Xây dựng và quản lý dự án môi trường

TRƯỜNG ĐẠI HỌC YERSIN ĐÀ LẠT KHOA KHOA HỌC MÔI TRƯỜNG XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN MÔI TRƯỜNG  MỞ ĐẦU A. Sơ lược về môn học Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các dự án hết sức đa dạng, phức tạp và liên quan đến mọi mặt, mọi hoạt động của nền kinh tế. Điều này đòi hỏi việc quản lý dự án (QLDA) phải có tính chuyên nghiệp cao; đồng thời cũng yêu cầu các phương pháp và kỹ thuật QLDA phải ngày càng tiên tiến và hiện đại. Dự án là một hoạt động nhỏ nhất để phát triển nền kinh tế quốc gia. Mặt khác nó cũng là công cụ để mang lại lợi nhuận và các lợi ích khác cho các bên liên quan. B. Mục tiêu của môn học Sau khi học xong môn học này, người học có khả năng: Trình bày được cơ sở lý luận, kiến thức về xây dựng dự án, phân tích dự án, tổ chức dự án, hoạch định dự án (tiến độ, ngân sách và nguồn lực) và kiểm soát dự án. Vận dụng được các kiến thức về QLDA để chọn lựa dự án mang lại lợi ích cao; đồng thời biết cách tổ chức cơ cấu bộ máy, nắm bắt được các yêu cầu về lãnh đạo và xây dựng đội ngũ dự án. Vận dụng được các kiến thức và kỹ năng về QLDA để phân tích, xây dựng dự án cũng như QLDA, cụ thể là các dự án môi trường. MỞ ĐẦU (tt) NỘI DUNG MÔN HỌC Chương I: GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 1) Giới thiệu về dự án 2) Dự án môi trường 3) Giới thiệu về quản lý dự án 4) Giới thiệu về nhà quản lý dự án NỘI DUNG MÔN HỌC (tt) Chương II: XÂY DỰNG DỰ ÁN 1) Hình thành dự án 2) Các bước xây dựng dự án môi trường 3) Đánh giá kinh tế, kỹ thuật của dự án 4) Đánh giá hiệu quả môi trường của dự án 5) Phân tích rủi ro 6) Các phương pháp ra quyết định đa mục tiêu Chương III: TỔ CHỨC DỰ ÁN 1) Tổng quan 2) Tổ chức chức năng 3) Tổ chức dự án thuần túy 4) Tổ chức ma trận 5) Hệ thống tổ chức hỗn hợp 6) Chọn lựa dạng tổ chức 7) Đội ngũ dự án 8) Yếu tố con người NỘI DUNG MÔN HỌC (tt) Chương IV: HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 1) Tổng quan 2) Các bước trong hoạch định dự án 3) Các công cụ trong hoạch định dự án 4) Phân bổ nguồn lực 5) Giới thiệu phần mềm quản lý dự án (MS Project) 6) Bài tập và tình huống thảo luận NỘI DUNG MÔN HỌC (tt) Chương V: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 1) Các khái niệm cơ bản 2) Kiểm soát chi phí của dự án 3) Kiểm soát tiến độ của dự án 4) Bài tập và tình huống thảo luận NỘI DUNG MÔN HỌC (tt) Chương VI: KẾT THÚC DỰ ÁN 1) Tổng quan 2) Thời điểm kết thúc dự án 3) Các vấn đề trong giai đoạn kết thúc dự án 4) Lập kế hoạch kết thúc dự án 5) Thực hiện kết thúc dự án 6) Báo cáo cuối cùng NỘI DUNG MÔN HỌC (tt) Chuyên cần [10%] Bài tập, thuyết trình, thảo luận [20%]; Thi kết thúc học phần [70%] TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Cao Hào Thi, Nguyễn Thúy Quỳnh Loan, Quản Lý Dự Án, Nhà xuất bản Đại Học Quốc Gia Tp.HCM, 2004; [2] TS. Từ Quang Phương, Giáo trình Quản trị Dự án Đầu tư - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, bộ môn Kinh tế Đầu tư, NXB Giáo dục, 2004; [3] GS.TS. Từ Quang Hiền, Giáo trình Xây dựng và Quản lý Dự án, NXB Nông nghiệp Hà Nội, 2007; [4] Jonathan F. Shlomo Globerson (Biên dịch: ThS. Nguyễn Hữu Vượng, GS.TS. Nguyễn Đăng Hạc), Quản lý Dự án Kỹ thuật Công nghệ Thực thi, Trường Đại học Giao thông Vận tải, 2004; [5] GS. Phạm Phụ, Kinh Tế Kỹ Thuật, Đại học Bách Khoa TP. HCM, 1992; [6] PGS.TS. Hoàng Xuân Cơ, Giáo trình Kinh Tế Môi trường, NXB Giáo dục, 2009; [7] Trung tâm CNTT- Điện Lực Việt Nam, Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003, 2003. [8] Jack R. Meredith and Smuel J. Mantel. John Wiley & Sons, Project Management - A Managerial Approach 4thed, NewYork, 2000; [9] Project Management Institute, A Guide to The Project Management Body of Knowledge, USA, 1996.  Chương I: GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN TRƯỜNG ĐẠI HỌC YERSIN ĐÀ LẠT KHOA KHOA HỌC MÔI TRƯỜNG 1) Giới thiệu về dự án 2) Dự án môi trường 3) Giới thiệu về quản lý dự án 4) Giới thiệu về nhà quản lý dự án Các thống kê về QLDA USA chi tiêu 2,3 tỉ USD/năm cho các dự án, tương đương ¼ GDP quốc gia Thế giới chi gần 10 tỉ USD > 16 triệu người hành nghề như PM & mức lương > 82.000 USD/ năm Đối với các DA phát triển và ứng dụng CNTT: qui mô tăng từ 300.000 DA (năm 2000) lên > 500.000 DA (năm 2001) Nhiều tác giả và nhà tư vấn kinh doanh nổi tiếng đã nhấn mạnh tầm quan trọng của QLDA. VD: Tom Peters “Reinventing Work: the Project 50”, đã nói: “To win today you must master the art of the project!” GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN (tt) Định nghĩa Dự án “Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới” Trên phương diện quản lý,“Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất” Nỗ lực tạm thời: mọi dự án đều có điểm bắt đầu và kết thúc xác định. Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất: là sản phẩm hoặc dịch vụ khác biệt so với những sản phẩm tương tự đã có hoặc dự án khác. Định nghĩa Dự án (tt) Tóm lại, dự án là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan đến nhau, được thực hiện nhằm đạt mục tiêu đề ra trong một điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời gian và nguồn lực. GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN (tt) Các đặc điểm của Dự án Dự án có mục đích, kết quả xác định: Dự án có các kết quả mong muốn và được phân chia thành nhiều nhiệm vụ nhỏ được phối hợp với nhau. Dự án có chu kỳ phát triển riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn: Dự án được xem là một chuỗi các công việc có thời hạn nhất định. Sản phẩm, kết quả của dự án mang tính độc đáo, mới lạ: kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt mà có tính mới, thể hiện sức sáng tạo của con người. Dự án liên quan đến nhiều bên: Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như nhà tài trợ, khách hàng, các nhà tư vấn, nhà thầu. Môi trường tổ chức, thực hiện “va chạm”: Các thành viên trong nhóm dự án luôn mâu thuẫn trong vai trò lãnh đạo, các nguồn tài lực trong việc giải quyết các vấn đề của dự án. GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN (tt) Tại sao cần kiền thức QLDA? Các công ty có kinh nghiệm: Kiểm soát tốt hơn Mối quan hệ khách hàng tốt hơn Thời gian phát triển nhanh hơn Chi phí thấp hơn Chất lượng và độ tin cậy cao hơn Biên lợi nhuận lớn hơn Định hướng đến kết quả tốt hơn, chắc chắn hơn Sự phối hợp giữa các phòng ban tốt hơn Đạo đức công nhân cao hơn GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN (tt) Tại sao cần kiền thức QLDA? Công ty cũng sẽ có kinh nghiệm trên các mặt tiêu cực như: Tính phức tạp của tổ chức lớn hơn Tình trạng vi phạm chính sách tổ chức tăng cao Chi phí cao hơn Quản lý khó khăn hơn Mức độ sử dụng nhân sự thấp GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN (tt) Chu kỳ hoạt động của dự án: 1) Giai đoạn khởi đầu 2) Giai đoạn triển khai 3) Giai đoạn đánh giá và kết thúc dự án GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN (tt) Hình thành sơ bộ; Phân tích và lập dự án; Thẩm định và lựa chọn; Bắt đầu triển khai. Hoạch định và lập tiến độ; Tổ chức và điều hành; Giám sát và kiểm soát. Chuyển giao kết quả; Phân tích thành công và thất bại, kinh nghiệm, bài học GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN (tt) Nỗ lực thực hiện dự án theo thời gian GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN (tt) Chi phí dự án Giai đoạn khởi đầu: chi phí thấp Giai đoạn triển khai: chi phí tăng Càng về sau chi phí càng tăng Rút ngắn tiến độ chi phí tăng lên nhiều GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN (tt) Phân biệt giữa dự án, chương trình và nhiệm vụ GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN (tt) Môi quan hệ giữa chương trình, dự án và nhiệm vụ Chương trình (program) là một kế hoạch dài hạn, tổng hợp, phạm vi không gian rộng, thời gian dài, nguồn lực lớn và bao gồm nhiều dự án nhằm đạt được những mục tiêu KT-XH hay bảo vệ môi trường quan trọng của vùng, ngành... Dự án (project) là một quá trình gồm nhiều công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện hướng đến mục tiêu trong điều kiện về thời gian, nguồn lực và ngân sách. Nhiệm vụ (task) là nỗ lực ngắn hạn được thực hiện bởi một tổ chức nào đó. Tổ chức này có thể kết hợp thực hiện các nhiệm vụ khác để thực hiện dự án. GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN (tt) GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN (tt) Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năng: GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN (tt) Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năng (tt): DỰ ÁN MÔI TRƯỜNG Dự án môi trường là tập hợp những đề xuất hay công việc có liên quan đến việc đầu tư nguồn lực, thời gian để thực hiện hoạt động bảo vệ môi trường. Dự án môi trường bao gồm nhiều hình thức, cụ thể như: Dự án đầu tư xây dựng các công trình bảo vệ môi trường; Dự án bảo tồn thiên nhiên; Dự án phát triển nâng cao chất lượng cuộc sống hoặc nâng cao nhận thức về môi trường… GIỚI THIỆU VỀ QLDA Quản lý dự án (Project Management - PM) là công tác hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, theo dõi và kiểm soát tất cả những khía cạnh của một dự án và kích thích mọi thành phần tham gia vào dự án đó nhằm đạt được những mục tiêu của dự án đúng thời hạn với các chi phí, chất lượng và thời gian dự kiến. GIỚI THIỆU VỀ QLDA (tt) Các mục tiêu của QLDA Hoàn thành đúng thời gian quy định; Hoàn thành với chi phí cho phép; Đạt được kết quả mong muốn. GIỚI THIỆU VỀ QLDA (tt) Nhiệm vụ cơ bản của PM là quản lý các đánh đổi (trade off) giữa các mục tiêu: sự hoàn thành, thời gian thực hiện và chi phí  Phải đảm bảo đạt kết quả mong muốn với thời gian & chi phí là hiệu quả nhất GIỚI THIỆU VỀ QLDA (tt) Các chức năng của quản lý dự án Hoạch định (planning): Xác định cần phải làm gì: xác định mục tiêu và thiết lập các công cụ để đạt mục tiêu trong điều kiện giới hạn về nguồn lực và phải phù hợp môi trường hoạt động. 2) Tổ chức (organizing): Quyết định công việc được thực hiện như thế nào, tức cách thức huy động và sắp xếp các nguồn lực một cách hợp lý để thực hiện kế hoạch đã đề ra. GIỚI THIỆU VỀ QLDA (tt) Các chức năng của quản lý dự án 3) Lãnh đạo (leading): Nhà quản lý biết cách hướng dẫn và động viên nhân viên; giải quyết các mâu thuẫn trong tổ chức. 4) Kiểm soát (controlling): Đánh giá các hoạt động và hiệu chỉnh khi cần thiết nhằm đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo kế hoạch và đạt được mục tiêu dự án.  Phải xây dựng được hệ thống thông tin tốt để thu thập xử lý số liệu liên quan. GIỚI THIỆU VỀ QLDA (tt) Overview of Project Management GIỚI THIỆU VỀ QLDA (tt) CÁC BƯỚC QUAN TRỌNG TRONG QLDA GIỚI THIỆU VỀ QLDA (tt) Who does it? Client, personnel, management Management (marketing) Management (engineering) Engineering, Finance Engineering Engineering, Marketing, Finance Management Management GIỚI THIỆU VỀ QLDA (tt) Những trở ngại trong QLDA Độ phức tạp của dự án Yêu cầu đặc biệt của khách hàng Cấu trúc lại tổ chức Rủi ro trong dự án Thay đổi công nghệ Kế hoạch và giá cả bị cố định Nhóm quan tâm dự án: là những người liên quan đến hoặc ảnh hưởng đến các hoạt độngcủa dự án Nhóm quan tâm dự án bao gồm Nhà tài trợ và nhóm thực hiện dự án (the project sponsor and project team) Đội ngũ hổ trợ (support staff) Khách hàng (customers) Người sử dụng (users) Nhà cung ứng (suppliers) Đối thủ của dự án (opponents to the project) GIỚI THIỆU VỀ QLDA (tt) 10 yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án 1. Nhiệm vụ và mục tiêu dự án: cụ thể & rõ ràng, hiểu một cách thấu đáo → cơ sở tốt cho việc xây dựng các kế hoạch & quá trình thực hiện dự án 2. Sự ủng hộ của lãnh đạo: Cạnh tranh nguồn lực & các yếu tố bất ổn định → đối đầu trong công ty → mối quan hệ chặt chẽ giữa PM & quản lý cấp cao là chất xúc tác cho sự thành công của dự án 3. Lập kế hoạch dự án: Lập kế hoạch cụ thể trên các mặt: kỹ thuật, tài chính, kế toán, thông tin kiểm tra. Chú ý sửa đổi & cập nhật kế hoạch thường xuyên GIỚI THIỆU VỀ QLDA (tt) 10 yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án (tt) 4. Tham vấn với khách hàng: xây dựng mục tiêu cụ thể của dự án → giúp sửa đổi các sai lệch trong khi biến mục đích thành các công việc cụ thể 5. Vấn đề đội ngũ: Nhóm dự án được khuyến khích tốt, cam kết rõ ràng với dự án 6. Vấn đề kỹ thuật: PM & các thành viên dự án có những kỹ năng chuyên môn cần thiết 7. Sự chấp nhận của khách hàng: Khách hàng là người phán xét kết quả & chấp nhận dự án GIỚI THIỆU VỀ QLDA (tt) 10 yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án (tt) 8. Kiểm tra dự án: So sánh thực tế và kế hoạch đặt ra. PM xác định sai lệch, dự đoán các nguyên nhân và đề ra biện pháp giải quyết 9. Trao đổi thông tin: Quá trình thông tin chặt chẽ giữa các phòng ban, giữa khách hàng và các thành viên trong dự án 10. Xử lý ruỉ ro: Do dự án luôn đối đầu với rủi ro & bất ổn định cao → việc hình thành các ph/án dự phòng là biện pháp tốt để ngăn ngừa rủi ro GIỚI THIỆU VỀ QLDA (tt) Thành công của một dự án On time + On budget + High quality (+ Utilizing resources effectively + Accepted by customer) GIỚI THIỆU VỀ QLDA (tt) GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA Vai trò của nhà QLDA Vị trí và mối quan hệ của PM GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (tt) Vai trò của nhà QLDA Nhà QLDA phải thực hiện công việc rất phức tạp và đầy thách thức do quan hệ nhiều nhóm liên quan (stakeholders) vì nhà QLDA luôn sống trong một thế giới đầy mâu thuẫn: Các dự án cạnh tranh về nguồn lực Mâu thuẫn các thành viên trong dự án Thương lượng các nhóm liên quan Khách hàng thay đổi yêu cầu Các nhà quản lý của tổ chức mẹ muốn giảm chi phí… GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (tt) Vai trò của nhà QLDA Nhà QLDA thường là nhà tổng quát (generalist) có kiến thức & có nền tảng kinh nghiệm phong phú → PM phải có kỹ năng tổng hợp và hệ thống vấn đề Là người thúc đẩy (facilitator)→ kích thích sự hợp tác giữa các cá nhân có kiến thức chuyên ngành khác nhau Thương lượng các nguồn lực cần thiết & giải quyết các mâu thuẩn Đương đầu với rủi ro trong quá trình QLDA Tạo thành quả cuối cùng tốt (end result) cho dự án với các điều kiện ràng buộc về nguồn lực Ra quyết định trong điều kiện không chắc chắn trong môi trường khó kiểm tra GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (tt) Vai trò của nhà QLDA Có 3 câu hỏi chính mà PM thường gặp: 1. Công việc nào cần thực hiện ? WHAT 2. Khi nào nó cần thực hiện ? WHEN 3. Các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc ra sao? HOW Phải đảm bảo tính hiệu quả của mọi nguồn lực được giao, phải báo cáo đầy đủ và trung thực các thông tin dự án Phải cân đối được mối liên hệ có tính đánh đổi giữa các mục tiêu: sự hoàn thành, thời gian và chi phí nhằm đảm bảo đạt kết quả mong muốn. Đặc biệt quan tâm đến mọi thành viên trong nhóm, có kế hoạch giúp đỡ thành viên dự án khi dự án sắp kết thúc. Trách nhiệm của nhà QLDA GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (tt) GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (tt) Nhà QLDA chỉ đạo, định hướng, khuyến khích và phối hợp các thành viên cùng thực hiện dự án. Kỹ năng lãnh đạo Nhà QLDA có nhiệm vụ phối hợp, thống nhất các hoạt động giữa các bộ phận chức năng và những cơ quan liên quan để thực hiện các công việc của dự án Kỹ năng giao tiếp và thông tin trong QLDA Nhà QLDA phải là người chịu trách nhiệm về kế hoạch tổng thể trước nhà đầu tư và đối tượng thụ hưởng Kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát dự án Các kỹ năng cần thiết của nhà QLDA GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (tt) Nhà QLDA khi thực hiện nhiệm vụ phải quan hệ với rất nhiều nhóm. Thiếu quyền lực nhưng trách nhiệm tăng Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn Nhà QLDA Lựa chọn phương án và cách thức thực hiện các công việc dự án Kỹ năng ra quyết định Nhà QLDA trợ giúp các đơn vị, doanh nghiệp trong hoạt động tiếp thị. Làm tốt công tác tiếp thị sẽ giúp đơn vị giữ được khách hàng hiện tại, tăng thêm khách hàng tiềm năng Kỹ năng tiếp thị và quan hệ khách hàng Các kỹ năng cần thiết của nhà QLDA GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (tt) Các kỹ năng cần thiết của nhà QLDA GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (tt) Phẩm chất của nhà QLDA Trung thực và chính trực ( Honesty & Integrity) Khả năng ra quyết định - đúng lúc, dứt khoát (decision making ability) Hiểu biết các vấn đề về con người (understanding of personel problem) Có tính linh hoạt, năng động (versatility) Khả năng giải quyết vấn đề (problem solving) GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (tt) Chọn lựa nhà QLDA Biết tổng quát nhiều hơn chuyên sâu Có đầu óc tổng hợp hơn là có đầu óc phân tích Là người thúc đẩy công việc hơn là người giám sát công việc Tùy theo qui mô của dự án GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QLDA (tt) Chọn lựa nhà QLDA BẠN CÓ THỂ QUẢN LÝ THÀNH CÔNG MỘT DA? BẠN CÓ THỂ QUẢN LÝ THÀNH CÔNG MỘT DA? 10 – 30: Bạn chưa thể làm việc hiệu quả 30 – 50: Rất tốt – là điểm số tốt & là nền tảng tốt để phát triển 50 – 70: Xuất sắc – Bạn hãy bắt tay vào công việc