Bài giảng Bài 6: Tuyển dụng

BÀI 6 TUYỂN DỤNG Làm thế nào để tuyển được đúng người??? Một quyết định từ chối sai tất nhiên là không tốt”, - Joel Spolsky giải thích, - “nhưng nó không có hại cho công ty. Còn quyết định tiếp nhận sai sẽ làm hại cho tập đoàn và đương nhiên phải mất nhiều công sức mới có thể sửa chữa được”. • • MÔ HÌNH KIM TỰ THÁP Mô hình “Kim tự tháp” 1. 6:1 : Qua lần sàng lọc hồ sơ đầu tiên mời 16-17% ứng viên đến cty(tham gia thi viết) 2. 4:3 : Qua bài thi viết, chọn 75% ứng viên mời tham gia phỏng vấn 3. 3:2 : Qua PV, chọn 2/3 mời tham gia PV sâu, đó có thể là vài vòng PV(65- 70%) 4. 2:1 : Quyết định cuối cùng là 50% NỘI DUNG  Tổ chức tuyển dụng  Đánh giá ứng viên  Đánh giá tuyển dụng I. Tổ chức tuyển dụng Phân biệt vai trò của Phòng nhân sự và các nhà quản lý chức năng Giả sử công ty cần tuyển 1 kỹ sư điện tử. Ai là người phụ trách việc này? Giám đốc Công ty? Trưởng phòng Nhân sự? Trưởng phòng kỹ thuật? Thuê dịch vụ? Trách nhiệm của các cấp quản lý trong tuyển dụng Trách nhiệm của Phòng Nhân sự Trách nhiệm của cấp quản lý chức năng Thiết kế chính sách và quy trình tuyển dụng Chuẩn bị các phương tiện và công cụ tuyển dụng(biểu mẫu, câu hỏi, bài kiểm tra) Thực hiện các hoạt động hỗ trợ(tìm kiếm Xác định nhu cầu tuyển dụng Xác định các yêu cầu đối với ứng viên Xây dựng các bài kiểm tra kiến thức chuyên môn của ứng viên thông báo tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ ứng viên, sắp sếp các cuộc phỏng vấn, kiểm tra trắc nghiệm ứng viên)  Tham gia đánh giá ứng viên qua hồ sơ, phỏng vấn. Tư vấn cho các nhà quản lý về luật LĐ, chính sách và quy trình tuyển, kỹ thuật phỏng vấn Chuẩn bị thủ tục hành chính cho nhân viên mới Đánh giá ứng viên thông qua hồ sơ, phỏng vấn và chấm trắc nghiệm Lựa chọn ứng viên phù hợp Hướng dẫn nhân viên mới hội nhập Tổ chức tuyển dụng 1.Chính sách tuyển dụng 2.Quy trình tuyển dụng 1.Chính sách tuyển dụng Tình huống Cty xi Điện lực 3 đang cần tuyển một kỹ sư cho bộ phận kỹ thuật để thay thế người vừa nghỉ việc. Qua quá trình phỏng vấn, có 2 ứng viên đạt yêu cầu: anh Thạnh và anh Lộc. Sau khi bàn bạc giữa Trưởng phòng Nhân sự và Trưởng phòng Kỹ thuật, công ty quyết định chọn anh Thạnh vì mức lương do anh đề nghị phù hợp với chính sách hiện hành của cty, trong khi anh Lộc có kinh nghiệm hơn nhưng lại yêu cầu mức lương cao hơn so với quy định. Trước khi tuyển dụng, Trưởng phòng Nhân sự đã bàn bạc với Giám đốc công ty về mức lương cho phép để thương lượng với ứng viên, và GĐ khẳng định rằng ông chỉ tiếp nhận những trường hợp yêu cầu mức lương nằm trong quy chế trả lương của cty. Trưởng phòng Nhân sự đã cho gửi thư cảm ơn anh Lộc đồng thời viết thư mời anh Thạnh đến nhận việc vào đầu tuần sau. Bỗng nhiên GĐ gọi điện cho Trưởng phòng NS nói rằng ông thay đổi ý kiến và quyết định: chọn anh Lộc vì có thể trong tương lai anh sẽ hỗ trợ đào tạo các kỹ sư mới ra trường đang làm việc trong cty. GĐ chấp nhận mức lương mà anh Lộc đề nghị và yêu cầu Trưởng phòng NS làm thủ tục tiếp nhận. Trưởng phòng NS hết sức bối rối, không biết làm cách nào để mời anh Lộc làm việc vì Trưởng phòng mới biết anh vừa nhận việc ở cty khác. Trưởng phòng càng khó xử hơn khi không biết phải từ chối như thế nào với anh Thạnh??? Bạn sẽ giải quyết như thế nào nếu bạn là Trưởng phòng Nhân sự? Kết luận Quan điểm tuyển dụng phải được thể hiện bằng Chính sách tuyển dụng Chính sách tuyển dụng phải xác định rõ Yếu tố nào là quan trọng nhất trong việc thu hút ứng viên?  Kinh nghiệm?  kỹ năng chuyên môn?  Quan điểm và thái độ phù hợp với văn hoá DN?  Mức lương yêu cầu? 2. Có ưu tiên tuyển dụng nội bộ hoặc cho phép tuyển dụng người thân của nhân viên hay không? 3. Cung cấp những điều kiện và phương tiện làm việc cho nhân viên ở mức độ nào? 4. Điều kiện để ký kết hợp đồng lao động chính thức sau thời gian thử việc là gì?... 2.Quy trình tuyển dụng Xác định nhu cầu Tìm kiếm ứng viên Đánh giá & lựa chọn Hướng dẫn hội nhập 1. Xác định nhu cầu TD a. Có cần tuyển nhân viên không? b. Xác định nội dung công việc c. Xác định yêu cầu đối với ứng viên a. Xác định nhu cầu tuyển dụng Tình huống • Hoà bình là một cty thương mại chuyên nhập khẩu và bán các phụ tùng xe hơi. Bộ phận kế toán của cty có 4 nhân viên, 1 kế toán trưởng, 1 kế toán thanh toán, 1 kế toán công nợ và 1 thủ quỹ. Nhân viên kế toán thanh toán vừa xin nghỉ việc và kế toán trưởng đề nghị tuyển người thay thế vào thời điểm kế toán trưởng đề nghi tuyển người thay thế thì Giám đốc cty đang đi công tác ở nước ngoài. Theo quy địng của cty, mọi quyết định tuyển nhân viên đều phải được sự chấp thuận của Giám đốc, vì vậy, việc tuyển dụng phải hoãn lại 1 tháng. Kế toán trưởng phải bố trí công việc của bộ phận kế toán, theo đó, công việc của kế toán thanh toán được chia sẻ cho thủ quỹ và kế toán công nợ. Thủ quỹ sẽ kiêm thêm trách nhiệm thực hiện các giao dịch thanh toán trong nước, còn kế toán công nợ kiêm thêm trách nhiệm thực hiện các giao dịch thanh toán với các nhà cung cấp nước ngoài. Một tháng trôi qua và công việc của bộ phận kế toán vẫn tiến triển tốt đẹp mặc dù đó là thời gian bận rộn nhất trong năm. Xem xét lại tình hình kinh doanh của cty, kế toán trưởng nhận thấy cty định hướng trở thành một cty chuyên cung cấp các mặt hàng cao cấp do đó chỉ lựa chọn một số nhà cung cấp uy tín. Như vậy, số lượng các nhà cung cấp sẽ giảm mạnh và công việc của kế toán thanh toán sẽ giảm theo. Kế toán trưởng quyết định không tuyển thêm nhân viên nữa. Bạn thấy thế nào? Kết luận Khi có sự thay đổi tạo ra một vị trí khuyết người, hãy cân nhắc tất cả các phương án trước khi bạn quyết định tuyển người mới b. Xác định nội dung công việc Tình huống Hùng là trưởng bộ phận chăm sóc khách hàng. Sáu tháng trước đây, khi một nhân viên xin nghỉ việc, anh đề nghị được tuyển thêm người, nhưng Giám đốc kinh doanh đã thuyết phục anh cố gắng điều hành công việc. Thời gian đầu mọi việc cũng ổn nhưng 2 tháng gần đây do những thay đổi trong chính sách hậu mãi của cty nên khối lượng công việc tăng lên rất nhiều, anh không thể tiếp tục đương đầu. Anh lại lên gặp Giám đốc kinh doanh và lần này đề nghị tuyển thêm người của anh đựơc chấp thuận. Tuy nhiên, Giám đốc kinh doanh nói: “Tôi muốn biết chính xác người sắp tuyển sẽ làm việc gì?” Theo bạn, căn cứ vào đâu để Hùng có thể trả lời được sếp của anh? • Dựa vào bản Mô tả công việc của người nhân viên cũ? • Xây dựng lại bản Mô tả công việc mới cho phù hợp với điều kiện hiện tại? c.Yêu cầu đối với ứng viên Nhóm yêu cầu: 1.Kiến thức và kỹ năng 2.Trình độ và kinh nghiệm 3.Các yếu tố cá nhân Xây dựng yêu cầu với nhân viên bán hàng Bạn có đồng ý? Cần phải đặt yêu cầu cao đối với ứng viên để có thể tuyển được những người giỏi? 2. Tìm kiếm ứng viên (tuyển mộ) Tình huống Phương cảm thấy thực sự bế tắc. Đã 3 tháng nay anh tìm kiếm ứng viên cho vị trí Giám đốc kinh doanh mà không thành công. Anh đã đăng quảng cáo tuyển dụng trên báo Tuổi trẻ 3 lần và nhận được gần 100 bộ hồ sơ dự tuyển. Ngoài chí phí đăng báo, Phương đã mất khá nhiều thời gian xem xét hồ sơ ứng viên. Tuy nhiên anh chỉ chọn ra được 2 ứng viên, và qua phỏng vấn thì 2 ứng viên đó cũng chỉ là những người “làm hồ sơ giỏi” Phương quyết định nhờ 2 cty Săn đầu người cung cấp ứng viên. Chỉ sau 1 tuần, mỗi cty đã giới thiệu cho anh 5 ứng viên. Cách làm này có vẻ hiệu quả hơn, anh không phải thanh toán bất kỳ chi phí nào cho đến khi tuyển được người. Nhưng rồi niềm hy vong của anh cũng nhanh chóng tiêu tan vì cả 10 ứng viên do 2 cty SĐN giới thiệu đều không đáp ứng được yêu cầu của cty. Theo bạn vì sao? Bạn hãy thử nêu 2 lý do Yêu cầu tuyển dụng không rõ ràng? Yêu cầu tuyển dụng khôngkhả thi? Không tiếp cận đúng nguồn phù hợp? Vị trí tuyển dụng không hấp dẫn? Công ty không có uy tín? Xác định nguồn thu hút ứng viên 1.Nguồn nội bộ 2.Nguồn bên ngồi 1. Quảng cáo 2. Trung tân dịch vụ việc làm 3. Trường đào tạo 4. Lôi kéo từ DN khác 5. Công ty SĐN 6. Người tự đến xin việc 7. Người đã từng làm việc cho cty 8. Qua mạng Internet 9. Hội chợ việc làm 10.Người quen giới thiệu 11.Nội bộ •Cách viết thông báo tuyển dụng •Thiết lập quan hệ với trường 3. Đánh giá ứng viên (tuyển chọn) a. Thành phần hội đồng 1. Người phụ trách Nhân sự 2. Quản trị gia cấp trực tiếp của vị trí cần tuyển 3. Chuyên gia chuyên môn, chuyên gia tâm lý 4. Nhân viên phòng nhân sự 5. Người đứng đầu công ty* b. Nhận hồ sơ ứng viên Bằng đường bưu điện Ứng viên trực tiếp mang đến c. Phân loại hồ sơ Nhận vào bước sau Loại ngay Cần làm rõ hồ sơ d. Tiếp xúc sơ bộ Giải thích cho ứng viên rõ hơn về công việc Trả lời các thắc mắc của ứng viên nếu có Làm rõ một số hồ sơ ứng viên Đánh giá ngoại hình ứng viên e.Đánh giá ứng viên •Đánh giá qua hồ sơ •Phỏng vấn •Trắc nghiệm •Thẩm tra hồ sơ  Đánh giá qua hồ sơ •Hình thức •Nội dung  Phỏng vấn •Cách thức tổ chức •Cách thức hỏi Hình thức tổ chức PV Phỏng vấn cá nhân Phỏng vấn liên tục Phỏng vấn hội đồng Tình huống Khi đó tôi PV 5 ứng viên cho vị trí thư ký GĐ. Ứng viên đầu tiên khá ấn tượng. Tôi cảm thấy cô ấy rất phù hợp và có lẽ đã từng làm công việc tương tự. Đương nhiên lúc đó tôi chưa thể chọn cô ấy được vì tôi còn có 4 ứng viên khác nữa. Cuộc PV thứ 2 cũng rất tốt. Dường như cô ấy cũng rất phù hợp với công việc và tôi nghĩ cô ấy có tính cách rất dễ thương. Khi bắt đầu PV ứng viên thứ 3, tôi bắt đầu hoang mang không biết chọn ai. Ứng viên thứ 3 có những kinh nghiệm rất hữu ích cho yêu cầu của công việc Sau khi kết thúc 5 cuộc PV, tôi đã chọn ra 3 người mà tôi cảm thấy rất tốt. PV thêm một vòng nữa là không cần thiết nhưng tôi không biết phải chọn ai trong 3 người đó??? Bạn đã bao giờ lâm vào tình cảnh này??? Cách đặt câu hỏi Liệu pháp sốc Câu hỏi hành vi Yêu cầu ứng viên thuật lại những kinh nghiệm mà họ đã trải qua (Hành vi quá khứ) Câu hỏi tình huống Yêu cầu ứng viên xử lý một số tình huống giả thuyết (Ứng viên cho là nên làm) Hãy chọn 3 chức năng quan trọng nhất a. Mô tả CV cho ứng viên b. Đặt câu hỏi c. Khơi gợi để ứng viên nói về bản thân d. Giải thích công việc e. Lắng nghe f. Làm cho ứng viên tập trung g. Làm cho ứng viên cảm thấy thoải mái Tình huống • Hùng đang phỏng vấn một ứng viên cho vị trí nhân viên kiểm soát chất lượng. Đây là một công việc đòi hỏi tính cẩn thận, quan tâm đến chi tiết và phải có ít nhất một năm kinh nghiệm làm công việc tương tự. Ứng viên này đã từng làm nhân viên KCS nhưng Hùng nhận thấy anh ta không thích việc đó. Anh ta thích những công việc năng động, không gò bó và được tiếp xúc với nhiều người. • Hùng quyết định nói thẳng là”Anh không phù hợp với vị trí chúng tôi đang tuyển” Anh ta tỏ ra mất bình tĩnh, cố gắng chứng minh là mình có thể làm rất tốt và cho rằng Hùng đã nhận định sai lầm. Hùng cố gắng giải thích thật rõ ràng về bản chất công việc và những yêu cầu của công ty, nhưng anh ta dường như không muốn nghe. Cuối cùng thì Hùng cũng phải kết thúc cuộc phỏng vấn. Theo bạn • Hùng đã mắc sai lầm gì trong lúc phỏng vấn? • Nếu là bạn, bạn sẽ xử lý như thế nào trong trường hợp này? Một số lưu ý • Đọc kỹ hồ sơ ứng viên • Những giây phút đầu cuộc PV • Chăm chú lắng nghe • Ghi chép các nhận xét về ứng viên • Kết thúc đúng lúc • Không tỏ thái độ dồng tình hay phản đối ứng viên • Kết luận về ứng viên ngay sau PV để tránh nhầm lẫn Nhược điểm của phương pháp PV • Chủ quan • Bị chi phối bởi ngôn ngữ hình thể của ứng viên • Quan điểm cá nhân của PVV • Trình tự vào trả lời của ứng viên  Trắc nghiệm • Kiến thức tổng quát • Kỹ năng chuyên môn • Đặc điểm tâm lý • khả năng giải quyết vấn đề • khả năng ra quyết định Trắc nghiệm • Sưu tầm các bài tập TN • Nguyên tắc: Ứng viên không được biết mục đích TN  Thẩm tra hồ sơ • Thẩm tra các loại văn bằng • Tìm hiểu lý do rời cty cũ • Thẩm tra kết quả học tập, kết qủa làm việc ở cty cũ • Thẩm tra qua thư giới thiệu  Khám sức khoẻ Tại cơ sở y tế Tại doanh nghiệp 7. Thử việc Theo luật Linh hoạt Hoàn tất quá trình tuyển dụng • Mời ứng viên trúng tuyển • Gửi thư từ chối ứng viên không trúng tuyển? • Cập nhật dữ liệu về ứng viên • Chuẩn bị hợp đồng • Lập hồ sơ nhân viên 4. Hướng dẫn hội nhập • Mời một người khách đến dùng cơm với gia đình lần đầu • Một người bạn từ xa đến ở chơi với bạn trong năm, ba ngày • Trang được tuyển vào vị trí nhân viên phụ trách khách hàng. Trước đây công việc này do Thuỷ đảm nhận nhưng do số lượng khách hàng tăng nhanh nên công ty tuyểnthêm Trang. Trưởng phòng kinh doanh đã đề nghị Thuỷ chia sẻ công việc với Trang đồng thời giúp cô làm quen với công việc. • Tuy nhiên, Trang cảm thấy Thuỷ không hề chia sẻ công việc với mình, và cũng không giúp cô tìm hiểu công việc. Thủy chỉ giao cho cô làm những việc mà Thuỷ không muốn làm như trả lời điện thoại, đánh máy, sắp hồ sơ, liên lạc với nhân viên bán hàng Nhiều lần Trang định nói với Trưởng phòng nhưng cô lại sợ Mục đích của hướng dẫn hội nhập Nhân viên mới nhanh chóng hội nhập Cảm thấy được chào đón và đánh giá cao Hiểu rõ về doanh nghiệp và nhận thức được ạo là một bộ phận Tham gia các hoạt động của DN một cách nhanh chóng Hiểu rõ hơn về công việc và các kỳ vọng của DN đối với họ kế hoạch hướng dẫn nhân viên mới Chuẩn bị Ngày đầu tiên Tuần đầu tiên Tháng đầu tiên Ba tháng đầu III. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ • Thời gian tìm ứng viên • Thời điểm tìm ứng viên • Chi phí tìm ứng viên • Tỉ lệ ưv bỏ cuộc trong thời gian thử việc • Tỉ lệ ưv bị yêu cầu nghỉ việc sau thời gian thử việc