Bài 5: Báo cáo – Report

* Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu MS Access KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Bài 5: Báo cáo – Report * Bài 5: Báo cáo – Report 1. Các khái niệm cơ bản 2. Auto Report 3. Report Wizard 4. Report Design * 1. Các khái niệm cơ bản Báo cáo là phương thức hữu hiệu giúp người sử dụng trình bày dữ liệu dưới dạng đầy đủ và dễ hiểu, nhanh chóng, đẹp mắt để khi in ấn. Người sử dụng có thể tích hợp trong báo cáo các dạng thức trình bày dữ liệu khác nhau như: Hình ảnh, biểu đồ, văn bản...... Báo cáo được xây dựng trên một nguồn dữ liệu đó là bảng hoặc truy vấn. * 1. Các khái niệm cơ bản Các dạng báo cáo thông dụng: Báo cáo dạng văn bản, trong đó văn bản kết hợp với các thông tin lấy từ CSDL ( ví dụ: thư mời, giấy thông báo..) Báo cáo dạng bảng đơn giản với thông tin trực tiếp lấy từ CSDL (ví dụ: danh sách cán bộ ..) Báo cáo thực hiện một số tính toán thống kê (ví dụ: in hóa đơn tiền nước, báo cáo doanh thu..) Báo cáo dạng biểu đồ (các báo cáo tình hình kinh doanh), báo cáo dạng nhãn (in mẫu phong bì) * 1. Các khái niệm cơ bản Các dạng mẫu của báo cáo trong Access: Báo cáo dạng cột (columnar): báo cáo dạng này sẽ được trình bày theo dạng cột và kèm theo phần nhãn của mỗi cột dữ liệu bên trái, mỗi dòng tương ứng với một trường dữ liệu. Báo cáo dạng hàng (Tabular): Báo cáo sẽ trình bày dữ liệu theo dạng bảng bao gồm nhiều hàng và nhiêu cột. Báo cáo dạng nhóm/ Tổng (Group/Total): Báo cáo dạng này sẽ tổ chức dữ liệu thành các nhóm, mỗi nhóm sẽ trình bày dữ liệu theo dạng Tabular. Người sử dụng có thể nhóm dữ liệu theo cấp và có thể tính toán giá trị tổng cho mỗi nhóm và một giá trị tính tổng cho toàn bộ các nhóm * 1. Các khái niệm cơ bản Các dạng mẫu của báo cáo trong Access: Báo cáo dạng biểu đồ ( Chart) Báo cáo dạng nhãn ( Label Report) Báo cáo với báo cáo con * 1. Các khái niệm cơ bản Làm việc với Report gần giống làm việc với Form. Sự khác nhau cơ bản của Report và Form là: Form có thể hiển thị, tra cứu, cập nhật và điều khiển dữ liệu từ CSDL; Report chỉ có thể lập báo cáo và in ra, đặc biệt Report không làm thay đổi giá trị dữ liệu trong CSDL. Các chế độ hiển thị của báo cáo: Report design: Chế độ thiết kế báo cáo. Layout PreView: Chế độ trình bày dữ liệu trong báo cáo. Print PreView: Chế độ xem hình thức báo cáo trước khi in ấn. * Bài 5: Báo cáo – Report 1. Các khái niệm cơ bản 2. Auto Report 3. Report Wizard 4. Report Design * 2. Auto Report Tạo báo cáo sử dụng Auto report Click biểu tượng Report trong cửa sổ database ( hoặc chọn View/Report) Chọn New Chọn bảng hoặc Truy vấn làm nguồn dữ liệu báo cáo . Chọn AutoReport Columnar: Nếu muốn báo cáo hiển thị dạng cột, AutoReport Tabular: Nếu muốn báo cáo hiển thị dạng hàng Chọn OK Lưu Báo cáo. * 2. Auto Report Tạo báo cáo sử dụng Auto report chọn kiểu Report cần tạo Chọn bảng Tạo Report * 2. Auto Report Tạo báo cáo sử dụng Auto report Chọn AutoReport Columnar: * 2. Auto Report Tạo báo cáo sử dụng Auto report AutoReport Tabular: * 2. Auto Report Tạo báo cáo sử dụng Auto report AutoReport Tabular: * Bài 5: Báo cáo – Report 1. Các khái niệm cơ bản 2. Auto Report 3. Report Wizard 4. Report Design * 3. Report Wizard Tạo báo cáo sử dụng Report Wizard Chuẩn bị trước khi tạo báo cáo: Xác định báo cáo cần thiết kế sẽ thể hiện dưới dạng nào Tabular hay Columnar. Báo cáo có phân nhóm hay không? Nếu báo cáo có phân nhóm hiển thị thì: Sử dụng bao nhiêu nhóm để hiển thị dữ liệu? Nhóm theo thông tin nào (trường nào được chọn làm tiêu chí phân nhóm? Dựa vào thông tin cần trình bày trên báo cáo để chọn các table hay query lọc thông tin nào cần hiển thị (nguồn dữ liệu) * 3. Report Wizard Ví dụ: Tạo report in ra danh sách cán bộ từ CSDL Quản lý lương bao gồm các thông tin: Hoten, ngaysinh, tenchucvu, Tenphongban B1: Tạo mới một báo cáo Cửa sổ Database Window, chọn đối tượng Reports -> New Hoặc kích vào Creat report by using wizard * 3. Report Wizard B2: Tạo nguồn dữ liệu: Chọn các table hay query chứa trường cần lấy dữ liệu cho nguồn. Lưu ý: chỉ chọn những table,query chứa thông tin cần thiết để trình bày báo cáo, nếu lấy dư thì kết quả sẽ không đúng yêu cầu. * 3. Report Wizard B3: Phân nhóm dữ liệu Chọn field dùng để nhóm dữ liệu nếu báo cáo có phân nhóm.Một báo cáo có thể được nhóm theo nhiều thông tin khác nhau, thứ tự của nhóm cũng ảnh hưởng đến kết quả thể hiện của báo cáo * 3. Report Wizard B4: Sắp xếp và thống kê dữ liệu Chọn trườn có trong nguồn để sắp xếp thông tin hiển thị trên báo cáo. Dữ liệu trên báo cáo có thể tăng hay giảm theo một hoặc nhiều trường. * 3. Report Wizard B5: Chọn hình thức trình bày báo cáo Trình bày theo bố cục của báo cáo (layout) * 3. Report Wizard B5: Chọn hình thức trình bày báo cáo Report Wizard cung cấp cho ta 6 định dạng mẫu trình bày khác nhau. Ứng với mỗi hình thức có phần mô tả bên trái. * 3. Report Wizard B6: Đặt tên và kết thúc thiết kế Đặt tên cho báo cáo. Tên của báo cáo sẽ được Wizard sử dụng làm tiêu đề cho báo cáo, tiêu đề này có thể thay đổi trong cửa sổ thiết kế report. Chọn Finish để hoàn thành. * 3. Report Wizard Kết quả: * Bài 5: Báo cáo – Report 1. Các khái niệm cơ bản 2. Auto Report 3. Report Wizard 4. Report Design * 4. Report Design Cách tạo báo cáo bằng Wizard rất dễ dàng và nhanh chóng nhưng có nhược điểm là những mẫu báo cáo sinh ra nhờ Wizard bị giới hạn bởi một số mẫu mã cố định do phần mềm cung cấp sẵn. Trong khi đó, yêu cầu của người sử dụng rất phức tạp và đa dạng. Vì vậy cần có sự hỗ trợ của Design View. * 4. Report Design Môi trường Design View: * 4. Report Design Các thành phần của báo cáo * 4. Report Design Các thành phần của báo cáo Report Header - Tiêu đề của báo cáo: Các thông tin được đặt ở phần này sẽ xuất hiện ở đầu báo cáo (chỉ xuất hiện 1 lần ở trang đầu tiên của báo cáo) Page Header – Tiêu đề của trang: Các thông tin hiển thị trong phần này sẽ xuất hiện ở đầu mỗi trang của báo cáo Detail – Chi tiết: Thể hiện các thông tin chi tiết (chính) của báo cáo Page Footer – Cuối trang: Các thông tin được đặt trong phần này sẽ xuất hiện ở cuối mỗi trang của báo cáo Report Footer – Cuối báo cáo: Các thông tin được đặt trong phần này sẽ xuất hiện cuối báo cáo (chỉ xuất hiện một lần ở trang cuối cùng của báo cáo). * 4. Report Design Một số thuộc tính thiết kế của đối tượng Record Source: Dùng để khai báo nguồn dữ liệu của Report. Thuộc tính này nhận 3 loại giá trị: tên của 1 Table, tên của một Query, nội dung câu truy vấn dữ liệu Select Query. Format: Thuộc tính dùng để thay đổi cách thể hiện dữ liệu trên điều khiển khi người sử dụng xem báo cáo. Vd giới tính chuyển 1- Nam; 0-Nữ khi in báo cáo. Visible: Thuộc tính dùng để hiển thị hoặc ẩn điều khiển đã được thiết kế trên vùng làm việc của Report. Thuộc tính này là cần thiết với các dạng báo cáo chứa một số thao tác thống kê dữ liệu. Nhận 2 giá trị Yes/No * 4. Report Design Một số thuộc tính thiết kế của đối tượng Thuộc tính định dạng: Định dạng Font chữ : Font Name (tên Font chữ), Font Size (kích thước chữ), Fore Color (màu chữ), Font Weight (chữ đậm), Font Italic (chữ nghiêng), Font Underline (chữ gạch dưới... Định dạng nền: Back Color (màu nền)... Định dạng khung viền Border Color (màu khung viền), Boder style (kiểu khung viền)... * 4. Report Design Các bước thiết kế báo cáo bằng Design View B1: Khởi động Report Design View B2: Xây dựng nguồn dữ liệu để in ấn trong report Report sẽ in dữ liệu từ một hay nhiều bảng hoặc từ kết quả của một query Query đó có thể được xây dựng sẵn từ danh sách các Queries hoặc thiết kế query làm nguồn dữ liệu cho report * 4. Report Design Các bước thiết kế báo cáo bằng Design View B3: Đưa các thông tin lên cửa sổ thiết kế Report Có rất nhiều loại thông tin phải đưa lên report. Mỗi khi có ý định đưa một thông tin lên, cần trả lời được 2 câu hỏi: Đó là thông tin gì? Sẽ đặt thông tin đó lên phần nào của report? Ví dụ: Tiêu đề “DANH SÁCH CÁN BỘ”. Đặt lên phần Page Header Theo ngầm định, cửa sổ thiết kế khi hiển thị chỉ hiển thị 3 phần Page Header, Detail và Page Footer. Nếu thiết kế yêu cầu Report Header và Footer thì ta bấm chuột phải lên cửa số thiết kế Report và chọn. Những phần nào không dùng đến khi thiết kế có thể tắt đi hoặc dùng chuột thu gọn diện tích phần đó lại * 4. Report Design Các bước thiết kế báo cáo bằng Design View B3: Đưa các thông tin lên cửa sổ thiết kế Report * 4. Report Design Các bước thiết kế báo cáo bằng Design View B3: Đưa các thông tin lên cửa sổ thiết kế Report Sử dụng điều khiển Label – Tạo nhãn hay tiêu đề cho báo cáo Sử dụng điều khiển Textbox – Dùng để hiển thị dữ liệu của một trường hay hiển thị dữ liệu của một biểu thức. (Ví dụ : Tính tổng tiền) Gõ vào nguồn dữ liệu sẽ hiển thị lên Textbox * 4. Report Design Các bước thiết kế báo cáo bằng Design View B3: Đưa các thông tin lên cửa sổ thiết kế Report Thuộc tính Control Source: Giá trị thuộc tính này có thể: Hiển thị giá trị một trường: Khi đó hãy chọn trường muốn đưa thông tin vào Hoặc hển thị kết quả một biểu thức. Khi đó gõ biểu thức lên thuộc tính này bắt đầu một dấu bằng “=” * 4. Report Design Các bước thiết kế báo cáo bằng Design View B3: Đưa các thông tin lên cửa sổ thiết kế Report Sử dụng cửa sổ Field List Danh sách các trường dữ liệu có thể in ra được report thể hiện ở cửa sổ Field List (View | Field List). Dùng chuột kéo trường cần in ra từ cửa sổ Field List thả lên vị trí cần in trên cửa sổ thiết kế report * 4. Report Design Các bước thiết kế báo cáo bằng Design View B3: Đưa các thông tin lên cửa sổ thiết kế Report Sử dụng công cụ Image Công cụ Image trên thanh công cụ Toolbox giúp đưa ảnh từ các tệp tin ảnh in ra report. Sử dụng công cụ Line Công cụ Line dùng để vẽ các đường thẳng lên Report. Rất hữu hiệu trong việc kẻ bảng biểu. Sau khi nhập nút Line trên thanh công cụ, hãy thực hiện kẻ bằng cách di chuột. * 4. Report Design Các bước thiết kế báo cáo bằng Design View B3: Đưa các thông tin lên cửa sổ thiết kế Report Thiết kế báo cáo như sau: * 4. Report Design Các bước thiết kế báo cáo bằng Design View B3: Đưa các thông tin lên cửa sổ thiết kế Report Thiết kế báo cáo: Textbox bao gồm các ô như đã đánh mũi tên chỉ dẫn. Trong đó: hoten, ngaysinh, tenchucvu, tenphongban được tạo bằng cách kéo từ cửa sổ Field List lên phần Detail; Textbox đếm tổng số cán bộ thiết lập thuộc tính Control Source là =Count([hoten]), để ở phần Report footer. Textbox để tự động đánh số thứ tự phải thiết lập như sau: Control Source là =1; thuộc tính Running sum là Over Group. Các hộp chữ còn lại dùng đối tượng Label; Toàn bộ bảng biểu sử dụng đối tượng Line. Chú ý các đường kẻ phải được nối khít với nhau. Nếu không khít sẽ tạo ra các khe hở và nét đứt (không liền nét) * 4. Report Design Báo cáo có tham số Report có tham số thực chất là loại Report có khả năng lọc dữ liệu khi in. Ví dụ: bình thường Report in ra danh sách cán bộ ở trên sẽ in danh sách toàn bộ cán bộ trong cơ quan. Bây giờ muốn in danh sách cán bộ một phòng ban nào đó? * 4. Report Design Báo cáo có tham số Những cách thiết lập và sử dụng report có tham số; Thiết lập tham số trên Record Source của report; Thiết lập tham số trên điều kiện lọc (Where Condition) dùng Macro; Thiết lập tham số trong câu lệnh VBA DoCmd; Ví dụ tạo một report chứa tham số Sau khi chọn tên một phòng ban từ danh sách, nhấn nút In danh sách. Danh sách cán bộ thuộc phòng đã chọn sẽ được in ra một report. * 4. Report Design Báo cáo có tham số Bước 1: Tạo Report đáp ứng thông tin cần in Có thể sử dụng report Wizard hoặc Report Design View để tạo ra một Report in danh sách cán bộ với các thông tin như sau: * 4. Report Design Báo cáo có tham số Bước 2: Tạo form theo yêu cầu bài toán Có thể sử dụng Combo Wizard để tạo Combobox lấy ra danh sách các phòng ban từ bảng tblphongban; Có thể sử dụng Command button Wizard để tạo các nút lệnh Đóng và In danh sách; * 4. Report Design Báo cáo có tham số Bước 3: Thiết lập tham số cho Report Mở report đã tạo được ở chế độ Design View (chế độ thiết kế); Mở query được thiết lập ở thuộc tính Record Source –nơi tạo nguồn dữ liệu và thiết lập tham số cho trường phongbanID của query như sau: Forms!frmIndsCB!Combo1 Trong đó: tham số cho trường phongbanID là tên (Name) của ô ComboBox chứa phòng ban được chọn trên form Trong trường hợp này tên ô Combo đó là Combo1 và tên của form chứa ô ComboBox (Name của form) là frmIndsCB * 4. Report Design Báo cáo có tham số Bước 3: Thiết lập tham số cho Report * 4. Report Design Báo cáo có tham số Bước 3: Thiết lập tham số cho Report Cú pháp viết tham chiếu tới một đối tượng trên form như sau: Forms!! Nếu cách viết này khó thực hiện, có thể sử dụng tính năng Build Expression có sẵn trên Access để giúp tạo biểu thức * 4. Report Design Báo cáo có tham số Bước 3: Thiết lập tham số cho Report Tính năng Build Expression * Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu MS Access CÂU HỎI?