Bài giảng Cấu trúc tổ chức kinh doanh

Giáo án điện tử môn Quản trị kinh doanh, D3 Giảng viên: DƯƠNG CÔNG DOANH Liên hệ: 0982273187 Email: doanhdoanh.qtkd.neu@gmail.com TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Quản trị kinh doanh, Chủ biên: PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền. NXB Đại học kinh tế quốc dân, 2013 2. Bài tập hướng dẫn thực hành Quản trị kinh doanh, Chủ biên: PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền. NXB Đại học kinh tế quốc dân, 2011 NHỘNG VÀ BƯỚM Con nhộng nhìn thấy bướm thoả sức bay lượn trên cành cây thì thèm muốn lắm, liền hỏi: -Tôi có thể tự do bay lượn như anh được không? Con bướm trả lời: - Thứ nhất, bạn phải có khát vọng được bay. Thứ hai, bạn phải có dũng khí thoát khỏi lớp vỏ bọc cực kỳ ấm áp, an toàn kia. - Điều đó đồng nghĩa với việc sẽ chết phải không? - Xét trên khía cạnh là nhộng thì bạn đã chết. Nhưng nếu xét trên khía cạnh là bướm thì bạn lại có một cuộc sống mới. BÀI HỌC TRONG KINH DOANH Câu chuyện này muốn nói đến sự thăng hoa của cuộc sống và cũng rất thích hợp để ví với một công ty. Một công ty muốn tạo ra những cái mới, có lúc không thể không phá bỏ, thậm chí cả những thứ do chính mình khổ công làm ra. Câu nói: "Nhà kinh doanh là những người biết phá một cách có sáng tạo" của nhà quản lý Peter cũng mang ý nghĩa này. Liệu chúng ta có đủ dũng khí đập vỡ những viên gạch đã giúp chúng ta thành công để lát vào đó những viên gạch có sức sáng tạo hơn hay không? TÌNH HUỐNG THẢO LUẬN Ông Ánh muốn thành lập 1 DN kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, nhưng không đủ vốn. Ông Ánh mời thêm các ông Bình, Chiến, Dũng, Êm, Phúc cùng góp vốn. Được biết trong số những người trên, các ông Bình, Chiến hiện đang là GĐ các DNNN (riêng ông Bình tham gia với tư cách là người đại diện phần vốn góp của DNNN do ông làm GĐ). Ông Dũng hiện đang là chủ nhiệm HTX, còn ông Êm là Việt kiều đang định cư tại Hoa Kỳ, ông Phúc là người mang quốc tịch Canada (bạn ông Êm) Câu 1: Ông Ánh nên xúc tiến thành lập loại DN nào ? vì sao? Cấu 2: Vì cùng góp vốn như nhau nên tất cả số thành viên trên đều muốn làm sáng lập viên và cùng tham gia quản lý DN, điều này có được không ? Tại sao ? Câu 3: Nếu DN trên kinh doanh trong lĩnh vực thiết kế công trình thì cần thêm điều kiện gì ? Ai cần phải có điều kiện đó? NỘI DUNG 1. Khái lược về cấu trúc tổ chức 2. Các hệ thống tổ chức doanh nghiệp 3. Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức doanh nghiệp 4. Quy trình hình thành và hoàn thiện cấu trúc tổ chức doanh nghiệp KHÁI LƯỢC VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC  Tổ chức chính thức và tổ chức phi chính thức  Cơ cấu tổ chức chính thức  Vai trò của cấu trúc tổ chức chính thức TỔ CHỨC CHÍNH THỨC VÀ TỔ CHỨC PHI CHÍNH THỨC TỔ CHỨC CHÍNH THỨC  Là tổ chức được xây dựng có ý thức theo các mục tiêu nhằm hoàn thành các nhiệm vụ của tổ chức.  Là tổng hợp các bộ phận khác nhau của mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao trách nhiệm và quyền hạn nhất định, và được bố trí theo mô hình thích hợp nhằm thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp. TỔ CHỨC PHI CHÍNH THỨC  Hình thành ngoài ý muốn của bộ máy quản trị.  Mang tính chất khách quan:  Do sự tương hợp nhau về tính tình, cách cư xử, thói quen sinh hoạt;  Sự giống nhau về quyền lợi;  Bầu không khí của doanh nghiệp.  Có vai trò thúc đẩy hoặc kìm hãm đối với cơ cấu tổ chức chính thức. CƠ CẤU TỔ CHỨC CHÍNH THỨC - Là cơ cấu do các NQT doanh nghiệp tạo ra theo mục đích, nhằm hoàn thành các nhiệm vụ nhất định. Gọi là cơ cấu tổ chức hay bộ máy quản trị doanh nghiệp - Là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa ở trình độ nhất định, được trao các trách nhiệm quyền hạn cụ thể và được bố trí theo mô hình quản trị thích hợp nhằm thực hiện nhiệm vụ quản trị với hao phí nguồn lực ít nhất VAI TRÒ CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC CHÍNH THỨC 2 1 Có mục đích và luôn hướng theo các mục tiêu đã xác định Cơ cấu tổ chức tác động đến hành vi của nhóm và cá nhân CÁC HỆ THỐNG TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP  Hệ thống tổ chức kiểu trực tuyến-chức năng  Hệ thống tổ chức kiểu ma trận  Hệ thống tổ chức kiểu trực tuyến  Hệ thống tổ chức kiểu chức năng  Hệ thống tổ chức kiểu trực tuyến tư vấn  Hệ thống tổ chức theo nhóm HỆ THỐNG TỔ CHỨC KIỂU TRỰC TUYẾN HỆ THỐNG TỔ CHỨC KIỂU CHỨC NĂNG HỆ THỐNG TỔ CHỨC KIỂU TRỰC TUYẾN TƯ VẤN HỆ THỐNG TỔ CHỨC KIỂU TRỰC TUYẾN CHỨC NĂNG HỆ THỐNG TỔ CHỨC KIỂU MA TRẬN HỆ THỐNG TỔ CHỨC THEO NHÓM CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP Hình thức pháp lý của doanh nghiệp Nhiệm vụ kinh doanh Trình độ đội ngũ lao động Công nghệ, thiết bị Đặc điểm môi trường Điều chỉnh chung và cá biệt QUY TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP  Khái lược  Các yêu cầu chủ yếu  Nguyên tắc tổ chức hoạt động  Hình thành/thiết kế lại các nơi làm việc  Xác định quyền hạn, quyền lực và trách nhiệm  Xây dựng và hoàn thiện nội quy, quy chế KHÁI LƯỢC Làm như thế nào để chia nhiệm vụ chung thành các công việc nhỏ hơn một cách thàng công Quy mô nhóm thích hợp để báo cáo lên cấp trên Nền tảng để nhóm các công việc riêng lẻ Phân chia quyền lực giữa các bộ phận, cá nhân 4 VẤN ĐỀ QUYẾT ĐỊNH KHÁI LƯỢC  Cơ cấu tổ chức biến đổi phụ thuộc vào các lựa chọn mà NQT tạo ra  Cơ cấu tổ chức có xu hướng theo một thái cực này hay một thái cực khác trên từng đoạn CÁC YÊU CẦU CHỦ YẾU Phải đảm bảo tính linh hoạt cần thiết Phải đảm bảo tính chuyên môn hóa cao nhất có thể Các vấn đề khoa học cần phải đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các giữa các bộ phận, cá nhân Phải đảm bảo tiêu chuẩn hóa lao động thực hiện nhiệm vụ Phải đảm bảo tính thống nhất quyền lực CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG Thống nhất Kiểm soát đượcHiệu quả NGUYÊN TẮC NGUYÊN TẮC THỐNG NHẤT  Đòi hỏi mọi hoạt động quản trị phải thống nhất;  Là yêu cầu bắt buộc cao nhất trong tổ chức;  Biểu hiện: Các doanh nghiệp phải đảm bảo sự thống nhất. Trong mối quan hệ giữa tổ chức Đảng, bộ máy quản trị và tổ chức Công đoàn; giữa chủ sở hữu và bộ máy quản trị, giữa hội đồng quản trị và tổng giám đốc;  Tính thống nhất phải được luật hóa và hoàn thiện bằng pháp luật NGUYÊN TẮC HIỆU QUẢ  Hiệu quả là điều kiện để doanh nghiệp tồn tại và phát triển  hoạt động quản trị phải có hiệu quả.  Phải:  Chọn mô hình đơn giản nhất, gọn nhẹ, tiết kiệm nhân lực nhất;  Điều chỉnh chung lớn nhất có thể;  Đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ quản trị với chí phí kinh doanh thấp nhất NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT ĐƯỢC  Nguyên tắc này đòi hỏi phải tính toán kỹ càng khi phân công nhiệm vụ cho từng chức danh để đảm bảo mỗi chức danh quá trình kiểm soát được toàn bộ nhiệm vụ của mình: Mọi hoạt động phải được kiểm soát  Phải kiểm soát được mọi hoạt động quản tr  Biểu hiện: Người phục trách lĩnh vực công tác phải kiểm soát được hoạt động của lĩnh vực; Thủ trưởng phải kiểm soát được hoạt động của mọi nhân viên dưới quyền; Người được giao nhiệm vụ phải kiểm soát được mọi hoạt động liên quan đến nhiệm vụ. HÌNH THÀNH/ THIẾT KẾ LẠI CÁC NƠI LÀM VIỆC Lựa chọn nguyên tắc thiết kế công việc, nhiệm vụ1 Phân tích và tổng hợp nhiệm vụ2 LỰA CHỌN NGUYÊN TẮC CÔNG VIỆC, NHIỆM VỤ 1 2 3 4 Nguyên tắc tập trung hay phi tập trung hóa Nguyên tắc chuyên môn hóa hay đảm bảo tính thống nhất quá trình Nguyên tắc thống nhất hay đa dạng nghề nghiệp Nguyên tắc về quyền lực- trách nhiệm và nguyên tắc chuỗi PHÂN TÍCH VÀ TỔNG HỢP NHIỆM VỤ  Phân tích nhiệm vụ là sự chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ cụ thể hơn và đến cấp độ cuối cùng là các hành động cụ thể.  Tổng hợp nhiệm vụ là sự liên kết các nhiệm vụ cụ thể đã phân tích vào một NLV theo các nguyên tắc nhất định. www.themegallery.com XÁC ĐỊNH QUYỀN HẠN, QUYỀN LỰC VÀ TRÁCH NHIỆM Quyền hạn Quyền lực Mối quan hệ 1 2 3 QUYỀN HẠN  Khái niệm: Là sự cho phép các cá nhân (tập thể) khi thực hiện nhiệm vụ được giao.  Quyền hạn đề cập đến khả năng mà cá nhân (tập thể) được sử dụng các nguồn lực nhất định để tiến hành một công việc nào đó.  Cơ sở:  Nhiệm vụ;  Nguyên tắc phân quyền;  Khả năng chuyên môn.  Vai trò và điều kiện:  Là điều kiện để hoàn thành nhiệm;  Phải rõ ràng và được ghi trong nội quy, quy chế. QUYỀN LỰC  Khái niệm: Là quyền điều khiển hành động của người khác  Phân loại quyền lực: oTheo tính hợp pháp của quyền lực: Quyền lực chính thức: Gắn với một chức danh cụ thể và được ghi trong nội quy, quy chế, điều lệ hoạt động của doanh nghiệp; Quyền lực phi chính thức: Không gắn với chức danh cụ thể và không ghi trong điều lệ. oTheo tính chất biểu hiện của quyền lực: Quyền lực quyết đoán; Quyền lực kiểu hợp tác; Quyền lực tham vấn; Quyền lực “tham gia, đóng góp”. MỐI QUAN HỆ GIỮA QUYỀN HẠN, QUYỀN LỰC, TRÁCH NHIỆM VÀ NHIỆM VỤ  Quyền hạn và quyền lực là điều kiện để hoàn thành nhiệm vụ:  Nếu thấp thì không đủ điều kiện hoàn thành nhiệm vụ;  Nếu cao thì lạm quyền.  Trách nhiệm đòi hỏi cá nhân hay tập thể phải hoàn thành nhiệm vụ của mình:  Nếu thấp thì lơ là nhiệm vụ;  Nếu cao thì không thực hiện được. XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN NỘI QUY, QUY CHẾ Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động Điều chỉnh chung và cá biệt ĐIỀU CHỈNH CHUNG VÀ CÁ BIỆT  Khái niệm: Là mệnh lệnh của nhà quản trị doanh nghiệp nhằm tạo ra hoạt động theo các mục tiêu đã xác định  Phân loại:  Điều chỉnh chung;  Điều chỉnh cá biệt.  Phải biết kết hợp giữa điều chỉnh chung và điều chỉnh cá biệt XÂY DỰNG NỘI QUY, QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG  Thuộc nội dung của điều chỉnh chung.  Đóng vai trò quan trọng với việc thiết lập mối quan hệ làm việc ổn định giữa các bộ phận, cá nhân  Cơ sở: Điều lệ doanh nghiệp, mối quan hệ kỹ thuật – sản xuất giữa các bộ phận.  Yêu cầu:  Phải xác định chính xác được các mối quan hệ chỉ huy, chức năng và quyền hạn – trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân;  Các quy định phải chặt chẽ. VIDEO No.8 (Free time)