Xây dựng hệ thống quản lí thông tin trong công tác thi đua khen thưởng của ngành giáo dục

JOURNAL OF SCIENCE OF HNUE Education Science, 2013, Vol. 58, No. 4, pp. 52-57 This paper is available online at XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÍ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC THI ĐUA KHEN THƯỞNG CỦA NGÀNH GIÁO DỤC Phạm Việt Bình Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông, Đại học Thái Nguyên Tóm tắt. Ứng dụng công nghệ thông tin trợ giúp cho công tác tổ chức, quản lí là việc rất có ý nghĩa, có ảnh hưởng lớn mọi mặt của đời sống xã hội. Bài báo trình bày kết quả cũng như lợi ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí công tác thi đua, khen thưởng của ngành Giáo dục. Sản phẩm minh họa là một số module được đưa vào dùng thử và đã đem lại hiệu quả lớn. Từ khóa: Quản lí thi đua, kho dữ liệu, thống kê báo cáo, phần mềm quản lí. 1. Mở đầu Thường trực Thi đua, Khen thưởng ngành giáo dục chịu trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo Bộ trong việc tổ chức, bình xét và đánh giá thi đua cho các tập thể, cá nhân thuộc 5 khối: 1). Khối các địa phương (gồm 63 Sở Giáo dục và Đào tạo); 2). Khối đại học (gồm các trường đại học, cao đẳng trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo và các trường chuyên nghiệp thuộc các bộ ngành, các ủy ban nhân dân tỉnh); 3). Khối học sinh, sinh viên; 4). Khối các đơn vị trực thuộc; 5). Khối cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo. Trong quá trình thực thi nhiệm vụ, phòng Thi đua, Khen thưởng thuộc Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo phải quản lí một khối lượng dữ liệu rất lớn, lưu trữ thông tin về các hoạt động của hàng trăm đầu mối, đơn vị với hàng triệu nhà giáo, cán bộ quản lí giáo dục cùng hàng triệu học sinh, sinh viên trên toàn quốc. Vì thế việc thẩm định hồ sơ, xử lý thông tin thi đua, khen thưởng gặp rất nhiều khó khăn. Công tác lưu trữ các thông tin về thành tích thi đua khen thưởng trong ngành giáo dục những năm qua còn nhiều bất cập. Việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lí và thống kê báo cáo mới chỉ dừng lại ở việc sử dụng word, excel, dữ liệu lưu trữ ở nhiều nơi, nhiều định dạng khác nhau dẫn đến không đồng nhất, không đảm bảo được tính toàn vẹn cho thông tin dữ liệu, về lâu dài sẽ khó có thể kiểm soát được. Hồ sơ xét duyệt khen thưởng còn nặng về thủ tục hành chính, tốn kém thời gian và kinh phí cũng như nhân lực. Trong quá trình thẩm định hồ sơ, việc xác minh các thành tích cũ của các cá nhân, tập thể đề nghị xét duyệt cũng gặp khó khăn bởi toàn bộ dữ liệu đều lưu ở dạng văn bản. Việc tra cứu, tổng hợp các số liệu báo cáo về thành tích thi đua khen thưởng cũng không tránh khỏi bị nhầm lẫn, sai sót. Công tác truyền thông, tuyên truyền còn nhiều hạn chế, chưa được triển khai rộng rãi, phổ cập đến tất cả các đối tượng. Để cải Ngày nhận bài: 5-11-2012. Ngày chấp nhận đăng: 11-4-2013 Liên hệ: Phạm Việt Bình, e-mail: pvbinh@iutc.edu.vn 52 Xây dựng Hệ thống Quản lí Thông tin ... tiến cho công tác quản lí thi đua, khắc phục những bất cập, cần phải xây dựng một sản phẩm có tính hệ thống hỗ trợ cho các nhà quản lí. Xuất phát từ những lý do trên, Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông - Đại học Thái Nguyên đã xây dựng hệ thống quản lí thông tin trong công tác thi đua, khen thưởng của ngành Giáo dục. 2. Nội dung nghiên cứu Trước khi xây dựng hệ thống quản lí thông tin trong công tác thi đua khen thưởng của ngành Giáo dục và Đào tạo, chúng tôi đã tiến hành tìm hiểu khảo sát và phân tích hoạt động và quy trình quản lí, lưu trữ và tổng hợp báo cáo trong công tác thi đua khen thưởng hiện nay để từ đó làm cơ sở đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống quản lí thông tin trong công tác thi đua khen thưởng phục vụ việc lưu trữ, tra cứu và xét duyệt khen thưởng của ngành giáo dục. Trong khuôn khổ bài báo này, chúng tôi phân tích kết quả cũng như lợi ích mang lại của việc xây dựng hệ thống quản lí thông tin trong công tác thi đua khen thưởng, trong đó tập trung phân tích những nội dung cơ bản sau: Xây dựng kho dữ liệu phục vụ công tác quản lí thi đua của ngành Giáo dục và Đào tạo; Sử dụng kho dữ liệu về thành tích thi đua khen thưởng để phục vụ công tác tra cứu, và xét duyệt thi đua khen thưởng; Kết hợp với tuyên truyền rộng rãi về phong trào thi đua khen thưởng. 2.1. Xây dựng kho dữ liệu phục vụ công tác quản lí thi đua của ngành Giáo dục Trên cơ sở tìm hiểu và phân tích hoạt động quản lí thi đua của Bộ Giáo dục và Đào tạo (qua việc phỏng vấn các chuyên gia), qua việc khảo sát yêu cầu, tâm lí, thị hiếu của người dùng (bằng việc phát phiếu hỏi và trao đổi khi dùng thử sản phẩm), nhóm những người xây dựng chương trình đến từ Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền Thông, Đại học Thái Nguyên đã tiến hành phân tích hệ thống, thiết kế sản phẩm nhằm xây dựng phần mềm quản lí công tác thi đua của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Sản phẩm gồm kho dữ liệu phục vụ công tác lưu trữ các thông tin liên quan đến công tác thi đua và các module giúp tìm kiếm, tra cứu, rút trích, lập báo cáo,... và các tác vụ khác phục vụ quản lí thi đua. Người dùng đa dạng, từ những nhà quản lí cấp Bộ đến những phòng, ban chức năng ở các cơ sở và những cá nhân đều có thể truy cập, tìm kiếm tài liệu, văn bản hướng dẫn, tra cứu thành tích thi đua của các đơn vị các cá nhân trong ngành Giáo dục theo từng mốc thời gian, từng giai đoạn tùy ý. Theo hệ thống, cấp dưới có thể gửi báo cáo, kết quả bình xét,... lên cấp trên và nhận công văn, nhận thông báo từ cấp trên gửi xuống. Hệ thống phần mềm được thiết kế đơn giản, thân thiện với người sử dụng, chức năng trợ giúp cũng được xây dựng chi tiết nhằm hỗ trợ tối đa giúp người sử dụng có thể tra cứu cách sử dụng từng chức năng một cách dễ dàng. Sau đây là một số module chính của sản phẩm Toàn bộ dữ liệu về thành tích khen thưởng cũ của các cá nhân, tập thể trong toàn ngành Giáo dục do các đơn vị nhập sẽ được lưu trữ tập trung tại hệ thống máy chủ của Bộ Giáo dục và Đào tạo đảm bảo dữ liệu tập trung và duy nhất, không dư thừa, đảm bảo an toàn đồng thời có thể tự động cập nhật các thông tin mới về thành tích khen thưởng mỗi khi có quyết định khen thưởng bắt đầu có hiệu lực, sản phẩm dễ sử dụng. Sau đây là một số giao diện thể hiện chức năng cả hệ thống: Tại đây, người sử dụng có thể bổ sung vào hệ thống thông tin các cán bộ (cá 53 Phạm Việt Bình Hình 1. Giao diện chức năng quản lí thông tin cán bộ của đơn vị nhân) cũng như thông tin về các tập thể của đơn vị mình (Hình 1). Thao tác cập nhật danh sách các cán bộ vào hệ thống có thể được thực hiện thông qua file excel theo mẫu được đính kèm trên hệ thống. Hình 2. Giao diện cho phép cập nhật thành tích cũ vào hệ thống theo từng cá nhân hay từng tập thể Ngoài ra, tại đây người sử dụng có thể bổ sung các thành tích cũ của từng cán bộ vào hệ thống, đồng thời có thể tra cứu nhanh về thành tích thi đua khen thưởng của mỗi 54 Xây dựng Hệ thống Quản lí Thông tin ... Hình 3. Giao diện cho phép cập nhật thành tích cũ vào hệ thống theo từng quyết định khen thưởng cá nhân hay tập thể bằng cách nhắp chuột vào tên đối tượng cần tra cứu và còn có thể cập nhật các minh chứng về thành tích khen thưởng của từng cán bộ. Giao diện cho phép người quản trị có thể cập nhật, bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ (Hình 2, Hình 3). 2.2. Sử dụng kho dữ liệu về thành tích thi đua khen thưởng để phục vụ công tác tra cứu, và xét duyệt thi đua khen thưởng của ngành Giáo dục Trong nghiệp vụ xử lí hồ sơ đề xuất cũng như xét duyệt thi đua khen thưởng cho các đối tượng thì công việc truy lục, tra cứu thành tích cũ để đối chiếu với hồ sơ đề xuất khen thưởng cũng như đối chiếu giữa thành tích đạt được với điều kiện xét tặng chiếm đến 90% tổng khối lượng công việc, 10% còn lại là công việc lấy phiếu tín nhiệm cũng như ra quyết định khen thưởng. Do vậy, khối lượng công việc xử lí hồ sơ khá lớn như vậy thì đối với mỗi cán bộ làm công tác thi đua thuộc văn phòng Bộ sẽ chịu trách nhiệm xử lí hồ sơ theo từng khu vực, theo khối ngành hoặc từng loại danh hiệu, điều đó sẽ giúp cho việc xử lí hồ sơ tập trung hơn, giảm tối đa tình trạng không kiểm soát được. Trên cơ sở đó, phần mềm cũng cho phép cán bộ làm công tác thi đua thuộc văn phòng Bộ có thể phân việc cho từng cán bộ cùng tham gia xử lí hồ sơ của các đơn vị cấp dưới trình lên. Như vậy, sau khi có được kho dữ liệu thì công việc xử lí hồ sơ sẽ trở nên đơn giản, nhanh gọn và chính xác thông qua các chức năng như tra cứu, đối chiếu các thông tin về thành tích cũ và cho phép tạo ra các quyết định khen thưởng cho các cá nhân hay tập thể trong phạm vi quyền hạn hoặc tạo ra các tờ trình đề nghị xét duyệt khen thưởng gửi lên cấp trên (Hình 4). Các đối tượng thỏa mãn điều kiện xét duyệt sẽ được công nhận thông qua việc ra quyết định khen thưởng, mọi thông tin về danh hiệu cũng như thành tích khen thưởng mới sẽ được tự động lưu vào kho dữ liệu thành tích cũ. Việc lấy phiếu tín nhiệm (bỏ phiếu) hoặc xin ý kiến xét duyệt từ hội đồng cấp Bộ trước khi ra quyết định khen thưởng thông qua việc bỏ 55 Phạm Việt Bình phiếu hoặc cho ý kiến trực tiếp trên hệ thống dưới hình thức trực tuyến sẽ giảm đáng kể công tác sao lục hồ sơ của từng đối tượng đề xuất khen thưởng cho từng thành viên của hội đồng bỏ phiếu hoặc xin ý kiến, nó góp phần tiết kiệm thời gian cũng như kinh phí thực hiện hàng trăm triệu đồng mỗi năm. Xét ví dụ: Hàng năm Bộ Bộ Giáo dục và Đào tạo ra Hình 4. Giao diện chức năng cho phép tạo ra các văn bản trình khen thưởng hoặc tạo ra các quyết định khen thưởng quyết định khen thưởng cho các cá nhân, tập thể ước tính khoảng 50.000 đối tượng, điều đó cho thấy số lượng đối tượng đề xuất khen thưởng còn nhiều hơn số được duyệt. Mỗi đối tượng cần phải in ấn và sao lục hồ sơ để gửi cho từng thành viên hội đồng (ước tính bình quân khoảng 15.000đ/1 đối tượng). Như vậy hàng năm Bộ Giáo dục và Đào tạo sẽ cần đến khoản kinh phí không nhỏ để chi cho các hoạt động này dựa trên một phép tính đơn giản như sau: 50.000 đối tượng x 15.000đ = 750.000.000đ/năm Điều này cho thấy rằng, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lí, cụ thể là việc đưa hệ thống quản lí, lưu trữ thông tin thi đua khen thưởng vào sử dụng sẽ tiết kiệm cho các đơn vị, Bộ Giáo dục và Đào tạo hàng trăm triệu đồng mỗi năm. 56 Xây dựng Hệ thống Quản lí Thông tin ... 2.3. Kết hợp giữa quản lí tốt thông tin thi đua với tuyên truyền rộng rãi về phong trào thi đua khen thưởng của ngành Giáo dục Song song với mục tiêu xây dựng kho dữ liệu phục vụ công tác lưu trữ, tra cứu thành tích thi đua khen thưởng của ngành, phần mềm kết hợp với trang thông tin điện tử đẩy mạnh hoạt động truyền thông, tuyên truyền giáo dục ý thức trách nhiệm và đẩy mạnh hoạt động thi đua khen thưởng của ngành giáo dục, với tinh thần "Thi đua là yêu nước, yêu nước thì phải thi đua" góp phần đổi mới nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo trong toàn quốc của ngành. Trang thông tin điện tử sẽ là nơi cho phép người dùng có thể tra cứu thành tích thi đua khen thưởng của bản thân hay bất kì cá nhân, tập thể nào thông qua mạng internet. Ngoài ra, trang thông tin điện tử còn là nơi đăng tải và cung cấp kịp thời toàn bộ những thông tin cần thiết nhất trong mọi hoạt động về thi đua và khen thưởng của toàn ngành giáo dục. Tại đây có thể đăng tải các hình ảnh tin tức, sự kiện đặc biệt trong ngành liên quan đến các hoạt động thi đua khen thưởng. 3. Kết luận Trên cơ sở phân tích những lợi ích và thực trạng của công tác quản lí thi đua, khen thưởng trong ngành giáo dục hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Thi đua khen thưởng sẽ giúp Bộ Giáo dục và Đào tạo có được một kho dữ liệu thành tích khen thưởng của các cá nhân, tập thể trong toàn ngành phục vụ tốt nhất công tác tra cứu, xét duyệt khen thưởng và góp phần đẩy mạnh tin học hóa trong quản lí hành chính nhà nước. Sản phẩm đã được dùng thử và chứng tỏ có nhiều triển vọng. Tuy nhiên, do công tác thi đua cũng luôn biến đổi để phù hợp với tình hình nhiệm vụ, sản phẩm sẽ không ngừng được nâng cấp để luôn theo sát những chủ trương đổi mới trong công tác thi đua của Đảng và Nhà Nước. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Lê Văn Phùng, 2009. Kĩ thuật phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Nxb Thông tin và Truyền thông, Hà Nội. [2] Nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, 2004. Luật thi đua khen thưởng số 15/2003/QH11, Khóa XI, kì họp 4. Hiệu lực từ ngày 01/7/2004. [3] Thông tư số 02/2011/TT-BNV, 2011. Thông tư hướng dẫn thực hiện nghị định 42/2010/NĐ-CP thi hành một số điểu của Luật Thi đua, Khen thưởng và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thi đua, khen thưởng. Hiệu lực từ ngày 24/10/2011. ABSTRACT Building Information Management System for emulation and commendation work in Education sector Support of IT applications for management significantly influences on every as- pects of the social life. The paper presents the benefits of applying IT in emulation and commedation of Education sector. Some modules have been tested and proved to be ef- fective. 57