Tự động hóa thư viện

Module 4 Giới thiệu Tự động hóa thư viện Bài 2. Các yếu tố phải được xem xét khi lập kế hoạch và thực hiện tự động hóa thư viện là gì? Lí do căn bảnTự động hóa thư viện mang lại nhiều lợi ích cho cả bạn đọc và nhân viên thư viện. Để có thể ứng dụng CNTT-TT một cách đúng đắn và hạn chế tối đa sai sót trong việc thực hiện, việc lập kế hoạch cẩn thận cho tự động hóa là rất quan trọngPhạm viCác yếu tố nào phải được quan tâm đến trong việc lập kế hoạch và thực hiện tự động hóa thư viện?Các ưu điểm của việc lập kế hoạch ?Yêu cầu để lấy đề án là gì (Request for Proposal) ?Các khó khăn trong việc thực hiện một hệ thống thư viện tích hợp là gì?Có nên quan tâm đến việc sử dụng một hệ thống nguồn mở không?Kết quả học tậpCuối bài này, học viên sẽ có thể:Đánh giá đúng tầm quan trọng của việc lập kế hoạch.Nhận biết các yếu tố phải được cân nhắc trong việc lập kế hoạch và thực hiện tự động hóa thư việnHiểu được tầm quan trọng của một bản yêu cầu để lấy đề án (RFP)Đánh giá các thuận lợi và bất lợi trong việc sử dụng hệ thống nguồn mở.Tự động hóa thư viện ngày nay Người sử dụng ngày nay mong chờ hệ thống thư viện tự động để cung cấp việc truy cập vào các phân hệ biên mục, lưu thông, mục lục công cộng trực tuyến (OPAC) và bổ sung của thư viện đồng thời cũng cung cấp việc truy cập thông qua hệ thống này đến đến thông tin của các thư viện khác, các CSDL CD ROM trong mạng cục bộ (LAN) và Internet.Tại sao lập kế hoạch là cần thiết? Thư viện phải lập kế hoạch cho việc tự động hóa thư viện bởi vì:Phải thiết lập thứ tự ưu tiên dựa vào nhu cầuPhải xác định khả năng ICT và nhu cầu tập huấn của nhân viên.Phải thực hiện với nguồn kinh phí hạn chếĐể có thể lựa chọn đúng phần mềmPhải chú trọng đến sự phát triển và nhu cầu trong tương laiCác bước căn bản trong việc lập kế hoạch? (1)Giai đoạn phân tích hệ thốngChọn lựa số liệu thống kê cơ bản của thư viện (nhan đề, bạn đọc, biểu ghi mục lục, tài liệu được bổ sung hàng năm, tài liệu được lưu thông hàng năm, )Tìm hiểu tình trạng của các biểu ghi (tất cả ở dạng phích? Một số ở dạng in? có cần chuyển dữ liệu đã ở dạng số hay không?)Các bước cơ bản trong lập kế hoạch? (2)Phân tích các hệ thống (tiếp)Tìm hiểu tình trạng của vốn tài liệu. (có phải tất cả tài liệu đã biên mục vẫn còn sử dụng được và đã sử dụng? Công tác kiểm kê có cần thiết không?)Tìm hiểu khả năng ICT của nhân viênTìm hiểu các hệ thống đang sử dụng trong cơ quan của mình. Có cần tích hợp với hệ thống hiện hành)Các hạn chế về kinh phíCác bước căn bản trong việc lập kế hoạch? (3)Giai đoạn thiết kế hệ thốngThiết lập thứ tự ưu tiên của dịch vụ (Những chức năng nào sẽ phải tự động hóa trước?)Xây dựng một kế hoạch phát triển chiến lược (không chỉ cho tự động hóa) với sự hỗ trợ của nhân viên.Phát triển một kế hoạch công nghệ dựa trên các mục tiêu tổng thể của thư việnCác cân nhắc về chi phíChi phí tư vấn và lập kế hoạchMua hệ thốngChi phí liên lạc viễn thôngChuyển đổiChi phí bảo trì và hoạt độngNâng cấp hệ thốngTuyển dụng và tập huấn nhân viênCác bước cơ bản trong việc thực hiện?Tạo một tài liệu mẫu các yêu cầu kỹ thuật cho các công ty hoặc nhân viên CNTT-TT (nếu hệ thống mã nguồn mở được sử dụng)Đánh giá đề án của các công ty/ các hệ thống mã nguồn mở dựa vào bản RFPChọn lựa/ mua/ phát triển hệ thốngCài đặtTạo các CSDLTập huấn nhân viên và người sử dụngBản yêu cầu cho đề án (RFP)Các hướng dẫn cho công ty về đệ trình việc đấu thầuThông tin chung về thư việnTiêu chuẩn đánh giá các đề án/ đấu thầuCác đặc tính kỹ thuật và chức năng theo yêu cầuMô tả các chức năng yêu cầuCác câu hỏi đối với đối tác về các dịch vụ và chương trình bảo trì hệ thống, các yêu cầu chuẩn bị vị trí, các phương pháp cài đặt và phân phối, sự bảo hành hệ thống, tài liệu và tập huấn của công ty, và lập kế hoạch về giá và chi phí thật chi tiếtCác cân nhắc đối với Hệ thống nguồn mởSự sẵn sàng của nhân viênKỹ năng và kiến thức của nhân viênNhóm phát triển Khả năng sẵn sàng truy cập InternetTính sẵn sàng của nhân viên/ Người sử dụngSẵn sàng chấp nhận sự thay đổiCác nhu cầu tập huấnCác chương trình tập huấnSự tham gia vào lập kế hoạchTạo Cơ sở dữ liệu (CSDL)Kiểm kê và thanh lýĐối chiếu tài liệu và các biểu ghiSự chuyển đổi hệ thống bằng tay/ điện tửBảo trì mục lụcQuan tâm các chuẩn cho việc nối mạng và trao đổi biểu ghi trong tương laiChuẩn bị vị tríCác yêu cầu về công nghệ + Phần cứng + Phần mềm + MạngTập huấn người dùng và nhân viênTiếp thị và quảng báĐối tượng trọng tâmCác chiến lược + Các thông báo + Định hướng + Hội thảo + Trình diễn và trình bày.Các vấn đề quan trọng trong việc thực hiện tự động hóa Thư việnThiếu tính sẵn sàng của nhân viênThiếu tính sẵn sàng của người sử dụngChi phí bảo trì và hoạt độngChuyển đổi dữ liệuPhần cứng không đáp ứng đúng thời gianCác tiện ích viễn thông viễn thông chưa sẵn sàngKết luậnTự động hóa trong thư viện là khát vọng. Tuy nhiên, nó là một dự án phức tạp và cần phải lập kế hoạch một cách thận trọng. Việc lập kế hoạch sẽ đảm bảo thành công và phát trong tương lai.Tự động hóa là phương tiện để đạt kết quả chứ không phải là đoạn kết. Việc lập kế hoạch cho tự động hóa phải là một phần kế hoạch chiến lược phát triển của thư viện.Việc triển khai một hệ thống thư viện tích hợp (ILS) chưa phải là quá trình kết thúc. Tương lai còn chứa đựng rất nhiều phát triển mới cần được quan tâm.