Vai trò của nhân viên tư vấn học tập trong chương trình đào tạo từ xa: Trường hợp cụ thể tại trường Đại học Trà Vinh

377 VAI TRÒ CỦA NHÂN VIÊN TƯ VẤN HỌC TẬP TRONG CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA: TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH TS. Nguyễn Văn Nguyện ThS. Nguyễn Thanh Thoại Trường Đại học Trà Vinh Tóm tắt Hoạt động đào tạo từ xa có nhiều khác biệt so với các loại hình đào tạo khác như chính quy và vừa làm vừa học, trong đó sự khác biệt về phương pháp học là rất lớn. Học từ xa người học tự học là chính, do đó người học phải có ý chí quyết tâm rất lớn và có kỹ năng tự định hướng, tự học, tự nghiên cứu. Nếu không có hoặc không được bồi dưỡng, hỗ trợ, nhắc nhở kịp thời thì người học rất dễ nản chí và bỏ học giữa chừng. Đây là thực trạng phổ biến trong vấn đề đào tạo từ xa hiện nay và cũng là nguyên nhân dẫn đến số lượng học viên đào tạo từ xa ngày càng giảm sút. Vì vậy, việc xây dựng đội ngũ nhân viên tư vấn học tập nhằm theo dõi, chăm sóc, hỗ trợ học viên từ xa giải quyết những khó khăn, trở ngại, kịp thời giúp người học tăng cường ý chí, động lực để tiếp tục theo học và hoàn thành khóa học đúng hạn là vấn đề hết sức cần thiết trong công tác tổ chức đào tạo từ xa hiện nay. Bài viết này sẽ làm rõ vai trò của nhân viên tư vấn học tập trong việc nâng cao kết quả học tập và duy trì sĩ số lớp học thông qua kết quả quan sát thực nghiệm. Từ khóa: đào tạo từ xa, nhân viên tư vấn học tập. 1. Đặt vấn đề Đào tạo từ xa (ĐTTX) là hình thức đào tạo đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển nguồn nhân lực, góp phần thực hiện sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đại hóa, đất nước và góp phần hình thành xã hội học tập. Đánh giá đúng vai trò và tầm quan trọng của ĐTTX như trên, Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương, đường lối rất rõ ràng về phát triển ĐTTX. Nghị quyết số 29-NQ/TW, ngày 04/11/2013 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa XII) xác định: “Hoàn thiện mạng lưới cơ sở giáo dục thường xuyên và các hình thức học tập, thực hành phong phú, linh hoạt, coi trọng tự học và giáo dục từ xa”. Trên cơ sở đó, Đề án “Phát triển đào tạo từ xa giai đoạn 2015 - 2020”, được phê duyệt theo Quyết định số 1559/QĐ-TTg ngày 10/9/2015 của Thủ tướng Chính phủ “Xây dựng và hoàn thiện chính sách phát triển ĐTTX nhằm nâng cao chất lượng chương trình ĐTTX cấp văn bằng và khuyến khích các cơ sở giáo dục áp dụng công nghệ ĐTTX tiên tiến”. Thụ hưởng từ những chủ trương đường lối đúng đắn nêu trên của Đảng và Nhà nước, trong những năm qua 378 ĐTTX đã góp phần thực hiện bình đẳng trong giáo dục, tạo cơ hội cho người dân ở mọi miền đất nước có cơ hội học tập suốt đời, khắc phục những khó khăn về khoảng cách địa lý giữa người học với người dạy, cơ sở đào tạo. Người học tận dụng nhiều kênh thông tin để tiếp cận tri thức, cơ sở đào tạo bớt được phần chi phí xây dựng lớp học. Mặc dù vậy, trong vài năm gần đây tình hình tuyển sinh hình thức đào tạo từ xa ngày càng giảm sút. Qua báo cáo tổng hợp “Đánh giá thực trạng đào tạo từ xa ở Việt Nam hiện nay và đề xuất một số giải pháp đảm bảo chất lượng” của Bộ Giáo dục và Đào tạo tại Hội thảo “Nâng cao chất lượng đào tạo từ xa theo xu thế phát triển của khu vực và thế giới” (Bộ GD&ĐT, 2017) quy mô học viên giảm đáng kể, từ 161.047 học viên (tháng 10/2012) giảm xuống còn 70.425 học viên (10/2016). Tại hội thảo, các chuyên gia cũng đưa ra nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng số lượng đào tạo từ xa giảm mạnh, trong đó có các nguyên nhân cơ bản sau: - Đối tượng tuyển sinh phần lớn là những người còn khó khăn, chưa có điều kiện đi học thuộc các địa bàn vùng sâu, vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn. Tại các tỷnh, thành phố lớn, đối tượng tuyển sinh là những người đã đi làm, những người phải dành thời gian cho công việc hoặc gia đình. - Người học thiếu mục tiêu học tập đúng đắn, thiếu kinh nghiệm và phương pháp học từ xa. - Đa số người học bắt đầu học từ xa mà không có hoặc có rất ít kỹ năng cơ bản cho việc tự định hướng và kỹ năng tự học, tự nghiên cứu. - Gặp khó khăn, trở ngại trong học tập, thiếu sự hỗ trợ kịp thời từ đơn vị tổ chức đào tạo dẫn đến thiếu ý chí học tập và bỏ học giữa chừng. Qua thực tế nhiều năm triển khai chương trình đào tạo từ xa của Nhà trường và qua các báo cáo về việc triển khai tổ chức đào tạo từ xa của Trường Đại học Trà Vinh giai đoạn 2008 – 2013 và giai đoạn 2013 – 2016, có từ 25% đến 30% người học không hoàn thành mục tiêu học tập của mình và phải bỏ học giữa chừng. Mặt khác, 85% học viên thuộc chương trình đào tạo từ xa của Nhà trường là những người đã đi làm, do đó cũng gặp phải những khó khăn nhất định nêu trên. Từ thực tế đó, đến năm 2015 Nhà trường đã xây dựng đội ngũ tư vấn học tập nhằm thường xuyên giữ mối liên lạc với người học để nắm bắt những khó khăn và hỗ trợ kịp thời giúp người học vượt qua những trở ngại và duy trì động lực học tập. Bài viết này trình bày về vai trò của nhân viên tư vấn học tập trong việc chăm sóc và hỗ trợ học viên từ xa tại Trường Đại học Trà Vinh. 2. Nội dung Do đặc thù về cách dạy và học của phương thức triển khai đào tạo từ xa so với 379 đào tạo chính quy nên nhiệm vụ của nhân viên tư vấn học tập (NVTVHT) chương trình đào tạo từ xa được Nhà trường quy định rất khác so với nhiệm vụ của cố vấn học tập của chương trình đào tạo chính quy, đó là: nhân viên tư vấn học tập không tư vấn, giải đáp các vấn đề liên quan đến nội dung kiến thức môn học như cán bộ cố vấn học tập. Những vấn đề liên quan đến nội dung kiến thức môn học đã có giảng viên chuyên môn được phân công phụ trách giải đáp trực tiếp qua những buổi ôn tập trên lớp và trên diễn đàn môn học trực tuyến. 2.1. Định nghĩa nhân viên tư vấn học tập Nhân viên tư vấn học tập là người tư vấn và hỗ trợ học viên phát huy tối đa khả năng tự học, tự nghiên cứu và rèn luyện, tư vấn cho học viên lựa chọn đăng ký học phần phù hợp để đáp ứng mục tiêu học tập, theo dõi quá trình học tập và rèn luyện của học viên để nhắc nhở, động viên tham gia học tập trực tuyến, tư vấn học viên điều chỉnh kế hoạch học tập cá nhân kịp thời để học viên hoàn thành tốt môn học và khóa học đúng tiến độ đề ra. 2.2. Nhiệm vụ nhân viên tư vấn học tập Đội ngũ nhân viên tư vấn học tập được Nhà trường tổ chức đào tạo, huấn luyện và đánh giá nhằm đáp ứng tiêu chuẩn thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Nhân viên tư vấn học tập có nhiệm vụ nghiên cứu, nắm vững mục tiêu giáo dục, nội dung chương trình, phương pháp đào tạo, quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo, quy định, nội quy của trường về học tập, rèn luyện công tác học viên của trường; thường xuyên cập nhật những thay đổi, bổ sung trong quy chế, quy định, nội quy để tư vấn, hỗ trợ giúp đỡ học viên trong quá trình học tập, rèn luyện tại trường. - Nắm rõ chức năng, nhiệm vụ các đơn vị liên quan trong công tác quản lý học viên để hướng dẫn học viên cách tìm hiểu thông tin, liên hệ công việc đúng kênh, đúng việc, đúng đối tượng. - Tư vấn cho học viên cách thức xây dựng kế hoạch học tập cho toàn khóa học; hướng dẫn học viên đăng ký học phần ở từng đợt học để hoàn thành kế hoạch học tập. - Thông qua tình hình, kết quả học tập của học viên để tư vấn, hướng dẫn học viên trong việc đăng ký, điều chỉnh kế hoạch học tập cho phù hợp với năng lực và hoàn cảnh. - Thường xuyên theo dõi, nhắc nhở học viên tham gia học tập, luyện tập, trao đổi thảo luận với giảng viên phụ trách môn học, với nhóm học tập trên hệ thống học tập trực tuyến. - Hướng dẫn, khuyến khích, tạo điều kiện cho học viên tham gia các hoạt động học tập, nghiên cứu khoa học, các hoạt động văn, thể, mỹ lành mạnh, bổ ích. 380 3. Thực trạng nhân viên tư vấn học tập trong việc giúp học viên vượt qua những khó khăn trong việc tự học, tự nghiên cứu khi theo học chương trình đào tạo trực tuyến từ xa tại Nhà trường 3.1. Phương pháp tổ chức thực hiện Người học sau khi có quyết định trúng tuyển và nhập học được Nhà trường hình thành lớp học và hướng dẫn nhập môn cẩn thận để người học nắm được cơ bản về phương pháp học trực tuyến từ xa và phương pháp tự học tự nghiên cứu. Mỗi lớp học được Nhà trường tổ chức chia nhóm học tập và phân công nhân viên tư vấn học tập theo dõi quá trình học tập của lớp trong suốt khóa học. Nhân viên tư vấn học tập thực hiện tốt nhiệm vụ được phân công theo đúng chức năng và quyền hạn tư vấn học viên đảm bảo theo đúng quy trình chăm sóc và hỗ trợ học tập cụ thể như sau: Chú thích: T: ngày thi; -: trước ngày thi; + sau ngày thi Bảng 1. Quy trình chăm sóc và hỗ trợ học tập cho học viên STT Thời hạn Nội dung công việc Người thực hiện Kết quả công việc 1 T-30 - Cấp quyền tham gia khóa học cho học viên - Thiết kế kế hoạch học tập môn học và đăng tải vào khóa học NVTVHT - Khóa học có đầy đủ các nội dung - Cấp quyền đầy đủ cho học viên - Kế hoạch học tập hợp lý, khoa học để học viên tự học, tự nghiên cứu 2 T-21 - Kiểm tra tình trạng học viên học tập và luyện tập trực tuyến của học viên - Gửi Email và gọi điện nhắc nhở học viên ít hoặc chưa tham gia học tập trực tuyến NVTVHT Danh sách kèm theo thông tin tình trạng của học viên chưa tham gia học tập và luyện tập trực tuyến 3 T-14 - Tổng hợp dữ liệu điểm quá trình (bảng tạm thời) - Gọi điện nhắc nhở các học viên chưa đăng nhập, tìm hiểu nguyên nhân, đưa ra giải pháp phù hợp NVTVHT - Dữ liệu điểm quá trình được tổng hợp chính xác - Hỗ trợ kịp thời, ghi nhận đầy đủ thông tin học viên cần hỗ trợ 381 STT Thời hạn Nội dung công việc Người thực hiện Kết quả công việc 4 T-7 - Tổng hợp dữ liệu điểm quá trình (bảng chính thức) - Tiếp nhận phản hồi, điều chỉnh phù hợp (nếu có) NVTVHT - Dữ liệu điểm quá trình được tổng hợp chính xác có ghi chú cấm thi do thiếu điểm chuyên cần. - Gửi Email điểm quá trình học viên đúng thời gian 5 T-1 Gửi Email nhắc nhở học viên lưu ý về thời gian thi và lưu ý thực hiện quy chế thi NVTVHT Ghi nhận những phản hồi của học viên trước thi (nếu có) 6 T Tổng hợp số lượng học viên tham gia dự thi kết thúc học phần dựa trên báo cáo nhanh của thư ký điểm thi NVTVHT Danh sách học viên vắng thi và học viên vi phạm quy chế thi (nếu có) 7 T + 1 Căn cứ vào báo cáo số lượng dự thi gọi điện thoại tìm hiểu nguyên nhân và tư vấn cho các trường hợp vắng thi, vi phạm quy chế thi (nếu có) NVTVHT Tư vấn, hỗ trợ kịp thời, có hiệu quả. Tạo điều kiện cho học viên vắng thi thi lại hoặc đăng ký học lại theo nhu cầu, hạn chế trường hợp học viên bỏ học 8 T + 15 Gửi Email bảng điểm tổng kết cho học viên NVTVHT Có điểm quá trình, điểm thi và điểm tổng kết môn 3.2. Kết quả quan sát thực nghiệm 3.2.1. Dữ liệu quan sát Nhằm đảm bảo tính khách quan của dữ liệu quan sát đối chứng và thực nghiệm, chúng tôi tiến hành quan sát dựa trên dữ liệu hệ thống quản lý đào tạo lưu trữ của ngành Luật và Kế toán cho cả khóa 2014 và 2015 (mỗi khóa 4 lớp). Trong đó, quan sát 407 học viên trúng tuyển nhập học của khóa 2014 là nhóm học viên chưa áp dụng việc phân công nhân viên tư vấn học tập được xem là nhóm đối chứng và 355 học viên trúng tuyển nhập học của khóa 2015 được Nhà trường phân công nhân viên tư vấn học tập ngay từ đầu khóa học được xem là nhóm thực nghiệm và chúng tôi quan sát từ đợt học thứ nhất đến đợt học thứ tư của hai khóa. Nghiên cứu tập trung kiểm nghiệm các kết quả như sau: 382 3.2.2. Kết quả học tập và tỷ lệ học viên duy trì khóa học Chỉ số dùng để Nhà trường đo lường tính hiệu quả của đội ngũ nhân viên tư vấn học tập đối với học viên từ xa là: tỷ lệ học viên đủ điều kiện dự thi; kết quả học tập học phần và tỷ lệ học viên duy trì khóa học tiếp theo, cụ thể như sau: - Quy định đào tạo từ xa theo học chế tín chỉ, ở cùng một học kỳ các học viên có số tín chỉ tích lũy khác nhau, do đó chúng tôi không sử dụng điểm trung bình chung tích lũy để quan sát mà chúng tôi quan sát trên hai chỉ số cho phần kết quả học tập: + Tỷ lệ học viên được dự thi: theo quy định của Nhà trường mỗi học viên phải đạt điểm quá trình từ 2.0 điểm trở lên mới đủ điều kiện dự thi kết thúc học phần. Do đó, tỷ lệ này sẽ đo lường hiệu quả của việc nhân viên tư vấn nhắc nhở học viên tăng cường luyện tập để tích lũy điểm chuyên cần trong quá trình học tập. + Kết quả học tập học phần: theo quy định đào tạo tín chỉ điểm 7.0 là mức điểm khá. Do đó, chúng tôi dùng mức điểm này để đo lường hiệu quả tự học, tự nghiên cứu trong học tập của học viên thông qua việc theo dõi nhắc nhở học viên thường xuyên học tập trực tuyến của đội ngũ nhân viên tư vấn học tập. - Tỷ lệ học viên duy trì khóa học tiếp theo: nhằm đánh giá tính hiệu quả của công tác chăm sóc học viên giúp hạn chế tình trạng học viên bỏ học giữa chừng. 3.2.3. Kết quả đạt được Bảng 2. Kết quả quan sát thực nghiệm Nội dung quan sát 2014 (nhóm đối chứng) 2015 (nhóm thực nghiệm) % học viên đủ điều kiện dự thi kết thúc học phần 65.8% 80.46% % học viên có điểm các môn từ khá (7.0 điểm) trở lên 56.97% 73.05% % học viên duy trì khóa học tiếp theo 73% 84.8% Kết quả bảng trên cho thấy, 80.46% học viên của nhóm thực nghiệm đủ điều kiện dự thi kết thúc học phần do tích lũy đủ điểm chuyên cần so với nhóm đối chứng là 65.8%, tăng 14.66%. Do được NVTVHT chăm sóc, hỗ trợ nhiệt tình nên học viên nhóm thực nghiệm ít bị cấm thi dẫn đến tỷ lệ học viên có điểm tổng kết môn học từ 7.0 điểm trở lên của nhóm thực nghiệm là 73.05%, trong khi tỷ lệ này của nhóm đối chứng là 56.97%, tăng 16.08%. Chính vì đạt được kết quả học tập tốt nên đã tạo thêm ý chí cho học viên, góp phần nâng cao tỷ lệ học viên duy trì khóa học tiếp theo, 383 tỷ lệ này ở nhóm thực nghiệm là 84.8% trong khi nhóm đối chứng là 73%, tăng 11.8%. Phân tích kết quả quan sát thực nghiệm đã chỉ ra rằng việc xây dựng đội ngũ tư vấn học tập cho học viên đào tạo từ xa của Nhà trường đã mang lại hiệu quả đáng kể, góp phần làm giảm số lượng học viên bỏ học giữa chừng. Từ đó, càng cho thấy vai trò không thể thiếu của đội ngũ tư vấn học tập trong quá trình tổ chức đào tạo chương trình từ xa của Nhà trường hiện nay. 3.2.4. Kinh nghiệm cũng như các công việc cần lưu ý trong quá trình triển khai đội ngũ tư vấn và chăm sóc học tập Nhân viên tư vấn học tập cần: - Nắm kỹ thông tin người học dựa trên thông tin hồ sơ đầu vào để biết được đặc điểm cá nhân và công việc của người học. - Tạo mối quan hệ mật thiết với người học do mình quản lý để thuận lợi trong trao đổi, chia sẻ thông tin. - Kết nối thường xuyên với người học để nắm bắt tiến độ học tập và kịp thời giải quyết những khó khăn cho học viên. - Cầu thị và lắng nghe ý kiến đóng góp của người học để phản ánh lại cho Nhà trường kịp thời điều chỉnh nhằm đáp ứng tốt nhu cầu của người học. - Xem người học là người bạn, là đối tác thân thiện trong mọi hoạt động đào tạo và tư vấn học tập 4. Kết luận Để làm tốt công tác đào tạo từ xa, ngoài việc các trường xây dựng chương trình đào tạo, học liệu đào tạo, đội ngũ giảng viên thì việc chăm sóc và hỗ trợ học viên giữ vai trò không kém phần quan trọng. Học viên sẽ gặp khó khăn trong học tập khi chưa được quan tâm và giúp đỡ kịp thời. Hơn thế nữa, trong thực tế đã có một số lượng lớn học viên phải bỏ học, ảnh hưởng đến tâm lý học viên, gia đình, gây lãng phí thời gian và tiền bạc trong bối cảnh kinh tế còn gặp nhiều khó khăn như hiện nay. Do đó, từ kết quả quan sát thực nghiệm trên cho thấy vai trò không nhỏ của nhân viên tư vấn học tập trong việc góp phần nâng cao thành tích học tập và duy trì sĩ số lớp học trong quá trình đào tạo từ xa của Nhà trường là một minh chứng. 384 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ Giáo dục và Đào tạo (2017). Kỷ yếu Hội thảo nâng cao chất lượng đào tạo từ xa theo xu thế phát triển của khu vực và thế giới. 2. Đảng Cộng sản Việt Nam (2013). Nghị quyết số 29-NQ/QĐ ngày 04 tháng 11 năm 2013 của Hội nghị lần thứ tám, Ban chấp hành Trung ương khóa XI về việc Đổi mới căn bản toàn diện giáo dục và đào tạo. 3. Nguyễn Thùy Vân (2013), Kinh nghiệm xây dựng đội ngũ cố vấn học tập ở các Trường Đại học Mở Malaysia và liên hệ thực tiễn trong đào tạo hệ vừa làm vừa học ở Việt Nam. 4. Thủ tướng Chính phủ (2015), Đề án “Phát triển đào tạo từ xa giai đoạn 2015 - 2020”, được phê duyệt theo Quyết định số 1559/QĐ-TTg ngày 10/9/2015 của Thủ tướng Chính phủ “Xây dựng và hoàn thiện chính sách phát triển ĐTTX nhằm nâng cao chất lượng chương trình ĐTTX cấp văn bằng và khuyến khích các cơ sở giáo dục áp dụng công nghệ ĐTTX tiên tiến”. 5. Trường Đại học Trà Vinh (2013), Báo cáo Tổng kết công tác triển khai đào tạo từ xa giai đoạn 2008 – 2013. 6. Trường Đại học Trà Vinh (2016), Báo cáo Tổng kết công tác triển khai đào tạo từ xa giai đoạn 2013 – 2016.