Bài giảng Chương 4a Soạn thảo văn bản với Microsoft Word

SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD Th.S Nguyễn Khắc Quốc IT-Department Chương 4a. Microsoft Word 2 / 3812/07/2014 Chương 4a Soạn thảo văn bản với Microsoft Word 1. Giới thiệu chung 2. Các lệnh về tệp (file) 3. Soạn thảo văn bản 4. Định dạng văn bản 5. Kẻ bảng 6. Một số thao tác hay dùng (tuỳ chọn) 7. Vẽ hình và gõ công thức (tuỳ chọn) 8. Định dạng trang văn bản và in ấn (tuỳ chọn) Chương 4a. Microsoft Word 3 / 3812/07/2014 4.1. Giới thiệu chung  Soạn thảo văn bản  Trình bày dữ liệu văn bản (text) theo khuôn mẫu, định dạng.  Một số chương trình soạn thảo văn bản trong Windows  Notepad: Đơn giản, không có định dạng.  WordPad: Nhiều chức năng hơn Notepad nhưng chưa chuyên nghiệp.  BKED: Chương trình soạn thảo giao diện tiếng Việt, TS. Quách Tuấn Ngọc, đại học Bách Khoa, HN.  Microsoft Word: Chương trình soạn thảo văn bản chuyên nghiệp.  Writer (phần mềm mã nguồn mở) Chương 4a. Microsoft Word 4 / 3812/07/2014 Microsoft Word  Là sản phẩm của Hãng Microsoft – Mỹ  Word là một thành phần trong bộ sản phẩm Microsoft Office.  Một số phiên bản Word 97 Word 2000 Word 2002 (XP) Word 2003 Word 2007… Chương 4a. Microsoft Word 5 / 3812/07/2014 Khởi động Microsoft Word A. Kích chuột vào nút Start, chọn Programs  Microsoft Word. B. Kích đúp vào biểu tượng Microsoft Word trên màn hình desktop (hình chữ W - màu xanh). C. Kích chuột vào biểu tượng của Word trên thanh công cụ của Office (đối với Word 2000 trở về trước). (B) (C) (A) Chương 4a. Microsoft Word 6 / 3812/07/2014 Màn hình Word 2003 Title bar Ruler Menu bar Standard Toolbar Office Assistant Scroll bar Status bar Minimize Restore/Maximize Close Task Pane Formating Toolbar Vùng soạn thảo Chương 4a. Microsoft Word 7 / 3812/07/2014 Các thành phần của màn hình làm việc  Title bar: Thanh tiêu đề.  Menu bar: Thanh menu.  Standard toolbar: Thanh công cụ chuẩn, chứa các chức năng soạn thảo hay sử dụng.  Formating toolbar: Thanh công cụ định dạng, chứa các chức năng hay dùng trong định dạng.  Ruler: Thước kẻ, trên đó hiển thị độ đo chiều dài.  Task Pane: Một đối tượng của Word 2000, liệt kê một số chức năng, tài liệu được mở gần đây.  Office Assistant: Hệ thống hỗ trợ của Office.  Scroll bar: Thanh cuốn, bấm và rê thanh cuốn cho phép xem các phần không hiển thị đủ trên màn hình.  Status bar: Thanh trạng thái, cho biết một số trạng thái của Word. Chương 4a. Microsoft Word 8 / 3812/07/2014 Thoát khỏi Microsoft Word A. File  Exit B. Nhấn chuột vào nút Close của “cửa sổ” Word C. Hoặc nhấn tổ hợp phím Alt- F4 Thoát (B) (A) Chương 4a. Microsoft Word 9 / 3812/07/2014 2. Các lệnh về tệp  Tạo tệp mới: Tiến hành một trong 3 cách sau: A. Kích chuột vào menu File, Chọn New B. Kích chuột vào nút New trên thanh công cụ chuẩn C. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N (A) (B) Chương 4a. Microsoft Word 10 / 3812/07/2014 Ghi tệp (lưu tệp)  Kích chuột vào menu File, chọn Save, hoặc:  Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S Sau đó, nếu như tệp văn bản chưa được đặt tên thì hộp thoại lưu văn bản (xem hình) được hiển thị cho phép lưu văn bản:  Chọn thư mục chứa  Gõ tên tài liệu  Chọn kiểu tài liệu (mặc định là *.doc)  Nhấn Save để lưu tài liệu Thư mục chứa Hộp thoại lưu tài liệu Tên tài liệu (tệp) Kiểu tài liệu Chương 4a. Microsoft Word 11 / 3812/07/2014 Tại sao phải ghi tệp (lưu tệp)?  Văn bản soạn thảo ra, muôn lưu giữ lại, phải ghi nó lên tệp trên đĩa (mỗi văn bản một tệp).  Khi lưu một văn bản mới tạo, phải đặt tên cho tệp văn bản (1 lần duy nhất).  Khi soạn thảo một văn bản đã đặt tên, việc ghi tệp (Save, Ctrl+S,…) đảm bảo cho những phần thay đổi được cập nhật lên tệp trên đĩa. Nói cách khác, nếu chúng ta gõ thêm chữ vào văn bản mà không lưu lại thì lượng chữ gõ thêm không nằm trên tệp và sẽ bị mất đi khi thoát khỏi Word. Chương 4a. Microsoft Word 12 / 3812/07/2014 Mở tệp đã có  Kích chuột vào menu File, chọn Open, hoặc:  Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O  Hộp thoại mở tệp hiện ra như hình vẽ  Chọn thư mục chứa tệp  Chọn tệp tài liệu  Nhấn nút Open Thư mục chứa Chọn tệp Chương 4a. Microsoft Word 13 / 3812/07/2014 Mở nhiều tài liệu cùng một lúc  Word cho phép nhiều tài liệu được mở cùng một lúc  Nếu như có quá nhiều tài liệu được mở cùng một lúc thì hãy đóng bớt chúng lại cho đỡ rối màn hình. Rất nhiều tệp đã được tạo mới hoặc mở Mỗi hình chữ nhật tương ứng với một tệp Đóng tài liệu đang soạn thảo Taskbar Chương 4a. Microsoft Word 14 / 3812/07/2014 3. Soạn thảo văn bản  Con trỏ văn bản  Gõ tiếng Việt  Dịch chuyển  Chọn (bôi đen) đoạn văn bản  Xoá, chèn, sửa  Sao chép, chuyển Chương 4a. Microsoft Word 15 / 3812/07/2014 Con trỏ văn bản  Con trỏ chuột khi di chuyển tới vùng văn bản sẽ có dạng chữ I thay vì mũi tên như bình thường.  Con trỏ văn bản có dạng nét gạch đứng và luôn nhấp nháy, cho ta biết đang ở vị trí nào trong văn bản.  Con trỏ văn bản nằm trong vùng soạn thảo văn bản. Con trỏ văn bản Con trỏ chuột tại vùng văn bản Chương 4a. Microsoft Word 16 / 3812/07/2014 Gõ tiếng Việt  Để gõ được tiếng Việt, máy tính phải có: Bộ gõ tiếng Việt: ABC, Vietkey, Unikey Phông chữ hỗ trợ tiếng Việt:  TCVN3 (8BITs): .VnTime, .VnTimeH, .VnArial,…  Unicode: Times New Roman, Tahoma, Arial,…  VNI-Windows: VNI-Times… Chương 4a. Microsoft Word 17 / 3812/07/2014 Tại sao một số sinh viên chưa gõ được tiếng Việt khi thực hành? Khi nào chương trình Vietkey hoặc Unikey được thiết lập ở chế độ gõ tiếng Việt (chữ V - màu vàng hoặc màu đỏ tại System tray hoặc nổi trên màn hình) thì mới gõ được tiếng Việt Vietkey đang ở chế độ gõ tiếng Việt Chương 4a. Microsoft Word 18 / 3812/07/2014 Chuyển chế độ gõ tiếng Việt và tiếng Anh với Vietkey và Unikey như thế nào?  Kích chuột trái vào biểu tượng của Vietkey và Unikey (chữ V hoặc chữ E,…) để chuyển từ chế độ này sang chế độ khác.  Kích chuột phải vào biểu tượng Vietkey hoặc Unikey rồi chọn chế độ thích hợp: Gõ tiếng Việt. Gõ tiếng Anh. Chương 4a. Microsoft Word 19 / 3812/07/2014 Gõ tiếng Việt như thế nào? - chế độ gõ Telex Gõ vào Nhận được Gõ vào Nhận được aw ă OW Ơ ow hoặc [ ơ W Ư uw hoặc w , ] ư AA Â aa â OO Ô oo ô EE Ê ee ê DD Đ dd đ AW Ă Chương 4a. Microsoft Word 20 / 3812/07/2014 Gõ dấu tiếng Việt  f: huyền  s: sắc  r: hỏi  x: ngã  j: nặng  z: xoá dấu Ví dụ: Trường Đại học Trà Vinh được gõ là: Truwowngf Ddaij hocj Traf Vinh  Nguyên tắc: Dấu có thể gõ ngay sau nguyên âm nhưng thường gõ vào cuối từ. Chương 4a. Microsoft Word 21 / 3812/07/2014 Một số mẹo trong khi gõ tiếng Việt  Nếu gõ tiếng Việt không ra chữ tiếng Việt, hãy xoá cả từ đi và gõ lại.  Gõ hai lần ký tự để trả lại ký tự tiếng Anh trong khi gõ tiếng Anh mà gặp phải các từ có các ký tự liên tiếp tạo thành ký tự tiếng Việt, ví dụ:  Gõ ww sẽ nhận được w  Gõ aww sẽ nhận được aw  Gõ eee sẽ nhận được ee.  Gõ casse sẽ nhận được case  Gõ brieff sẽ nhận được brief  … Chương 4a. Microsoft Word 22 / 3812/07/2014 Dịch chuyển  Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển con trỏ văn bản từng ký tự theo các hướng trái,phải và từng dòng theo các hướng trên, dưới.  Nhấn phím Home để đưa con trỏ văn bản về đầu dòng.  Nhấn phím End để đưa con trỏ văn bản về cuối dòng  Page Up, Page Down (trang trước, trang sau).  Kích đơn chuột trái vào vị trí nào trong văn bản sẽ đưa con trỏ văn bản về vị trí đó.  Sử dụng các thanh cuốn để xem các vùng khác không hiển thị hết trên màn hình của tài liệu. Chương 4a. Microsoft Word 23 / 3812/07/2014 Thao tác bôi đen (chọn đoạn văn bản)  Bấm và rê chuột (có biểu tượng chữ I) từ vị trí bắt đầu cho tới vị trí kết thúc của đoạn văn bản cần chọn (bôi đen).  Nhấn phím Shift, sau đó bấm một trong các phím mũi tên, Home, End, Page Up, Page Down để bôi đen.  Nhấn và giữ phím Ctrl trong quá trình bôi đen bằng chuột để chọn nhiều đoạn văn bản rời nhau. Đoạn văn bản được bôi đen Chương 4a. Microsoft Word 24 / 3812/07/2014 Chế độ Insert/Overwrite  Chế độ Insert và chế độ Overwrite Nhấn phím Insert để chuyển giữa hai chế độ. Chế độ Insert (mặc định): Chữ gõ vào sẽ được chèn vào vị trí con trỏ văn bản. Chế độ Overwrite: Ký tự gõ vào sẽ đè lên ký tự đằng sau nó.  Khi ở chế độ Overwrite, status bar hiện lên dòng chữ OVR Chương 4a. Microsoft Word 25 / 3812/07/2014 Chèn và xoá  Gõ ký tự vào từ bàn phím để chèn nó vào vị trí của con trỏ văn bản (giữa hai ký tự khác) trong chế độ Insert.  Nhấn phím BackSpace để xoá ký tự đứng trước con trỏ văn bản.  Nhấn phím Delete để xoá ký tự đứng sau con trỏ văn bản hoặc xoá đoạn văn bản bị bôi đen.  Di chuyển xuống cuối dòng, nhấn Delete để xoá dòng trắng phía dưới hoặc kéo dòng chữ kế dưới lên cùng dòng.  Di chuyển về đầu dòng, nhấn BackSpace để kéo dòng hiện tại lên dòng phía trên. Chương 4a. Microsoft Word 26 / 3812/07/2014 Sao chép, chuyển  Bôi đen đoạn văn bản muốn sao chép hoặc muốn chuyển.  Kích chuột vào menu Edit, chọn Copy (sao chép) hoặc Cut (chuyển).  Di chuyển con trỏ tới nơi cần chép (chuyển) tới.  Kích chuột vào menu Edit, chọn Paste (dán). Nội dung đoạn văn bản cần sao chép (chuyển) sẽ được chép tới (chuyển tới) vị trí con trỏ. Chương 4a. Microsoft Word 27 / 3812/07/2014 Sinh viên về nhà xem qua chức năng của từng menu và một số phím gõ tắt sau đây (sẽ tìm hiểu kỹ hơn trong các bài sau): Bài tập Chương 4a. Microsoft Word 28 / 3812/07/2014 Hệ thống menu {1}  File: Các lệnh thao tác với tệp  New: Mở một văn bản mới.  Open: Mở văn bản đã có trên đĩa.  Close: Đóng văn bản đang soạn thảo.  Save: Cất văn bản vào tệp.  Save as: Cất văn bản vào tệp với tên khác.  Save as Web Page… : Ghi văn bản dưới dạng HTML.  Search: Tìm tệp trên đĩa.  Version: Quản lý phiên bản.  Page Setup: Định dạng trang in.  Print Preview: Xem trước trang in.  Print: In.  Send To: Gửi văn bản tới các thiết bị, chương trình khác.  Properties: Các thuộc tính của văn bản. Chương 4a. Microsoft Word 29 / 3812/07/2014 Hệ thống menu {2}  Edit: Các lệnh soạn thảo  Undo…: Bỏ thao tác vừa làm.  Repeat…: Lặp lại thao tác vừa làm.  Cut: Xoá đối tượng được chọn, lưu vào Clipboard.  Copy: Sao chép đối tượng được chọn vào Clipboard.  Paste: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ.  Paste Special: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ theo một phương pháp đặc biệt tuỳ chọn (chuyển cột thành hàng, định dạng,…).  Clear: Xoá đoạn văn bản đã chọn.  Find: Tìm kiếm xâu trong văn bản.  Replace: Thay thế xâu trong văn bản.  Go To: Chuyển con trỏ tới trang nào đó.  AutoText: Tạo văn bản mẫu.  Bookmark: Đánh dấu vị trí nào đó trong văn bản. Chương 4a. Microsoft Word 30 / 3812/07/2014 Hệ thống menu {3}  View: Các lệnh về chế độ hiển thị  Normal: Chế độ hiển thị bình thường.  Web Layout: Chế độ trang web.  Print Layout: Chế độ hiển thị dưới dạng trang in.  Outline: Chế độ hiển thị dạng outline.  Toolbars: Các thanh công cụ.  Ruler: Hiển thị thước kẻ ở phía trên văn bản.  Document Maps: Chế độ hiển thị kiểu chương mục, bên phải là các mục lớn, bên trái là nội dung văn bản.  Header and Footer: Các dòng tiêu đề đầu và cuối trang.  Footnotes: Ghi chú ở cuối trang.  Fullscreen: Hiển thị văn bản toàn màn hình.  Zoom…: Phóng to, thu nhỏ văn bản. Chương 4a. Microsoft Word 31 / 3812/07/2014 Hệ thống menu {4}  Insert: Các lệnh chèn  Break…: Chèn dấu ngắt trang.  Page Numbers…: Đánh số trang.  Date and Time…: Chèn ngày giờ.  AutoText: Chèn các mẫu có sẵn.  Field…: Chèn một trường thông tin.  Symbol…: Chèn ký tự đặc biệt.  Comment: Chèn ghi chú.  Reference: Tham chiếu.  Picture: Chèn hình vẽ.  Diagram…: Chèn biểu đồ.  Text Box: Chèn một hộp văn bản.  File…: Chèn tệp khác vào văn bản hiện tại.  Object…: Chèn đối tượng (ảnh, bảng tính, …).  Bookmark…: Chèn ký hiệu đánh dấu.  Hyperlink…: Chèn một siêu liên kết. Chương 4a. Microsoft Word 32 / 3812/07/2014 Hệ thống menu {5}  Format  Font…: Định dạng phông chữ.  Paragraph…: Định dạng đoạn văn bản.  Bullets and Numbering…: Định dạng đánh số đầu mục, gạch đầu dòng.  Borders and Shading…: Đường viền và bóng.  Colunms…: Chia trang giấy thành nhiều cột.  Tabs…: Định các tab.  Drop Cap…: Định dạng chữ cái đầu tiên (phóng to) của đoạn văn bản.  Change Case: Biến đổi chữ hoa thành chữ thường và ngược lại.  Background: Định dạng nền.  Style and Formating…: Sử dụng các kiểu định dạng có sẵn hoặc được tạo ra. Chương 4a. Microsoft Word 33 / 3812/07/2014 Hệ thống menu {6}  Tools  Spelling and Grammar: Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp.  Language: Chọn ngôn ngữ cho văn bản.  Word Count: Đếm từ.  Track Changes: Theo dõi sự thay đổi văn bản.  Compare and Merge Documents: So sánh và hoà nhập các văn bản.  Protect Document: Bảo vệ các phần văn bản.  Letters and Mailings: Các chức năng thư tín.  Macro: Chức năng macro.  AutoCorrect Options…: Chức năng tự sửa từ ngữ gõ vào theo quy tắc (viết tắt, gõ sai,…).  Options: Các tuỳ chọn cho Word. Chương 4a. Microsoft Word 34 / 3812/07/2014 Hệ thống menu {7}  Table: Các chức năng kẻ bảng  Draw Table: Vẽ bảng bằng tay với công cụ bút chì.  Insert: Chèn các đối tượng thuộc bảng.  Delete: Xoá các đối tượng thuộc bảng.  Select: Chọn các đối tượng thuộc bảng.  Merge Cells: Hoà nhập các ô trong bảng.  Split Cells…: Phân chia một ô thành nhiều ô.  Table AutoFormat…: Định dạng bảng theo mẫu.  Convert: Các chức năng chuyển đổi dùng cho bảng.  Sort…: Sắp xếp bảng.  Formula…: Tính toán với các số liệu trong bảng. Chương 4a. Microsoft Word 35 / 3812/07/2014 Hệ thống menu {8}  Windows: Các lệnh về cửa sổ văn bản New Window: Mở cửa sổ văn bản mới chứa văn bản hiện thời. Arrange All: Bố trí các cửa sổ văn bản đang mở. Split: Chế độ soạn thảo văn bản 2 phần (cửa sổ được chia làm 2 phần). Remove Split: Bỏ chế độ soạn thảo văn bản 2 phần.  Help: Hệ thống trợ giúp của Word. Chương 4a. Microsoft Word 36 / 3812/07/2014 Một số phím gõ tắt {1}  Alt+F: Chọn menu File.  Alt+E: Chọn menu Edit.  Alt+V: Chọn menu View.  Alt+I: Chọn menu Insert.  Alt+O: Chọn menu Format.  Alt+T: Chọn menu Tools.  Alt+A : Chọn menu Table.  Alt+W : Chọn menu Window.  Alt+H: Chọn menu Help.  Ctrl+C: Sao chép đối tượng được chọn vào Clipboard.  Ctrl+V: Dán nội dung trong Clipboard vào vị trí con trỏ.  Ctrl+X: Xoá đối tượng được chọn và lưu vào Clipboard.  Ctrl+A: Bôi đen cả văn bản.  Ctrl+B: In đậm.  Ctrl+I: In nghiêng.  Ctrl+U: Gạch chân. Chương 4a. Microsoft Word 37 / 3812/07/2014 Một số phím gõ tắt {2}  Ctrl+]: Tăng kích thước phông chữ.  Ctrl+[: Giảm kích thước phông chữ.  Ctrl+Shift+W: Gạch chân từng từ bằng nét đơn.  Ctrl+Shift+D: Gạch chân cả dòng bằng nét kép.  Ctrl+=: Viết chỉ số dưới (m1,m2,…).  Ctrl+Shift+=: Viết chỉ số trên (số mũ, x2).  Ctrl+Shift+K: Chữ in hoa nhỏ.  Ctrl+Shift+A: Tất cả chữ in hoa.  Ctrl+Shift+H: Ẩn văn bản.  Ctrl+Shift+C: Sao chép định dạng.  Ctrl+Shift+V: Dán định dạng  Ctrl+SpaceBar: Loại bỏ định dạng.  Shift+End: Bôi đen văn bản đến cuối dòng.  Shift+Home: Bôi đen đến đầu dòng.  Shift+xuống hoặc lên: Bôi đen một dòng.  Shift+trái hoặc phải: Bôi đen một ký tự.