Triển khai áp dụng phần mềm quản lý đoàn viên, hội viên trên địa bàn tỉnh Trà Vinh

TẠP CHÍ THÔNG TIN KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ TỈNH TRÀ VINH - SỐ 1 NĂM 2018 - 13 CÔNG BỐ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KH&CN TRIỂN KHAI ÁP DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN, HỘI VIÊN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TRÀ VINH Be depoy appying software to management union member, association member on provinces Tra Vinh Hồ Hoàng Phương 1 Ban Dân vận Tỉnh ủy Trà Vinh Email: bdvtutv@yahoo.com.vn TÓM TẮT Dự án “Ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động thực tế của các đoàn thể giai đoạn 2015-2020” do Ban Dân vận Tỉnh ủy Trà Vinh chủ trì xây dựng bắt đầu triển khai vận dụng chính thức từ tháng 9/2017 giải quyết được vấn đề tính toán, tổng hợp số liệu và tỷ lệ % đoàn viên, hội viên từng đoàn thể và 8 tổ chức đoàn thể, hội quần chúng 2 trên địa từng xã, phường, thị trấn, huyện, thị xã, thành phố và tỉnh. Đồng thời chia tách chính xác thực tế 01 người tham gia 01 tổ chức đoàn thể, hội và 01 người tham gia nhiều tổ chức đoàn thể, hội, qua đó tính được số lượt đoàn viên, hội viên toàn xã, huyện, tỉnh và số người dân tham gia tổ chức đoàn thể, hội. Từ khóa:đoàn thể, đoàn viên, hội, hội viên, phần mềm, số lượt, số người, tỷ lệ %. ABSTRACT Project “Applying information technology to management process, anhancing the quality and the effect of practical operation of unions in the period of 2015 to 2020” presided to build up has be- gun to be employed to officially since September 2017 and solved the problems of calculating and recapitulating figures and proportion of members of each union and 8 organizations and associa- tions (including 05 political-social unions such as Ho Chi Minh Communist Youth Union, Vietnam Women’s Union, Vietnam Farmer’s Union, Trade Union and Veteran’s Union, and 03 associations such as The Red Cross, Vietnam Association of the Elderly, and Vietnam Association for Promot- ing Education) in each of communes, wards, towns, suburban districts, townships, provinces, and cities. At the same time, by assigning correctly and practically 01 person to participate in 01 union or association and 01 person to join in several union and associations, the number of turns of union members and association members in the whole communes, towns, provinces and the number of citizens taking part in unions and associations were calculated. Key words: association, association member, proportion, software, the number of people, the num- ber of turns, union, union member. 1 Cử nhân khoa học, Chánh Văn phòng Ban Dân vận Tỉnh ủy Trà Vinh. 2 05 đoàn thể chính trị-xã hội là Đoàn Thành niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp Phụ nữ, Hội Nông dân, Công đoàn và Hội Cựu chiến binh; 03 hội quần chúng là Hội Chữ thập đỏ, Hội Người cao tuổi, Hội Khuyến học. I. ĐẶT VẤN ĐỀ Triển khai thực hiện Chương trình hành động số 32-CTr/TU về việc thực hiện Nghị quyết số 25- NQ/TW “Về tăng cường và đổi mới sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác dân vận trong tình hình mới”, các đoàn thể chính trị-xã hội, hội quần chung đã tích cực đổi mới nội dung, phương thức hoạt động, xây dựng mới một số mô hình chi, tổ hội ở cơ sở làm tốt công tác tuyên truyền, vận động Nhân dân thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, tổ chức các phong trào thi đua yêu nước, phong trào “Dân vận CÔNG BỐ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KH&CN 14 - TẠP CHÍ THÔNG TIN KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ TỈNH TRÀ VINH - SỐ 1 NĂM 2018 khéo” và các cuộc vận động,... góp phần phát triển kinh tế-xã hội, giữ vững quốc phòng-an ninh và trật tự an toàn xã hội, xây dựng hệ thống chính trị. Tuy nhiên, trong thực trạng tổ chức và hoạt động từ trước đến nay, các chi, tổ hội ở cơ sở còn một số khó khăn, hạn chế về nội dung, phương pháp tuyên truyền, vận động, tập hợp đoàn viên, hội viên và quần chúng Nhân dân. Công tác chỉ đạo, quản lý tổ chức đoàn thể và đoàn viên, hội viên; chất lượng phong trào thi đua; việc sinh hoạt lệ định kỳ; trình độ, năng lực của một bộ phận cán bộ, đoàn viên, hội viên,... chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ; trình độ, năng lực một bộ phận cán bộ, đoàn viên, hội viên còn hạn chế, nghề nghiệp và việc làm chưa ổn định, đa số thuộc diện hộ nghèo và cận nghèo, gặp nhiều khó khăn trong sản xuất và đời sống. Công tác vận động, tập hợp, thu hút đoàn viên, hội viên chưa hiệu quả, có nơi thực hiện chỉ nhằm đạt chỉ tiêu nghị quyết và giao khoán của đoàn thể cấp trên; việc quản lý đoàn viên, hội viên chủ yếu bằng phương pháp thủ công, tùy tiện, không thống nhất, việc tổng hợp số lượng, tỷ lệ theo phương pháp cộng dồn,từ đó số lượng đoàn viên, hội viên đông nhưng chất lượng không mạnh, “trùng lắp” danh sách một người trong nhiều đoàn thể, danh sách không thực tế, quản lý không chặt chẽ, có biểu hiện bệnh thành tích, nặng về chỉ tiêu vận động, tập hợp theo hệ thống từng ngành. Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thường trực Tỉnh ủy tại Thông báo số 290-TB/VPTU, ngày 17/9/2013 về “Kết luận của Thường trực Tỉnh ủy tại buổi làm việc với Ban Dân vận, Mặt trận và các đoàn thể tỉnh theo Quy chế làm việc của Tỉnh ủy” giao Ban Dân vận Tỉnh ủy xây dựng đề án củng cố tổ chức đoàn thể ở cơ sở, qua trao đổi với Sở Khoa học và Công nghệ, hai bên đã thống nhất xây dựng Dự án “Ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động thực tế của các đoàn thể giai đoạn 2015-2020” và sau đó được Thường trực Tỉnh ủy cho ý kiến về mặt chủ trương tại Thông báo số 1223-TB/TU, ngày 27/01/2014 của Văn phòng Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh có Công văn số 93/UBND-KTKT, ngày 12/11/2015 thống nhất triển khai dự án. II. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 1. Giải quyết thực trạng khó khăn, trang bị thiết bị máy tính, kết nối internet Dự án bắt đầu triển khai thực hiện từ cuối năm 2015 tháng 6/2017 đã hoàn thành các phần việc chính, thỏa mãn các điều kiện cần thiết cho dự án đi vào vận hành trong hệ thống các đoàn thể từ tỉnh đến huyện, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn và ấp, khóm. Ban Dân vận Tỉnh ủy đã lắp đặt trang bị thiết bị máy tính và kết nối internet đến 106/106 Khối Dân vận xã, phường, thị trấn và 9/9 Ban Dân vận huyện-thị-thành ủy, tập huấn sử dụng và đưa vào vận hành phần mềm quản lý đoàn viên, hội viên 05 tổ chức đoàn thể chính trị-xã hội và 03 hội quần chúng toàn tỉnh. 2. Xây dựng phần mềm quản lý đoàn viên, hội viên Trong dự án, mục tiêu chính đặt ra và tập trung thực hiện là phần mềm quản lý đoàn viên, hội viên toàn tỉnh để đổi mới phương pháp, tạo sự thống nhất trong quản lý đoàn viên, hội viên chuyển từ thủ công sang ứng dụng tin học, thay đổi cách tính và tổng hợp số liệu, tỷ lệ % theo hướng nắm số lượng con người thực tế tham gia các tổ chức đoàn thể và hội, phân tách số liệu trùng lắp một người được quyền tham gia nhiều tổ chức, đồng thời xác định được trong từng giai cấp, giới tính, địa phương, ngành số lượng người tham gia vào các tổ chức đoàn thể, hội, để từ đó có cơ sở vận động, tập hợp người dân tham gia các tổ chức đoàn thể, hội. Từ phần mềm quản lý đoàn viên, hội viên, từ nay sẽ từng bước khắc phục khó khăn thời gian qua không xác định chính xác số người, số lượt tham gia các đoàn thể, hội; khắc phục biểu hiện của bệnh thành tích trong công tác vận động, tập hợp đoàn viên, hội viên; khắc phục thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống Ban Dân vận, Mặt trận, các đoàn thể từ tỉnh đến cơ sở còn thấp, nhất là Khối Dân vận xã, phường, thị trấn chưa được trang bị máy vi tính. Xây dựng phần mềm quản lý đoàn viên, hội viên trong dự án cũng là bước hiện thực hóa quan TẠP CHÍ THÔNG TIN KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ TỈNH TRÀ VINH - SỐ 1 NĂM 2018 - 15 CÔNG BỐ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KH&CN điểm chỉ đạo của Đảng tại Nghị quyết số 13-NQ/ TW, ngày 16/01/2012 Hội nghị lần thứ 4 Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa XI) về xây dựng hệ thống kết cấu hạ tầng đồng bộ đã xác định: “Công nghệ thông tin là một trong những hạ tầng quan trọng của quốc gia, vừa là ngành kinh tế - kỹ thuật, vừa là ngành hạ tầng mềm phục vụ phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng và chủ quyền”; Nghị quyết 36a-NQ/TW, ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị (khóa XI) về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế: “Công nghệ thông tin là một công cụ hữu hiệu tạo lập phương thức phát triển mới và bảo vệ Tổ quốc trong tình hình mới, là một trong những động lực quan trọng phát triển kinh tế tri thức, xã hội thông tin, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia trong quá trình hội nhập quốc tế, góp phần đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa, đảm bảo phát triển nhanh, bền vững đất nước”; Chương trình hành động số 32-CTr/TU, ngày 20/8/2013 của Tỉnh ủy về thực hiện Nghị quyết số 25-NQ/TW Hội nghị Trương ương 7 (Khóa XI) “Về tăng cường và đổi mới sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác dân vận trong tình hình mới”: “Vận dụng công nghệ thông tin để quản lý việc tập hợp, phát triển đoàn viên, hội viên và từng bước khắc phục trường hợp “trùng lắp” danh sách đoàn viên, hội viên các đoàn thể”. III. KẾT QUẢ 1. Khối Dân vận xã, phường, thị trấn, các đoàn thể, Ban Dân vận các cấp ủy thống kê chính xác số lượng thực tế con người tham gia vào tổ chức đoàn thể, hội; xử lý chính xác số liệu đoàn viên, hội viên “trùng lắp”; tổng hợp được số liệu, lưu trữ thông tin chi tiết của các đoàn viên, hội viên một cách khoa học, tập trung nhất quán, phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm thông tin, thống kê được nhanh chóng. Cấu trúc và các chức năng chính của phần mềm theo yêu cầu của dự án đã được thiết lập đầy đủ trên các lĩnh vực [3]. Về giải pháp thiết kế, phần mềm được phân cấp quản lý từ tỉnh đến cơ sở. Mỗi cấp sẽ được phân cấp một tài khoản và quyền sử dụng phần mềm tương ứng với cấp quản lý. Sử dụng số chứng minh nhân dân làm “điều kiện” để xử lý dữ liệu trường hợp “trùng lắp” hội viên. Về giải pháp kỹ thuật công nghệ, phần mềm được xây dựng trên nền tảng nguồn mở với ngôn ngữ lập trình chính là PHP [1] và cơ sở dữ liệu là MySql [2]. Các chức năng chính của phần mềm bao gồm: (1) chức năng quản lý hội viên mà cụ thể là thêm mới hội viên, quản lý thông tin hội viên và tìm kiếm hội viên; (2) chức năng thống kê nhằm giúp cán bộ quản lý thống kê hội viên theo từng cấp từ tỉnh đến cơ sở, thống kê được số người tham gia thực tế vào phần mềm. Thống kê theo từng tổ chức của từng cấp quản lý. 1.1. Chức năng quản lý dành cho cán bộ quản lý cấp xã, huyện, tỉnh(UC 5: Trang Quản lý Đoàn viên, hội viên) - Mô tả: chức năng này cho phép người Cán bộ quản lý cấp xã; huyện; tỉnh quản lý Đoàn viên, hội viên. - Tác nhân: cán bộ quản lý cấp xã; huyện; tỉnh. - Tiền điều kiện: cán bộ quản lý cấp xã, huyện, tỉnh đăng nhập thành công vào hệ thống - Dữ liệu vào: tiêu chí tìm tím thông tin hội viên. - Thao tác: + Quản lý hội viên: cho phép người cán bộ quản lý cấp xã; huyện; tỉnh xem danh sách hội viên của tổ chức; + Nhập lại: hệ thống cho phép xóa thông tin người Cán bộ quản lý vừa nhập và cho người Cán bộ quản lý nhập lại. - Cộng thêm: hệ thống sẽ cho phép sửa thông tin hội viên, cập nhật tình trạng hội viên (Chuyển sinh hoạt, ngưng sinh hoạt....) và xóa tên hội viên khỏi tổ chức. - Dữ liệu ra: danh sách hội viên. - Dòng sự kiện chính: xem danh sách hội viên có trong tổ chức và cập nhật lại thông tin hội viên. - Dòng sự kiện phụ: xuất danh sách hội viên thành file Excel và tìm kiếm hội viên có trong tổ chức. CÔNG BỐ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KH&CN 16 - TẠP CHÍ THÔNG TIN KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ TỈNH TRÀ VINH - SỐ 1 NĂM 2018 Hình 1. Giao diện quản lý đoàn viên, hội viên dành cho cán bộ quản lý cấp xã, huyện, tỉnh 1.2. Chức năng thống kê hội viên theo cấp tỉnh(UC 10: Thống kê hội viên theo cấp tỉnh) - Mô tả: + Thống toàn tỉnh: Chức năng này cho phép người Cán bộ quản lý cấp xã (Ban Dân vận cấp tỉnh) thống kê số lượng hội viên thực tế; số lượt hội viên tham gia các tổ chức hội cấp huyện. So sánh số hội viên trùng lắp trong huyện. + Thống kê theo cấp huyện: Chức năng này cho phép người Cán bộ quản lý cấp huyện (Ban Dân vận cấp huyện) quản lý được số lượng hội viên của từng tổ chức trong huyện. + Thống kê theo cấp xã trong huyện: Chức năng này cho phép người Cán bộ quản lý cấp huyện (Ban Dân vận cấp huyện) thống kê được số lượng hội viên của từng xã. + Thống kê theo tổ chức cấp xã, huyện, tỉnh: Chức năng này cho phép người Cán bộ quản lý cấp tỉnh (Ban Dân vận cấp tỉnh) thống kê số lượng hội viên tham gia các tổ chức hội cấp xã, huyện, tỉnh. Hình 2. Giao diện trang thống kê hội viên toàn tỉnh,tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc tỉnh, cấp xã thuộc huyện quản lý TẠP CHÍ THÔNG TIN KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ TỈNH TRÀ VINH - SỐ 1 NĂM 2018 - 17 CÔNG BỐ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KH&CN - Tác nhân:Cán bộ quản lý cấp tỉnh. - Tiền điều kiện: Cán bộ quản lý cấp tỉnh đăng nhập thành công vào hệ thống. - Dữ liệu vào:Tiêu chí thống kê hội viên (chọn tổ chức, chọn cấp quản lý cần thống kê...). - Thao tác: + Thống kê hội viên:Cho phép người Cán bộ quản lý cấp tỉnh thống kê được số hội viên có trong phần mềm theo cấp quản lý; + Nhập lại: Hệ thống cho phép người Cán bộ quản lý chọn lại điều kiện thống kê. - Cộng thêm: Thống kê hội viên theo tiêu chí có trong phần mềm (Thống kê theo tổ chức, thống kê xã, huyện, tỉnh). - Dữ liệu ra: Kết quả thống kê hội viên. - Dòng sự kiện chính: Xem kết quả thống kê hội viên. - Dòng sự kiện phụ: Xuất kết quả thống kê hội viên thành file Excel. - Quy định nghiệp vụ: Chọn tiêu chí, điều kiện thống kê. - Quy định kỹ thuật: Phần mềm sẽ thống kê theo tiêu chí, điều kiện của Cán bộ quản lý. 2.Tập huấn sử dụng phần mềm được 9/9 lớp, gồm 07 lớp tại huyện, thị xã, 02 lớp tại thành phố Trà Vinh. Đối tượng là cán bộ trực tiếp phụ trách tin học của Khối Dân vận xã, phường, thị trấn; chuyên viên Ban Dân vận Tỉnh ủy và Ban Dân vận huyện- thị-thành ủy; chuyên viên phụ trách tin học tại 05 tổ chức đoàn thể chính trị-xã hội và 03 hội quần chúng cấp tỉnh và huyện, tổng cộng 216 người. Nội dung tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kết hợp thực hành trên máy tính được chuyên viên của Trung tâm triển khai hướng dẫn theo hệ thống, cấu trúc của phần mềm, khai thác, quản lý nguồn dữ liệu thông tin hội viên đã lưu trữ trên phần mềm. 3. Cập nhật dữ liệu vào phần mềm 500.757 đoàn viên, hội viên. Sau khi tập huấn sử dụng phần mềm, các Khối Dân vận xã, phường, thị trấn tiến hành nhập liệu tiếp và thực hiện các công đoạn quản lý đoàn viên, hội viên trên máy. Ban Dân vận huyện-thị-thành ủy tổng hợp theo cách tính trong phần mềm. Quá trình quản lý đoàn viên, hội viên trên phần mềm bắt đầu thực hiện từ Khối Dân vận xã để cho ra số liệu toàn xã, sau đó Ban Dân vận huyện tổng hợp để cho ra số liệu toàn huyện, và Ban Dân vận Tỉnh ủy sẽ tổng hợp từ 9 huyện, thị xã, thành phố để cho ra số lượng, tỷ lệ % đoàn viên, hội viên toàn tỉnh. 4.Về hiệu quả thực tế, phần mềm quản lý đoàn viên, hội viên qua quá trình xây dựng, triển khai ứng dụng đã góp phần nâng cao hoạt động của tổ chức, quản lý chính xác số liệu, lực lượng đoàn viên, hội viên tham gia; tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả làm việc; thông tin đoàn viên, hội viên sẽ được quản lý nhất quán từ tỉnh đến cơ sở, đảm bảo 100% đoàn viên, hội viên được quản lý tập trung; dữ liệu an toàn, giúp tra cứu thông tin, thống kê được số lượng đoàn viên, hội viên nhanh chóng. 5.Sau ngày 15/7/2017, toàn tỉnh xác nhận chính thức số liệu đoàn viên, hội viên hiện có trong phần mềm và áp dụng tính tỷ lệ toàn xã, toàn huyện, toàn tỉnh, chia ra 2 loại số lượng, tỷ lệ đã tính toán trong phần mềm: (1) tính số lượt đoàn viên, hội viên bao gồm số lượt và tỷ lệ đoàn viên, hội viên tham gia các tổ chức đoàn thể, hội quần chúng dựa trên báo cáo số liệu từng ngành cộng dồn vào (chưa lọc ra trùng lắp một người tham gia nhiều đoàn thể, hội quần chúng); (2) tính chính xác số lượng người tham gia đoàn thể, hội quần chúng bao gồm số lượng và tỷ lệ con người thực tế tham gia vào các tổ chức đoàn thể, hội quần chúng (đã lọc ra trùng lắp một người tham gia nhiều đoàn thể, hội quần chúng). IV. THẢO LUẬN Quá trình triển khai dự án đảm bảo tuân thủ từng giai đoạn chặt chẽ. Trước khi tổng kết, nghiệm thu dự án, Ban Dân vận Tỉnh ủy đã tổ chức 02 hội thảo lấy ý kiến đóng góp và cơ bản dự án được đánh giá có ý nghĩa quan trọng trong khâu quản lý danh sách, thống kê, tổng hợp, tính tỷ lệ từng ngành và 08 ngành tại một địa phương là xã, phường, thị trấn và lớn hơn là từng huyện, thị xã, CÔNG BỐ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KH&CN 18 - TẠP CHÍ THÔNG TIN KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ TỈNH TRÀ VINH - SỐ 1 NĂM 2018 thành phố, cuối cùng là toàn tỉnh. Nét mới trong phần mềm là vừa thay thế phương pháp quản lý thủ công bằng máy tính vừa phát huy tính năng của máy tính để lọc số liệu trùng lắp một người tham gia nhiều tổ chức, số liệu thực toàn xã, huyện, tỉnh có bao nhiêu người tham gia vào các tổ chức đoàn thể, bao nhiêu người chưa tham gia các tổ chức. Khắc phục thực trạng yếu kém trong quản lý đoàn viên, hội viên, trước đây các ngành, các cấp đã áp dụng nhiều phương pháp, nhưng với phần mềm của dự án tại thời điểm hiện tại, chưa có giải pháp nào tốt hơn, hiệu quả hơn phần mềm của dự án. V. KẾT LUẬN Nhìn chung, các mục tiêu đạt ra trong dự án cơ bản đã đạt yêu cầu, nhất là xây dựng, triển khai chương trình phần mềm tin học để quản lý đoàn viên, hội viên và khắc phục tình trạng “trùng lắp” số liệu đoàn viên, hội viên các đoàn thể, hội quần chúng, qua đó nắm, đánh giá thực tế số lượng đoàn viên, hội viên. Để thực hiện được phần mềm quản lý, 106/106 Khối Dân vận xã, phường, thị trấn đã được trang bị và hiện đang sử dụng máy tính, máy in và máy tính có kết nối Internet; 9/9 Ban Dân vận huyện-thị-thành ủy ngoài thiết bị như xã còn có thêm máy Scan.100% cán bộ được phân công phụ trách sử dụng phần mềm đã đượctập huấn và sử dụng được phần mềm. Từ khi triển khai thực hiện đến nay, qua báo cáo với Ban Dân vận Trung ương, được đánh giá là một dự án lớn nhất trong hệ thống dân vận các cấp ủy Đảng trên