Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN iso 9001: 2000 vào công tác văn thư lưu trữ

ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001: 2000 VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮTS. Nguyễn Lệ NhungTrung tâm Nghiên cứu khoa họcI. TỔNG QUAN VỀ ISO 90001.Khái niệm ISO 90001.1. Tổ chức ISO ISO là chữ viết tắt của International Standardition Organization, dịch là “Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế.- Mục tiêu của ISO là thúc đẩy sự phát triển của công tác tiêu chuẩn hóa nhằm tạo thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa và dịch vụ trên phạm vi toàn thế giới Nhiệm vụ của ISO là xây dựng, công bố các tiêu chuẩn thuộc phạm vi hoạt động của nhiều lĩnh vực khác nhau (trừ điện và điện tử là thuộc phạm vi trách nhiệm của Ủy ban Điện Quốc tế IEC International Electronic Commitee). Các tiêu chuẩn của ISO không có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng mà chỉ có tính chất khuyến khích áp dụng. - Tuy nhiên, các tiêu chuẩn ISO lại có vai trò quan trọng trong việc thống nhất các tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ trên phạm vi toàn thế giới. 1.2. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000- Khái niệm: ISO 9000 là tên gọi của bộ tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành và luôn luôn được soát xét để đưa ra những phiên bản mới hàng năm, phù hợp với sự phát triển của toàn xã hội (ISO 9000 đầu tiên ban hành 1987 và cứ 5 năm được soát xét một lầnISO 9000: 2000 là bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được soát xét và bổ sung năm 2000)2. Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 phiên bản năm 2000 và năm 2005 gồm 4 tiêu chuẩn chủ yếu sau:(1) - ISO 9000: 2005 (thay thế ISO 9000: 2000) - Cơ sở thuật ngữ và từ vựng: mô tả tổng thể hệ thống quản lý chất lượng và quy định các thuật ngữ, từ vựng cho hệ thống quản lý chất lượng. (2) - ISO 9001: 2000 - Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu: Đây là tiêu chuẩn chính của bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 2000, quy định các yêu cầu đối với một hệ thống quản lý của một cơ quan, tổ chức áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 quy định các hoạt động cần thiết phải xem xét trong khi triển khai hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. (3) - ISO 9004: 2000 - Hướng dẫn cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Tiêu chuẩn này được sử dụng nhằm mở rộng hơn những lợi ích đạt được từ ISO 9001: 2000, không những đối với bản thân tổ chức mà còn đối với tất cả các bên liên quan đến hoạt động của tổ chức (4) - ISO 19011: 2001 - Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng: Hướng dẫn việc xác nhận khả năng của hệ thống, thường được dùng để đánh giá trong nội bộ của tổ chức hoặc đánh giá bên cung ứng. Trong 04 tiêu chuẩn của bộ tiêu chuẩn ISO 9000, tiêu chuẩn ISO 9001 là tiêu chuẩn có vai trò quan trọng, có thể đứng độc lập, quy định các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng. Trong một cơ quan, tổ chức có thể chỉ tiến hành áp dụng độc lập tiêu chuẩn ISO 9001, không thể độc lập áp dụng các tiêu chuẩn còn lại. 3. Các nguyên tắc của hệ thống QLCL theo ISO 90003.1. Nguyên tắc định hướng vào khách hàng3.2. Nguyên tắc lãnh đạo thống nhất 3.3. Nguyên tắc hợp tác triệt để3.4. Nguyên tắc hoạt động theo quá trình 3.5. Nguyên tắc hệ thống 3.6. Nguyên tắc cải tiến liên tục3.7. Nguyên tắc quyết định dựa trên CSDL5.8. Nguyên tắc hợp tác chặt chẽ giữa tổ chức và bên cung ứng4. Các yêu cầu của hệ thống QLCL theo ISO - Theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu, hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 phải đáp ứng các yêu cầu sau:4.1. Yêu cầu chung4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu4.3. Yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo4.4. Yêu cầu về quản lý nguồn nhân lực4.5. Yêu cầu đối với việc tạo ra sản phẩm 4.1. Các yêu cầu chung - Xây dựng hệ thống văn bản, - Thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất lượng - Thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống. - Xác định mối liên hệ giữa các quá trình - Đo lường, theo dõi và phân tích các quá trình - Đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực và thông tin cần thiết 4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệuKhi áp dụng ISO 9000, các cơ quan, tổ chức cần chuẩn bị các tài liệu sau:- Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng- Sổ tay chất lượng- Các thủ tục (quy trình) dạng văn bản theo yêu cầu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đặt ra- Các tài liệu về việc hoạch định, thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát - Các hồ sơ theo yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000. 4.3. Yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo- Lãnh đạo cao nhất phải cam kết việc xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng.- Đảm bảo các yêu cầu của khách hàng được xác định và đáp ứng đầy đủĐảm bảo chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng phải phù hợp Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng Ngược lại, tổ chức áp dụng ISO 9000 cần hoạch định việc xem xét trách nhiệm của lãnh đạo. 4.4. Yêu cầu về quản lý nguồn nhân lựcYêu cầu về nguồn nhân lực bao gồm:Cung cấp nhân lực có đủ năng lực và trình độ, ý thức làm việc Đào tạo nhân lực thường xuyên để đáp ứng yêu cầu cải tiếnChuẩn bị đầy đủ cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc.4.5. Yêu cầu đối với việc tạo ra sản phẩm- Xác định các quá trình liên quan đến khách hàng- Đảm bảo các yêu cầu về thiết kế và phát triển - Đảm bảo quá trình kiểm tra và xác nhận về mua hàng- Lập kế hoạch, tiến hành sản xuất và cung cấp dịnh vụ trong điều kiện được kiểm soát- Thực hiện các yêu cầu về đo lường, phân tích- Thường xuyên cải tiến5. Ý nghĩa của bộ tiêu chuẩn ISO 9000- ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn quy tụ kinh nghiệm của quốc tế trong lĩnh vực quản lý ISO 9000 đã đưa ra các chuẩn mực cho một hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ ISO 9000 sẽ làm thuận tiện hơn trong trao đổi thương mại toàn cầu ISO 9000 sẽ tạo ra một môi trường làm việc khoa học, quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân II. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH ÁP DỤNG ISO 9000 Để tiến hành áp dụng HTQLCL theo ISO 9000, tổ chức cần tiến hành các công việc sau:1. Xây dựng kế hoạch 2. Biên soạn và phổ biến tài liệu3. Triển khai áp dụng4. Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng1. Xây dựng kế hoạch1.1. Cam kết của lãnh đạo1.2. Thành lập Ban chỉ đạo ISO 1.3. Chọn chuyên gia tư vấn1.4. Thực hiện đào tạo1.5. Đánh giá thực trạng HTQL của cơ quan1.6. Lựa chọn nội dung áp dụng1.7. Dự kiến thời gian thực hiện2. Biên soạn và phổ biến tài liệu2.1. Các tài liệu cần biên soạn- Mục tiêu, chính sách chất lượng- Sổ tay chất lượngCác quy trình áp dụng ISO 90002.2. Phổ biến các tài liệu- Ban hành các tài liệu hướng dẫn- Hướng dẫn áp dụng đến các đối tượng liên quan3. Triển khai áp dụngCác bước triển khai áp dụng: 3.1. Công bố áp dụng 3.2. Đánh giá nội bộ 3.3. Đánh giá trước chứng nhận4. Chứng nhận hệ thống quản lý 4.1. Đánh giá sơ bộ4.2. Đánh giá chính thức4.3. Quyết định chứng nhận4.4. Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lạiIII. ÁP DỤNG ISO 9001: 2000 VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ1. Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư 1.1. Xác định các đối tượng liên quanThủ trưởng cơ quan (thực hiện cam kết bằng văn bản)Các cấp phóChánh văn phòngTrưởng các đơn vịNhững người tham gia trực tiếp vào công tác văn thư1.2. Xác định nội dung ưu tiên áp dụng- Soạn thảo và ban hành văn bảnQuản lý văn bản điQuản lý văn bản đếnLập hồ sơ hiện hànhQuản lý và sử dụng dấuChú ý: Trong các quy trình lớn còn có các quy trình kỹ thuật nhỏ1.3. Xây dựng các quy trình1.3.1. Xác định cấu trúc của quy trình nghiệp vụ theo ISOCác thuật ngữ dùng trong quy trìnhCác bước thực hiện công việcTrách nhiệm của từng cá nhânCác tài liệu liên quan đến việc thực hiện quy trình1.3.2. Xây dựng các quy trìnhKhi xây dựng các quy trình nghiệp vụ cần căn cứ vào:Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã cóThực tế việc triển khai thực hiện văn bản hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan, tổ chứcXác định rõ trách nhiệm của các cá nhân tham gia vào quy trìnhThỏa mãn các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 90001.4. Công bố áp dụng quy trình Tiến hành các bước đúng với nội dung bước 3 của quy trình áp dụng ISO- Công bố áp dụng- Đánh giá nội bộ- Đánh giá trước chứng nhận Tất cả các bước trên đều được cụ thể hoá thành quy trình nghiệp vụ theo ISO để thuận lợi cho quá trình triển khai áp dụng1.5. Chứng nhận2. Áp dụng ISO 9000 vào công tác lưu trữ Về cơ bản, các bước áp dụng cũng tiến hành như phần Áp dụng ISO 9000 vào công tác văn thư, tuy nhiên áp dụng ISO 9000 vào công tác lưu trữ phức tạp hơn vì các khâu nghiệp vụ lưu trữ phức tạp hơn các khâu nghiệp vụ văn thưCác quy trình nghiệp vụ lưu trữ cần xây dựng theo ISO 90002.1. Các quy trình thu thập tài liệu2.2. Các quy trình chỉnh lý tài liệu2.3. Các quy trình xác định giá trị tài liệu2.4. Các quy trình bảo quản tài liệu2.5. Các quy trình bảo hiểm tài liệu2.6. Các quy trình tu bổ, phục chế tài liệu2.7. Các quy trình khai thác, sử dụng tài liệu2.8. Các quy trình công bố tài liệu.IV. CÁC BIỆN PHÁP