Bài 1: Tổng quan về hành vi tổ chức

Bài 1: Tổng quan về hành vi tổ chức MAN403_Bai 1_v1.0010112211 1 BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ HÀNH VI TỔ CHỨC Nội dung  Hành vi tổ chức là gì?  Tầm quan trọng và các chức năng của hành vi tổ chức.  Cơ hội và thách thức đối với hành vi tổ chức. Hướng dẫn học Mục tiêu  Học viên nên đọc và ôn lại kiến thức về tổ chức, quản lý cơ bản.  Đọc tài liệu: Quản trị học, Nguyễn Phùng Minh Hằng, Chương trình đào tạo cử nhân trực tuyến Topica: Bài 1: Tổng quan về quản lý (từ trang 1 – trang 13), Bài 4: Chức năng lập kế hoạch, Bài 5: Chức năng tổ chức, Bài 6: Lãnh đạo, Bài 7: Chức năng kiểm tra.  Đọc tài liệu và thảo luận với giảng viên và các học viên khác về các vấn đề chưa nắm rõ.  Tự lấy ví dụ nhằm làm rõ các khái niệm.  Trả lời các câu hỏi ôn tập ở cuối bài. Thời lượng học 6 tiết Sau khi học bài này, người học cần:  Mô tả rõ ràng khái niệm về Hành vi tổ chức.  Xác định tầm quan trọng của Hành vi tổ chức.  Tóm tắt và phân biệt các chức năng của Hành vi tổ chức.  Đánh giá những thách thức và cơ hội đối với các nhà quản lý trong việc vận dụng khoa học Hành vi tổ chức. Bai 1: Tổng quan về hành vi tổ chức 2 MAN403_Bai 1_v1.0010112211 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Tình huống Nam, một sinh viên tốt nghiệp một Trường đại học tại Hà Nội và hiện đang làm cho một công ty của Mỹ tại Việt Nam. Công việc của Nam đòi hỏi anh phải quản lý 8 nhân viên trong phòng. Nam tâm sự: “Trong quá trình học tại Trường đại học, tôi thực sự chưa được trang bị kiến thức và kỹ năng để đối mặt với những thách thức có thể gặp phải trong quá trình làm việc – hiểu và tạo động lực cho nhân viên”. “Chẳng hạn, việc lên kế hoạch làm việc với khách hàng cũng đủ làm cho tôi đau đầu. Cái mà tôi học hỏi được là khi công việc gặp trục trặc thì hầu hết nguyên nhân đều xuất phát từ vấn đề liên quan đến con người. Tôi đã phải nỗ lực rất nhiều để nhân viên trong phòng cảm thấy nơi làm việc như gia đình nhỏ và tôi cũng phải học cách tạo động lực cho họ. Tuy nhiên, tất cả điều này tôi có được qua trải nghiệm. Tôi chưa được học cách làm việc cùng với người khác ở trường”. Câu hỏi 1. Nam đã và đang phải học kiến thức gì mà hầu hết các nhà quản lý đều phải học? 2. Kiến thức này sẽ mang lại lợi ích gì cho công việc quản lý của Nam? Bài 1: Tổng quan về hành vi tổ chức MAN403_Bai 1_v1.0010112211 3 1.1. Hành vi tổ chức và vai trò của hành vi tổ chức 1.1.1. Hành vi tổ chức là gì? Hành vi tổ chức (HVTC) là môn khoa học quản lý nghiên cứu một cách có hệ thống về các hành vi và thái độ của con người trong một tổ chức và sự tương tác giữa hành vi của con người với tổ chức. Mỗi cá nhân mang đến tổ chức những đặc điểm riêng về tính cách, ngành nghề chuyên môn và kinh nghiệm của riêng mình. Tuy nhiên, các cá nhân không làm việc đơn lẻ trong tổ chức. Họ còn có mối liên hệ với những đồng nghiệp, người quản lý trực tiếp, thuộc cấp, với tổ chức thông qua các chính sách, luật lệ, quy định và sự thay đổi diễn ra trong tổ chức. Khi cá nhân thay đổi qua quá trình làm việc lâu dài trong tổ chức, thì đến lượt tổ chức sẽ chịu ảnh hưởng của sự thay đổi đó. Vì vậy, nghiên cứu sự tương tác giữa cá nhân và tổ chức là rất cần thiết. Tổ chức tồn tại trước khi cá nhân vào làm việc và tiếp tục tồn tại sau khi cá nhân rời bỏ tổ chức. Do vậy, bản thân tổ chức là một khía cạnh thứ ba để nhìn nhận về hành vi tổ chức. Chúng ta luôn có thói quen giải thích hiện tượng theo cảm tính của mình. Chẳng hạn một người vắng mặt tại cơ quan, chúng ta cho ngay rằng anh ta bỏ việc đi chơi mà chưa cần biết thực sự nguyên nhân là gì. Hành vi tổ chức đi vào giải thích các hiện tượng như vậy một cách khoa học. Để làm được điều đó các kết luận của HVTC phải dựa trên các nghiên cứu được tiến hành có hệ thống. Hình 1: Mô hình hành vi tổ chức Nghiên cứu hành động và thái độ một cách có hệ thống không có nghĩa là phải nghiên cứu tất cả các hành vi và thái độ mà chỉ nghiên cứu những hành vi và thái độ quyết định tới kết quả làm việc của người lao động. Trong HVTC, các dạng hành vi quyết định tới kết quả làm việc của người lao động bao gồm các hành vi liên quan trực tiếp tới năng suất, mức độ vắng mặt và thay đổi nhân lực. Thái độ của người lao động được đề cập ở đây là thoả mãn công việc. Thoả mãn có quan hệ tới năng suất lao động, tỷ lệ nghịch với mức độ vắng mặt của người lao động. Tạo và nâng cao sự thoả mãn công việc còn là trách nhiệm của nhà quản lý đối với người lao động. Điều cần lưu ý rằng, HVTC nghiên cứu hành vi, thái độ của người lao động liên quan tới công việc và do đó nó phải được diễn ra trong tổ chức. Trong khoa học HVTC, tổ chức được hiểu là cơ cấu chính thức của sự phối hợp có kế hoạch, đòi hỏi sự tham gia của hai người trở lên và để đạt mục tiêu chung của tổ chức. Do vậy, đặc trưng của tổ chức là sự phối hợp, tính kế hoạch mang mục tiêu chung, và có sự tham gia của nhiều người. Môi trường Hành vi của cá nhân trong tổ chức Sự tương tác giữa các cá nhân trong tổ chức Bai 1: Tổng quan về hành vi tổ chức 4 MAN403_Bai 1_v1.0010112211 1.1.2. Vai trò của HVTC Hành vi tổ chức hướng tới việc xem xét mối quan hệ giữa người lao động với tổ chức trong những vai trò khác nhau của người lao động trong tổ chức đó. Do đó, HVTC có vai trò quan trọng nhằm đảm bảo duy trì và phát triển quan hệ này một cách hiệu quả, giúp người lao động gắn bó hơn với tổ chức của mình, và có thể điều chỉnh thái độ và hành vi của mình cho phù hợp với mục tiêu và các giá trị mà tổ chức theo đuổi. Ngược lại tổ chức cũng phải điều chỉnh để tạo sự gắn bó hơn giữa người lao động với tổ chức và để khuyến khích tính sáng tạo và tạo động lực cho người lao động. Vai trò của HVTC được thể hiện cụ thể như sau:  Thứ nhất, HVTC có vai trò quan trọng trong việc tạo sự gắn kết giữa người lao động và tổ chức trên cơ sở đảm bảo mục tiêu và các giá trị theo đuổi của tổ chức, sự tôn trọng, đảm bảo các giá trị và lợi ích cá nhân của người lao động.  Thứ hai, HVTC giúp cho các nhà quản lý có được cách nhìn đầy đủ và toàn diện về người lao động để đưa ra được các chính sách, biện pháp phù hợp nhằm khuyến khích đổi mới, sáng tạo và tạo động lực cho người lao động. Đây là cơ sở quan trọng để tăng năng suất lao động và hiệu quả công việc của người lao động.  Thứ ba, HVTC giúp các nhà quản lý tạo lập môi trường làm việc hiệu quả trong tổ chức, trên cơ sở sự chia sẻ trách nhiệm và hợp tác chặt chẽ giữa các thành viên trong tổ chức.  Thứ tư, HVTC có vai trò quan trọng trong đảm bảo sự cân bằng, tin tưởng và gắn kết người lao động với tổ chức nói chung và lãnh đạo tổ chức nói riêng. HVTC giúp cho người lao động thay đổi được nhận thức, thái độ và do đó có hành vi ứng xử phù hợp với mục tiêu và giá trị của tổ chức. Kiến thức về HVTC rất cần thiết đối với các nhà quản lý nói chung và quản lý nhân sự nói riêng. HVTC giúp nâng cao hiệu quả của công tác quản lý, phát huy vai trò con người trong tổ chức, khai thác một cách tối ưu nguồn nhân lực, phát huy tính sáng tạo của con người và tạo nên mối quan hệ gắn bó giữa con người với tổ chức. 1.2. Hành vi tổ chức với chức năng, vai trò và các kỹ năng cơ bản của quản lý 1.2.1. Các chức năng cơ bản của quản lý  Lập kế hoạch là một quá trình bao gồm việc xác định mục tiêu, thiết lập chiến lược và quyết định phương án hành động để đạt được mục tiêu đã đặt ra.  Tổ chức là quá trình thiết kế công việc, xác định những nhiệm vụ công việc cần phải thực hiện, nhóm những công việc thành những bộ phận, phân công người thực hiện những nhiệm vụ công việc đó, thiết lập mối quan hệ báo cáo quyền lực giữa công việc các bộ phận. Bài 1: Tổng quan về hành vi tổ chức MAN403_Bai 1_v1.0010112211 5  Lãnh đạo là quá trình chỉ đạo, hướng dẫn, tạo động cơ làm việc cho các thành viên trong tổ chức, khuyến khích phối hợp làm việc, lựa chọn các kênh giao tiếp hiệu quả nhất và giải quyết xung đột.  Kiểm soát là quá trình quản lý, điều chỉnh các hoạt động của tổ chức, hướng dẫn các thành viên trong tổ chức thực hiện đúng mục tiêu đề ra. 1.2.2. Vai trò cơ bản của quản lý  Vai trò quan hệ con người: Bất kỳ nhà quản lý nào cũng đều phải thực hiện nhiệm vụ ở vị trí mà họ đảm nhiệm. Nghĩa là họ có quyền lực nhất định trong tổ chức. Bên cạnh đó, tất cả các nhà quản lý đều có vai trò lãnh đạo. Họ có quyền tuyển dụng, đào tạo, tạo động lực làm việc cho người lao động, hay khen thưởng và kỷ luật người lao động. Các nhà quản lý còn có vai trò duy trì mạng lưới quan hệ với những người bên ngoài, những người cung cấp thông tin cho các nhà quản lý. Chẳng hạn, khi cán bộ phụ trách marketing muốn có thông tin về nhân sự trong bộ phận của mình từ cán bộ quản lý nhân sự, khi đó anh ta có vai trò quan hệ nội bộ. Khi cán bộ marketing của doanh nghiệp liên hệ với những người phụ trách marketing của các doanh nghiệp khác thông qua hiệp hội marketing, thì anh ta có quan hệ giao tiếp với bên ngoài. “ Một thập kỷ trước, Ed Ludwig đảm nhận vai trò CEO của Becton Dickinson, một công ty công nghệ y tế toàn cầu và ông đã cho thấy sự cởi mở và minh bạch hiếm có ở một lãnh đạo cấp cao nhưng đó cũng sẽ là một đặc tính cần thiết của một nhà lãnh đạo trong tương lai. Ông cho phép mọi người toàn quyền nói lên sự thật dù điều này vốn rất khó khăn vì những người cấp dưới luôn ngần ngại phải nói sự thật và những người cấp trên thì cảm thấy bị đe dọa bởi điều đó. Nhưng Ed Ludwig thì không như vậy. Quay trở lại năm 2000, công ty đang phải đối mặt với những vấn đề nghiêm trọng về hiệu quả. Thay vì thuê tư vấn và đưa ra quyết định từ nhóm quản lý cấp cao, ông triệu tập những nhà quản lý giỏi nhất để giao nhiệm vụ cho họ phỏng vấn 100 người trên khắp thế giới về việc điều gì cản trở việc đạt được hiệu quả tốt hơn. Sau đó ông yêu cầu họ chia sẻ những gì họ tìm được trong một cuộc họp nơi các nhà quản lý cấp cao ngồi ngoài và không được tham gia tranh luận với những kết quả hoặc đặt ra những câu hỏi có thể làm cho những người được giao nhiệm vụ cảm thấy rằng tốt hơn hết họ không nên nói ra sự thật. Một phát hiện được đưa ra là sự phát triển của hệ thống doanh nghiệp 50 triệu đô từng thuộc trách nhiệm của ông khi làm giám đốc tài chính đang gặp rắc rối nghiêm trọng. Phản ứng của Ludwig là công khai nhận trách nhiệm cho thất bại này và vạch ra một kế hoạch nhằm thay đổi tình hình. Ông cũng áp dụng biện pháp tương tự cho những phát hiện khác…” Bai 1: Tổng quan về hành vi tổ chức 6 MAN403_Bai 1_v1.0010112211 Vậy vai trò quan hệ con người đã được Ed Ludwig thực hiện như thế nào? Bạn hãy tìm hiểu về kết quả tiếp theo của câu chuyện nhé! (Nguồn: Michael Beer trên Harvard Business Publishing. Michael Beer là giáo sư quản trị kinh doanh và giáo sư danh dự tại trường Kinh tế Harvard và chủ tịch của TruePoint - một công ty tư vấn.) Nguyễn Tuyến dịch  Vai trò thông tin: các nhà quản lý nhận, quản lý thông tin, truyền tải thông tin nhận được từ bên ngoài tới các thành viên trong tổ chức và ngược lại. Họ thu thập thông tin bằng cách đọc báo, tạp chí, thăm dò đối thủ cạnh tranh... Theo Mintzberg, đó là vai trò quản lý thông tin. Họ cũng là người thực hiện vai trò đại biểu, đại diện cho tổ chức trong quan hệ với những người bên ngoài tổ chức.  Vai trò ra quyết định: các nhà quản lý đóng vai trò là những sáng lập viên. Họ tìm kiếm cơ hội và thiết lập các chiến lược phát triển cho tổ chức. Họ cũng là người chịu trách nhiệm về việc thực hiện các chiến lược đã đề ra thông qua việc phân bổ nguồn lực, ra các quyết định nhằm thực hiện tốt các hoạt động của tổ chức. 1.2.3. Các kỹ năng quản lý then chốt  Kỹ năng chuyên môn: đó là khả năng áp dụng những kiến thức và kỹ năng được đào tạo nhằm thực hiện tốt công việc.  Kỹ năng quan hệ con người: đó là khả năng hiểu và làm việc cùng với người khác theo nhóm hoặc với từng cá nhân. Rất nhiều người có đầy đủ kỹ năng chuyên môn nhưng lại không có kỹ năng quan hệ con người. Họ có thể là những người không biết lắng nghe ý kiến của người khác, không hiểu nhu cầu của người khác, và gặp khó khăn khi phải giải quyết những xung đột xảy ra trong tổ chức. Do nhà quản lý là những người làm việc thông qua người khác nên họ cần phải có kỹ năng quan hệ con người như giao tiếp, khuyến khích và giao việc cho người khác.  Kỹ năng nhận thức, suy luận và giải quyết vấn đề: đó là khả năng phân tích, phán đoán các tình huống và các vấn đề phức tạp. Việc ra quyết định yêu cầu nhà quản lý phải có khả năng xử lý thông tin, xác định đúng vấn đề, đưa ra các phương án lựa chọn giải quyết vấn đề, xem xét đánh giá các phương án và lựa chọn phương án phù hợp nhất. 1.3. Chức năng của hành vi tổ chức Hành vi tổ chức có 3 chức năng cơ bản đó là giúp "Giải thích, Dự đoán, Kiểm soát" hành vi của con người trong tổ chức. Sau đây chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu rõ hơn các chức năng này của HVTC.  Chức năng giải thích Khi tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi: "Tại sao một cá nhân hay một nhóm cá nhân làm một điều gì đó?" là khi chúng ta đang thực hiện chức năng giải thích. Theo Bài 1: Tổng quan về hành vi tổ chức MAN403_Bai 1_v1.0010112211 7 quan điểm quản lý thì "giải thích" có thể là chức năng ít quan trọng nhất trong số ba chức năng của HVTC bởi vì nó diễn ra khi sự việc đã xảy ra. Tuy nhiên, muốn hiểu được một hiện tượng, chúng ta phải bắt đầu bằng cách tìm ra lời giải thích cho hiện tượng đó. Sau đó chúng ta sử dụng hiểu biết này để xác định nguyên nhân. Ví dụ: Trong doanh nghiệp đột nhiên có một số nhân viên xin thôi việc, chắc chắn các nhà quản lý muốn biết "tại sao" để đưa ra các giải pháp hữu hiệu có thể ngăn chặn được tình trạng này. Rõ ràng việc chúng ta tìm câu trả lời cho câu hỏi "tại sao" diễn ra sau khi hành vi xin thôi việc của nhân viên đã diễn ra. Mặc dù vậy, tìm được câu trả lời có ý nghĩa hết sức quan trọng giúp nhà quản lý biết được nguyên nhân của hiện tượng xin thôi việc và từ đó có thể đưa ra những biện pháp để khắc phục hiện tượng này. Có thể có nhiều nguyên nhân xin thôi việc khác nhau nhưng nếu lời giải thích cho tỷ lệ bỏ việc cao là do lương thấp và công việc nhàm chán thì các nhà quản lý phải có những biện pháp điều chỉnh chính sách tiền lương, thu nhập và bố trí lại công việc, có như vậy mới có thể loại bỏ được hiện tượng này trong tương lai.  Chức năng dự đoán Dự đoán là nhằm vào các sự kiện sẽ diễn ra trong tương lai. Nó tìm cách xác định một hành động cho trước sẽ dẫn đến những kết cục nào. Khi một nhà quản lý của một nhà máy cố gắng dự đoán xem công nhân sẽ phản ứng như thế nào với việc đưa các thiết bị tự động để thay thế lao động thủ công là lúc nhà quản lý đó đang làm một bài tập dự đoán. Dựa vào tri thức về HVTC, nhà quản lý này có khả năng dự đoán các hành vi phản ứng nào đó của người lao động đối với sự thay đổi. Đương nhiên, có thể có rất nhiều phương án khác nhau để tiến hành một sự thay đổi nào đó vì vậy nhà quản lý sẽ đánh giá các phản ứng của công nhân đối với từng phương án khác nhau. Theo cách này, nhà quản lý có thể dự đoán được phương án tối ưu nhất tức là phương án sẽ gây ra mức độ phản kháng thấp nhất của công nhân và sử dụng thông tin đó để ra quyết định.  Chức năng kiểm soát Khi một nhà quản lý đặt câu hỏi “Tôi có thể làm gì để cho anh A nỗ lực hơn trong công việc” là khi nhà quản lý đã quan tâm đến thực hiện chức năng kiểm soát. Chức năng kiểm soát của HVTC là chức năng gây tranh cãi nhiều nhất. Có quan điểm cho rằng việc kiểm soát hành vi của người lao động là vi phạm tự do cá nhân. Cố gắng kiểm soát người khác khi mà bản thân người đó không biết mình bị kiểm soát, điều này nhiều người cho rằng là không có đạo đức, không trong sáng. Đối lập với quan điểm này, đa số các nhà quản lý và các nhà nghiên cứu hiện nay cho rằng kiểm soát hành vi trong khuôn khổ tổ chức là điều hết sức cần thiết, không vi phạm quyền tự do cá nhân mà ngược lại nó có tác dụng bảo vệ cá nhân và đảm bảo đạt được mục tiêu của tổ chức. Bai 1: Tổng quan về hành vi tổ chức 8 MAN403_Bai 1_v1.0010112211 Trên thực tế, các nhà quản lý áp dụng ngày càng nhiều các công nghệ, kỹ thuật hiện đại để kiểm soát người lao động trong tổ chức của mình và nhà quản lý đều nhận thức được rằng mục tiêu kiểm soát là đóng góp giá trị nhất của HVTC nhằm đảm bảo tính hiệu quả trong công việc của tổ chức. 1.4. Các cơ hội và thách thức đối với hành vi tổ chức Ngày nay, HVTC có ý nghĩa quan trọng hơn bao giờ hết đối với các nhà quản lý. Chỉ cần điểm qua một số thay đổi đang diễn ra trong các tổ chức, sự phức tạp và biến động nhanh chóng của môi trường kinh doanh cũng thấy được sự xác đáng của nhận định này. Phần này sẽ đề cập đến một vài vấn đề nổi bật nhất mà các nhà quản lý (chủ yếu là các nhà quản trị doanh nghiệp) đang phải đối mặt mà từ đó HVTC có thể giúp các nhà quản lý đưa ra được các giải pháp hoặc đưa ra những gợi mở có ý nghĩa để đi tới giải pháp. 1.4.1. Những thách thức về phía tổ chức  Sự mở rộng hoặc giảm biên chế lao động trong tổ chức là một trong những thách thức quan trọng đối với các tổ chức. Việc giảm biên chế của các tổ chức trong những năm gần đây đòi hỏi tổ chức phải quan tâm đến việc quản lý những tác động của việc giảm biên chế đến người lao động buộc phải rời bỏ tổ chức và những người lao động tiếp tục làm việc cho tổ chức với nỗi ám ảnh về sự bất ổn trong công việc của họ. Tuy nhiên, ngoài những tác động tiêu cực của việc giảm biên chế như: một số người lao động sẽ lâm vào tình trạng thất nghiệp, giảm biên chế cũng giúp tổ chức cắt giảm chi phí, tạo cơ hội cho một số người lao động có cơ hội tìm được những việc làm ở những nơi đáp ứng nhu cầu và mục tiêu của họ tốt hơn. Ngược lại với việc giảm biên chế là sự mở rộng lực lượng lao động trong tổ chức, nhất là trong các ngành công nghệ thông tin. Nhu cầu này đòi hỏi tổ chức phải có biện pháp thích hợp nhằm thu hút, giữ người lao động có kỹ năng và khả năng, đồng thời quản lý lực lượng lao động mới và lao động cũ.  Sự đa dạng của lực lượng lao động Một trong những thách thức quan trọng và phổ biến nhất mà các tổ chức hiện đang phải đối mặt đó là phải bố trí "những con người khác nhau" vào cùng một tổ chức. Đó chính là sự đa dạng của nguồn nhân lực. Sự đa dạng của lực lượng lao động có nghĩa là nguồn nhân lực trong các tổ chức đang trở nên ngày một phong phú, phức tạp hơn xét về mặt văn hoá, giới tính, chủng tộc và sắc tộc. Sự đa dạng này còn gồm ngày càng có nhiều người lao động có những đặc điểm khác với những gì được coi là “chuẩn mực”. Trước đây, người ta từng sử dụng phương pháp “chiếc nồi hỗn tạp” để tiếp cận những khác biệt trong các tổ chức với giả thuyết rằng những người khác nhau bằng cách này hay cách khác tự động muốn hòa đồng. Nhưng giờ đây các nhà quản lý nhận ra rằng các nhân viên không hề gạt ra một bên các giá trị văn hóa và lối sống Bài 1: Tổng quan về hành vi tổ chức MAN403_Bai 1_v1.0010112211 9 của họ khi họ làm việc. Vì vậy, thách thức đối với các tổ chức là phải làm cho họ hòa đồng hơn với các nhóm đa dạng bằng cách xét tới các lối sống khác nhau, nhu cầu gia đình và lề lối làm việc của họ. Giả thuyết “chiếc nồi hỗn tạp” đang được thay thế bằng một giả thuyết khác – đó là thừa nhận sự khác biệt giữa các cá nhân và coi trọng sự khác biệt này. Sự đa dạng của nguồn nhân lực có tác động mạnh mẽ tới công tác quản lý. Các nhà quản lý sẽ cần phải chuyển triết lý của họ từ chỗ đối xử với mọi người như nhau sang nhìn nhận lại những khác biệt và phản ứng trước những khác biệt đó theo hướng giữ được người lao động và tăng năng suất nhưng đồng thời lại không có sự phân biệt đối xử. Nếu được quản lý tích cực, sự đa dạng có thể làm tăng tính sáng tạo và đổi mới trong các doanh nghiệp cũng như nâng cao tính hiệu quả của việc ra quyết định do sử dụng các góc nhìn khác nhau cho cùng một vấn đề. Ngược lại, nếu doa