Xây dựng các ứng dụng BPM bằng FileNet phần 1: Hướng dẫn về mô hình hóa nội dung và quy trình với nền tảng P8 của FileNet

Xây dựng các ứng dụng BPM bằng FileNet, Phần 1: Hướng dẫn về mô hình hóa nội dung và quy trình với nền tảng P8 của FileNet Nghiên cứu kịch bản "Công ty XYZ" Wei Liao, Kỹ sư phần mềm, IBM LaiFeng Zhang, Kỹ sư phần mềm, IBM Ning Wang, Kỹ sư phần mềm, IBM Tóm tắt: Đây là bài đầu tiên của một loạt bài gồm ba bài giới thiệu cho bạn quy trình xây dựng các ứng dụng về Business Process Management (BPM-Quản lý quy trình nghiệp vụ) bằng cách sử dụng nền tảng FileNet® P8 của IBM® và Business Process Framework (BPF-Khung công tác quy trình nghiệp vụ). Khi lấy một công ty thương mại hư cấu có tên là Công ty XYZ làm ví dụ, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình xây dựng một ứng dụng BPM gọi là Quản lý hợp đồng (Contract Management). Bạn sẽ thấy cách bắt đầu từ đầu và tạo ra một mô hình nội dung mới, các sơ đồ quy trình mới và một cấu hình BPF mới. Hãy đọc để thấy FileNet BPF cho phép phát triển và triển khai ứng dụng BPM nhanh chóng như thế nào. Giới thiệu về kiến trúc FileNet P8 và BPF Nền tảng FileNet P8 cung cấp tính mở rộng và tính linh hoạt mức doanh nghiệp để xử lý các thách thức nội dung đòi hỏi khắt khe nhất, các quy trình nghiệp vụ phức tạp nhất và tích hợp với tất cả các hệ thống hiện có của bạn. Như bạn thấy trong Hình 1, Nền tảng FileNet P8 cung cấp các thành phần cơ sở cho các giải pháp quản lý nội dung doanh nghiệp, bao gồm máy nội dung (content engine), máy quy trình (process engine), máy ứng dụng (application engine) và máy biểu diễn (rendition engine). Các thành phần này giải quyết các yêu cầu Enterprise Content Management (ECM-Quản lý nội dung doanh nghiệp) và BPM. Hình 1. Kiến trúc FileNet P8 FileNet BPF có một khung công tác cấu hình được, tạo điều kiện phát triển nhanh các ứng dụng BPM, có hiệu quả và đẩy nhanh việc phát triển và triển khai các ứng dụng BPM. Hình 2. Tích hợp BPF với P8 BPF không chỉ cung cấp một giải pháp để tích hợp quản lý lưu trữ và quy trình nội dung (như bạn thấy trong Hình 2), mà còn có một khung công tác rộng lớn mà các công ty có thể sử dụng để phát triển và tùy chỉnh các ứng dụng riêng của mình nhằm đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ của họ. Ứng dụng Quản lý hợp đồng, mà bạn sẽ đi qua trong bài viết này, là một ví dụ cho thấy cách xây dựng một ứng dụng Web BPM dựa trên FileNet BPF. Hãy sử dụng bài viết này như một tài liệu tham khảo để hỗ trợ phát triển ứng dụng Web BPM riêng của bạn bằng công nghệ FileNet. Chúng ta sẽ chứng tỏ điều này bằng một kịch bản nghiệp vụ mẫu về một công ty hư cấu, "Công ty XYZ." Các yêu cầu nghiệp vụ của Công ty XYZ "XYZ" là một công ty thương mại quy mô lớn. Họ có một lượng lớn dữ liệu nội dung liên quan đến các hợp đồng kinh doanh, bao gồm tài liệu, các hình ảnh, các tệp âm thanh và các tệp video. Tất cả nội dung này cần được lưu trữ an toàn và được quản lý hiệu quả trong phạm vi quy trình nghiệp vụ của công ty. Công ty XYZ có các yêu cầu nghiệp vụ sau đây để dùng:  Cần lưu trữ và quản lý tất cả nội dung có cấu trúc và không có cấu trúc.  Cần có khả năng tìm kiếm được tất cả nội dung.  Bảo mật tất cả quyền truy cập đến nội dung.  Cần ghi lại lịch sử thay đổi nội dung.  Cần phân loại tự động nội dung.  Có thể định nghĩa, tạo phiên bản, phân tích, mô phỏng, theo dõi và quản lý quy trình nghiệp vụ này.  Một nhiệm vụ nghiệp vụ có thể được thực hiện bởi một người dùng cá nhân, bởi một nhóm người dùng hoặc bởi một ứng dụng tự động.  Các quy trình nghiệp vụ có thể được thực hiện bởi các vai trò khác nhau theo cách song song, và có thể hỗ trợ tiêu chuẩn bầu chọn.  Nhiệm vụ nghiệp vụ có thể được xử lý một cách kịp thời hoặc có thể bị giới hạn theo thời hạn đã định.  Một người tham gia quy trình nghiệp vụ có thể được người tham gia khác phân bổ công việc.  Một người tham gia quy trình nghiệp vụ có thể nhận được thông báo e-mail khi công việc đến.  Người quản trị quy trình nghiệp vụ có thể thấy vị trí mà quy trình hiện tại đang ở đó. Phân tích các yêu cầu nghiệp vụ của Công ty XYZ Trong Công ty XYZ, những người lập chỉ mục (indexer) thu thập và phân tích thông tin hợp đồng, rồi tạo ra các trường hợp hợp đồng và lưu trữ các tài liệu liên quan vào hệ thống FileNet P8. Sau đó, từng trường hợp hợp đồng được tính thời gian để xử lý sau. Những người lập chỉ mục có thể tạm dừng các trường hợp hợp đồng để sau này họ có thể sửa đổi chúng hoặc họ có thể trực tiếp gửi đi các trường hợp hợp đồng để xem xét. Những người kiểm tra (reviewer) sẽ thấy một danh sách các trường hợp hợp đồng được những người lập chỉ mục đệ trình lên, do vậy có thể xem xét từng trường hợp hợp đồng và các tài liệu kèm theo và cùng với thông tin về lịch sử quy trình hoặc thông tin kiểm toán. Sau khi kiểm tra các tài liệu này và thêm các chú thích nếu cần, người kiểm tra chọn một người phê duyệt khi trường hợp hợp đồng này có thể chấp nhận được và sau đó gửi đi trường hợp này để phê duyệt. Những người kiểm tra cũng có thể tạm dừng hợp đồng để xử lý sau hoặc trực tiếp từ chối hợp đồng. Sau khi đăng nhập, người phê duyệt có thể nhìn thấy tất cả các trường hợp hợp đồng gửi đến để phê duyệt. Người phê duyệt có thể chọn nhiều hợp đồng để "xử lý hàng loạt" hoặc chỉ chọn một trường hợp, rồi phê duyệt hay từ chối nó. Cuối cùng, quy trình nghiệp vụ kết thúc bằng một bước lưu trữ, bước này lưu trữ thông tin về quy trình của trường hợp hợp đồng đó. Bây giờ, chúng ta có thể tóm tắt quy trình nghiệp vụ mà Công ty XYZ yêu cầu như sau:  Thu thập thông tin hợp đồng và lập chỉ mục trường hợp tương ứng.  Xem xét và đánh giá trường hợp hợp đồng.  Cuối cùng phê duyệt hay từ chối trường hợp hợp đồng.  Ghi lại thông tin dấu vết kiểm toán của quy trình. Có một số vai trò tham gia vào dòng quy trình này.  Người lập chỉ mục (Indexer): Thu thập thông tin hợp đồng, rồi tạo và lập chỉ mục trường hợp hợp đồng  Người kiểm tra (Reviewer): Xem lại trường hợp hợp đồng, rồi gửi đến người phê duyệt hoặc từ chối trả lại  Người phê duyệt (Approver): Cuối cùng phê duyệt hay từ chối trường hợp hợp đồng.  Người giám sát (Supervisor): Có thể là một người lập chỉ mục hoặc người kiểm tra, có thể tìm kiếm trường hợp đã hoàn thành. Mô hình hóa thiết kế của Công ty XYZ Dựa trên phân tích của chúng ta, chúng ta có thể mô hình hóa các yêu cầu nghiệp vụ của Công ty XYZ bằng cách sử dụng biểu đồ lớp và biểu đồ chuỗi của UML 2. Mô hình nội dung của Công ty XYZ Mô hình dữ liệu nội dung mô tả cách lưu trữ các đối tượng trường hợp hợp đồng, các tài liệu liên quan và các mục sự kiện bản ghi nhật ký. Dưới đây là một ví dụ về các đối tượng nghiệp vụ ứng dụng của Quản lý hợp đồng. Hình 3. Biểu đồ lớp nghiệp vụ của Công ty XYZ Mô hình hóa quy trình của Công ty XYZ Mô hình quy trình nghiệp vụ minh họa cách bắt đầu quy trình nghiệp vụ và cách nó tương tác với các vai trò nghiệp vụ khác nhau. Lưu ý, một người giám sát có thể là một người lập chỉ mục hoặc một người kiểm tra và vì thế có thể làm bất cứ điều gì mà một người lập chỉ mục hoặc một người kiểm tra có thể làm. Hình 4. Biểu đồ trình tự nghiệp vụ của Công ty XYZ Triển khai thực hiện trong FileNet P8 FileNet P8 cung cấp nhiều công cụ quản trị và phát triển để trợ giúp trong việc triển khai thực hiện các mô hình được thiết kế trong các bước trước đó. Máy Nội dung và Máy Quy trình tương ứng sẽ có thể cung cấp các dịch vụ quản lý nội dung và quản lý quy trình nghiệp vụ cho ứng dụng BPM của chúng ta khi nó được triển khai thực hiện. Định nghĩa mô hình nội dung bằng Máy Nội dung Tất cả các định nghĩa mô hình dữ liệu có thể được Enterprise Manager (Nhà quản lý doanh nghiệp) triển khai thực hiện như bạn thấy trong Hình 5. Bạn có thể làm điều này theo từng bước. Tuy nhiên, để thiết lập nhanh chóng ví dụ của chúng ta, bạn có thể nạp mô hình dữ liệu vào FileNet Enterprise Manager (Trình quản lý doanh nghiệp FileNet) từ tệp datamodel.xml trong phần Tải về của bài viết này. Nó sẽ tạo tự động tất cả các định nghĩa mô hình dữ liệu về trường hợp hợp đồng của Công ty XYZ , bao gồm lớp tài liệu và lớp tuỳ chỉnh với các giá trị thiết lập bảo mật của chúng. Hình 5. Lớp đối tượng quản lý hợp đồng trong Enterprise Manager Hình 6. Lớp đối tượng các tài liệu quản lý hợp đồng trong Enterprise Manager Định nghĩa mô hình quy trình bằng Máy Quy trình Process Designer (Nhà thiết kế quy trình ) và Process Configuration Console (Bàn điều khiển cấu hình quy trình) cung cấp một cách để triển khai thực hiện mô hình quy trình nghiệp vụ. Ở đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua từng bước triển khai thực hiện quy trình của Công ty XYZ. Để cài đặt nhanh chóng, bạn cũng có thể tải định nghĩa quy trình này bằng cách sử dụng các tệp XML trong phần Tải về. Đầu tiên, tạo một Hàng đợi hợp đồng (Contract Queue) như trong Hình 7. Hàng đợi này sẽ nắm giữ tất cả các mục công việc trường hợp hợp đồng trong thời gian chạy và trưng ra các trường dữ liệu dòng công việc đó ở trong hàng đợi. Trong sơ đồ quy trình sau đây, chúng ta sẽ đưa một số bước dòng công việc vào Hàng đợi hợp đồng này. Hình 7. Hàng đợi Quản lý hợp đồng trong Bàn điều khiển cấu hình quy trình Sau đó, chúng ta tạo Dòng công việc Quản lý hợp đồng (Contract Management Workflow), có chứa một vài sơ đồ con như trong hình dưới đây. Hình 8 cho thấy định nghĩa các đặc tính công việc, ở đó bạn chỉ ra tên dòng công việc, các trường dữ liệu, các tệp đính kèm dòng công việc, các nhóm dòng công việc và các sơ đồ con dòng công việc. Hình 8. Các đặc tính dòng công việc trong Nhà thiết kế quy trình Như được thể hiện trong sơ đồ dòng công việc chính sau đây, chúng ta định nghĩa hai sơ đồ con. Hình 9. Sơ đồ dòng công việc chính Trong việc xem xét và phê duyệt sơ đồ con, chúng ta định nghĩa ba sơ đồ con tương ứng cho người lập chỉ mục, người kiểm tra và người phê duyệt . Sử dụng "20 Day Timer" (Bộ đếm thời gian 20 ngày) để đếm thời gian quy trình. Hình 10. Xem xét và phê duyệt sơ đồ con Dưới đây là định nghĩa sơ đồ con của người lập chỉ mục, ở đây bước "lập chỉ mục", là một loại bước chung, được cấu hình nằm trong hàng đợi Quản lý hợp đồng. Mỗi người lập chỉ mục sẽ thấy tất cả các trường hợp hợp đồng giống nhau ở bước này. Bước "Pend" (Treo) là một bước tham gia, được cấu hình trong hàng đợi cá nhân của người lập chỉ mục, do đó, ở bước này những người lập chỉ mục chỉ có thể thấy những trường hợp nào mà chính họ đã treo. Hình 11. Sơ đồ con chỉ mục Bước xem xét này cũng đưa vào hàng đợi Quản lý hợp đồng, vì vậy mỗi người kiểm tra sẽ thấy tất cả các trường hợp hợp đồng giống nhau trong bước này. Và bước "Pend" là loại bước tham gia, do đó, người kiểm tra chỉ có thể xem xét những trường hợp nào mà chính họ đã treo ở bước này. Hình 12. Sơ đồ con xem xét Bước người phê duyệt không có trong hàng đợi Quản lý hợp đồng, trừ một bước tham gia, với nghĩa là người phê duyệt chỉ có thể phê duyệt những trường hợp hợp đồng nào được người kiểm tra gửi đến. Hình 13. Sơ đồ con phê duyệt Sơ đồ con lưu trữ sẽ lưu trữ thông tin quy trình trường hợp hợp đồng rồi kết thúc dòng quy trình nghiệp vụ này. Hình 14. Sơ đồ con lưu trữ Hình 15. Sơ đồ con kết thúc Kết luận Trong phần 1 của loạt bài này, chúng ta đã xem xét kỹ việc mô hình hóa nội dung và quy trình và triển khai thực hiện bằng nền tảng FileNet P8. Dựa vào kịch bản nghiệp vụ của Công ty XYZ, chúng ta đã thảo luận chi tiết cách phân tích các yêu cầu nghiệp vụ, cách phát triển các mô hình quy trình nghiệp vụ và nội dung đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ của Công ty XYZ và cách triển khai thực hiện chúng với các sản phẩm FileNet P8. Bạn có thể tải về các tệp xml do chúng tôi cung cấp và nhập khẩu chúng vào hệ thống của bạn để nghiên cứu. Phần 2 tập trung vào cách triển khai thực hiện ứng dụng Web BPF khi sử dụng BPF Explorer dựa vào việc mô hình hóa và triển khai thực hiện nội dung và quy trình mà chúng ta đã hoàn thành trong bài viết này.