Xác định mục tiêu

Các bước hoach định dự án 1. Xác định mục tiêu 2. Xác định công việc 3. Tổ chức 4. Kế hoạch nguồn lực và tài chính 5. Lập tiến độ 6. Kế hoạch kiểm soát Xác định mục tiêu(1/3) Bí quyết thiết lập mục tiêu: SMART S: M: A: R: T: Specific Measurable Assignable Realistic Time-bound Cụ thể Đo được Phân công được Thực tiển Hạn chế thời gian Xác định mục tiêu(2/3) Bí quyết thiết lập mục tiêu: Suy nghĩ THÔNG MINH – SMART S: Specific Specific M: Measurable Measurable A: Action-oriented Attainable R: Realistic Relevant T: Time-bound Trackable Xác định mục tiêu(3/3) Bí quyết thiết lập mục tiêu: Suy nghĩ THÔNG MINH – SMART S: Specific M: Measurable A: Action-oriented; Attainable; Assignable R: Realistic; Relevant T: Time-bound; Trackable Bảng Tuyên ngôn Nhóm Dự án Tôi có quyền: • Biết các mục tiêu của dự án và độ ưu tiên của chúng • Biết sản phẩm tôi phải làm và làm rõ định nghĩa sản phẩm nếu nó chưa rõ ràng (Nguồn: Software project survival guide – Steve McConnell- Page 8) Mục đích và mục tiêu của dự án • Mục đích: – Những mô tả chung nhất của một dự án. – Không thể đo được. • Mục tiêu: – Là các tập hợp con của mục đích. – Nó là cách thể hiện chi tiết, cụ thể của mục đích – Phụ họa, nhất quán cho mục đích – Khi tất cả các mục tiêu đạt được có nghĩa là mục đích đã đạt được. Quan hệ giữa mục đích và mục tiêu Mục đích #1 Mục đích #2 Mục tiêu #2Mục tiêu #1 Mục tiêu #3 Mục tiêu: cần đo được (1/2) Dự án: Tái sắp xếp các hoạt động dịch vụ khách hàng của công ty Vấn đề: • Thời gian đáp ứng đơn hàng chậm • Khả năng phục vụ khách hàng kém • Chi phí của bộ phận dịch vụ cao cần cải tiến: Mục tiêu: cần đo được (2/2) Kết quả: • Cắt giảm 1/3 thời gian đáp ứng đơn hàng • 90% khách hàng được giải quyết vấn đề với 1 lần điện thoại • Cắt giảm 12% chi phí Ý kiến BGĐ: Mong chờ các cải cách tổ chức có ảnh hưởng sâu rông hơn và tiết kiệm nhiều hơn! (Sao không nói ngay từ đầu!) Ví dụ 1: Dự án xây cầu (1/2) • Mục đích: – Xây một cây cầu hiện đại bắc qua sống Hồng trong một khoảng thời gian và ngân sách cho phép. • Các mục tiêu: – Cho phép xe tải trọng tối đa 15 tấn – Trọng lượng cây cầu nhẹ hơn 20% so với các cây cầu hiện nay có cùng chiều dài Ví dụ 1: Dự án xây cầu (2/2) • Mục đích: Xây một cây cầu … • Các mục tiêu: – … – Tuổi thọ trên 50 năm – 4 làn xe ô tô, 2 làn xe máy và 2 làn người đi bộ – Kinh phí tối đa 50 triệu USD – Cầu phải xây xong trướng 2/9/2010 Ví dụ 2: Dự án xây bệnh viện tỉnh(1/2) • Mục đích: – Xây dựng một bệnh viện đa khoa hiện đại phục vụ cho việc chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho nhân dân trong tỉnh. • Mục tiêu: – Bệnh viện có khuôn viên 20.000 m2 – 20 phòng nội trú với 300 giường bệnh Ví dụ 2: Dự án xây bệnh viện tỉnh(2/2) • Mục đích: – Xây dựng một bệnh viện … • Mục tiêu: – … – Các khoa Nội, Ngoại, Tim Mạch, Xương,… – Bệnh viện có khoản 50 bác sỹ, 100 y tá, 200 hộ lý làm việc. – Kinh phí dự kiến 4 triệu USD – Xây trong vòng 2 năm Ví dụ 3: Đề án tin học hóa quản lý hành chánh Nhà nước giai đoạn 2001-2005 (1/2) • Mục đích: – Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống thông tin điện tử của Đảng và Chính phủ nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả điều hành của Chính phủ, Thủ tướng chính phủ, lãnh đạo các bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và chính quyền địa phương các cấp. • Mục tiêu: Ví dụ 3: Đề án tin học hóa quản lý hành chánh Nhà nước giai đoạn 2001-2005(2/2) • Mục đích: – Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống thông tin điện tử… • Mục tiêu: – Trang tin điện tử của Sở đi vào hoạt động – CSDL chuyên ngành – Phần mềm tổng hợp báo cáo – Phần mềm tryền dữ liệu, báo cáo, tài liệu từ các đơn vị cấp dưới. Các bước hoach định dự án 1. Xác định mục tiêu 2. Xác định công việc 3. Tổ chức 4. Kế hoạch nguồn lực và tài chính 5. Lập tiến độ 6. Kế hoạch kiểm soát Bảng tuyên bố nội dung hoạt động: có 8 yếu tố 1. Tên nhà tài trợ của dự án 2. Mối liên hệ giữa mục tiêu của dự án và mục tiêu của tổ chức 3. Những lợi ích của dự án đối với tổ chức 4. Kế hoạch thời gian dự kiến cho công việc 5. Mô tả ngắn gọn về kết quả hay mục tiêu của dự án 6. Ngân sách, các khoản phân phối và nguồn lực dành cho nhóm dự án 7. Quyền hạn của nhà quản lý dự án 8. Chữ ký của nhà tài trợ Xác định phạm vi dự án (1/7) Dự án: Giảm chi phí tồn kho của công ty sản xuất giá treo Amalgamated Vấn đề: Chi phí tồn kho quá cao và cùng tăng với doanh số - Trưởng phòng tồn kho: Dùng bộ linh kiện riêng để sản xuất 1 mẫu giá treo (có 20 mẫu)  Có 300 loại linh kiện khác nhau phải theo dõi, bảo quản. Có loại tồn kho hàng năm trời! - Trưởng phòng cung ứng: Mua từng loại linh kiện với số lượng nhỏ làm tăng chi phí hành chánh, không được chiết khấu nhờ mua nhiều. Nhóm dự án 6 người: hợp cùng Giám đốc và 3 nhà cung ứng linh kiện. Dự án: Giảm chi phí tồn kho (2/7) 1. Xác định khoản tiết kiệm chi phí nhờ giảm 25% tổng số linh kiện. Nhận xét: Giảm linh kiện sẽ giảm chi phí bảo quản, kiểm tra phức tạp. Cần biết tiết kiệm được bao nhiêu. Y/N? Dự án: Giảm chi phí tồn kho(3/7) 2. Tạo điểm chuẩn (bench marking) cho chi phí tồn kho dựa trên các công ty khác trong ngành. Nhận xét: Mất nhiều thời gian. Dù không biết hành động của đối thủ, vẫn phải cố gắng giảm chi phí. Y/N? Dự án: Giảm chi phí tồn kho(4/7) 3. Triển khai thiết kế các linh kiện phức tạp cho tương lai. Nhận xét: Ý hay, nhưng nên có 1 dự án riêng cho bộ phận phát triển sản phẩm. Y/N? Dự án: Giảm chi phí tồn kho(5/7) 4. Phát triển danh sách linh kiện được chấp nhận “có thể loại bỏ khi cần” để bộ phận phát triển sản phẩm lựa chọn. Ước tính chi phí tiết kiệm được. Nhận xét: Phần lớn khách hàng không nhận thấy giá trị máy móc của chúng ta. Không nên cứ phải thiết kế các sản phẩm mới với nhiều loại linh kiện. Y/N? Dự án: Giảm chi phí tồn kho(6/7) 5. Sắp xếp quy trình thiết kế sản phẩm mới Nhận xét: Ý hay, nhưng dành cho 1 dự án riêng. Y/N? Dự án: Giảm chi phí tồn kho(7/7) 6. Phát triển một kế hoạch giao nhận linh kiện đúng lúc. Nhận xét: Sẽ tiết kiệm không gian kho bãi và chi phí tồn kho. Y/N? Cân đối: mục tiêu và biện pháp thực hiện Richard Hackman Hỗn loạn Công việc tự quản lý, định hướng theo mục tiêu Đi chệch hướng (tệ nhất) Nguồn nhân lực bị lãng phí Xác định rõ mục tiêu? Không Có Xác định rõ biện pháp? Không Có