
nguồn lực.
– Những vấn ñề cần xem xét: yêu cầu kỹ
thuật cụ thể, so sánh ñánh giá lựa chọn
công cụ, thiết bị, kỹ thuật lắp ráp,...
42
2. Quản trị dự án
f/ Các giai ñoạn của QTDA
Giai ñon kt thúc
Thực hiện những công việc còn lại, hoàn
chỉnh hồ sơ, bàn giao công trình, những tài
liệu có liên quan, thanh quyết toán, ñánh
giá dự án, giải phóng nguồn lực,...
22
43