Bài giảng Chương 5: Tổ chức (tiết 1)

CHƯƠNG 5TỔ CHỨCNỘI DUNGTổng quan về chức năng tổ chức1Thiết kế cơ cấu2Cán bộ quản trị trong tổ chức31. Tổng quan về chức năng tổ chức1.1. Những nội dung cơ bản của chức năng tổ chức* Chức năng tổ chức: Là quá trình xác định, sắp xếp nguồn nhân lực và trao cho họ các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công các KH của tổ chức. Là quá trình thiết lập 1 hệ thống vị trí cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Là chức năng tạo khuôn khổ cấu trúc, nhân lực và các nguồn lực khác cho việc triển khai các KH.1. Tổng quan về chức năng tổ chức1.1. Những nội dung cơ bản của chức năng tổ chức* Quy trình tổ chức: Xác định các công việc, nhiệm vụ, chức năng cần thực hiện để đạt mục tiêu KH. Tìm (tạo ra) các cá nhân, nhóm, bộ phận, phân hệ, tổ chức để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và công việc. Giao cho họ nhiệm vụ, trao cho họ (tạo điều kiện để họ có) các nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ. Phát triển cơ chế phối hợp.1. Tổng quan về chức năng tổ chức1.2. Cơ cấu tổ chức và tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức1. Tổng quan về chức năng tổ chức1.2. Cơ cấu tổ chức và tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức* Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức: Là công cụ thực thi chiến lược của tổ chức. Là cơ cấu sắp xếp và bố trí nguồn lực để triển khai các kế hoạch của tổ chức.1. Tổng quan về chức năng tổ chức1.3. Các thuộc tính cơ bản của CCTC Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóa Sự hình thành các bộ phận và phân hệ Cấp quản trị và phạm vi kiểm soát Mối quan hệ quyền hạn - trách nhiệm Tập trung và phi tập trung Phối hợpa. Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóaCHUYÊN MÔN HÓATỔNG HỢP HÓAKhái niệmMột người, 1 phân hệ, 1 bộ phận chỉ thực hiện 1 công việc, nhiệm vụ, chức năng.Một người, 1 phân hệ, 1 bộ phận thực hiện nhiều công việc, nhiệm vụ, chức năng.Ưu điểmTăng năng suất LĐ Dễ đào tạo Có được các chuyên gia giỏi Tạo tâm lý tốt cho người LĐ Tăng khả năng phối hợp Tăng khả năng sáng tạo Tạo điều kiện phát triển các nhà quản trị tổng hợpNhược điểm Sự nhàm chán, sự quan tâm và động lực thấp. Làm giảm khả năng phối hợp. Làm giảm khả năng sáng tạo. Khó có được các nhà quản trị tổng hợp giỏi.- Gây khó khăn cho đào tạo- Khó có được các chuyên gia giỏia. Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóa Nguyên tắc: Tăng mức độ THH đến mức cao nhất có thểCần đảm bảo kĩ năng thực hiện công việc được giao Các kĩ thuật: Mở rộng công việc: mở rộng phạm vi công việc để giảm sự đơn điệu của công việc và tạo ra thách thức lớn hơn đối với người lao động.Làm phong phú công việc: tăng chiều sâu công việc, mỗi cá nhân chịu trách nhiệm lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát công việc của mình.Luân chuyển công việc: chuyển các cá nhân từ vị trí công việc này sang vị trí khác khi họ đã kiểm soát được công việc ban đầub. Sự hình thành các bộ phận và phân hệ b1. Tổ chức theo chức năngGiám đốcTrợ lý Giám đốcTrưởng phòng nhân sựPhó giám đốcMarketingPhó giám đốcKỹ thuậtPhó giám đốcSản xuấtPhó giám đốcTài chínhLập kế hoạch MarketingNghiên cứuthị trườngQuảng cáoQuản lýBán hàngBán hàngThiết kếQuản lý Kỹ thuậtKỹ thuật điệnKỹ thuậtCơ khíKiểm tra Chất lượngDụng cụLập kế hoạchSản xuấtPhân xưởng 1Phân xưởng 2Phân xưởng 3Ngân quỹLập kế hoạchTài chínhKế toán chungKế toán chi phíThống kê vàXử lý số liệub. Sự hình thành các bộ phận và phân hệb1. Tổ chức theo chức năngb. Sự hình thành các bộ phận và phân hệb2. Tổ chức theo sản phẩm/ khách hàng/ địa dưTổng Giám đốcGiám đốc khu vực phương tiện vận tảiPhó TGĐMarketingPhó TGĐNhân sựPhó TGĐSản xuấtPhó TGĐTài chínhBán hàngGiám đốc khu vực đèn chỉ thịGiám đốc khu vực dụng cụCông nghiệpGiám đốc khu vực đo lườngđiện tửKỹThuậtKế toánSảnXuấtBán hàngKỹThuậtKế toánSảnXuấtb. Sự hình thành các bộ phận và phân hệb2. Tổ chức theo sản phẩm/ khách hàng/ địa dưb. Sự hình thành các bộ phận và phân hệ Cơ cấu tổ chức theo khách hàngTổng Giám đốcGiám đốc Phân phối sản phẩmPhó TGĐTài chínhPhó TGĐKinh doanhPhó TGĐNhân sựGiám đốc Nghiên cứuthị trườngQuản lý bán buônQuản lý bán lẻQuản lý giao dịchVới cơ quan nhà nướcb. Sự hình thành các bộ phận và phân hệ Cơ cấu tổ chức theo địa dưTổng Giám đốcGiám đốc khu vực Miền BắcPhó TGĐMarketingPhó TGĐNhân sựPhó TGĐTài chínhBán hàngGiám đốc khu vực Miền TrungGiám đốc khu vực Miền NamKỹThuậtKế toánSảnXuấtNhân sựb. Sự hình thành các bộ phận và phân hệ Cơ cấu tổ chức theo đơn vị chiến lược ở 1 ngân hàngTổng Giám đốcNgân hàngPhát triểnđô thịNgân hàngCho vay bất động sản và thừa kếNgân hàngHợp tác xãNgân hàngNông nghiệpNgân hàngSự nghiệpb. Sự hình thành các bộ phận và phân hệ Mô hình tổ chức hỗn hợp tại 1 công ty thương mạiTổng Giám đốcPhó TGĐNhân sựPhó TGĐKinh doanhPhó TGĐTài chínhGiám đốcKhu vực Miền bắcGiám đốcKhu vựcMiền TrungGiám đốc Khu vựcMiền NamQuản lýBán buônQuản lý Bán lẻQuản lý giaodịch với cơquanNhà nướcChức năngĐịa dưKhách hàng/Sản phẩmTiêu chí hình thànhcác bộ phậnb. Sự hình thành các bộ phận và phân hệb3. Tổ chức ma trậnTổng Giám đốcTrưởng phòngThiết kếPhó TGĐMarketingPhó TGĐKỹ thuậtPhó TGĐTài chínhPhó TGĐSản xuấtChủ nhiệmđề án ATrưởng phòngCơ khíTrưởng phòngThuỷ lựcTrưởng phòngđiệnChủ nhiệmđề án BChủ nhiệmđề án Cb. Sự hình thành các bộ phận và phân hệb3. Tổ chức ma trậnc. Tầm quản trị và cấp quản trị* Tầm quản trị: Tầm quản trị: 1 nhà quản trị có thể kiểm soát được 1 cách có hiệu lực và hiệu quả bao nhiêu người (bộ phận)? Tầm quản trị hữu hiệu không dễ xác định, phụ thuộc vào:Sự phức tạp của HĐ, công việc của tổ chứcNăng lực của nhà quản trịTrình độ và ý thức kỉ luật của người LĐCông cụ và phương tiện quản trịHệ thống thông tinc. Tầm quản trị và cấp quản trị* Cấp quản trị: Nguyên nhân hình thành các cấp quản trị trong tổ chức:Giới hạn về tầm quản trịTổ chức có quy mô lớn Phần lớn các tổ chức có cơ cấu hình tháp với nhiều cấp quản trị (do tầm kiểm soát của các nhà quản trị là hạn chế).c. Tầm quản trị và cấp quản trị Phụ thuộc vào số cấp quản trị, tồn tại những loại hình cơ cấu tổ chức khác nhau:Cơ cấu tổ chức ít cấp quản lý (nằm ngang)Cơ cấu tổ chức hình thápCơ cấu tổ chức mạng lưới (không cấp quản trị)c. Tầm quản trị và cấp quản trịc1. Cơ cấu nằm ngangMột văn phòng luậtLuật sưChỉ có một vài cấp quản trịQuản lý theo phương thức phi tập trungTổng hợp hoá hoạt độngCông việc được xác định khái quátGiới hạn linh hoạt giữa các công việc và các bộ phậnQuan tâm đến phương thức làm việc theo nhómDi chuyển nhân lực theo chiều ngangTập trung sự chú ý vào khách hàngc. Tầm quản trị và cấp quản trịc2. Cơ cấu hình thápBộ Tài chínhBộ trưởngCác thứ trưởngCác tổngcục trưởngCác cục trưởngTrưởng các chi cụcCác đội trưởngCác nhân viênNhiều cấp bậc quản trịQuản lý theo phương thức hành chínhChuyên môn hoá hoạt độngMô tả công việc chi tiếtGiới hạn cứng nhắc giữa các công việc và các bộ phậnCác cá nhân làm việc độc lậpDi chuyển nhân lực theo chiều dọcc. Tầm quản trị và cấp quản trịc3. Cơ cấu mạng lướiLiên minh của 5 công ty nhằm huy động nguồn lực xây dựng Disney Land ở Paris Khụng cấp quản trị Quản trị dựa vào mối quan hệ hợp đồng giữa cỏc đối tỏc độc lập Chuyên môn hoá hoạt động: tập trung vào năng lực vượt trội Quan hệ linh hoạt giữa các đối tỏcCác công tyc. Tầm quản trị và cấp quản trịc3. Cơ cấu mạng lưới Cơ cấu mạng lưới - chìa khóa cho sự linh hoạt 3 loại cơ cấu mạng lưới:Mạng lưới nội bộ: phát triển cơ chế nội bộ với các đơn vị nội bộ hoạt động độc lập và đàm phán với nhau như bất kì đối tác bên ngoài nào.Mạng lưới ổn định: tổ chức duy trì mối quan hệ hợp đồng ổn định với các đối tác chiến lược bên ngoài, đầu tư vào các tổ chức đó khi cần thiết.Mạng lưới năng động: tổ chức tập trung vào 1 số kĩ năng cơ bản và hợp đồng năng động ra bên ngoài hầu hết các HĐ khác.d. Mối quan hệ quyền hạn - trách nhiệmd1. Trách nhiệm Trách nhiệm: là việc phải đạt được mục tiêu, sử dụng các nguồn lực 1 cách đúng đắn, tuân thủ theo chính sách của tổ chức và phải trả lời trước hành động của mình. Các câu hỏi cơ bản:Phải đạt được gì?Phải trả lời trước ai? Trách nhiệm có lúc còn được định nghĩa như là bổn phận đối với công việc (phải làm gì).d. Mối quan hệ quyền hạn - trách nhiệmd2. Quyền hạn Quyền hạn: là quyền điều tiết và sử dụng các nguồn lực -> trả lời câu hỏi: “Được làm gì?” Các tuyến quyền hạn được xác lập bởi cơ cấu tổ chức và liên kết các đơn vị trong tổ chức. Quyền hạn của nhà quản lý do các cấp quản lý cao hơn xác định và được thực thi thông qua cơ cấu tổ chức. Mức độ quyền hạn được trao cho nhà quản lý thay đổi theo từng trường hợp.d. Mối quan hệ quyền hạn - trách nhiệmd2. Quyền hạnd. Mối quan hệ quyền hạn - trách nhiệmQuyền hạn trực tuyếnTuyến được hiểu theo 2 nghĩa: Thứ nhất: quyền hạn trực tuyến là quyền ra quyết định, thể hiện quan hệ cấp trên - cấp dưới, thực hiện chế độ 1 thủ trưởng. Thứ hai: tuyến là những bộ phận tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm & dịch vụ của tổ chức.d. Mối quan hệ quyền hạn - trách nhiệmQuyền hạn tham mưu Là quyền của những cá nhân hoặc nhóm trong việc cung cấp lời khuyên hay dịch vụ cho các nhà quản lý trực tuyến. Họ được gọi là: tham mưu, cố vấn, chuyên gia Mối quan hệ giữa các tham mưu và những người có quyền hạn trực tuyến là mối quan hệ phức tạp nhất trong hệ thống.d. Mối quan hệ quyền hạn - trách nhiệmCác tham mưu cần phải:Coi mình là nhân vật thứ 2 Nhận thức được quy luật lợi thế so sánh Tạo ra được những lời khuyên và dịch vụ có giá trị sử dụng Trung thành, bảo vệ bí mật thông tinCác nhà quản trị cần phải: Coi tham mưu là cần thiết Biến việc sử dụng tham mưu thành lối sống của tổ chức Tin tưởng và đảm bảo thông tin Trả công xứng đángd. Mối quan hệ quyền hạn - trách nhiệmNguyên tắc cơ bản: Chế độ 1 thủ trưởng (thống nhất mệnh lệnh): 1 người chỉ nhận mệnh lệnh từ 1 người và chịu trách nhiệm trước 1 người mà thôi. Định hướng: cần 1 chuỗi quyền lực rõ ràng trong suốt tổ chức để tất cả mọi người có thể hiểu họ nhận mệnh lệnh từ ai và chịu trách nhiệm trước ai. d. Mối quan hệ quyền hạn - trách nhiệmCác câu hỏi đánh giá cơ bản: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm có cân bằng? Các chức năng đơn lẻ có giao cho nhiều cá nhân? Có tăng cường các kênh thông tin theo chiều ngang?Trách nhiệm có được xác định rõ ràng?e. Tập trung và phi tập trung Tập trung: quyền ra quyết định do các nhà quản trị cấp cao nắm giữ. Phi tập trung: các nhà quản trị cấp cao chấp nhận trao quyền cho các nhà quản trị cấp trung và cấp cơ sở. Tham gia: người LĐ tham gia rộng rãi vào quá trình quyết định.?? Có tạo được mối quan hệ cân bằng giữa tập trung và phi tập trung??? Có tăng cường tham gia?e. Tập trung và phi tập trung Trong tổ chức, phi tập trung được thực hiện nhờ chế độ: Ủy quyền: chấp nhận cho ai đó nhân danh mình để thực hiện những hoạt động nhất định. Trao quyền: trao cho ai đó nhiệm vụ, quyền hạn và người đó phải tự chịu trách nhiệm trước hành động của mình trước cấp trên.=>> Lợi ích:Tăng chủ động sáng tạoTăng gắn bó, cam kết của người LĐTăng động lực e. Tập trung và phi tập trungỦy quyền trong tổ chức Ủy quyền: chấp nhận cho ai đó nhân danh mình để thực hiện những hoạt động nhất định. Là quá trình chuyển trách nhiệm thực hiện những HĐ nhất định cho 1 thành viên khác của tổ chức và đảm bảo quyền hạn để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ 1 cách hữu hiệu. Quá trình ủy quyền:Trao nhiệm vụ Trao quyền hạn Thiết lập trách nhiệm giải trìnhe. Tập trung và phi tập trungỦy quyền trong tổ chức Lý do thất bại của ủy quyền:Ủy quyền đòi hỏi phải lập và thực hiện nghiêm túc theo kế hoạch. “Với thời gian giải thích công việc cho ai đó, tôi đã có thể làm xong nó.”Nhà quản trị thiếu niềm tin vào cấp dưới. “Nếu bạn muốn công việc được thực hiện tốt, hãy tự làm.”Ủy quyền là chế độ trách nhiệm kép. “Trao được quyền, không trao được trách nhiệm”.Sợ mất quyền, sợ lộ thông tin.e. Tập trung và phi tập trungỦy quyền trong tổ chức Nguyên tắc để ủy quyền hiệu quả:Tự giác trao quyền Gắn người LĐ với nhiệm vụ Tổ chức và truyền thông rõ ràng Tương thích nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm Lựa chọn cẩn thận cấp độ ủy quyềne. Tập trung và phi tập trungỦy quyền trong tổ chức Để ủy quyền hiệu quả, các nhà lãnh đạo cần thực hiện quy trình:Xác định các nhiệm vụ và HĐ cần hoàn thành để thực hiện các mục tiêu của tổ chức.Quyết định những nhiệm vụ có thể ủy quyền và kết quả cần đạt được.Lựa chọn con người theo nhiệm vụ.Đảm bảo các nguồn lực.Duy trì các kênh thông tin mở.Thiết lập hệ thống kiểm soát có năng lực.Khen thưởng đối với ủy quyền có hiệu quảf. Phối hợp Khái niệm: là quá trình liên kết HĐ của các cá nhân, bộ phận, phân hệ, hệ thống nhằm thực hiện có hiệu lực và hiệu quả mục tiêu chung của tổ chức. Mục tiêu: đạt được sự hòa hợp, thống nhất HĐ của các bộ phận bên trong và bên ngoài tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung. Bản chất: đảm bảo mối liên hệ thông tin và truyền thông. Nhu cầu phối hợp cao: khi mức độ phụ thuộc giữa các cá nhân, bộ phận, phân hệ, tổ chức trong HĐ cao.f. Phối hợpCông cụ phối hợp chính thức Các kế hoạch Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kĩ thuật Các cơ cấu tổ chứcGiám sát và ra quyết định trực tiếp của nhà quản lý Hệ thống thông tin và truyền thông Chế độ tham giaCông cụ phối hợp phi chính thứcVăn hóa tổ chức Các mối quan hệ cá nhân2. Thiết kế cơ cấu2.1. Các loại hình cơ cấu tổ chức2. Thiết kế cơ cấu2.2. Nguyên tắc thiết kế NT xác định theo chức năng NT giao quyền theo kết quả mong muốn NT bậc thang NT tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm NT về tính tuyết đối trong trách nhiệm NT thống nhất mệnh lệnh NT quyền hạn theo cấp bậc NT quản trị sự thay đổi NT cân bằng2. Thiết kế cơ cấu2.3. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức2. Thiết kế cơ cấu2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế Chiến lược:Chiến lượcCơ cấu tổ chứcKD đơn ngành nghềĐa dạng HĐ dọc theo dây chuyền SXĐa dạng hóa các ngành, nghề có MQH rất chặt chẽĐa dạng hóa các ngành, nghề có MQH không chặt chẽĐa dạng hóa các HĐ độc lậpChức năngChức năng với các bộ phận phụ trợ vận hànhĐơn vị chiến lượcCơ cấu hỗn hợpCông ty mẹ nắm giữ cổ phần2. Thiết kế cơ cấu2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế Công nghệ Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực Môi trường 2. Thiết kế cơ cấu2.5. Quy trình thiết kế3. Cán bộ quản trị trong tổ chức3.1. Khái niệmCán bộ quản trị là những người thực hiện các chức năng quản trị nhằm đảm bảo cho tổ chức đạt được những mục đích của mình với kết quả và hiệ quả cao.3. Cán bộ quản trị trong tổ chức3.2. Kĩ năng cần thiết đối với cán bộ quản trị Kĩ năng chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực quản trị Kĩ năng về mặt con người: hiểu, chia sẻ, đồng cảm; giao tiếp, lắng nghe, thuyết trình Kĩ năng tư duy, kĩ năng nhận thứcNgoài ra, còn có: Kĩ năng giành quyền lực Kĩ năng ủy quyền3. Cán bộ quản trị trong tổ chức3.3. Phong cách làm việc của cán bộ quản trịKhái niệm: là tổng thể các biện pháp, các thói quen, các cách cư xử đặc trưng mà người đó sử dụng trong quá trình giải quyết công việc hàng ngày để hoàn thành nhiệm vụ.* Các phong cách làm việc cơ bản:PC cưỡng bức PC dân chủ PC tự do3. Cán bộ quản trị trong tổ chức3.4. Đảm bảo nguồn nhân lực quản trị cho tổ chức * Nội dung cơ bản của công tác cán bộ quản trị: Phân tích nhu cầu về nhân lực quản trị và nguồn cán bộ quản trị tổ chức Tuyển chọn, bố trí và làm hòa nhập cán bộ quản trị Di chuyển và đề bạt cán bộ quản trị Đánh giá cán bộ quản trị Đãi ngộ cán bộ quản trị Đào tạo và phát triển các bộ quản trị