Bài 4: Biểu mẫu – Form

* Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu MS Access KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Bài 4: Biểu mẫu – Form * Bài 4: Biểu mẫu – Form 1. Các khái niệm cơ bản 2. Tạo biểu mẫu với Auto Form 3. Form Wizard 4. Form Design * 1. Các khái niệm cơ bản Biểu mẫu Là phương tiện giao diện cơ bản giữa người dùng và Access, Thông tin trong biểu mẫu được lấy từ bảng table hoặc từ Query. Form dùng để hiển thị thông tin, chỉnh sửa dữ liệu, nhập dữ liệu… Form có rất nhiều khuôn dạng khác nhau do đó với mục đích khác nhau người thiết kế biểu mẫu khác nhau . * 1. Các khái niệm cơ bản Biểu mẫu cung cấp một khả năng thuận lợi để hiển thị và nhập dữ liệu. Sử dụng biểu mẫu tăng khả năng nhập dữ liệu, tiết kiệm thời gian và ngăn ngừa các lỗi do đánh sai. Hình thức thể hiện dữ liệu đẹp, trình bày lôi cuốn với các kiểu font và hiệu ứng đồ họa đặc biệt khác ... Quen thuộc với người sử dụng vì nó giống các biểu mẫu trên giấy thông thường. Có thể tính toán được. Có thể chứa cả biểu đồ. Có thể hiển thị dữ liệu từ nhiều bảng (hoặc truy vấn) Tự động hóa một số thao tác phải làm thường xuyên * 1. Các khái niệm cơ bản Kết cấu của Form Tất cả các thông tin thể hiện trên biểu mẫu được chứa trong những đối tượng gọi là điều khiển (control). Điều khiển có thể dùng để thể hiện dữ liệu hoặc thực hiện các hành động hoặc trang trí cho biểu mẫu. Một số điều khiển được buộc vào với các trường của bảng hay truy vấn, gọi là bảng cơ sở hay truy vấn cơ sở. Do đó chúng ta có thể dùng biểu mẫu để nhập dữ liệu vào các trường hay lấy dữ liệu từ các trường đó ra để xem Một số điều khiển khác trình bày thông tin được lưu trữ trong thiết kế bảng. Ví dụ dùng Label (nhãn) để thể hiện thông tin có tính chất mô tả; Đường và các hình khối để tổ chức dữ liệu và làm biểu mẫu có hình thức hấp dẫn hơn * 1. Các khái niệm cơ bản Tạo Form Tạo biểu mẫu tự động với Autoform Tạo biểu mẫu sử dụng Wizard: Đây là cách rất đơn giản, nhanh chóng, dễ dùng giúp tạo nhanh một Form. Tuy nhiên Form được tạo ra có nhiều hạn chế, không gần gũi với yêu cầu của người dùng; Tạo biểu mẫu sử dụng Form Design View (do người sử dụng tự thiết kế) Đây là một công cụ tương đối hoàn chỉnh để tạo ra các form đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau của người sử dụng * Bài 4: Biểu mẫu – Form 1. Các khái niệm cơ bản 2. Tạo biểu mẫu với Auto Form 3. Form Wizard 4. Form Design * 2. Tạo biểu mẫu với Auto Form Access cung cấp chức năng Autoform cho phép chúng ta tạo biểu mẫu dựa trên các bảng hoặc truy vấn đã được xây dựng trước đó. Cách tạo: Trong cửa sổ Database, chọn form, chọn New Trong mục Choose the table or query Where the object's data comes from Chọn bảng hoặc truy vấn làm nguồn dữ liệu cho form. chọn kiểu form cần tạo Chọn bảng Tạo form * 2. Tạo biểu mẫu với Auto Form Cách tạo: Chọn Autoform Columnar: Nếu muốn tạo lập biểu mẫu dạng cột, trong đó mỗi trường trong bảng hay truy vấn là một dòng. Chọn Autoform Tabular: Nếu muốn tạo lập biểu mẫu dạng hàng, trong đó mỗi trường trong bảng hay truy vấn là một cột và một bản ghi trong một dòng. Chọn Autoform Datasheet: Nếu muốn tạo lập biểu mẫu theo dạng bảng, trong đó mỗi cột tương ứng một trường và mỗi dòng là một bản ghi. Chọn OK. Ví dụ: tạo biểu mẫu với bảng Canbo là nguồn dữ liệu * 2. Tạo biểu mẫu với Auto Form Biểu mẫu dạng Columnar: * 2. Tạo biểu mẫu với Auto Form Biểu mẫu dạng Tabular: * 2. Tạo biểu mẫu với Auto Form Biểu mẫu dạng Datasheet: * Bài 4: Biểu mẫu – Form 1. Các khái niệm cơ bản 2. Tạo biểu mẫu với Auto Form 3. Form Wizard 4. Form Design * 3. Form Wizard Form Wizard cho phép người sử dụng can thiệp vào quá trình tạo biểu mẫu Sử dụng: thường dùng để tạo giao diện nhập liệu cho các bảng trong CSDL Ví dụ: Các bước để tạo một form làm giao diện nhập dữ liệu cho bảng CanBo trong CSDL Quản lý cán bộ * 3. Form Wizard Bước 1: Kích hoạt trình Form Wizard Ở thẻ Forms, nhấn nút New, chọn Form Wizard; Hoặc có thể nhấn đúp chuột lên Shortcut Creat Form by using Form wizard Chọn bảng hoặc truy vấn làm nguồn dữ liệu cho form: bảng Canbo Chọn OK * 3. Form Wizard Bước 2: Chọn các thông tin cần đưa lên form. Đây là bước quan trọng nhất để khai báo những trường dữ liệu nào của form sẽ có thể được nhập dữ liệu thông qua form đang tạo. Trong mục Avaiable Field: Chọn các trường đưa vào biểu mẫu, nhấn nút >> Chọn nút Next. Tên bảng hoặc query Danh sách các trường có trong bảng đã chọn Danh mục trường có mặt trong form * 3. Form Wizard Bước 3: Chọn bố cục hiển thị (Layout) cho form. Có 4 kiểu bố cục có thể thiết lập được cho form là: Columnar; Tabular; Datasheet và Justified. Hãy lần lượt chọn lên từng kiểu bố cục (hình dưới) và xem kết quả minh hoạ (Preview) ở hộp chữ nhật bên trái hộp thoại để quyết định nên chọn loại nào: * 3. Form Wizard Bước 4: Chọn kiểu dáng (Style) cho form. Có một danh sách các kiểu dáng để chọn. Hãy thử từng kiểu dáng và chọn cho form một phong cách phù hợp; Ấn Next để tiếp tục; * 3. Form Wizard Bước 5: Hoàn thiện công việc: Hộp What title do you want for your form?: Gõ vào tên gọi cũng như tiêu đề cho form. Chọn Open the form to view or enter information để kích hoạt ngay form vừa tạo hoặc mở form ra ở chế độ Design view để sửa cấu trúc nếu chọn mục Modify the form’s design; * 3. Form Wizard Sử dụng form đã tạo được vào việc nhập dữ liệu: Chọn form, nhấn nút Open. Nếu form đang ở chế độ thiết kế có thể nhấn nút View trên thanh công cụ. Sau đó ta có thể bắt đầu sử dụng form để cập nhật dữ liệu. Tại mỗi thời điểm, form nhập dữ liệu chỉ hiển thị giá trị của một bản ghi. Ta có thể nhập, sửa trực tiếp các trường của bản ghi hiện tại trên form này. Thanh định hướng (Navigator bar) sẽ giúp xử lý một số thao tác dịch chuyển, thêm mới bản ghi; * Bài 4: Biểu mẫu – Form 1. Các khái niệm cơ bản 2. Tạo biểu mẫu với Auto Form 3. Form Wizard 4. Form Design * 4. Form Design Để tạo được form mang tính chuyên nghiệp và đáp ứng được sát yêu cầu thực tế cũng như tính thẩm mỹ bắt buộc phải sử dụng đến Form Design View. Nói như vậy không có nghĩa là không dùng Form Wizard để tạo form, mà trong nhiều tính huống vẫn dùng Form Wizard rồi sử dụng đến Form Design View để tiếp tục hoàn thiện yêu cầu. Ví dụ: tạo Form nhập liệu cho bảng Canbo bằng Form Design View * 4. Form Design Bước 1: Ở thẻ Form, nhấn New, chọn Design View hoặc nhấn vào Creat form in Design view. * 4. Form Design Bước 1: Môi trường thiết kế form xuất hiện. 2 1 3 4 * 4. Form Design Bước 1: Vùng (1): vùng cửa sổ Form – nơi sẽ thiết kế và xây dựng các thông tin cần thiết theo yêu cầu bài toán. Cấu trúc form gồm 3 phần: Form Header - phần tiêu đề đầu form; Form Footer - phần tiêu đề cuối; Detail - phần thân form.. Toàn bộ các thông tin hiển thị trên form đều được chứa trong các đối tượng điều khiển (Control), các đối tượng này được lấy từ thanh công cụ Toolbox -vùng(2) * 4. Form Design Bước 1: Vùng (2) Thanh công cụToolbox – nơi chứa những đối tượng, những công cụ có thể đưa lên form với mục đích thiết kế giao diện và điều khiển dữ liệu theo bài toán. Ví dụ: muốn tạo ô nhập Họ tên trên form dùng đối tượng Textbox muốn đưa một chú thích (nhãn hiển thị) dùng Label muốn tạo một nút lệnh có thể dùng CommandButton,… Mỗi đối tượng sẽ có tập hợp các thuộc tính (Properties) và tập các sự kiện (Events). Thuộc tính: mô tả tính chất cho đối tượng đó, ví dụ như: màu sắc, kích thước, tính chất dữ liệu,.. Sự kiện: nơi có thể gắn các mã lệnh VBA hoặc gắn các Macro lệnh để xử lý những công việc nào đó. Chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ việc sử dụng các sự kiện trong phần lập trình VBA. Vùng(3) Cửa sổ Properties – nơi có thể thiết lập các thuộc tính (properties) cho form cũng như các đối tượng trên form; * 4. Form Design Bước 2: Thiết lập nguồn dữ liệu cho form ở thuộc tính Record Source. Nhấn chuột lên ô vuông- vị trí giao giữa 2 thước kẻ ngang-dọc của form đang thiết kế. Làm sao khi tiêu đề cửa sổ Properties là Form. Thiết lập thuộc tính Record Source cho form bằng cách chọn tên bảng CANBO ở hộp Record Source. Ta cũng có thể tìm thấy thuộc tính này ở thẻ Data -gồm những thuộc tính liên quan đến dữ liệu; hoặc thẻ All- gồm đầy đủ tất cả các thuộc tính và sự kiện: * 4. Form Design Bước 3: Mở cửa sổ Field List. Cửa sổ Field List có chứa danh sách các trường có trong nguồn dữ liệu vừa được chọn của Form. Nó hỗ trợ việc đưa những trường dữ liệu này lên form để nhập và hiển thị dữ liệu. Nếu chưa thấy cửa sổ này xuất hiện, hãy thực hiện hiển thị nó bằng cách mở thực đơn View | Field List hoặc nhấn nút Field List trên thanh công cụ chuẩn. * 4. Form Design Bước 4: Dùng chuột kéo từng trường cần nhập dữ liệu lên form từ cửa sổ Field List thả lên vị trí hợp lý trên form đang thiết kế. Lúc này cửa sổ thiết kế form có dạng: * 4. Form Design Tinh chỉnh cấu trúc Form : Mở form để sửa ở chế độ thiết kế (Design view) Sửa nhãn (Label) Thay đổi kích thước đối tượng (Resize) Di chuyển đối tượng Thay đổi Font chữ Thay đổi màu nền Thay đổi màu chữ * 4. Form Design Các thành phần trong chế độ Design View: * 4. Form Design Các thành phần trong chế độ Design View: Thước(Ruler): Điều chỉnh kích thước của các điều khiển. Tiêu đề form (form header): Sử dụng để trình bày tiêu đề của form, tiêu đề form luôn được trình bày phần trên cùng, đầu tiên của biểu mẫu và trang in biểu mẫu. Chân form (Form Footer): Sử dụng để trình bày chân của form, chân form luôn được trình bày phần dưới cùng, xuất hiện cuối biểu mẫu và trang in biểu mẫu. Tiêu đề trang (Page header): Sử dụng để chứa tiêu đề trang Chân trang (Page footer): Sử dụng để chứa chân trang nhưng xuất hiện phần trước của Form footer trong trang biểu mẫu in. Chọn View/ Page header/ footer (Nếu 2 thành phần này chưa xuất hiện trên biểu mẫu) * 4. Form Design Các thành phần trong chế độ Design View: Chi tiết form (Detail): Đây là phần rất quan trọng chứa các điều khiển nhằm trình bày các dạng dữ liệu từ các bảng dữ liệu hoặc các truy vấn. Các loại điều khiển có thể là điều khiển buộc, không buộc hoặc tính toán * 4. Form Design Các loại điều khiển: Tất cả thông tin trên biểu mẫu được chứa trong những đối tượng gọi là điều khiển (Control). Có những điều khiển lấy dữ liệu từ các trường trong bảng hay truy vấn, có điều khiển chỉ dùng vào mục đích trang trí, làm tiêu đề, có những điều khiển lấy dữ liệu từ một biểu thức nào đó. Ba nhóm điều khiển chính: Điều khiển buộc (Bound control) Điều khiển không buộc (Unbound control) Điều khiển tính toán (Caculated control) * 4. Form Design Các loại điều khiển: Điều khiển buộc (Bound control) Là điều khiển mà nguồn dữ liệu của nó lấy từ một trường trong bảng hoặc truy vấn Điều khiển không buộc (Unbound control) Là điều khiển không lấy dữ liệu từ một nguồn nào cả là điều khiển không bị buộc. Dùng điều khiển không buộc để trình bày thông tin không có trong các bảng hay rút được từ truy vấn. Điều khiển tính toán (Caculated control) Là điều khiển mà nguồn dữ liệu của nó không phải là một trường mà là một biểu thức. * 4. Form Design Tạo một điều khiển: Tạo một điều khiển từ FieldList. Từ cửa sổ design của form, chọn View/Field List để hiện cửa sổ Field List. Chọn trường muốn thêm rồi kéo lên form. Tạo một điều khiển từ thanh công cụ (Toolbox). Chọn View/Toolbox để hiển thị thanh công cụ Chọn điều khiển muốn tạo, click chuột lên vùng trống của form * 4. Form Design Tạo một điều khiển: Text box Label Option Button Check Box List Box Combo Box Command Button Option Group Toggle Button * 4. Form Design * 4. Form Design Các điều khiển: * 4. Form Design Các điều khiển: * 4. Form Design Các thuộc tính của điều khiển: Các thuộc tính của text box * 4. Form Design Các thuộc tính của điều khiển: Các thuộc tính của text box * 4. Form Design Các thuộc tính của điều khiển: Các thuộc tính của text box * 4. Form Design Các thuộc tính của điều khiển: Các thuộc tính của text box * 4. Form Design Các thuộc tính của điều khiển: Các thuộc tính của List Box và Combo Box * 4. Form Design Các thuộc tính của điều khiển: Các thuộc tính của List Box và Combo Box * 4. Form Design Các thuộc tính của điều khiển: Các thuộc tính của List Box và Combo Box * 4. Form Design Tạo điều khiển List box và Combo box bằng Wizard: Ưu điểm của List box: Danh sách luôn được thể hiện và người dùng chỉ được phép chọn trong danh sách, do đó dữ liệu nhập luôn luôn là hợp lệ. Ưu điểm của Combo box: Danh sách không được thể hiện cho đến khi người dùng mở hộp điều khiển, do đó ít tốn chỗ trên biểu mẫu hơn * 4. Form Design Tạo điều khiển List box và Combo box bằng Wizard: Bật chức năng Control wizards trên thanh công cụ. Chọn Combo Box hoặc List Box trên thanh công cụ. Click lên vùng trống trên form Chọn “I want the combo box look up the values in table or query” nếu muốn Combo Box hay List Box lấy dữ liệu từ một bảng hay một câu query nào đó. Chọn “I will type the values that I want” nếu muốn tự cho các giá trị cho một Combo Box hay List Box Bấm Next * 4. Form Design Tạo điều khiển List box và Combo box bằng Wizard: * 4. Form Design Tạo điều khiển List box và Combo box bằng Wizard: Chọn bảng hay query làm nguồn cho truy vấn. Bấm next. * 4. Form Design Tạo điều khiển List box và Combo box bằng Wizard: Chọn các trường muốn hiển thị trong Combo Box hay List Box Bấm next. * 4. Form Design Tạo điều khiển List box và Combo box bằng Wizard: Chọn trường muốn xắp xếp dữ liệu. Bấm next * 4. Form Design Tạo điều khiển List box và Combo box bằng Wizard: Chọn “Hide key column” nếu không muốn hiển thị trường khóa. Bấm next. * 4. Form Design Tạo điều khiển List box và Combo box bằng Wizard: Chọn “remmber the value for later use” nếu không muốn buộc điều khiển. Chọn “Store value in this fiele” nếu muốn buộc điều khiển, chọn trường muốn buộc điều khiển. Bấm Next * 4. Form Design Tạo điều khiển List box và Combo box bằng Wizard: Nhập tên cho điều khiển Nhấn Finish * 4. Form Design Tạo điều khiển Command bằng Wizard: Tính năng Command Button Wizard giúp làm tạo được một số nút lệnh đặt trên form để xử lý hoặc điều kiển một công việc nào đó mà không yêu cầu người sử dụng phải biết các câu lệnh lập trình Nút lệnh (Command Button) thường được dùng để lập trình xử lý một số công việc nào đó. Bật Control Wizards trên thanh công cụ. Chọn điều khiển Command Button trên thanh công cụ. Click chuột lên biểu mẫu. * 4. Form Design Tạo điều khiển Command bằng Wizard: Bước 1: Dùng chuột đưa đối tượng Command Button từ thanh công cụ lên vị trí thích hợp trên Form, hộp thoại sau xuất hiện: * 4. Form Design Tạo điều khiển Command bằng Wizard: Bước 2: Chọn hành động cần làm cho nút lệnh. Hộp thoại Command Button Winzard có 2 danh sách: Categories: chứa các nhóm thao tác mà một nút lệnh có thể nhận; Actions: chứa danh sách các lệnh của mỗi nhóm. Bảng liệt kê danh sách lệnh của từng nhóm: * 4. Form Design Tạo điều khiển Command bằng Wizard: Bước 2: * 4. Form Design Tạo điều khiển Command bằng Wizard: Bước 3: Chọn hiển thị cho nút lệnh trên hộp thoại : Chọn tuỳ chọn Text nều muốn nút lệnh hiển thị bằng chữ. Chọn tuỳ chọn Picture nếu muốn thể hiện một hình ảnh lên nút lệnh. Có thể quan sát trước được thể hiện của nút lệnh ở hộp Sample bên trái hộp thoại. Cuối cùng, nhấn Next. * 4. Form Design Tạo điều khiển Command bằng Wizard: Bước 4: Nhập tên cho nút lệnh. Bấm Finish * 4. Form Design Biểu mẫu phụ (SubForm): là phương pháp để đưa thông tin từ nhiều bảng vào một biểu mẫu. Biểu mẫu phụ có nghĩa là một biểu mẫu được lồng trong biểu mẫu khác. Trong Access biểu mẫu chính gọi là Main form, biểu mẫu nằm trong Main form gọi là biểu mẫu phụ (Sub form). Biểu mẫu phụ đặc biệt hữu hiệu khi dùng để hiển thị dữ liệu từ nhiều bảng hay truy vấn có quan hệ một-nhiều với nhau. Biểu mẫu chính đại diện cho bên một, biểu mẫu phụ đại diện cho bên nhiều. Sub-form có thể được sử dụng trong các loại form nhập dữ liệu, hoặc sử dụng để hiển thị dữ liệu theo điều kiện lọc * 4. Form Design Biểu mẫu phụ (SubForm) Ví dụ: Phải tạo một form con cho phép hiển thị và nhập các thông tin về hàng bán (1) trong một hóa đơn; Phải tạo một form mẹ để nhập thông tin về hoá đơn bán hàng (2); Phải kết nối form mẹ với form con thông qua trường hoadonID * 4. Form Design Cách tạo biểu mẫu chính/phụ Tạo biểu mẫu chính, chừa chổ để đặt biểu mẫu phụ, lưu biểu mẫu chính. Tạo biểu mẫu phụ, lưu biểu mẫu phụ. Mở biểu mẫu chính ở chế độ Design View Chuyển sang cửa sổ Database Kéo biểu mẫu phụ từ cửa sổ Database và đặt vào một vị trí trên biểu mẫu chính. Di chuyển biểu mẫu phụ đến vị trí khác, thay đổi nội dung nhãn hoặc kích thước nếu cần. Chuyển sang chế độ Form View để xem kết quả * 4. Form Design Cách tạo biểu mẫu chính/phụ Trong chế độ Design View của biểu mẫu chính, mở bảng thuộc tính của điều khiển biểu mẫu phụ. Lập thuộc tính LinkChildFields thành tên trường nối kết trong biểu mẫu phụ Lập thuộc tính LinkMasterFields thành tên trường nối kết hoặc tên điều khiển trong biểu mẫu chính * 4. Form Design Ví dụ: Bài toán: Thiết kế form lọc ra danh sách cán bộ một phòng ban nào đó như sau: Phải thiết lập tham số cho form con sao cho mỗi khi chọn một phòng ban trên form mẹ, danh sách cán bộ ở phòng ban đó sẽ tự động hiển thị ra form con. * 4. Form Design Bước 1: Tạo form con Tạo mới mới form ở chế độ Design View; Vì form con sẽ hiển thị dữ liệu dạng bảng nên phải thiết lập thuộc tính Default View cho form con là Datasheet; Thiết lập nguồn dữ liệu làm việc cho form con ở thuộc tính Record Source bằng cách nhấn nút … Một màn hình thiết kế query xuất hiện. Hãy thiết lập query này như sau * 4. Form Design Bước 1: Tạo form con Sử dụng cửa sổ Field List để đưa các trường cần thiết lên vùng Detail của form bao gồm: hoten, gioitinh, ngaysinh, tenchucvu; Ghi lại form với một tên gọi (ví dụ: frmDscb_subform) và đóng lại, chuẩn bị tạo form mẹ. * 4. Form Design Bước 2: Tạo form mẹ Tạo mới mới form ở chế độ Design View; Tạo hộp Combo box chứa danh sách các phòng ban có thể chọn trên form mẹ bằng cách: Dùng chuột kéo đối tượng Combobox từ thanh công cụToolBox thả lên form mẹ, hộp thoại sau xuất hiện * 4. Form Design Bước 2: Tạo form mẹ Chọn mục I want the combo box look up the value in a table or query. Nhấn Next để tiếp tục, hộp thoại sau xuất hiện * 4. Form Design Bước 2: Tạo form mẹ Chọn các trường sẽ hiển thị giá trị lên Combo box từ danh sách Available Fields: Selected Fields: (chọn 2 trường phongbanID và Tenpban). Nhấn Next để tiếp tục * 4. Form Design Bước 2: Tạo form mẹ Chọn mục Hide key column (recommended) để ẩn đi khoá làm cho danh sách thả xuống hộp thả gọn gàng hơn. Thiết lập thuộc tính Name cho Combo box trùng tên với tham số đã thiết lập ở form con là cboPhongban Cuối cùng nhấn Finish để kết thúc việc tạo Combo box * 4. Form Design Bước 2: Tạo form mẹ Sử dụng đối tượng Subform\Subreport trên thanh công cụToolBox để đưa form con lên form mẹ. Sau khi đưa một đối tượng Subform\Subreport lên form, một hộp thoại xuất hiện; Hãy chọn tên form con cần đưa lên ở danh sách Use an existing form. Chọn xong nhấn Finish. Ghi lại form với một tên gọi * Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu MS Access CÂU HỎI?