Vốn lưu động của doanh nghiệp

VỐN LƯU ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP I- KHÁI NIỆM VỐN LƯU ĐỘNG Muốn tiến hành sản xuất kinh doanh ngoài tư liệu lao động các doanh nghiệp còn phải có đối tượng lao động và sức lao động. Trong nền sản xuất hàng hóa tiền tệ các DN phải dùng tiền để mua sắm đối tượng lao động và trả lương cho công nhân viên, do đó phải ứng trước một số vốn cho mục đích này. Đối tượng lao động khi tham gia quá trình sản xuất không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, bộ phận chủ yếu của đối tượng lao động sẽ thông qua quá trình chế biến hợp thành thực thể của sản phẩm bộ phận khác sẽ hao phí mất đi trong quá trình sản xuất đến chu kì sản xuất sau lại phải có loại đối tượng lao động khác. Do đặc điểm trên giá trị của đối tượng lao động được chuyển dịch toàn bộ ngay một lần vào sản phẩm mới và được bù lại khi giá trị sản phẩm được tiêu thụ. Số vốn ứng trước về đối tượng lao động vì luân chuyển giá trị toàn bộ một lần vào SP mới được gọi là vốn lưu động. Như vậy, vốn lưu động bao gồm số vốn ứng trưước về đối tượng lao động và tiền lương. Trong quá trình vận động vốn lưu động tồn tại dưới các hình thái như : nguyên vật liệu ở khâu dự trữ sản xuất, sản phẩm đang cế tạo ở khâu sản xuất, thành phẩm, hàng hóa, tiền tệ ở khâu lưu thông. Đối tượng lao động trong DN được biểu hiện thành hai bộ phận là những vật tư dự trữ nằm ở kho của DN và bộ phận khác là những vật tư đang trong quá trình chế biến (sản phẩm đang chế tạo,bán thành phẩm tự chế) Hai bộ phận này từ hình thái hiện vật của nó gọi là TS lưu động. Tài sản lưu động phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất gọi là tài sản lưu động sản xuất. Mặt khác, DN sau khi sản xuất ra sản phẩm không thể chuyển bán ngay cho đơn vị mua mà còn phải làm một số công việc như : chọn lọc, phân loại, đóng gói, tích luỹ thành lô, thanh toán với khách hàng v.v... nên hình thành một khoản vật tư và tiền tệ (thành phẩm, vốn bằng tiền, khoản phải trải, hàng hóa mua ngoài ...). Những khoản vật tư và tiền tệ phát sinh trong quá trình lưu thông gọi là tài sản lưu thông. Do tính chất liên tục của quá trình SX dẫn đến sự cần thiết DN nào cũng phải có một số vốn nhất định để mua sắm tài sản lưu động SX và tài sản lưu thông, 2 loại tài sản lưu động này thay thế nhau vận động không ngừng để quá trình SX được tiến hành thuận lợi. Số vốn ứng trước về tài sản lưu động SX và tài sản lưu động lưu thông gọi là vốn lưu động của DN. Trong quá trình tái SX vốn lưu động của DN luôn chuyển hóa từ giai đoạn này sang giai đoạn khác. Từ lĩnh vực SX sang lĩnh vực lưu thông và ngược lại. Giá trị của các tài sản vận động không ngừng gọi là sự tuần hoàn của vốn lưu động. - Giai đoạn đầu tiên của vòng tuần hoàn (T-H) là giai đoạn dự trữ. Đây là giai đoạn cung ứng vật tư kỹ thuật được thực hiện thông qua hình thức tiền tệ. Để đảm bảo cho quá trình SX một cách có kế hoạch DN phải có một lượng vốn đủ dự trữ một khối lượng vật tư cần thiết. - Giai đoạn thứ hai của vòng tuần hoàn (H … SX …. H’) là giai đoạn SX. Nhờ được kết hợp với sức lao động, toàn bộ giá trị của tài sản lưu động SX đã chuyển dịch vào SP hoàn thành. - Giai đoạn thứ ba (H’ – T’) là giai đoạn lưu thông. Trong giai đoạn này giá trị của các tài sản được chuyển về hình thái tiền tệ. Do sự chuyển hóa không ngừng nên vốn lưu động có những đặc điểm là luôn thay đổi hình thái khác nhau như : Vật tư dự trữ đó là : Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, bao bì, công cụ dụng cụ v.v... Trong lĩnh vực SX là SP dở dang, bán thành phẩm tự chế, chi phí chờ phân bổ. Trong lĩnh vực lưu thông là thành phẩm, vốn tiền tệ, vốn trong thanh toán ….. Mặt khác vốn lưu động chuyển giá trị toàn bộ ngay trong một lần và hoàn thành một vòng tuần hoàn sau một chu kỳ SX. Vốn lưu động là điều kiện vật chất không thể thiếu được trong quá trình SXKD của DN. Để quá trình SXKD được liên tục DN phải có đủ vốn để đảm bảo cho các khâu dự trữ – SX và lưu thông. Mặt khác vốn lưu động còn là công cụ phản ánh và kiểm tra quá trình vận động của vật tư vốn lưu động nhiều hay ít là phản ánh số lượng vật tư hàng hóa dự trữ ở các khâu nhiều hay ít. Ngoài ra vốn lưu động luân chuyển nhanh hay chậm còn phản ánh số lượng vật tư sử dụng tiết kiệm hay không, thời gian nằm ở khâu SX và lưu thông có hợp lý hay không. II- NỘI DUNG VÀ KẾT CẤU VỐN LƯU ĐỘNG 1. Phân loại vốn lưu động Vốn lưu động (VLĐ) là bộ phận rất quan trọng trong quá trình SX và lưu thông, nếu DN đảm bảo đầy đủ và kịp thời nhu cầu vốn cho SX, tiết kiệm vốn, phân bổ vốn hợp lý trong các giai đoạn luận chuyển, tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn thì với số vốn ít nhất có thể đạt hiệu qủa kinh tế cao nhất. Để quản lý vốn lưu động được tốt cần tiến hành phân loại VLĐ theo các căn cứ sau : a. Căn cứ vai trò của VLĐ trong quá trình SX : Phân VLĐ thành các dạng sau a1/ VLĐ nằm trong quá trình dự trữ SX - Vốn nguyên vật liệu chính : là số tiền biểu hiện giá trị các loại vật tư dự trữ cho SX. Khi tham gia vào SX các loại vật tư này hợp thành thực thể chủ yếu của SP. Ví dụ : Trong XNCN đó là : sắt thép, nhôm, đồng, bông, đường, sữa ... Trong nông nghiệp : giống cây trồng, thức ăn gia súc, phân bón ….. Trong xây dựng : Xi măng, gạch, thép cán …. - Vốn vật liệu phụ là giá trị những vật tư dự trữ cho SX có tác dụng giúp cho việc hình thành SP hoặc làm cho SP bền và đẹp hơn nhưng không hợp thành thực thể của SP như : Dầu mỡ, vật liệu dùng để sơn, mạ đánh bóng .... - Vốn nhiên liệu : Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ nhưng lượng tiêu hao tương đối lớn, lại khó bảo quản cho nên tách riêng thành một loại để dễ quản lý. - Vốn phụ tùng thay thế : Gồm những phụ tùng, linh kiện dự trữ để thay thế mỗi khi sửa chữa TSCĐ. - Vốn bao bì đóng gói : Là giá trị những bao bì, vật liệu dùng để đóng gói trong quá trình SX và tiêu thụ SP như : Hộp sắt, chai lọ, hòm gỗ... - Vốn công cụ lao động nhỏ : Là giá trị những loại công cụ có giá trị thấp và thời gian sử dụng ngắn. - Bán thành phẩm mua ngoài : Thực chất nó là nguyên vật liệu chính của XN đó. Ví dụ XN dệt thay vì mua nguyên vật liệu chính là bông thì DN lại mua trực tiếp là sợi. a2/ VLĐ nằm trong quá trình SX : Bao gồm các khoản vốn sau - Vốn SP đang chế tạo : Là giá trị những SP dở dang đang trong quá trình chế tạo hoặc đang nằm trên các địa điểm làm việc đợi chế biến tiếp. Ví dụ : Trong XN dệt thì sợi trên máy dệt, XN cơ khí thì chi tiết máy đang gia công ... Trong nông nghiệp là chi phí trồng trọt, chi phí chăn nuôi dở dang, súc vật nhỏ và nuôi béo. - Vốn bán thành phẩm tự chế : Là giá trị những SP dở dang nhưng nó đã hoàn thành ở một giai đoạn chế biến nhất định. Ví dụ : Trong XN dệt đó là sợi, trong XN cơ khí đó là những chi tiết SP. - Vốn về chi phí chờ phân bổ : Là những chi phí chi trong kỳ nhưng chưa tính vào giá thành trong kỳ mà sẽ phân bổ dần vào giá thành các kỳ sau. Ví dụ : Chi phí chế thử SP mới, chi phí sửa chữa lớn TSCĐ ... a3/ VLĐ nằm trong quá trình lưu thông : Bao gồm các khoản vốn sau : - Vốn thành phẩm : Là giá trị số SP đã nhập kho và một số công việc chọn lọc, đóng gói ... Để chuẩn bị tiêu thụ. - Vốn hàng hóa mua ngoài : Là giá trị những SP mua từ bên ngoài đem bán cùng với thành phẩm của DN. - Vốn hàng hóa xuất ra nhờ ngân hàng thu hộ : Là giá trị số hàng hóa đã giao cho khách hàng nhưng phương thức thanh toán theo uỷ nhiệm thu. - Vốn tiền tệ bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gởi ngân hàng. - Vốn trong thanh toán là những khoản phải trả, tạm ứng phát sinh trong quá trình mua bán hàng hoặc thanh toán nội bộ. Theo cách phân loại này thấy được tỷ trọng VLĐ nằm trong các khâu dự trữ – SX và lưu thông. Nếu VLĐ nằm trong lĩnh vực SX càng lớn thì hiệu quả kinh tế trong việc sử dụng VLĐ càng cao. b. Căn cứ theo hình thái biểu hiện của VLĐ : Phân thành hai loại : - Vốn vật tư hàng hóa : Bao gồm nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, bao bì thành phẩm, hàng hóa mua ngoài ... Những khoản vốn này luân chuyển theo quy luật nhất định căn cứ vào nhiêm vụ SX, định mức tiêu hao, điều kiện SX và tiêu thụ của DN để xác định mức dự trữ cho hợp lý - Vốn tiền tệ : Gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gởi ngân hàng, vốn trong thanh toán … Các khoản vốn này nằm trong lĩnh vực lưu thông luôn biến động, luân chuyển không theo một quy luật nhất định, các khoản vốn này không trực tiếp tham gia vào SX nên nó càng luân chuyển nhanh càng tốt. c. Căn cứ theo nguồn hình thành VLĐ : Phân thành các loại sau : - Nguồn vốn chủ sở hữu : Bao gồm nguồn vốn từ NSNN cấp hoặc có nguồn gốc từ NSNN như : các khoản chênh lệch giá, các khoản phải nộp nhưng được để lại (đối với DNNN), vốn do xã viên, cổ đông đóng góp, vốn do chủ DN tư nhân bỏ ra (đối với công ty cổ phần, các hợp tác xã, các DN tư nhân). VLĐ được bổ sung từ lợi nhuận, vốn do phát hành cổ phiếu trái phiếu, vốn góp liên doanh, liên kết ... - Nguồn vốn đi vay : Nguồn vốn vay là yếu tố quan trọng giúp DN đáp ứng đầy đủ vốn trong các giai đoạn của quá trình SX và lưu thông. DN có thể lựa chọn các hình thức vay hợp ký và hợp pháp như vay ngân hàng, vay các tổ chức tín dụng, vay cá nhân trong và ngoài nước ……. Phân loại theo cách này giúp DN lựa chọn đối tượng huy động vốn tối ưu nhằm đáp ứng nhu cầu vốn cho SX KD. Sự biến động của các nguồn vốn so với tổng nguồn vốn là căn cứ để các nhà quản lý lựa chọn và quyết định phương án đầu tư. 2. Kết cấu vốn lưu động : Kết cấu VLĐ là tỷ trọng gữa các loại vốn chiếm trong số VLĐ. Ở những DN khác nhau thì kết cấu VLĐ cũng khác nhau. Việc nghiên cứu kết cấu VLĐ giúp ta thấy được việc phân bổ VLĐ giữa các giai đoạn đã hợp lý chưa để từ đó có những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong từng điều kiện cụ thể của mỗi DN. Những nhân tố ảnh hưởng đến kết cấu vốn lưu động gồm các nhân tố sau : - Nhân tố về mặt SX : Những DN có quy mô SX, tính chất SX, trình độ SX, quy trình công nghệ khác nhau thì tỷ trọng VLĐ ở từng khâu cũng khác nhau. Ví dụ : XN chế biến thì tỷ trọng vốn vật tư hàng hóa chiếm tỷ trọng lớn. Trong khi đó XN khai thác thì VLĐ không có khoản mục nguyên vật liệu chính. - Nhân tố về mặt cung tiêu : Trong SXKD việc cung ứng vật tư do nhiều đơn vị cung cấp, do vậy đơn vị cung cấp nguyên vật liệu càng gần thì vốn dự trữ càng ít. Mặt khác khối lượng tiêu thụ SP mỗi lần nhiều hay ít, khoảng cách giao hàng dài hay ngắn, phương tiện vận chuyển thô sơ hay hiện đại đều ảnh hưởng đến tỷ trọng vốn thành phẩm và hàng hóa mua ngoài. - Nhân tố về mặt thanh toán : Sử dụng phương thức thanh toán khác nhau thì vốn chiếm dùng trong quá trình thanh toán cũng khác nhau. Do vậy việc lựa chọn thể thức thanh toán hợp lý, đôn đốc và giải quyết kịp thời những vấn đề về thủ tục thanh toán có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tăng, giảm VLĐ chiếm dùng ở khâu này. III- XÁC ĐỊNH NHU CẦU VLĐ ĐẢM BẢO CHO QÚA TRÌNH SXKD CỦA DN 1. Ý nghĩa và nguyên tắc xác định nhu cầu VLĐ Muốn SXKD một khối lượng SP nhất định cần có một lượng vốn lưu động tương ứng để dự trữ những tài sản lưu động cần thiết cho nhu cần SX của DN. Nếu lượng VLĐ quá ít thì dự trữ vật tư ở mức thấp không đủ cho SX dẫn đến tình trạng ngừng SX. Nếu lượng VLĐ quá lớn sẽ dư thừa vật tư, ứ đọng, lãng phí vốn. Vì vậy chỉ cần dự tính trước một lượng VLĐ cần thiết tối thiểu để đầu tư vào dự trữ nguyên liệu, vật liêu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, bao bì, vật rẻ tiền mau hỏng, SP dở dang, thành phẩm, bán thành phẩn mua ngoài …..đáp ứng cho SX hoạt động bình thường và liên tục. Do vậy việc xác định nhu cầu VLĐ có một ý nghĩa rất quam trọng : - Đảm bảo cho quá trình SX và lưu thông của DN được tiến hành liên tục đồng thời tránh ứ đọng lãng phí vốn. - Là cơ sở để tổ chức nguồn vốn hợp lý hợp pháp đáp ứng kịp thời nhu cầu VLĐ của DN. - Để sử dụng tiết kiệm, hợp lý và hiệu quả VLĐ, đồng thời là căn cứ để đánh giá kết quả công tác quản lý VLĐ trong nội bộ DN. Khi xác định nhu cầu VLĐ cần phải quán triệt các nguyên tắc sau : a. Phải xuất phát từ SX, đảm bảo nhu cầu vốn cho SX một cách hợp lý. Bởi vì trong một DN nhưng ở vào những giai đoạn SXKD khác nhau, những thời kỳ khác nhau, do điều kiện SXKD thay đổi, nhu cầu vốn cũng không giống nhau. Vì vậy khi xác định nhu cầu VLĐ cần phải xuất phát từ tình hình thực tế của DN để đảm bảo đủ vốn cho SXKD. b. Thực hành tiết kiêm, cố gắng giảm bớt số lượng vốn chiếm dùng để có thể đảm bảo nhu cầu cho SX với số vốn thấp nhất. Trong quá trình xác định nhu cầu VLĐ cần phải phân tích tình hình thực tế việc cung cấp phân phối và tiêu thụ, phát hiện những vấn đề tồn tại để sử lý kịp thời các khoản dư trữ vật tư, kết hợp với các biện pháp cải tiến quản lý nhằm tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn, củng cố và mở rộng các quan hệ hợp tác để rút ngắn thời gian cung cấp, hoàn thiện công tác kinh doanh trên cơ sở cơ giới hóa, tự động hóa, áp dụng các biện pháp bốc dỡ hiện đại nhằm rút ngắn thời gian kiểm nhận và vận chuyển vật liệu để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. c. Đảm bảo cân đối với các bộ phận kế hoạch khác trong DN VLĐ là một bộ phận cấu thành nên nguồn tài chính của DN. Yêu cầu quản lý làm sao xác định được nhu cầu vốn tối thiểu cần thiết của các kế hoạch SX, kế hoạch cung ứng vật tư kỹ thuật, kế hoạch giá thành, kế hoạch tiêu thụ SP. Trên cơ sở đó tổ chức huy động đủ nguồn vốn đảm bảo cho việc thực hiện tốt các kế hoạch nói trên và đề ra yêu cầu sử dụng tiết kiệm vốn trước khi tổng hợp nhu cầu vốn của các kế hoạch. d. Xác định nhu cầu VLĐ cần phải được sự tham gia của các đơn vị trong DN như các phân xưởng, các phòng ban, bộ phận phục vụ, cán bộ công nhân viên trong DN. VLĐ có tác dụng trong một phạm vi rộng suốt chu kỳ kinh doanh của DN, có liên quan hầu hết đến các mặt hoạt động SXKD của DN, từ các hoạt động giao dịch gắn liền với việc dự trữ hàng hóa vật tư, chuyển từ các khoản dự trữ thành các khoản thu qua bán hàng, việc thu tiền và sử dụng tiền mặt để trả các khoản nợ và thế lại số dự trữ đã xuất dùng cho SXKD. Vì vậy mà việc xác định nhu cầu VLĐ có liên quan trực tiếp tới đông đảo cán bộ công nhân viên trong DN. Cho nên khi xác định nhu cầu VLĐ phải thu thập ý kiến đóng góp của các bộ phận có liên quan nếu không việc xác định nhu cầu VLĐ sẽ thiếu cơ sở thực tế, kém tính chính xác. 2. Phương pháp xác định nhu cầu vốn lưu động Việc xác định nhu cầu VLĐ tùy theo đặc điểm SXKD, tùy theo hoàn cảnh cụ thể thực tế của mỗi DN mà lựa chọn phương pháp xác định cho phù hợp với quy mô của DN mình. việc xác định nhu cầu VLĐ có nhiều phương pháp : phương pháp trực tiếp và phương pháp phân tích. Trong chương trình này chúng tôi xin giới thiệu phương pháp xác định nhu cầu VLĐ theo phương pháp trực tiếp. Việc xác định nhu cầu VLĐ chia làm 3 loại lớn : - Vốn dự trữ : gồm các khoản nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vât rẻ tiền mau hỏng ( công cụ dụng cụ nhỏ ), bao bì. - Vốn SX : gồm SP đang chế tạo, bán thành phẩm tự chế, chi phí chờ phân bổ. - Vốn lưu thông : gồm thành phẩm, hàng hóa mua ngoài. 2.1- Xác định nhu cầu VLĐ khâu dự trữ SX a. Xác định nhu cầu VLĐ đối với nguyên vật liệu chính Trong quá trình SXKD cần tiêu hao rất nhiều nguyên vật liệu ( NVL ) chính. những loại NVL chính đó không thể tiêu hao đến đâu mua sắm đến đó mà phải luôn có một số lượng nhất định dự trữ ở kho để đảm bảo cho quá trình SX được liên tục. Xác định nhu cầu vốn đối với NVL chính được tính theo công thức : Vnl = Fn x Nnl Trong đó : Vnl : Là nhu cầu vốn NVL chính kỳ kế hoạch Fn : là phí tổn tiêu hao bình quân mỗi ngày kỳ kế hoạch về NVL chính Nnl : Là số ngày dự trữ hợp lý ( số ngày định mức dự trữ ) về NVL chính kỳ kế hoạch. Trong đó :F là tổng số phí tổn tiêu hao về NVL chính kỳ kế hoạch n là số ngày kỳ kế hoạch : Theo quy ước 1 tháng 30 ngày, 1 quý 90 ngày, 1 năm 360 ngày. Khi xác định nhu cầu vốn phải xác định riêng cho từng thứ NVL chính. Phí tổn tiêu hao kỳ kế hoạch của mỗi thứ NVL chính được xác định dựa vào các nhân tố : Số lượng SP SX, mức tiêu hao NVL chính cho 1 đơn vị SP, đơn giá kế hoạch của NVL chính. ngoài ra nếu trong kỳ kế hoạch có dự kiến dùng một số NVL chính cho việc sửa chữa lớn và chế thử SP mới thì trong tổng số phí tổn tiêu hao về NVL chính kỳ kế hoạch bao gồm cả nhu cầu này. Ví dụ : Giả thiết DN trong năm kế hoạch sản xuất 2 loại SP.A và SP.B, sản lượng SX : SPA : 10.000 cái, SPB : 5.000 cái, định mức tiêu hao NVL chính a cho 1 đơn vị SP.A : 45 kg, SP.B : 30 kg, đơn giá 1 kg NVL chính là 1.500 đồng. Ngoài ra trong năm kế hoạch DN còn dùng NVL chính a vào việc sửa chữa lớn và chế thử SP mới dự kiến khoảng 4.800 kg. Căn cứ vào tài liệu trên xác định số phí tổn tiêu hao bq mỗi ngày kỳ kế hoạch về NVL chính a. Tổng phí tổn tiêu hao NVL chính a kỳ kế hoạch : * Số ngày dự trữ hợp lý NVL chính (Nnl) là số ngày kể từ lúc DN bỏ tiền ra mua NVL chính cho đến lúc đưa NVL chính vào SX. Số ngày này bao gồm : . Số ngày hàng đi trên đường (Ntđ) . Số ngày kiểm nhận (Nkn) . Số ngày cung cấp cách nhau (Ncn) . Số ngày chuẩn bị sử dụng (Ncb) . Số ngày bảo hiểm (Nbh) + Số ngày hàng đi trên đường (số ngày đang vận chuyển) (Ntđ) : Là số ngày kể từ lúc DN trả tiền mua NVL chính cho đến lúc NVL chính về đến DN. Việc xác định số ngày hàng đi trên đường phụ thuộc vào việc áp dụng thể thức thanh toán tiền mua NVL chính. Nếu như NVL chính đến cùng lúc với việc trả tiền hàng hoặc trước lúc trả tiền thì không phải tính số ngày hàng đi trên đường. Trường hợp DN áp thể thức thanh toán uỷ nhiệm thu thì số ngày hàng đi trên đường được tính như sau : Ntđ = Nvc - (Nbđ + Nnh + Nnt) Trong đó : Nvc : Là số ngày vận chuyền hàng Nbđ : Là số ngày bưu điện chuyển chứng từ Nnh : Là số ngày làm thủ tục thanh toán ở ngân hàng hai bên Nnt : Là số ngày nhận trả tiền hàng Trường hợp DN áp dụng thể thức thanh toán thư tín dụng thì số ngày hàng đi trên đường được tính theo công thức : Ntđ = Nvc – (Nbđ + Nnh) Trong thực tế cùng một thứ NVL chính có thể do nhiều đơn vị cung cấp khác nhau. Trong trường hợp này cần xác định số ngày hàng đi trên đường của từng đơn vị cung cấp. Sau đó tính số ngày hàng đi trên đường bq theo phương pháp bq gia quyền. Ví dụ : Tình hình cung cấp NVL chính do 3 đơn vị cung cấp có số ngày hàng đi trên đường qua bảng sau : Đơn vị cung cấp Số lượng cung cấp (Kg) Nvc Nbđ Nnh Nnt Ntđ X 24.000 9 2 2 1 4 Y 12.000 12 3 2 2 5 Z 4.000 5 1 2 1 1 + Số ngày kiểm nhận (Nkn) : Là số ngày cần thiết để làm công việc bốc dỡ, kiểm nhận, nhập kho và ghi phiếu nhập kho sau khi hàng đã đến DN. Số ngày kiểm nhận tùy từng thứ NVLcó thể dài, có thể ngắn. Việc xác định số ngày này căn cứ vào tình hình cụ thể về số lượng hàng đến yêu cầu kiểm nhận, số nhân viên công tác ở kho, và năng suất lao động của số nhân viên đó ... Trong thực tế để đơn giản thủ tục tính toán và để phù hợp với việc hạch toán vật liệu. Số ngày kiểm nhận không tính riêng mà tính gộp với số ngày hàng đi trên đường. Do vậy số ngày hàng đi trên đường bao gồm thời gian kể từ lúc DN trả tiền mua NVL chính cho đến lúc NVL chính được nhập kho. + Số ngày cung cấp cách nhau (Ncn) : Là số ngày cách nhau giữa 2 lần cung cấp NVL chính. Số ngày cung cấp cách nhau là số ngày cơ bản nhất trong số ngày dự trữ hợp lý NVL. Rút ngắn số ngày này có ý nghĩa quan trọng đối với việc giảm bớt vốn dự trữ, tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn vì số ngày cung cấp cách nhau càng ngắn, số lần cung cấp càng nhiều thì số NVL dự trữ hàng ngày càng ít. Xác định số ngày cung cấp cách nhau có thể xác định bằng các phương pháp sau : - Trường hợp hai bên mua bán có hợp đồng cung cấp NVL thì số ngày cung cấp cách nhau được xác định theo số ngày ghi trong hợp đồng. - Trường hợp hai bên mua bán không ký hợp đồng hoặc có hợp đồng nhưng không quy định số ngày cung cấp cách nhau và số lượng cung cấp mỗi lần thì phải dựa vào số liệu thống kê kỳ trước tìm ra số ngày cung cấp cách nhau thực tế các lần trước, sau đó tính số ngày cung cấp cách nhau bình quân (Ncc) theo phương pháp bq gia quyền. Ví dụ : Có số liệu về tình hình cung cấp NVL (a) trong năm báo cáo của 1 DN X như sau : Ngày, tháng Số lượng nhập kho (Kg) Số ngày cung cấp cách nhau thực tế 9/1 200 1/12 ® 9/1 : 39 20/2 300 9/1 ® 20/2 : 42 31/3 500 20/2 ® 31/3 : 39 20/5 400 31/3 ® 20/5 : 50 19/6 100 20/5 ® 19/6 : 30 26/7 200 19/6 ® 26/7 : 37 13/9 300 26/7 ® 13/9 : 49 Biết rằng chuyến hàng đến cuố