Bài 1: Bài mở đầu

* Nội dung môn học Tìm hiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access. Sử dụng MS Access xây dựng Ứng dụng CSDL phục vụ công tác quản lý trong các tổ chức. Phiên bản : MS Access 2003 * Chương trình môn học 1: Bài mở đầu 2: Bảng biểu (Table) 3: Truy vấn (Query) 4: Biểu mẫu (Form) 5: Báo cáo (Report) 6: Tập lệnh (Macro) 7: Lập trình VBA * Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu MS Access KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Bài 1: Bài mở đầu * Bài 1: Tổng quan MS Access 2003 1. Các khái niệm cơ bản 2. Giới thiệu MS Access 2003 * 1. Các khái niệm cơ bản Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu quan hệ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Khái niệm về Ứng dụng CSDL, Ứng dụng quản lý * 1. Các khái niệm cơ bản Cơ sở dữ liệu (Database): là tập hợp các dữ liệu phục vụ cho một mục đích, bài toán cụ thể. Ví dụ như CSDL cho bài toán quản lý lương, bài toán Quản lý sinh viên… Dữ liệu được lưu trữ tập trung Có khả năng chia xẻ cho nhiều ứng dụng khác nhau, đáp ứng nhiều mục đích sử dụng khác nhau Người dùng có thể khai thác trực tiếp dữ liệu nhờ hỗ trợ của một dạng phần mềm chuyên dụng Sự tách biệt giữa cấu trúc logic và cấu trúc vật lý của dữ liệu * 1. Các khái niệm cơ bản Ví Dụ: Công ty có tập tin lưu trữ danh sách nhân viên trên máy tính Ban giám đốc cần xem xét các nhân viên để khen thưởng Phòng tài vụ lại cần lập bảng lương tháng cho các nhân viên Danh sách nhân viên được cả ban giám đốc và phòng tài vụ khai thác cùng một lúc, Thông tin về nhân viên phải nhất quán nghĩa là dù ở đâu - ở ban giám đốc hay ở phòng tài vụ - thông tin ấy là phải như nhau. * 1. Các khái niệm cơ bản Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database): Dữ liệu được tổ chức thành các bảng hai chiều. Chiều dọc: là tập hợp các đặc điểm của đối tượng cần quản lý (gọi là trường- Field) Vd: Nhân viên (tên, ngày sinh, giới tính, lương) Mặt hàng (tên hàng, số lượng, đơn giá,...) Chiều ngang: là giá trị của các trường (các bản ghi - Record) Vd: (Nguyễn Văn An, 12/5/1970, nam, 2000000) * 1. Các khái niệm cơ bản Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database): * 1. Các khái niệm cơ bản Thực thể là một sự vật cụ thể hay trừu tượng trong thế giới khách quan. Ví dụ: Trong một trường học có các thực thể: giáo viên, học sinh, môn học… Trong một thư viện có các thực thể: sách, loại sách, nhà xuất bản… Trong một công ty buôn bán cho phép trả chậm có các thực thể: mặt hàng (cụ thể),công nợ (trừu tượng). * 1. Các khái niệm cơ bản Các thực thể này có các tính chất riêng của nó gọi là thuộc tính. Ví dụ: Mỗi học sinh có một họ tên, vậy họ tên là thuộc tính Mỗi thực thể có một thuộc tính dùng để phân biệt giữa các đối tượng của thực thể đó gọi là thuộc tính khóa hay gọi tắt là khóa. Ví dụ: Mỗi Sinh viên có một mã số duy nhất để phân biệt với Sinh viên khác * 1. Các khái niệm cơ bản Giữa các thực thể có thể có mối liên hệ với nhau gọi là quan hệ (relation) Các loại quan hệ: Quan hệ một-một (one to one): kí hiệu (1,1), là quan hệ hình thành khi một đối tượng của thực thể này có quan hệ duy nhất với một đối tượng của thực thể kia Ví dụ: Một nhân viên chỉ thuộc về một phòng ban duy nhất * 1. Các khái niệm cơ bản Các loại quan hệ: Quan hệ một-nhiều (one to many): ký hiệu (1,n), là quan hệ hình thành khi một đối tượng của thực thể này có quan hệ với nhiều đối tượng của thực thể kia Ví dụ: Một Lớp có nhiều sinh viên theo học hoặc Một sinh viên học nhiều môn học khác nhau * 1. Các khái niệm cơ bản Các loại quan hệ: Ngoài ra, trong thực tế, một đối tượng của thực thể này lại có quan hệ với nhiều đối tượng của thực thể kia và ngược lại. Quan hệ này được gọi là quan hệ nhiều-nhiều (many to many), kí hiệu là (n, n). Ví dụ: Trong một thư viện, ta xét quan hệ giữa thực thể sách và thực thể độc giả: Một cuốn sách có thể được nhiều độc giả mượn và Đồng thời một độc giả có thể mượn nhiều cuốn sách (lúc này ta phải biểu diễn quan hệ nhiều-nhiều nói trên bằng hai quan hệ một-nhiều). * 1. Các khái niệm cơ bản Mô hình dữ liệu quan hệ: Các dữ liệu, thông tin về một thực thể cần quản trị sẽ được lưu vào máy tính dưới dạng các bảng (Table). Giữa các bảng có thể có quan hệ với nhau và mối quan hệ này cũng được biểu diễn dưới dạng bảng Ví dụ: Xét hoạt động của một thư viện. Dữ liệu cần quản lí của thư viện gồm có: Sách  ta gọi Sách là một thực thể. Độc giả  ta gọi Độc giả là một thực thể. * 1. Các khái niệm cơ bản Ví dụ: Biểu diễn các thực thể dưới dạng bảng như sau: Sách: Độc Giả * 1. Các khái niệm cơ bản Ví dụ: Giữa thực thể Sách và thực thể Độc giả có quan hệ mượn trả, biểu diễn như sau: Mượn * 1. Các khái niệm cơ bản Hệ quản trị CSDL (Database Management System): Một hệ thống phần mềm cho phép tạo, duy trì và khai thác CSDL . Ví dụ : IBM DB2, SQL Server, Oracle, MySQL, MS Access, Foxpro … * 1. Các khái niệm cơ bản Các chức năng chính của một DBMS : Quản trị từ điển dữ liệu Quản lý lưu trữ dữ liệu Quản lý biến đổi dữ liệu Quản lý an toàn dữ liệu Quản lý nhiều người truy cập một lúc Quản lý phục hồi và sao lưu dữ liệu Bảo đảm toàn vẹn dữ liệu Cung cấp các ngôn ngữ truy cập (SQL) và các giao diện lập trình cho ứng dụng (Application Programming Interfaces - API) * 1. Các khái niệm cơ bản Hệ quản trị CSDL: * 1. Các khái niệm cơ bản Ứng dụng cơ sở dữ liệu ( Database Application ) Phần mềm có giao tiếp, sử dụng CSDL trong hoạt động của mình (các phần mềm kế tóan, quản lý nhân sự, tiền lương , xuất nhập hàng ,…) Ứng dụng quản lý (Business Application) Các ứng dụng quản lý đuợc hiểu là một hệ thống tích hợp cả phần mềm và phần cứng được sử dụng để hỗ trợ cho công tác quản lý. Lĩnh vực của ứng dụng và lập trình các ứng dụng quản lý rất rộng, trải dài trên nhiều lĩnh vực. * Bài 1: Tổng quan MS Access 2003 1. Các khái niệm cơ bản 2. Giới thiệu MS Access 2003 * 2. Giới thiệu MS Access 2003 Các đặc trưng Các đối tượng trong MS Access Database Một số thao tác * 2. Giới thiệu MS Access 2003 Các đặc trưng cơ bản Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh chạy trên môi trường Windows Là một ứng dụng trong bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS- Relational Database Management System) Rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ * 2. Giới thiệu MS Access 2003 Các đặc trưng cơ bản MS Access là một hệ quản trị CSDL (DBMS), đồng thời tích hợp công cụ xây dựng Ứng dụng CSDL qui mô nhỏ, đơn giản. MS Access có khả năng chuyển đổi dữ liệu qua lại với các ứng dụng khác như Word, Excel, Dbase, Fox, HTML,… MS Access có thể chạy trên môi trường mạng máy tính, với số kết nối đồng thời hạn chế (5-10 user) * 2. Giới thiệu MS Access 2003 Hạn chế: Access không phù hợp để quản trị DB có qui mô lớn. Access không phù hợp để tạo ứng dụng được sử dụng bởi nhiều user, có yêu cầu cao về độ tin cậy và bảo mật. Hỗ trợ rất hạn chế phát triển ứng dụng Web. * 2. Giới thiệu MS Access 2003 Ứng dụng của Access: Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (chỉ là phần cơ sở dữ liệu, còn phần phát triển thành phần mềm có thể dùng các công cụ khác để làm như: Visual Basic, Visual C, Delphi, .NET,..) Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ. Thực hiện tạo ứng dụng nhanh. Chi phí ít. Đơn giản, dễ sử dụng. * 2. Giới thiệu MS Access 2003 Các đối tượng trong CSDL Access: Một Access Database bao gồm các đối tượng: Các đối tượng trong một Database được lưu trữ trong một file duy nhất (.mdb) – gọi là tập tin CSDL / tập tin ứng dụng CSDL Access cho ta làm việc với các đối tượng trong DB thông qua giao diện Database Window - cửa sổ database. * 2. Giới thiệu MS Access 2003 Các đối tượng trong CSDL Access: * 2. Giới thiệu MS Access 2003 Các đối tượng trong CSDL Access: Table (bảng): là thành phần cơ bản của CSDL, nó cho phép lưu trữ dữ liệu phục vụ công tác quản lý. Các bảng trong một CSDL thường có mối quan hệ với nhau. Query (truy vấn): là công cụ dùng để tính toán các trường không cần lưu trữ (điểmTB, thành tiền), sắp xếp, tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu. Form (Biểu mẫu): cho xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu như trong thực tế, giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu như nhập xuất trên Table hay Query. * 2. Giới thiệu MS Access 2003 Các đối tượng trong CSDL Access: Report (Báo biểu): cho in ấn với các khả năng In dữ liệu dưới dạng bảng biểu Sắp xếp dữ liệu trước khi in In dữ liệu có quan hệ trên một báo cáo Macro (tập lệnh): là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện các thao tác thường gặp. Khi gọi một Macro, Access sẽ cho thực hiện một dãy các lệnh tương ứng đã qui định. Module (đơn thể): là một dạng tự động hoá chuyên sâu hơn Macro. Đó là những hàm riêng của NSD được viết bằng ngôn ngữ Visual Basic for Application (VBA). * 2. Giới thiệu MS Access 2003 Một số thao tác: Khởi động microsoft Access Mở lệnh Start | Programs | Microsoft Office | Microsoft Access 2003 của Window Nhấn kép chuột lên tên tệp có phần mở rộng .MDB với biểu tượng của Microsoft Access * 2. Giới thiệu MS Access 2003 Một số thao tác: Khởi động microsoft Access * 2. Giới thiệu MS Access 2003 Một số thao tác: Tạo một tập tin CSDL mới: Chọn File/New Bấm nút new trên thanh Toolbars Dùng tổ hợp phím nóng Ctrl_N Tiếp theo chọn Blank Database trên thanh task pane * 2. Giới thiệu MS Access 2003 Một số thao tác: Tạo một tập tin CSDL mới: * 2. Giới thiệu MS Access 2003 Một số thao tác: Cửa sổ tạo mới Database hiện lên Chọn thư mục lưu tập tin trong phần save in Nhập tên tập tin mới trong phần file name Bấm Create để tạo tập tin mới Tập tin Access có phần mởi rộng là *.MDB Lưu tập tin CSDL mới: Chọn File/Save Bấm nút save trên thanh Toolbars Dùng tổ hợp phím nóng Ctrl_S * 2. Giới thiệu MS Access 2003 Một số thao tác: Tạo một tập tin CSDL mới: * 2. Giới thiệu MS Access 2003 Một số thao tác: Thoát khỏi Access Chọn menu File | Exit; Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4; Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở. Nếu chưa lưu dữ liệu trước khi thoát sẽ có thông báo yêu cầu lưu các thay đổi. * 2. Giới thiệu MS Access 2003 THAO TÁC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG CỬA SỔ DB : Tạo mới Thi hành , mở xem Xoá , Sao chép, Đổi tên,Xem properties CÔNG CỤ : Hệ thống menu, biểu tượng lệnh, shortcut menu * Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu MS Access CÂU HỎI?