Vượt qua trở ngại với truyền thông xã hội

Vượt qua trở ngại với truyền thông xã hội Ít ai nhận ra chúng ta quá thiếu các hình thức tạo ấn tượng với đối tượng tiếp nhận thông tin; còn quá nhiều trở ngại và đang rất cần các nhà quản lý đứng ra tháo gỡ bế tắc. Dẫu biết rằng nhiệm vụ của các phương tiện truyền thông là thu hút được sự quan tâm của công chúng nhưng ít ai nhận ra chúng ta quá thiếu các hình thức tạo ấn tượng với đối tượng tiếp nhận thông tin; còn quá nhiều trở ngại và đang rất cần các nhà quản lý đứng ra tháo gỡ bế tắc. Trên thực tế, nhiều tổ chức đã thực sự cố gắng để tìm ra các phương pháp cải thiện hiệu quả hoạt động, tìm tòi cách thức tiếp cận trực tiếp với khách hàng và cải tiến chất lượng dịch vụ và sản phẩm. Dưới đây là gợi ý cho một số trở ngại phổ biến mà các tổ chức gặp phải được đúc rút từ thực tế: 1. Xung đột văn hóa Truyền thông xã hội có sự tương tác vô cùng lớn tới công chúng. Tuy nhiên, sức ảnh hưởng của truyền thông lớn bao nhiêu thì sức tàn phá của nó cũng lớn bấy nhiêu. Nguy cơ này cũng có thể xảy ra trong nội bộ một tổ chức. Nếu khách hàng có tầm ảnh hưởng lớn đến một tổ chức thì giờ đây, đội ngũ nhân viên cũng có sức ảnh hưởng không kém. Hình minh họa Sự thực này có thể dẫn đến cú sốc văn hóa với một tổ chức vốn được xây dựng trên nền tảng văn hóa, thứ bậc, có cấp quản lý trung gian và một loạt các hình thức khích lệ đi kèm. Không biết từ khi nào, người ta đã coi sự thay đổi là một mối nguy. Giải pháp: Bạn cần nỗ lực kiếm tìm trong tổ chức của mình những cá nhân có hoài bão đem lại sự thay đổi tốt đẹp cho tổ chức. Hãy khuyến khích và giúp họ biến hoài bão, niềm đam mê đó thành lợi ích cho tổ chức của bạn. Chẳng hạn, thông qua tài khoản Twitter, quản lý bộ phận dịch vụ khách hàng của Comcast (Comcast là công ty chuyên cung cấp dịch vụ truyền hình cáp, Internet và điện thoại) – Frank Eliason đã rút ngắn dần khoảng cách giữa nhà cung cấp và người sử dụng dịch vụ bằng cách giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng nhanh nhất có thể qua mạng xã hội. Để vượt qua những cú sốc văn hóa, không giải pháp nào tốt hơn việc các nhà quản lý tự tìm ra và khích lệ các cá nhân có tư tưởng cấp tiến tiến hành những thay đổi tích cực cho tổ chức của mình. 2. Hệ thống quy định Nững tiến bộ không ngừng của công nghệ không khỏi làm các nhà làm luật phải đau đầu. Đội ngũ các nhà làm luật luôn phải cảnh giác cao độ trong kỷ nguyên truyền thông xã hội. Và nhiệm vụ của phòng pháp chế ở mỗi tổ chức chính là bảo vệ tổ chức của mình trước sự tấn công của những hành vi không mong muốn. Nhưng trên thực tế, những công việc liên quan tới các quy định và quy trình nhiêu khê hơn bạn tưởng rất nhiều. Giải pháp: Bạn cần đề cập những vấn đề liên quan đến quy định và luật lệ đến những người thuộc đúng chức trách ngay từ ban đầu. Bạn cũng cần sự hỗ trợ từ cấp quản lý cao nhất nếu công việc đòi hỏi những phê duyệt vượt ngoài khuôn khổ thông thường. Chẳng hạn, để hỗ trợ nhân viên thúc đẩy các chiến lược truyền thông xã hội mang tính tiên phong cho tập đoàn, chủ tịch tập đoàn Dell – ông Michael Dell - đã chỉ đạo từ cấp quản lý cao nhất cho tới các bộ phận liên quan phải tạo điều kiện thuận lợi nhất có thể để bộ phận này hoàn thành nhiệm vụ (và đương nhiên có sự thông suốt về mặt chính sách). Điều đó cho thấy, chỉ cần có sự thông suốt về chính sách thì việc gì cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều mà không cần có sự can thiệp trực tiếp của người đứng đầu. Trong một ví dụ khác, gần đây, khi đề xuất với người quản lý nhẵn hàng The Art of Shaving – bộ sản phẩm cạo râu của P&G - tài trợ cho phong trào Movember, tôi khuyên anh ta tốt hơn hết hãy đưa vấn đề này tới phòng pháp chế trước tiên. (Movember là một phong trào diễn ra thường niên tại Ailen, Anh, Canada, Tây Ban Nha và Mỹ từ năm 2004 nhằm nâng cao nhận thức và quyên góp quỹ phòng chống các căn bệnh nguy hiểm ở nam giới). Nhờ làm theo gợi ý này mà họ đã có được sự chỉ dẫn rất rõ ràng về cách thức và trình tự tiến hành hoạt động từ thiện. Mọi việc trở nên thuận lợi và trơn tru rất nhiều. Từ đó có thể thấy, để vượt qua những trở ngại không đáng có từ hệ thống các quy định, bạn cần có sự kết hợp giữa đường lối lãnh đạo và sự hợp tác thông suốt của các bộ phận có liên quan. Sợ rủi ro Để trở thành một doanh nghiệp nổi danh đồng nghĩa với việc bạn phải chấp nhận nhiều rủi ro. Và trong bối cảnh hiện nay, không ai muốn làm điều đó cả. Khi vắng đi những cá nhân có sự quyết đoán thúc đẩy cải tổ thì tổ chức của bạn sẽ chỉ gồm những con người chỉ luôn e sợ và biết đâu đấy, họ còn được khen thưởng vì sự an phận theo đúng khuôn khổ này. Tuy nhiên, sợ rủi ro là mối nguy hại với mọi tổ chức lớn đặc biệt là những công ty đang đứng trước sự tấn công dữ dội của những đối thủ có quy mô nhỏ hơn nhưng lại linh hoạt hơn. Giải pháp: Thông thường, chúng ta hoàn toàn có thể kiểm soát được rủi ro nếu chấp nhận bỏ ra chi phí “thử nghiệm” để biết được rằng nếu mình bắt tay thực hiện một kế hoạch nào đó thì đâu là những khả năng có thể xảy ra để học hỏi, thu lượm dữ liệu rồi mới quyết định có làm tiếp hay không và có quyết định đầu tư thêm nữa hay không? Một số cho rằng đây là một phép thử mạo hiểm nhưng thực tế cho thấy khi làm như vậy, bạn sẽ có khả năng kiểm soát được các rủi ro liên quan tới việc mình làm cũng như chia sẻ được sự thành bại với những người đi sau mình giúp họ tránh được những rủi ro không đáng có và nhanh chóng đi tới thành công hơn. Trên đây chỉ là một vài trong số vô vàn các trở ngại đời thường mà các tổ chức gặp phải trong kế hoạch quảng bá hình ảnh về doanh nghiệp của mình thông qua truyền thông xã hội. Liệu còn những trở ngại nào khác và giải pháp cho chúng ra sao? Hãy đừng ngần ngại chia sẻ chúng với chúng tôi.