Bài giảng Bài 3: Tạo nguồn-Mua hàng ở doanh nghiệp thị trường

Bài 3 TẠO NGUỒN-MUA HÀNG Ở DNTM I/ NGUỒN HÀNG VÀ VAI TRÒ CỦA NÓ TRONG KDTM II/ NỘI DUNG, HÌNH THỨC TẠO NGUỒN –MUA HÀNG Ở DNTM III/TỔ CHỨC VÀ QuẢN TRỊ TẠO NGUỒN-MUA HÀNG Ở DNTM I/ NGUỒN HÀNG VÀ VAI TRÒ CỦA NÓ TRONG KDTM 1/Khái niệm và phân loại nguồn hàng: a/ Khái niệm: >Nguồn hàng là toàn bộ khối lượng và cơ cấu HH thích hợp với nhu cầu của KH đã và có khả năng huy động được trong kỳ kế hoạch - Là HH phù hợp với nhu cầu của KH - Đã và có khả năng huy động được trong kỳ kế hoạch  Tạo nguồn là toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ của DN tác động vào SX, khai thác nhằm tạo ra nguồn hàng phù hợp với nhu cầu của KH  Mua hàng là nghiệp vụ KDTM sau khi xem xét chào hàng,mẫu hàng,chất lượng và giá cả để đặt mua bằng các hình thức khác nhau b/phân loại nguồn hàng của DNTM b1/Nơi sản xuất ra HH:  Hàng SX trong nước : chủ động tiếp cận với nguồn hàng ,tìm hiểu khả năng,ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng ,thanh toán, giải quyết khiếu nại để bảo đảm đầy đủ, kịp thời với chất lượng tốt .Tuy nhiên chất lượng,mẫu mã ,độ đồng đều thấp hơn so với hàng nhập khẩu  Hàng nhập khẩu từ nước ngoài: chất lượng,mẫu mã,độ đồng đều trội hơn so với SX trong nước, nhưng việc tiếp xúc, đàm phán, tổ chức thực hiện HĐ trở ngại hơn so với hàng Sx trong nứơc.  Hàng tồn kho ở các DN khác nhau trong nền KTQD : hàng tồn kho là lực lượng quan trọng đảm bảo nhu cầu kịp thời cho tiêu dùng. Cần thiết nắm chắc lượng hàng để có biện pháp khai thác hợp lý b2/ Theo phạm vi địa lý  Nguồn hàng trong địa phương của DN (trong tỉnh) -Có khỏang cách gần địa điểm KD của DN thuận tiện cho giao nhận, vận chuyển, thông tin, thanh toán và giải quyết các vướng mắc trong quá trình thực hiện  Nguồn hàng ở các địa phương khác : có khoảng cách xa địa điểm KD của DN sẽ tốn kếm thời gian và chi phí trong vận chuyển, giao nhận, thanh toán và giải quyết các vướng mắc trong quá trình thực hiện Nguồn hàng ngoài địa phương thường phong phú, đa dạng và có chất lượng tốt hơn b3/ Theo cách tạo nguồn > Nguồn tự SX khai thác : do DN chủ động sử dụng năng lực và phương tiện của mình để tạo nguồn  Nguồn hàng tạo nguồn tập trung do 1 đơn vị đứng ra đảm nhiệm, phân chia cho các bộ phận  Nhận làm đại lý bán hàng cho các DN trong và ngoài nước  Thực hiện ủy thác mua hàng cho các DN khác trong ngoài ngành b4/ Vai trò của nguồn hàng đối với DN  Nguồn hàng chính: Là nguồn chiếm tỷ lệ lớn trong tổng khối lượng HH mua của DN trong kỳ kế hoạch. Đòi hỏi phẩi tập trung chú ý theo dõi chỉ đạo  Nguồn hàng phụ : chiếm tỷ lệ nhỏ trong cơ cấu mua vào của DN nhưng không thể thiếu được. Cần chú ý nghiên cứu thay thế hoặc phát triển để đáp ứng nhu cầu thị trường  Nguồn hàng khác : hàng trôi nổi, hàng thay thế mà doanh nghiệp khai thác để đáp ứng nhu cầu KH  DN phải đa dạng hoá các nguồn hàng để bảo đảm đầy đủ, kịp thời, chất lượng tốt với giá cả hợp lý 2/ Vai trò của tạo nguồn mua hàng  Vị trí tạo nguồn mua hàng là nghiệp vụ KD đầu tiên nhằm tạo đầu vào để bảo đảm hiệu quả KD  Có vai trò quan trọng đối với hoạt động KD: + Chuẩn bị đầu vào cho KD có thể tiến hành được + Là tiền đề thực hiện bán ra đều đặn, kịp thời, liên tục cho KH + Hạn chế tồn kho ứ đọng, chậm luân chuyển của dự trữ HH của DN + Đầu vào phù hợp, góp phần tăng doanh thu, gỉam chi phí, nâng cao hiệu quả đồng vốn KD + Là phương tiện cạnh tranh trong KD II/ NỘI DUNG,HÌNH THỨC TẠO NGUỒN –MUA HÀNG Ở DNTM 1/Nghiệp vụ tạo nguồn-mua hàng a/Xác định nhu cầu cụ thể của KH  Taọ nguồn là để bán cho KH nên phải xác định nhu cầu cụ thể số lượng,chất lượng về qui cách chủng loại, địa điểm, thời gian và giá cả mà người tiêu dùng có khả năng chấp nhận. b/Lựa chọn thị trường và chọn đối tác kinh doanh:  Mỗi HH do nhiều cơ sở SX trong ngoài nước khác nhau cùng SX, bởi vậy phải chọn thị trường cung cấp nhất là đối với thiết bị kỹ thuật cho phù hợp với xu thế  Phải lựa chọn nhà cung ứng có chất lượng, có khả năng giao hàng đúng hạn (đối tác) chính xác. Có nhiều thông tin cần thu thập để quyết định chuẩn xác c/ Giao dịch, đàm phán để ký kết hợp đồng tạo nguồn mua hàng  Trình tự giao dịch: Người mua hỏi giá--- ->hoàn giá->Chấp nhận->Xác nhận Người bán chào hàng  Hình thức giao dịch: + Thư từ + Điện thoại,điện báo + Gặp gỡ trực tiếp > Ký kết hợp đồng tạo nguồn mua hàng: nội dung hợp đồng ký kết tự nguyện, là cơ sở pháp lý để phân xử trách nhiệm của 2 bên d/ Tổ chức thực hiện hợp đồng Là đôn đốc bên bán giao hàng, tiếp nhận về số lượng, chất lượng, vận chuyển, nhập kho, thanh toán và giải quyết vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện e/ Đánh giá và điều chỉnh : Đánh giá về chất lượng, số lượng, thời gian và sự đồng bộ giao hàng Điều chỉnh nguồn hàng phù hợp để phục vụ nhu cầu KH 2/Xác định khối lượng hàng cần mua a/Xác định số lượng HH mua vào: Mua = Bán k/h+ Dc/k- Tồn đ/k (đơn vị đo hiện vật) b/ Lựa chọn thị trường mua hàng : TR = (Py-Px) * Q ; với: Py đơn giá mua vào trên thị trường Y Px đơn giá bán ra trên thị trường X Q khối lượng HH mua bán trên thị trường Chỉ có lãi khi Q (Py-Px) > O. Đây là căn cứ để lựa chọn thị trường mua bán HH 3/Sự khác nhau giữa tạo nguồn và mua hàng Tạo nguồn là toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ của DN tác động vào SX, khai thác nhằm tạo ra nguồn hàng phù hợp với nhu cầu của KH Mua hàng là nghiệp vụ KDTM sau khi xem xét chào hàng, mẫu hàng, chất lượng và giá cả để dặt mua bằng các hình thức khác nhau. Có thể khái quát sự khác nhau theo bảng sau Sự khác nhau tạo nguồn,mua hàng Tiêu thức Tạo nguồn Mua hàng Mục đích Tạo ra nguồn hàng phù hợp, ổn định, giá cả hợp lý Mua được HH chất lượng tốt, giá rẻ Hoạt động Nghiên cứu để SX, chế biến, đầu tư lao động, vốn , thiết bị, tổ chức Sx, gia công, chế biến HH Nghiên cứu nguồn hàng để lựa chọn đặt mua bằng hình thức khác nhau Kết quả/chi phí Tạo ra nguồn hàng chủ động đáp ứng nhu cầu/Chi phí cao hơn Mua được HH với giá rẻ nhất/Rẻ hơn nhưng bị động hơn Phạm vi hoạt động Rộng hơn Hẹp hơn, đơn giản hơn 4/Các hình thức tạo nguồn- mua hàng Mua hàng Tạo nguồn - H.Đồng & Đơn hàng - Đem N.L gia công SP - Thuận mua vừa bán - Bán NL mua SP - Đại lý,ký gửi với DN - Liên doanh,liên kết SX và Trong và ngoài nước tiêu thụ với DN - Nhập khẩu HH - Tự SX và gia công chế biến . Mua rẻ hơn . Chủ động hơn về hàng hóa . Không phải đầu tư . Giá thành Sp cao hơn đi mua . Không sợ rủi ro phải đầu tư Lao động, vốn, t.bị Không chủ động về HH . Chịu rủi ro SX ra không tiêu thụ 3.1. Các hình thức Mua hàng a/Mua theo hợp đồng và đơn đặt hàng  Đơn đặt hàng là yêu cầu của người mua với người bán về số lượng,qui cách,chất lượng,giá cả và thời gian cụ thể về 1 loại HH nào đó đặt mua.  Bởi vậy đơn hàng phải cụ thể,nếu được người bán chấp nhận sẽ trở thành căn cứ của HĐ mua bán để 2 bên thực hiện ,là căn cứ để qui trách nhiệm  Hợp đồng mua hàng được ký kết giữa 2 bên khi quan hệ mua bán lần đầu,cung không thỏa mãn cầu hoặc muốn thiết lập quan hệ lâu dài để bảo đảm tính chăc chắn mua được trong kỳ kế hoạch và để bên bán có cơ sở chuẩn bị HH,giao hàng đúng hạn b. Đấu thầu mua sắm hàng hóa • Theo qui định trong XDCB, mua sắm tài sản công và chi tiêu của cơ quan, DN sử dụng ngân sách nhà nước và các DN có thể sử dụng hình thức đấu thầu mua sắm HH để chọn người bán hàng tốt với chi phí thấp nhất • Trình tự theo Luật Đấu thầu: - Sau khi có quyết định mua sắm, căn cứ vào nguồn vốn, người ta quyết định hình thức lựa chọn nhà thầu - Chuẩn bị đấu thầu: sơ tuyển, thông báo, lập HSMT - Tổ chức ĐT: Lập tổ chuyên gia, phát hành HSMT - Đánh giá HSMT: đánh giá sơ bộ, đánh giá chi tiết, báo cáo kết quả đánh giá - Thẩm định và phê duyệt: về tính pháp lý, về qui trình - Thông báo kết quả đấu thầu: tên nhà thầu, giá trúng thầu, hình thức hợp đồng - Thương thảo và hoàn thiện HĐ: bàn chi tiết HĐ - Ký kết hợp đồng Qui trình đấu thầu mua sắm Lập tổ chuyên gia đấu thầu và tổ Thẩm định kết quả Quyết định hình thức Mua sắm VTKT Lập HSMT/HSYC Phê duyệt HSMT/ HSYC Lập phiếu đăng ký Thông báo MT/ Chào hàng Phát hành HSMT/ HSYC Tiếp nhận và quản Lý hồ sơ dự thầu Tổ chức mở thầu Tổ chức xét thầu Tổng hợp báo cáo kết quả xét thầu Chuyển hồ sơ cho tổ thẩm định Để tổ lập báo cáo Giám đốc (TGĐ) phê duyệt Giao nhận VTKT Và thanh toán Thương thảo và ký HĐ đối với Nhà thầu trúng Tuyển Thông báo kết quả Cho các nhà thầu Xuất VTKT cho Các đon vị SXKD Lưu trữ hồ sơ a. Đấu thầu rông rãi: là hình thức chủ yếu được áp dụng trong đấu thầu mua sắm HH. Không đưa ra bất cứ điều kiện gì hạn chế sự tham dự đối với nhà thầu. Số lượng nhà thầu tối thiểu là 5 nhà thầu đủ năng lực.Trong trường hợp không đủ số lượng nhà thầu theo yêu cầu thì Bên mời thầu phải trình Người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền quyết định. b. Đấu thầu hạn chế: Là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu mời một số nhà thầu (tối thiểu là 5/Nếu không đủ) có đủ năng lực tham dự. Danh sách nhà thầu tham dự phải được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt. Hình thức này chỉ được xem xét áp dụng khi có một trong các điều kiện: • Chỉ có một số nhà thầu đáp ứng được yêu cầu • Theo yêu cầu của bên tài trợ nguồn vốn thực hiện việc mua sắm; • Do tình hình cụ thể của gói thầu mà đấu thầu hạn chế có lợi thế. c. Chỉ định thầu: Áp dụng trong các trường hợp sau đây: • Sự cố bất khả kháng do thiên tai, địch họa, sự cố cần khắc phục ngay thì chủ đầu tư hoặc cơ quan chịu trách nhiệm quản lý công trình, tài sản đó được chỉ định ngay nhà thầu để thực hiện; • Gói thầu do yêu cầu của nhà tài trợ nước ngoài; • Gói thầu thuộc dự án bí mật quốc gia; dự án cấp bách vì lợi ích quốc gia, an ninh an toàn năng lượng do Thủ tướng CP quyết định khi thấy cần thiết; • Mua sắm các HH đã được Thủ tướng CP cho phép CĐT; • HH chỉ do một cơ sở SX, có giá bán thống nhất (như điện, nước • Gói thầu mua sắm các loại VT, HH, thiết bị và chi phí triển khai để phục hồi, duy tu, bảo trì, mở rộng công suất của thiết bị, dây chuyền công nghệ SX, nâng cấp và mở rộng phầm mềm mà trước đó đã được mua từ một nhà thầu cung cấp và không thể mua từ các nhà thầu cung cấp khác do phải bảo đảm tính tương thích của thiết bị, công nghệ; • Gói thầu DV tư vấn có giá gói thầu dưới 500 triệu đồng; gói thầu xây lắp, mua sắm HH, thiết bị gắn với công trình XD có giá gói thầu dưới 1 tỷ đồng thuộc dự án đầu tư phát triển; gói thầu mua sắm HH, DV có giá gói thầu dưới 100 triệu đồng; trường hợp thấy cần thiết thì tổ chức đấu thầu. d. Mua sắm trực tiếp • Áp dụng đối với các nhà thầu cung cấp HH thường xuyên hoặc mua sắm bổ sung có nội dung tương tự được ký HĐ trước đó không quá 6 tháng. Trường hợp tổng giá trị mua sắm bổ sung vượt quá giá trị HĐ đã ký trước đó phải được cấp trên trực tiếp phê duyệt trước khi thực hiện. • Việc áp dụng hình thức MSTT phải được phê duyệt trong Kh đấu thầu, được mời nhà thầu trước đó đã được lựa chọn thông qua đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế để thực hiện gói thầu có nội dung tương tự. • Đơn giá đối với các nội dung thuộc gói thầu áp dụng MSTT không được vượt đơn giá của các nội dung tương ứng thuộc gói thầu tương tự đã ký hợp đồng trước đó. • Được áp dụng để thực hiện gói thầu tương tự về nội dung thuộc cùng một dự án hoặc thuộc dự án khác. e. Chào hàng cạnh tranh trong mua sắm HH, dịch vụ Được áp dụng trong trường hợp có đủ các điều kiện : • Gói thầu có giá gói thầu dưới 500 triệu đồng; • Nội dung mua sắm là những HH, DV thông dụng, sẵn có trên thị trường với đặc tính kỹ thuật được tiêu chuẩn hoá và tương đương nhau về chất lượng. • Việc áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh phải được phê duyệt trong Kh đấu thầu. Khi thực hiện chào hàng cạnh tranh, phải gửi yêu cầu chào hàng cho các nhà thầu. Nhà thầu gửi báo giá đến bên mời thầu một cách trực tiếp, bằng fax hoặc qua đường bưu điện. Đối với mỗi gói thầu phải có tối thiểu ba (03) báo giá từ ba (03) nhà thầu khác nhau. Thủ trưởng đơn vị mua sắm hoặc chủ đầu tư quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu đủ năng lực để thực hiện nhiệm vụ, đồng thời chịu trách nhiệm về quyết định của mình f. Tự thực hiện • Hình thức tự thực hiện được áp dụng trong trường hợp chủ đầu tư là nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm để thực hiện gói thầu thuộc dự án do mình quản lý và sử dụng. • Việc áp dụng hình thức tự thực hiện phải được phê duyệt trong Kh đấu thầu. • Khi áp dụng hình thức tự thực hiện, dự toán cho gói thầu phải được phê duyệt theo quy định. Đơn vị giám sát việc thực hiện gói thầu phải độc lập với chủ đầu tư về tổ chức và tài chính. g. Lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt • Trường hợp gói thầu có đặc thù riêng biệt mà không thể áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu quy định thì thủ trưởng đơn vị có nhu cầu mua sắm phải lập phương án lựa chọn nhà thầu, bảo đảm mục tiêu cạnh tranh và hiệu quả kinh tế trình Thủ tướng CP xem xét, quyết định. Vụ Tài vụ quản trị có trách nhiệm thẩm định trình Bộ trưởng BTC để trình Thủ tướng Chính phủ. c/Thuận mua vừa bán(không cần HĐ, không cần đơn hàng)  Những mặt hàng cung thỏa mãn cầu,có thể mua bán dễ dàng trên thị trường DNTM trên cơ sở nghiên cứu thị thị trường quyết định mua không cần đơn hàng,không cần hợp đồng cho đơn giản.  Phải kiểm tra kỹ số lượng,chất lượng,qui cách chủng loại cho phù hợp với yêu cầu của KH d/Nhận làm đại lý, ký gửi HH  Nhận làm đại lý ,nhận ký gửi HH cho các DN trong và ngoài nước để có HH bán cho KH  Quan hệ giữa DNTM với nguồn hàng thông qua hợp đồng đại lý. Phải lựa chọn hình thức đại lý phù hợp để bảo đảm quyền lợi và sự chủ động trong kinh doanh  Để tăng nguồn hàng DNTM có thể nhận ký gửi HH của DN trong ngoài nước .Phải lựa chọn danh mục HH ký gửi,điều kiện bảo quản và thanh toán phù hợp với thông lệ thị trường e/Nhập khẩu HH từ nước ngoài • Nhập khẩu HH là nguồn hàng quan trọng khi SX trong nước chưa đáp ứng đủ nhu cầu, nhiều mặt hàng chưa SX được • Cần xác định chính xác số lượng,qui cách, chủng loại, thời gian cần hàng để ký HĐ với đối tác • Nhập khẩu HH phải tuân thủ qui định giấy phép,tiêu chuẩn, luật pháp thông lệ quốc tế • Sau khi ký HĐ cần theo dõi, đôn đốc đối tác giao hàng, thanh toán giải quyết kịp thời vướng mắc trong thực hiện . 3.2. Hình thức tạo nguồn a/Đem nguyên liệu gia công SP • DN có nguyên liệu đem đặt gia công tại các DN SX để có HH bán cho KH. • Quan hệ giưã DN và đơn vị SX thông qua hợp đồng gia công đựợc qui định theo Luật Thương mại 2005, Xác định quyền và nghĩa vụ các bên • DN gữi quyền sở hữu nguyên liệu và sản phẩm làm ra • DN phải có bộ phận theo dõi tiến độ SX, kiểm tra thực hiện mức tiêu dùng nguyên vật liệu, nghiệm thu chất lượng và số lượng sản phẩm tương ứng với số nguyên liệu đã giao b/bán nguyên liệu mua thành phẩm • Là hình thức DN bán nguyên liệu cho DNSX để họ sản xuất SP và mua lại SP làm ra • Quan hệ giữa DN và DNSX qua hợp đồng mua bán, xác định nghĩa vụ và trách nhiệm mỗi bên (giá nguyên liệu và giá bán SP ) • Nguyên liệu và SP không thuộc quyền của DN mà của DN SX • DN phải theo dõi tiến độ SX, định mức gia công để mua lại số lượng và chất lượng SP tương ứng với số nguyên liệu đã bán (kiểm tra chất lượng SP ) c/ Liên doanh, liên kết SX& tiêu thụ • Liên doanh liên kết với các DN trong và ngoài nước để SX và tiêu thụ HH là hình thức xâm nhập lẫn nhau giữa DNSX với DN lưu thông để tận dụng thế mạnh của mỗi bên đang là xu thế phổ biến • Quan hệ giữa DN với DN SX trong ngoài nước thông qua hợp đồng liên doanh, liên kết • Với ưu thế của mình DN có thể góp vốn, thiết bị , lao động, đất đai, nhà xưởng và các nguồn lực khác để SX và tiêu thụ SP làm ra • Cần xác định rõ mặt hàng nào, lĩnh vực cần liên doanh, liên kết, mức độ tham gia để nâng cao hiệu quả KD d/ Tự sản xuất và khai thác HH • Trên cơ sở nguồn lực của DN và nhu cầu thị trường, DN chủ động đầu tư thiết bị, nhà xưởng, công nhân để tự SX,gia công chế biến HH đáp ứng nhu cầu thị trường • Thực chất là đa dạng hóa KD cần xây dựng chiến lược và KH SX, gia công, tính toán phương án tiêu thụ để mang lại lợi nhuận • Đòi hỏi DN phải có vốn lớn, làm chủ kỹ thuật công nghệ sản xuất, năng lực quản lý phải tương xứng để có hiệu quả trong kinh doanh III/QUẢN TRỊ TẠO NGUỒN- MUA HÀNG Ở DNTM 1/Xây dựng chiến lược và kế hoạch tạo nguồn, mua hàng > Để bảo đảm tạo ra nguồn hàng ổn định vững chắc trong điều kiện cạnh tranh,DNTM cần đầu tư công sức soạn thảo CLKD và chiến lược nguồn hàng để chủ động trong KD. Trong đó xác định nguồn hàng trọng điểm là SX hay NK để có qui họach phát triển >CL cần cụ thể thành kế hoạch trung hạn, kế hoạch hàng năm. 2/ Hoàn thiện tổ chức bộ máy tạo nguồn mua hàng > Thành lập phòng KHKD họăc phòng mua hàng giúp gíam đốc quản lý hoạt động tạo nguồn mua hàng. Ở những DN nhỏ có thể ghép vào phòng KD > Tổ chức mạng lưới mua hàng bao gồm XN, kho trạm, cửa hàng thu mua phù hợp với điều kiện nguồn hàng, điều kiện SX, vận tải và đặc tính HHKD. > Đối với hàng NK bố trí XN, trạm, tổ tiếp nhận để tiếp nhận, bảo quản, phân phối HH cho KH  Để tiết kiệm chi phí có thể sử dụng hệ thống đại lý mua hàng cho DN  Tổ chức bộ máy mua hàng cần kết hợp với phương thức mua hàng: mua tập trung tại DN,mua tại nơi SX  Hoàn thiện tổ chức bộ máy cho phù hợp với cung cầu thị trường 3/Sử dụng linh hoạt các hình thức  Sử dụng linh hoạt các hình thức tạo nguồn mua hàng tạo nguồn ( 8HT) theo diễn biến thị trường để tạo ra nguồn hàng ổn định  Kịp thời chuyển đổi giữa các hình thức khác nhau 4/ Đưa ra biện pháp thúc đẩy tạo nguồn :  Xây dựng quan hệ chặt chẽ với các đơn vị có liên quan để giải quyết kịp thời các vướng mắc nảy sinh  Lựa chọn thị trường,chọn đối tác kinh doanh phù hợp  Thực hiện khuyến khích lợi ích vật chất đối với CBNV 5/Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh  Thiết lập hệ thống thông tin về thị trường,nguồn hàng , tình hình thực hiện kế hoạch  Đánh giá kết quả tạo nguồn mua hàng  Điều chỉnh