Từ lý luận về văn hóa tổ chức suy nghĩ về việc xây dựng văn hóa trường học

TỪ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA TỔ CHỨC SUY NGHĨ VỀ VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA TRƯỜNG HỌC Phạm Phúc Tuy Khoa Sư phạm - Trường ĐH Thủ Dầu Một Trong đời sống xã hội, con người bị ảnh hưởng bởi nền văn hóa trong đó họ sống, nó bao gồm những giá trị, niềm tin,và những hành vi mong đợi.Cũng như xã hội, một tổ chức cũng có một nền văn hóa riêng gọi là văn hóa tổ chức, đó là một yếu tố rất quan trọng mà nhà quản lý cần xây dựng và duy trì để đưa đơn vị của họ phát triển nhanh và bền vững.Các nhà nghiên cứu đều cho rằng văn hóa tổ chức càng cao thì việc thực hiện chức năng của bộ máy quản lý càng đầy đủ và rõ ràng hơn, uy tín của bộ máy quản lý do đó cũng được nâng lên. Vì thế ngày nay việc xây dựng và duy trì văn hóa tổ chức là vấn đề được quan tâm hàng đầu ở các tổ chức. 1-Khái niệm Văn hóa tổ chức và những biểu hiện của nó: Tùy theo đối tượng tiếp cận, văn hóa tổ chức được gọi bằng một số tên khác nhau như văn hóa quản lý, văn hóa tổ chức, văn hóa doanh nghiệp, văn hóa chính trị - quản lý.Trong đó thuật ngữ văn hóa tổ chức được sử dụng một cách phổ biến.Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về văn hóa tổ chức, có thể kể một vài quan niệm tiêu biểu: + Theo William Ouchi, văn hóa doanh nghiệp bao gồm một tập hợp biểu tượng, nghi lễ và huyền thoại cho phép truyền đạt đến mọi người làm việc các giá trị và niềm tin nội thân của xí nghiệp.Những nghi thức ấy cho phép cụ thể hóa những cái vốn chỉ là những ý niệm trừu tượng;nền văn hóa của xí nghiệp làm cho những ý niệm ấy sống động trong lúc có một ảnh hưởng rõ rệt đối với những nhân viên mới. + Joanne Martin thì cho rằng:” Khi một cá nhân liên hệ với một tổ chức, họ liên hệ với những chuẩn mực, những câu chuyện mà mọi người kể về những điều đang diễn ra, những thủ tục và nguyên tắc chính thức của tổ chức, những dạng hành vi chính thức của tổ chức, những nghi lễ, nhiệm vụ, hệ thống trả công lao động, những biệt ngữ mà chỉ những người bên trong mới hiểu. Những yếu tố này là một phần những cái gắn liền với văn hóa tổ chức”. Định nghĩa trên của Martin chú trọng vào những viễn cảnh khác nhau của văn hóa trong các tổ chức. + Edgar Schein- nhà nghiên cứu nổi tiếng về văn hóa tổ chức- đã đưa ra một định nghĩa văn hóa tổ chức:” Một dạng của những giả định cơ bản - được sáng tạo, được khám phá hoặc được phát triển bởi các nhóm khi họ học về cách thức giải quyết những vấn đề của thích ứng với môi trường bên ngoài và hội nhập bên trong - những giả định cơ bản này đã vận hành tốt và được quan tâm là có giá trị và vì vậy được dạy cho những thành viên mới như những cách thức đúng để nhận thức, suy nghĩ,và cảm giác trong quan hệ với các vấn đề” + Với cách tiếp cận rộng hơn, các tác giả Nguyễn Văn Đáng và Vũ Xuân Hương đưa ra khái niệm “văn hóa chính trị - quản lý là những biểu tượng ý tưởng bao trùm quan trọng nhất, có giá trị nhất của con người về các hiện tượng chính trị - xã hội, các hiện tượng quản lý, điều phối và trong thực tiễn,nó được thể hiện thành nguyên tắc sống, những quy tắc ứng xử chỉ đạo những hành vi, phong cách của con người với tư cách là chủ thể của chính quyền chính trị,của tổ chức, đơn vị nào đó”. “ Văn hóa chính trị - quản lý là sự thống nhất biện chứng các mặt đối lập của hiện tại cùng quá khứ, tương lai nhằm tăng cường năng lực sáng tạo của con người.” + Trong tác phẩm Quản lý hành chính – Lý thuyết và thực hành ( NXB. Chính trị quốc gia Hà Nội – 2000 ), các tác giả Michel Amiel, Francis Bonnet và Joseph Jacobs đã cho rằng văn hóa tổ chức là toàn bộ các giá trị,niềm tin, truyền thống và thói quen có khả năng quy định hành vi của mỗi thành viên trong tổ chức, ngày càng phong phú thêm và có thể thay đổi theo thời gian, mang lại cho tổ chức một bản sắc riêng. + Trong quyển sách “ Quản trị nhân sự”, Th.S Nguyễn Hữu Thân định nghĩa: Văn hóa của tổ chức hay bầu không khí văn hóa của công ty là một hệ thống các giá trị, các lập luận,các niềm tin, và các chuẩn mực được chia xẻ, nó thống nhất các thành viên của một tổ chức. Đặc tính của văn hóa trong công ty / tổ chức thể hiện cụ thể qua các biểu tượng, các câu chuyện, các nghi thức, và nghi lễ.Các tổ chức thành công là các tổ chức nuôi dưỡng, khuyến khích sự thích ứng, năng động và sáng tạo. Qua những định nghĩa trên, chúng ta thấy rằng dù phát biểu theo những cách khác nhau về văn hóa tổ chức nhưng nói chung các tác giả đều nhấn mạnh những chuẩn mực và giá trị chung được biểu hiện thành những nguyên tắc sống, những nguyên tắc ứng xử có tác dụng chỉ dẫn hành vi của cá nhân trong tổ chức. Trong thực tế, những giá trị và chuẩn mực này thường không được truyền đạt chính thức cho những người mới tới với tư cách là một thành viên mới của tổ chức, tuy nhiên những người này cũng cố gắng và muốn học về văn hóa của tổ chức mà họ mới gia nhập ( nhập gia tùy tục ).Nói cách khác,văn hóa tổ chức gắn liền với những giá trị tư duy của con người, thể hiện trình độ ứng xử của con người trong các hoạt động quản lý. Trong quyển sách “ Quản lý các quá trình xã hội trong xã hội xã hội chủ nghĩa “, mặc dù không chính thức diễn đạt về những biểu hiện của văn hóa tổ chức nhưng các tác giả đã trình bày một số biểu hiện cụ thể của văn hóa quản lý trong nhiều mặt của hoạt động quản lý như : văn hóa quan hệ giữa người quản lý với người bị quản lý,văn hóa tiến hành hội nghị,văn hóa tiếp khách,văn hóa xử lý thư từ công văn, văn hóa pháp luật của người lãnh đạo, văn hóa cá nhân của người lãnh đạo trong việc kế hoạch hóa và tổ chức việc làmVề vấn đề này, các tác giả của quyển sách Quản lý hành chính – Lý thuyết và thực hành viết : ” Bước vào một cơ quan, người ta thường cảm nhận được bầu không khí đặc trưng của cơ quan đó thông qua những dấu hiệu như hành vi, ngôn ngữ, cách bố trí nơi làm việc.Cũng như vậy, mọi cơ quan hành chính nhà nuớc đều biểu lộ ra bên ngoài một hình ảnh tốt đẹp hoặc tầm thường nào đó. Hình ảnh này được chuyển tải bởi nhân viên và nhất là bởi người sử dụng, những người phản ánh các đặc điểm về chất lượng dịch vụ”.Tác giả Trần Quang Tuệ viết: Khi vào quán giải khát, nhà máy, khách sạn ta thấy mỗi nơi đều có văn hóa riêng.Từ cách hỏi khách cần gì, cách chọn vật dụng, trang trí, thái độ của nhân viên, mỗi cái đều làm cho không khí nơi đó khác đi.Xí nghiệp cũng có văn hóa xí nghiệp của nó. Văn hoá xí nghiệp là một loại “ vốn “, “ tài nguyên “ cần được xây dựng và chăm sóc.Văn hóa xí nghiệp là tài sản chung của mọi thành viên trong tổ chức và có thể nói đó là “ hệ thống “ về cách suy nghĩ và quy phạm hành động của công ty. 2- Các yếu tố cấu thành của văn hóa tổ chức Theo các tác giả của quyển sách Quản lý hành chính – Lý thuyết và thực hành, các yếu tố cấu thành của văn hóa tổ chức bao gồm: - Các giá trị: đó là những tiêu chuẩn hành vi của hành động thường ngày, có thể được bộc lộ rõ hoặc bộc lộ một cách không chính thức. - Đức tin và truyền thuyết - Truyền thống: đó là những hoạt động được tổ chức nhân dịp một số sự kiện có ý nghĩa nào đó. - Thói quen: Đó là những chuẩn mực ứng xử được thể hiện bằng các biểu tượng vật chất, hoặc lời nói quan trọng, hoặc không quan trọng Cùng diễn đạt về vấn đề này,trong tác phẩm Hành vi tổ chức ( organizational behavior ) do Nguyễn Hữu Lam biên soạn đã xác định 6 đặc tính quan trọng của văn hóa tổ chức bao gồm: - Tính hợp thức của hành vi: Khi các cá nhân trong tổ chức tương tác với nhau, họ sử dụng cùng một ngôn ngữ, thuật ngữ và những nghi lễ liên quan tới những sự tôn kính và những cách cư xử. - Các chuẩn mực: Những tiêu chuẩn của hành vi - Các giá trị chính thống: Có những giá trị chủ yếu mà tổ chức tán thành, ủng hộ và mong đợi những người tham gia chia sẻ nó. - Triết lý: Có những chính sách xác định những niềm tin của tổ chức về cách thức đối xử với người lao động, khách hàng và người tiêu dùng. - Những luật lệ: Có những nguyên tắc chặt chẽ liên quan tới việc được chấp nhận là thành viên của tổ chức. Những ngưòi mới tới luôn phải học những điều này để được chấp nhận là thành viên một cách đầy đủ của nhóm và của tổ chức. - Bầu không khí của tổ chức: Tổng thể những cảm giác được tạo ra từ những điều kiện làm việc, những cách thức cư xử và tương tác, và những cách thức mà các thành viên quan hệ với khách hàng và những người bên ngoài Theo tác giả Trần Quang Tuệ, cơ sở hình thành văn hóa xí nghiệp bao gồm: - Triết lý kinh doanh thể hiện ý chí tinh thần của công ty. - Tinh thần người sáng lập - Loại hình hoạt động hàng ngày thể hiện qua thái độ hàng ngày đối với khách hàng và công việc - Hệ thống tổ chức, quản lý, đánh giá - Hoàn cảnh xã hội - Những nghi thức, phong trào vận động của công ty thể hiện qua các hoạt động của công ty như chế độ,phương án, cách thức tổ chức những ngày kỷ niệm ( ngày thành lập, ngày được giải thưởng) 3-Vai trò của văn hoá tổ chức : Theo Ouchi,cơ sở lý luận, hạt nhân của nền văn hóa của một doanh nghiệp là triết lý ( kinh doanh ) của nó. Một triết lý có thể giúp cho một xí nghiệp bảo vệ tính đặc thù cuỉa mình bằng cách trình bày một cách cụ thể và minh bạch cái gì là quan trọng.Nó cũng đem lại hiệu quả trong kế hoạch hóa và trong việc phối hợp những người cùng chung một nền văn hóa ấy. Đối với mỗi thành viên triết lý hành động của doanh nghiệp có gía trị định hướng rất thiết thực. Các giá trị chung của tổ chức - nền văn hóa của công ty bao gồm triết lý, phong tục, thói quen v.v có vai trò quyết định tới sự phát triển của nó, đồng thời là hạt nhân liên kết các yếu tố khác, tạo ra phong cách kinh doanh của công ty đó. 4-Những đặc điểm của văn hóa tổ chức : - Các yếu tố cấu thành của nó thường ảnh hưởng một cách tự nhiên và vô thức tới cách ứng xử của các thành viên ở các cấp độ và các lĩnh vực khác nhau trong tổ chức, trong phong cách giao tiếp,cách mà các thành viên trong tổ chức nói về nhau ( giữa nhà quản lý và nhân viên, giữa các nhân viên với nhau, giữa nhân viên với khách hàng ); chất lượng đón tiếp;cách trình bày một vấn đề; thái độ đối với thay đổi. - Văn hóa tổ chức mang lại cho tổ chức một bản sắc riêng. - Cũng như truyền thống gia đình, địa phương, vùng được truyền từ đời này sang đời khác, văn hóa tổ chức cũng được lưu truyền, tồn tại. Tuy nhiên văn hóa tổ chức không phải là bất biến, nó được phát triển và thích ứng với hoàn cảnh và môi trường x ã hội. - Văn hóa tổ chức không nhất thiết mang tính đơn nhất, nhất là đối với các tổ chức có quy mô lớn. Nó bao gồm nhiều nền văn hóa nhỏ tương ứng với các nhóm nhỏ, các đơn vị công tác trong cơ quan. - Một nền văn hóa sẽ mạnh hơn khi nó bao gồm và được chấp nhận bởi nhiều thành viên,khi các giá trị, lòng tin , truyền thống và thói quen cấu thành nền văn hóa đó trở thành một tổng thể gắn bó và tương đối ổn định. Theo tác giả Nguyễn Hữu Lam,văn hoá tổ chức là nhận thức chung của các thành viên trong tổ chức, tuy nhiên do mức độ chia sẻ của các thành viên không giống nhau tạo nên văn hoá chính thống và văn hóa nhóm trong tổ chức: - Văn hóa chính thống là những giá trị cốt lõi được chia sẻ bởi đa số thành viên trong tổ chức, có tác dụng chỉ dẫn hành vi hàng ngày của các thành viên. - Văn hóa nhóm trong tổ chức là những giá trị được chia sẻ bởi thiểu số thành viên trong tổ chức, nhìn chung được hình thành nhằm giúp các thành viên của nhóm giải quyết những vấn đề cụ thể hàng ngày. Tuy nhiên văn hóa nhóm có thể làm suy yếu, xói mòn văn hóa tổ chức nếu nó mâu thuẫn với văn hóa chính thống và với các mục tiêu tổng thể của tổ chức. Mặt khác trong văn hóa tổ chức cũng có văn hóa mạnh và văn hóa yếu. Điều phân biệt này rất có ý nghĩa vì các khảo sát về lĩnh vực này đã đưa ra nhận xét các tổ chức thành công đều có văn hóa rất mạnh. Sức mạnh của văn hóa tổ chức được xác định bởi một số nhân tố: - Nhân tố lãnh đạo: Văn hóa quản lý tùy thuộc nhiều vào văn hóa cá nhân của người lãnh đạo,vào năng lực của người đó trong việc tổ chức lao động của mình.Ngoài ra, những đức tính cá nhân của người lãnh đạo có ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình quản lý.Người lãnh đạo mạnh tạo ra văn hóa mạnh.Người lãnh đạo không những tạo ra cơ cấu và công nghệ, mà còn là người sáng tạo ra những biểu tượng, hệ tư tưởng,ngôn ngữ, tín ngưỡng, nghi lễ và những huyền thoại.Nhà quản lý không chỉ làm ra tiền, mà còn tạo ra được ý nghĩa tồn tại của cuộc sống con người. - Sự chia sẻ: mức độ theo đó các thành viên trong tổ chức có cùng giá trị cốt lõi. - Cường độ: mức độ của sự tích cực nhiệt tình của các thành viên tổ chức đối với các giá trị cốt lõi. Cũng có những ý kiến đã chỉ ra những yếu tố ảnh hưởng đến văn hoá quản lý của một tổ chức: - Sự phát triển cơ cấu hạ tầng kỹ thuật tạo cơ hội bình đẳng hưởng thụ văn hóa cho mọi thành viên. - Vấn đề truyền thông trong đơn vị bảo đảm rõ ràng, thông suốt - Trong cơ cấu tổ chức: có sự phân cấp. phân quyền quản lý trong khuôn khổ pháp luật, bảo đảm chế độ trách nhiệm rõ ràng. Ngoài ra, các nhà lý luận thuộc Liên Xô cũ cho rằng văn hóa quản lý là do chủ thể quản lý biểu hiện trong quá trình thực hiện chức năng của mình,là toàn bộ những yêu cầu đặt ra cho quá trình quản lý.Họ cũng khẳng định rằng không có những kiến thức nhất định trong lĩnh vực tâm lý xã hội thì không thể lãnh đạo có kết quả và cũng không thể có văn hóa quản lý cao. Theo Th.S Nguyễn Hữu Thân, bởi vì văn hóa bao gồm các gía trị,các lập luận, các niềm tin và các chuẩn mực tương đối khá vững chắc, cho nên văn hóa của tổ chức khó có thể thay đổi được. Tuy nhiên nhà quản trị có thể thay đổi văn hóa tổ chức theo 5 bước dưới đây: - Bước một: Đưa ra được các chuẩn mực hiện thời bằng cách tổ chức hội thảo yêu cầu các thành viên của tổ chức đề ra các chuẩn mực thực sự mà họ tin tưởng rằng hiện đang ảnh hưởng đến thái độ và hành động của họ. - Bước hai: Nêu lên các hướng đi mới. Các thành viên của nhóm thảo luận hướng đi hiện thời của tổ chức và các hành vi cần thiết để tổ chức được thành công. - Bước ba: Thiết lập các chuẩn mực mới.Các thành viên của nhóm triển khai một danh sách các chuẩn mực mới mà họ tin rằng sẽ có ảnh hưởng tích cực đến sự hiệu quả của tổ chức. - Bước bốn: Xác định khoảng cách văn hóa. Các thành viên xác định ra những phạm vi có những khác biệt lớn giữa các chuẩn mực hiện nay với các chuẩn mực mới mà họ cho rằng sẽ ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả của tổ chức. - Bước năm: Lấp đầy khoảng cách. Các thành viên đồng ý các chuẩn mực mới và thiết kế ra những phương tiện củng cố, ví dụ triển khai các hệ thống khen thưởng nhằm khuyến khích các thành viên theo các chuẩn mực văn hóa mới này 5- Một vài ý kiến đề xuất về việc xây dựng văn hóa trường học: Từ những vấn đề cơ bản, chúng tôi đề xuất một số ý kiến trong việc xây dựng văn hóa trường học: + Xây dựng, phát triển, đổi mới văn hóa tổ chức ở các cơ quan trường học là điều rất cần thiết, đó vừa là một yêu cầu nhằm tạo ra động lực thúc đẩy trong hoạt động quản lý, mặt khác chính điều này góp phần tạo nên bản sắc, nét độc đáo cùng với những yếu tố khác tạo nên “ thương hiệu” của một nhà trường.Mặt khác, đây cũng là một nội dung quan trọng đóng góp vào việc xây dựng “ nhà trường thân thiện “ mà Bộ GD-ĐT phát động từ đầu năm học 2008 - 2009 + Nội dung xây dựng văn hóa trường học phải mang tính toàn diện. Căn cứ vào các vấn đề cơ bản của văn hoá tổ chức, chúng tôi thử đề xuất một số nội dung, biện pháp cụ thể trong việc xây dựng văn hóa tổ chức trong cơ quan truờng học như sau: - Trước hết, Hiệu trưởng cần có tính kế hoạch, tính khoa học cao trong việc tổ chức công việc của đơn vị và công tác cá nhân.Mặt khác,phải là người gương mẫu thực hiện pháp luật và những quy định của nhà nước trong lĩnh vực hoạt động chuyên môn của đơn vị mình quản lý, chủ động xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp trong nhà trường ( giữa hiệu trưởng và CBGV, giữa các CB.GV với nhau, quan hệ thầy – trò,quan hệ trò – trò, quan hệ giữa CBGV với phụ huynh học sinh) ; Gương mẫu thực hiện cuộc vận động “ Dân chủ - Kỷ cương – Tình thương – Trách nhiệm “ trong các trường học. - Quan tâm xây dựng được một hệ giá trị chung trong đơn vị ( ví dụ : Quan tâm chất lượng dạy – học với tư cách như một giá trị hàng đầu của nhà trường;tinh thần trách nhiệm,tận tâm,hết lòng vì học sinh; sự quan tâm, chia sẻ, yêu thương giúp đỡ lẫn nhau) và làm cho mọi thành viên trong cơ quan hiểu rõ, cùng mong muốn thực hiện theo những giá trị cốt lõi đó. Trong khi cố gắng xây dựng những giá trị cốt lõi của văn hóa chính thống cần chú ý đến sự phát triển của các nhóm trong tổ chức, khuyến khích hình thành và phát huy văn hóa nhóm có tác dụng hỗ trợ tích cực cho văn hóa chính thống ( Ví dụ: tinh thần đoàn kết, sự thương yêu đùm bọc lẫn nhau trong các nhóm) và phát hiện giải quyết kịp thời những giá trị của nhóm mâu thuẫn với văn hóa chính thống, ảnh hưởng xấu đến bầu không khí của tổ chức ( ví dụ: tư tưởng bè phái, mất đoàn kết, hiềm khích lẫn nhau, nhậu nhẹt bê trễ trong công tác) - Cần quan tâm đến việc động viên tính tích cực lao động của các thành viên thông qua những biện pháp động viên về tinh thần, vật chất, khen thưởng, tinh thần thi đua lành mạnh - Tạo dựng một môi trường sư phạm thông qua việc bố trí một cách khoa học nơi làm việc, tạo cảnh quan nhà trường lịch sự, trang nhã , thẩm mỹ; bố trí các bảng chỉ dẫn,bảng thông tin, thông báo ở những vị trí thuận tiện, dễ dàng cho CB,GV,HS và PHHS khi cần tìm hiểu. - Xây dựng và duy trì nề nếp họat động dạy - học và các họat động khác trong nhà trường.Bố trí lịch, tổ chức sinh họat, hội họp sao cho hợp lý, tiết kiệm thời gian mà có hiệu quả cao. - Xây dựng các chính sách bảo đảm sự bình đẳng trong việc hưởng thụ cácquyền lợi vật chất như các điều kiện vật chất phục vụ công tác, sự phù hợp giữa quyền lợi và trách nhiệm, sự cống hiến, phân phối công bằng những phúc lợi tập thểTừng bước hiện đại hóa các trang thiết bị phục vụ công tác của CB.GV. - Quan tâm vấn đề truyền thông trong tổ chức, đảm bảo thông tin thơng suốt, rõ ràng.Thực hiện tốt các biện pháp dân chủ hoá trong nhà trường. Nhà quản lý phải biết chọn lọc, hướng dẫn thông tin đến các thành viên theo cách thích hợp, tránh tình trạng thiếu công khai, rõ ràng dẫn đến sự nghi ngờ hoặc tình trạng nhiễu thông tin. - Trong việc xây dựng bộ máy tổ chức cần đảm bảo các yêu cầu tinh gọn,thiết thực, hiệu quả, linh hoạt,tính kinh tế; phân cấp, phân quyền hợp lý trong khuôn khổ pháp luật theo nguyên tắc: phân định rõ trách nhiệm,quyền hạn và nghĩa vụ của từng thành viên trong bộ máy quản lý,tránh tình trạng đùn đẩy, dựa dẫm, thiếu trách nhiệm hoặc bao biện, chồng chéo công việc của nhau. ---------------------------------------------------------------------------------- TÀI LIỆU THAM KHẢO: 1- PTS. Nguyễn Thị Doan, Đỗ Minh Cương,Phương Kỳ Sơn.Các học thuyết quản lý.NXB.Chính trị quốc gia. Hà Nội-1996. 2- TS. Nguyễn Văn Đáng, Vũ Xuân Hương.Văn hóa & Nguyên lý quản trị.NXB. Thống kê – 1996 3- Nguyễn Hữu Lam,MBA ( Biên soạn ).Hành vi tổ chức ( Organizational behavior ).NXB. Giáo dục – 1996 4- Michel Amiel,Francis Bonnet,Joseph Jacobs. Quản lý hành chính- Lý thuyết và thực hành ( sách tham khảo ). NXB.Chính trị quốc gia . Hà Nội – 2000 5- Nguyễn Hữu Thân.Quản trị nhân sự.NXB.Giáo dục – 1995. 6-Quản lý các quá trình xã hội trong xã hội xã hội chủ nghĩa ( tài liệu tham khảo - tập 5 ).NXB. Sách giáo khoa Mác – Lênin.Hà Nội – 1981. 7- Trần Quang Tuệ ( dịch và biên soạn ). Sổ tay người quản lý ( Kinh nghiệm quản lý Nhật Bản ). NXB.Lao động – Hà Nội, 1998.